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摘要 在实际生活中，我们经常批量打印学生成绩通知单或一年一度的学生毕业证，这时我们就可以利用Word中的“邮件合并”功能及Excel中函数功能，能方便地解决这个问题。而在邮件合并中，关键的步骤是域的正确运用，它控制着数据的合并及显示，本文论述了完成中专毕业证打印设计工作的方法和步骤。
关键词 邮件合并 Excel函数 数据源 文本框 毕业证
一年一度的学生毕业，就牵涉到学生毕业证书的发放工作，在学籍管理工作中，毕业证书的打印是一项比较复杂、烦琐而且工作量非常大的工作，而上级主管部门是根据该学校当年应届毕业学生的人数只提供相应张数的空白毕业证书，不负责打印，我们学校以前的中专毕业证书是由学生科安排老师人工填写，那时对于上千张的毕业证书来说，工作量非常大，效率又很低，还易出错，有时字写得差的话，还影响毕业证书的美观，因此，如何做到能按时有效地把毕业证书发放到毕业学生手中就是一件非常重要的事情。作为学生科的一名管理人员，笔者运用了Word 2003中的“邮件合并”知识和Excel2003中函数的相关知识，很好地完成了我校2009级中专毕业证书的打印工作。下面就谈谈笔者是如何完成这项工作的。
1 是否具有可操作性
拿一张今年的毕业证书进行观察，发现它是由几部分组成：一是学生的个人信息，如学生姓名、性别、身份证号码、所选专业等，这些是现成的资料，是由学校当年在省教育厅录取学生时以Excel 形式出现的，将它们作为数据源。二是毕业证的格式，毕业证中空出了的部分如学生的姓名、性别、出生年月、专业等个人信息。这其中又由两部分组成：即常量如凡当年入学的学生，他们入学时间和毕业时间都一样，像2009级毕业生，他们都是二○○九年九月入学，二○一二年六月毕业，还有学校名称、毕业时间等；再者变量，如每个学生的姓名、性别、出生年月不同，专业也不同，如果我们设定好位置和格式后，问题就解决了。
2 毕业证模板的制作
先拿一张空白的中专毕业证书，以今年我省中等职业学校毕业证书为例，量好它的宽度及高度，以及它的上、下、左、右页边距，以便进行设置。量得它的宽度为25.7厘米、高度18.2厘米；上、下、左、右页边距分别为4.12厘米、2.23厘米、3.2厘米、1.89厘米。
启动Word 2003，根据毕业证书的实际大小，进行页面设置 。
①打开“文件”菜单，单击其下的“页面设置”，打开“页面设置”对话框；
②在“页边距”标签中的“上、下、左、右”页边距中输入所量得的值，在“方向”下选择“横向”；
③再切换到“纸张”标签下，在“纸张大小”下选择“自定义”，再在宽度、高度下分别输入所量得的值，再单击“确定”。
单击“绘图工具栏”下的“横排文本框”，在距上页边距8.6厘米、左页边距5厘米处先画一个文本框，再在这行上画五个文本框，这是根据毕业证样张上有六个空白位置确定（它们是姓名、性别、出生的年、月、日、入学的年份），再根据空白处大小来调整文本框的大小；再在第二行画四个文本框；第三、四、五行各画一个文本框；第六行画三个文本框。调整各文本框的位置、大小。自己先在对应文本框的位置输入一个学生的信息，制几张和毕业证样张尺寸大小一样的空白纸，打印一张，把它和毕业证样张进行重叠比较，看看文本框的位置是否和毕业证样张合得起，在调整过程中，注意利用Alt键和Ctrl键及方向键的结合，它可以调整或精确调整文本框的大小和位置，调整打印内容，直到和毕业证样张完全合得起，将调整后的该文档存盘保存，如存为“09毕业证模板.doc”。这样一张中专毕业证模板就制作好了。
3 如何实现毕业证的打印
3.1 常量的处理
根据毕业证样张，要在文本框中输入相应内容，就要对文本框进行处理，先点击第一个文本框，再按住Ctrl键，依次点击其余文本框，直到把所有文本框全部选中，然后在“绘图工具栏”中点击“线条颜色”，在弹出的“线条颜色”框中点击“无线条颜色”，使所有文本框成透明的，以方便下面的操作：在入学时间和毕业时间的文本框中输入相应内容（如二○○九 九 二○一二 六）及修完后的文本框输入：“国家教育部”；学校名称所在文本框输入（如四川省达州市水电学校）；学号所在文本框输入：2009051031；发证日期所在文本框输入：二○一二、六、三十，再根据打印毕业证时的文件要求，对中文和数字进行设置，如中文字设为楷体加粗，数字使用三号阿拉伯数字。
3.2 变量的处理
由于学生个人信息不同，这就要借助于当年录取学生时的信息了，它们是由一个电子表格生成的文件。姓名、性别及专业好处理，只是出生年、月、日要进行转换，因为在电子表格中生成的文件的出生年、月、日是以身份证号形式出现的。我们不可能一个一个地按照身份证号来写出某同学的出生的年、月、日，要利用Excel中函数进行。通过一个IF函数把身份证号转换成了日期型（通过下面的备注就可以解决，然后再把年、月、日提取出来，因为要提取哪年哪月哪日出生，所以就在要提取的那个单元格如C2，通过单元格格式的设置，在“单元格格式”对话框里的自定义中分别进行年、月、日的提取工作。然后把这个文件进行保存如存为“09毕业名册.xls”，作为数据源，把它放在桌面上，这为下面的工作打下基础。【备注】：
[if（or（len（c2）=18，len（c2）=15），text（mid（c2，7，6+（len（c2）=18）*2）， “#-00-00）+0”， “身份证出错”）]
3.3 邮件合并
当有相同内容的通知、信件、证书、表格等文档需要发送给用户时不必为每一个用户都建立一个文档，使用“邮件合并”以后，只要替换文档中的某些域就能自动地建立一批文档。因此大大提高工作效率。“邮件合并”并不是一定要发邮件，它的操作需要有两个文档：一个是主文档，这其中的主要内容对所有读者而言都是相同的，另外是一些可供替换的域，在邮件合并时插入，当然该文档可以是已有的文档，也可以在“邮件合并”操作时创建。二是数据清单，这其中的每一条记录用于替换主文档中相对应的某些域；当然，用户数据清单可以是已使用Word表格建立的数据、电子表格工作表中的数据和在“邮件合并”操作时创建的新列表。它的适用范围是在制作的数量比较大时或文档内容分为固定不变的内容和变化的内容时可以使用。而毕业证书的打印工作也就可以使用它，通过前面的分析，说明它已具备了使用邮件合并的条件，即毕业证书数量多且有固定不变如入学时间和毕业时间、学校名称、发证日期等内容和变化的内容如每个学生的信息（姓名、性别、出生年、月、日、专业、学号）。
①先打开起初制作好的毕业证模板文档“09毕业证模板.doc”，作为邮件合并时的主文档，选择“工具”菜单中的“信函与邮件”命令，在弹出的子菜单中选择“显示邮件合并工具栏”。
②单击“邮件合并工具栏”中的“打开数据源”按钮，弹出选取数据源对话框，在“查找”范围下，点击“桌面”，找到“09毕业名册.xls”，单击“打开”，在“选择表格”框中点击工作表名，单击“确定”。
③将鼠标移动到第一个文本框（即学生姓名），再单击“邮件与合并工具栏”中的“插入域”按钮，在“插入合并域”对话框下，单击“数据库域”，在“域”下面单击“xm”，再单击“插入”，后单击“关闭”；重复上述操作数次，依次插入其他元素（性别、出生的年份、月份、日期、专业），可以看到从数据源中插入的字段都被“《 》”括起来，以便和文档中的普通内容相区别，这时可以把“《 》”里的内容按文件要求进行设置，如设为楷体加粗，三号字。
④再单击邮件合并工具栏上“查看合并数据”的按钮，即可看到合并邮件后的数据。
⑤完成邮件合并后，邮件合并的工作就基本结束，可以直接打印了。当然，我们在打印的过程中，可以进行设置，十份十份地进行打印，直到把整批毕业证打印完毕。
4 结束语
若保存好打印模板，如毕业证样张不发生变化的话，就可以将每届中专毕业生的信息合并到模板文件中，便可一次生成毕业证文件，从而使得这项工作变成一劳永逸的事。
参考文献
[1] 高延礼.计算机应用基础[M].吉林大学出版社.
[2] 鲍世方.Word 2002 中文版实用教程[M].电子工业出版社，2002.
[3] 郭萍.怎样巧用Word邮件合并功能批量打印荣誉证书[J].电脑编程技巧与维护，2012（9）.
[4] 程远炳.利用Word邮件合并功能打印毕业证的技术实现[J].网络与信息，2010（2）.
关键词 邮件合并 Excel函数 数据源 文本框 毕业证
一年一度的学生毕业，就牵涉到学生毕业证书的发放工作，在学籍管理工作中，毕业证书的打印是一项比较复杂、烦琐而且工作量非常大的工作，而上级主管部门是根据该学校当年应届毕业学生的人数只提供相应张数的空白毕业证书，不负责打印，我们学校以前的中专毕业证书是由学生科安排老师人工填写，那时对于上千张的毕业证书来说，工作量非常大，效率又很低，还易出错，有时字写得差的话，还影响毕业证书的美观，因此，如何做到能按时有效地把毕业证书发放到毕业学生手中就是一件非常重要的事情。作为学生科的一名管理人员，笔者运用了Word 2003中的“邮件合并”知识和Excel2003中函数的相关知识，很好地完成了我校2009级中专毕业证书的打印工作。下面就谈谈笔者是如何完成这项工作的。
1 是否具有可操作性
拿一张今年的毕业证书进行观察，发现它是由几部分组成：一是学生的个人信息，如学生姓名、性别、身份证号码、所选专业等，这些是现成的资料，是由学校当年在省教育厅录取学生时以Excel 形式出现的，将它们作为数据源。二是毕业证的格式，毕业证中空出了的部分如学生的姓名、性别、出生年月、专业等个人信息。这其中又由两部分组成：即常量如凡当年入学的学生，他们入学时间和毕业时间都一样，像2009级毕业生，他们都是二○○九年九月入学，二○一二年六月毕业，还有学校名称、毕业时间等；再者变量，如每个学生的姓名、性别、出生年月不同，专业也不同，如果我们设定好位置和格式后，问题就解决了。
2 毕业证模板的制作
先拿一张空白的中专毕业证书，以今年我省中等职业学校毕业证书为例，量好它的宽度及高度，以及它的上、下、左、右页边距，以便进行设置。量得它的宽度为25.7厘米、高度18.2厘米；上、下、左、右页边距分别为4.12厘米、2.23厘米、3.2厘米、1.89厘米。
启动Word 2003，根据毕业证书的实际大小，进行页面设置 。
①打开“文件”菜单，单击其下的“页面设置”，打开“页面设置”对话框；
②在“页边距”标签中的“上、下、左、右”页边距中输入所量得的值，在“方向”下选择“横向”；
③再切换到“纸张”标签下，在“纸张大小”下选择“自定义”，再在宽度、高度下分别输入所量得的值，再单击“确定”。
单击“绘图工具栏”下的“横排文本框”，在距上页边距8.6厘米、左页边距5厘米处先画一个文本框，再在这行上画五个文本框，这是根据毕业证样张上有六个空白位置确定（它们是姓名、性别、出生的年、月、日、入学的年份），再根据空白处大小来调整文本框的大小；再在第二行画四个文本框；第三、四、五行各画一个文本框；第六行画三个文本框。调整各文本框的位置、大小。自己先在对应文本框的位置输入一个学生的信息，制几张和毕业证样张尺寸大小一样的空白纸，打印一张，把它和毕业证样张进行重叠比较，看看文本框的位置是否和毕业证样张合得起，在调整过程中，注意利用Alt键和Ctrl键及方向键的结合，它可以调整或精确调整文本框的大小和位置，调整打印内容，直到和毕业证样张完全合得起，将调整后的该文档存盘保存，如存为“09毕业证模板.doc”。这样一张中专毕业证模板就制作好了。
3 如何实现毕业证的打印
3.1 常量的处理
根据毕业证样张，要在文本框中输入相应内容，就要对文本框进行处理，先点击第一个文本框，再按住Ctrl键，依次点击其余文本框，直到把所有文本框全部选中，然后在“绘图工具栏”中点击“线条颜色”，在弹出的“线条颜色”框中点击“无线条颜色”，使所有文本框成透明的，以方便下面的操作：在入学时间和毕业时间的文本框中输入相应内容（如二○○九 九 二○一二 六）及修完后的文本框输入：“国家教育部”；学校名称所在文本框输入（如四川省达州市水电学校）；学号所在文本框输入：2009051031；发证日期所在文本框输入：二○一二、六、三十，再根据打印毕业证时的文件要求，对中文和数字进行设置，如中文字设为楷体加粗，数字使用三号阿拉伯数字。
3.2 变量的处理
由于学生个人信息不同，这就要借助于当年录取学生时的信息了，它们是由一个电子表格生成的文件。姓名、性别及专业好处理，只是出生年、月、日要进行转换，因为在电子表格中生成的文件的出生年、月、日是以身份证号形式出现的。我们不可能一个一个地按照身份证号来写出某同学的出生的年、月、日，要利用Excel中函数进行。通过一个IF函数把身份证号转换成了日期型（通过下面的备注就可以解决，然后再把年、月、日提取出来，因为要提取哪年哪月哪日出生，所以就在要提取的那个单元格如C2，通过单元格格式的设置，在“单元格格式”对话框里的自定义中分别进行年、月、日的提取工作。然后把这个文件进行保存如存为“09毕业名册.xls”，作为数据源，把它放在桌面上，这为下面的工作打下基础。【备注】：
[if（or（len（c2）=18，len（c2）=15），text（mid（c2，7，6+（len（c2）=18）*2）， “#-00-00）+0”， “身份证出错”）]
3.3 邮件合并
当有相同内容的通知、信件、证书、表格等文档需要发送给用户时不必为每一个用户都建立一个文档，使用“邮件合并”以后，只要替换文档中的某些域就能自动地建立一批文档。因此大大提高工作效率。“邮件合并”并不是一定要发邮件，它的操作需要有两个文档：一个是主文档，这其中的主要内容对所有读者而言都是相同的，另外是一些可供替换的域，在邮件合并时插入，当然该文档可以是已有的文档，也可以在“邮件合并”操作时创建。二是数据清单，这其中的每一条记录用于替换主文档中相对应的某些域；当然，用户数据清单可以是已使用Word表格建立的数据、电子表格工作表中的数据和在“邮件合并”操作时创建的新列表。它的适用范围是在制作的数量比较大时或文档内容分为固定不变的内容和变化的内容时可以使用。而毕业证书的打印工作也就可以使用它，通过前面的分析，说明它已具备了使用邮件合并的条件，即毕业证书数量多且有固定不变如入学时间和毕业时间、学校名称、发证日期等内容和变化的内容如每个学生的信息（姓名、性别、出生年、月、日、专业、学号）。
①先打开起初制作好的毕业证模板文档“09毕业证模板.doc”，作为邮件合并时的主文档，选择“工具”菜单中的“信函与邮件”命令，在弹出的子菜单中选择“显示邮件合并工具栏”。
②单击“邮件合并工具栏”中的“打开数据源”按钮，弹出选取数据源对话框，在“查找”范围下，点击“桌面”，找到“09毕业名册.xls”，单击“打开”，在“选择表格”框中点击工作表名，单击“确定”。
③将鼠标移动到第一个文本框（即学生姓名），再单击“邮件与合并工具栏”中的“插入域”按钮，在“插入合并域”对话框下，单击“数据库域”，在“域”下面单击“xm”，再单击“插入”，后单击“关闭”；重复上述操作数次，依次插入其他元素（性别、出生的年份、月份、日期、专业），可以看到从数据源中插入的字段都被“《 》”括起来，以便和文档中的普通内容相区别，这时可以把“《 》”里的内容按文件要求进行设置，如设为楷体加粗，三号字。
④再单击邮件合并工具栏上“查看合并数据”的按钮，即可看到合并邮件后的数据。
⑤完成邮件合并后，邮件合并的工作就基本结束，可以直接打印了。当然，我们在打印的过程中，可以进行设置，十份十份地进行打印，直到把整批毕业证打印完毕。
4 结束语
若保存好打印模板，如毕业证样张不发生变化的话，就可以将每届中专毕业生的信息合并到模板文件中，便可一次生成毕业证文件，从而使得这项工作变成一劳永逸的事。
参考文献
[1] 高延礼.计算机应用基础[M].吉林大学出版社.
[2] 鲍世方.Word 2002 中文版实用教程[M].电子工业出版社，2002.
[3] 郭萍.怎样巧用Word邮件合并功能批量打印荣誉证书[J].电脑编程技巧与维护，2012（9）.
[4] 程远炳.利用Word邮件合并功能打印毕业证的技术实现[J].网络与信息，2010（2）.