浅谈工程项目信息化管理存在的问题及其对策

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  【摘要】本文从建设工程项目信息化管理的意义入手,分析了建设工程项目信息化管理的现状,并从中找出建设工程项目信息化管理存在的问题,面对这样的问题,提出了一些相应措施,通过改进工程项目的信息化管理,推动工程项目管理走上一个新的台阶。
  1引言
  随着中国经济的高速发展,城市基础设施建设、南京青奥会、保障性住房建设等重大基础工程项目陆续得以实施,这为国内外企业以及相关科研单位、政府部门提供了大量的项目实践机会。同时,这些工程项目逐渐呈现投资规模大、施工技术复杂、工期要求紧、项目参与单位多、信息沟通复杂、社会影响面广等特点,这就为工程项目管理提出了更加严峻的挑战。而随着现代网络技术和计算机技术的快速发展以及其在工程项目管理领域中的广泛应用,使得工程项目信息化管理成为了必然趋势,成为提高工程项目管理水平的重要手段。在不少相关企业中,已经成功建立了信息网络,有的企业开发了企业管理信息系统,将企业的管理工作搬到计算机系统平台上来进行;更多的企业在工作中使用了各类专业软件,例如进度计划、合同和材料管理软件,设计软件,招投标报价软件等。总体看来,虽然已经收到了一定的成效,但依然存在一些问题。要想解决这些问题,要明确信息化管理的意义,及时发现存在的问题并加以解决,尽快地实现工程项目的信息化管理。
  2工程项目信息化管理的意义
  建筑业是一种分工细致及劳力密集的行业,而建筑施工的目的,是形成具有一定功能的建筑物产品。建筑工程管理具有施工人数众多、工序繁复、分散性、移动性和一次性等特点,对建筑施工过程本身以及施工过程中涉及到的人力、物力和财力进行有效的计划、组织和控制,是建筑施工项目管理的主要内容。目前我国建筑工程管理领域已初步形成了多层次、多元化的信息收集整理、分析、利用的渠道和网络。然而大部分企业信息化尚未启动或是处于信息化初级阶段,信息化仅限于专业软件的局部使用。这与美国、日本及西欧等发达国家的建筑行业信息化程度相比,差距颇大。
  工程项目管理涉及到的项目参与者,包括政府、业主、咨询单位、施工承包商、设备供货商以及设计和监理单位等,工程实施中需要处理和协调项目成本、质量、工期、材料等多个方面。对于大型、复杂的工程,其在管理过程呈现涉及面广、工作量大、制约性强和信息流量大等特点,因此仅仅依靠传统的手工管理将很难实现预期的工程目标。此外,工程项目各方面的管理活动并不孤立,它们之间存在相互依赖、相互制约的联系,各管理活动之间必然需要信息的交流与传递,因此实现工程项目信息化管理就显得尤为重要。工程项目信息化管理的本质是,在工程项目管理中通过充分利用计算机技术、网络技术、数据库等在内的科学方法对信息进行收集、存储、加工、处理、并辅助决策,以便提高管理水平、降低管理成本、提高管理效率[1]。它的意义体现在:
  (1)利用信息网络作为项目信息交流的载体,从而使信息交流速度可以大大加快,减轻了项目参与人日常管理工作的负担,加快了项目管理系统中的信息反馈速度和系统的反应速度,进而能及时地发现问题,及时做出决策,提高了工作效率。
  (2)它适应建筑工程项目管理对信息量急剧增长的需要,允许将每天的各种项目管理活动信息数据进行实时采集,并提供对各管理环节进行及时便利的督促与检查,实行规范化管理,从而促进了各项目管理工作质量的提高。
  (3)利用公共的信息管理平台,从而方便各参建方进行信息共享和协同工作,一方面有助于提高工作效率,另一方面可以提高管理水平。
  (4)建设工程项目信息化使项目风险管理的能力和水平大为提高。现代信息技术给风险管理提供了很好的方法、手段和工具。
  3工程项目信息化管理中存在的问题
  近些年来,我国信息化建设取得了举世瞩目的成就,但不可否认的是,在信息化建设过程中,也出现了不少问题,如信息资源得不到充分利用、信息化效益低等[2]。总的来说,我国工程管理信息化无论从思想认识上,还是在专业推广中都还处于初级阶段,仅有部分企业虽然不同程度地孤立地使用信息技术的某一部分,但仍没有实现信息的共享交流与互动。
  工程项目信息化管理建设的现状,暴露出了工程项目管理的信息化过程中存在的——信息化重要性的认识、人员推行力度、软件开发模式与工程项目管理实际情况不能很好结合、项目管理人员的管理理念和思想落后、信息技术应用环境落后等诸多问题[3],使得工程项目信息化管理的建设发展处于一个两难的处境中。
  3.1工程项目管理信息系统还处于阶段性开发和应用状态
  从总体上看,我国工程项目管理信息系统主要是按照工程项目的规划、设计、施工、运营等几个阶段进行开发的,但大部分软件系统主要应用在施工阶段,包括质量管理软件、文档、合同、造价、财务、进度和人材机管理软件等,这就造成了项目各阶段的信息和项目各管理流程信息之间无法实现数据交换和共享。此外,信息化的推广也仅仅使用在企业的财务管理中,没有一个共享的平台。信息化管理为建筑工程提供了工具,但是这并没有带来深刻的变革。
  3.2工程项目信息化管理有诸多制约因素
  在建筑工程的项目中,项目的施工、设计、监理和咨询等各个方面都相互独立,虽然同为一个项目工作,但是由于工作的方式都不相同,所掌握的数据都是独立的,这阻碍了信息化管理的进程。并且各个参与方都为了实现自己的利益,所以整个项目的最优就受到了很多方面的牵制,项目中的一部分数据被忽略,而一部分被重复地利用。
  3.3工程项目信息化管理缺乏统一的标准
  与国外的一些国家完整的信息化标准体系比较,我国的工程项目信息化管理处于严重落后状态。因为没有统一的标准,收集到的信息不能有效地利用,不同的地区,不同的部门拥有的信息不能够相互使用,达到共享。有些地方造成了数据的重复输入,从而导致了信息的闭塞。企业内部的工程项目信息化管理系统中和管理中都存在这种信息的不流通。由于缺乏统一的标准和规范,我国的建筑工程项目信息化管理得不到提高,严重阻碍了发展。   3.4政府对信息化管理的认识和建设不足
  一方面,各级政府和有关部门对建筑企业信息化管理的促进作用认识不足;在技术、资金、通讯基础设施建设等方面支持力度不够。另一方面,政府信息化程度不高,不能为企业信息化提供良好的支持环境和对接方式,未发挥对企业信息化的推动作用[3]。
  3.5工程项目管理信息系统的开发缺乏综合性人才
  目前,很多项目管理系统由专门的软件公司承担,而这些软件公司既没有很强的工程管理实践经验,也对工程项目管理的流程、管理要素、管理过程不熟悉,导致开发出来的信息系统没有整体性,全局考虑不周,软件不具备较强的可操作性和易用性。因此,培养既懂工程项目管理业务又懂软件开发的综合性人才,是提高工程项目信息化管理的当务之急。
  3.6工程项目管理软件的开发和应用模式的落后
  目前,国内企业应用管理信息化系统主要有两种应用模式:自行开发和购买成品。购买成品,不但节省了开发时间,还可以直接投入使用,但不是根据企业自身情况进行开发的,容易出现可操作性差、运转不畅等问题;自主开发,尽管适合企业自身现状,但开发时间太长,由于缺乏统一标准规范的指导,不同的单位开发出来的系统有着不同的管理模式和数据标准,而且成本很高,容易导致在不同项目中应用时不能与多方共享数据,不能很好的进行沟通,易形成信息孤立。
  4 改善我国工程项目信息化管理的具体措施
  工程项目信息化管理的实现是一个长期而又艰巨的过程,不可能把希望寄托在某个企业完成这一任务,而需要企业、行业协会和政府的共同努力。
  4.1 建筑企业应当采取的措施
  建筑企业必须深刻地认识到信息技术在工程项目实施过程中扮演着越来越重要的角色,准确理解和应用信息化管理,对信息化管理进行评价,制定并实施有效的信息化发展战略。根据自身财力、技术、发展战略、市场核心竞争力等,研究把握信息化建设的时机、投资的力度、建设信息化的模式等。为此,对建筑企业而言,信息化建设措施应包括:
  4.1.1灌输项目管理信息化理念
  建筑企业对信息化认识不准确,对建设工程管理信息系统的开发及应用重视不足。企业把信息化建设当作是一项“说起来重要,做起来次要”的工作,简单认为,信息化就是配备几台电脑,能上网或者建立自己的网页,宣传公司的业绩,用电脑代替手工劳动就可以了。显然这种观念是片面的、错误的,作为管理信息化的推动者,领导层首先应该转变旧的管理思维,树立管理信息化意识并提高自身的信息化业务水平,在信息化应用方面发挥表率作用。同时,制定与管理信息化相配套的制度和建设相应企业文化,对企业内部上至领导,下到员工,都要灌输管理信息化理念[4]。
  4.1.2 充分利用企业资源
  每个企业在发展阶段、经营规模、企业制度、管理模式等方面不完全相同,应吸取别的企业在信息化建设中值得借鉴的地方,任何企业信息化模式都是不能完全照抄照搬的。因此在投资建设信息化之前,企业决策层首先应当从经营战略、管理、体制、技术、企业文化、人力资源、行业环境等方面,对企业进行全面的定位,在此基础上确定本企业信息化建设的关键需求、方针、范围、阶段和深度,确定信息化建设的策略,才能很好地服务于企业未来经营发展和增强核心竞争力。
  4.1.3 优化组织管理模式
  建筑施工企业传统的管理模式按职能展开,其组织结构的特征是纵向分层次,横向分部门。每个层次是一个权力等级,每个职能部门是一个相对独立的单位。这种组织结构使企业的内部信息采集、处理和传递是分散的、独立的。在强调企业对市场需求多样化应具有较高柔性的今天,传统的管理模式就显得不适应,管理信息系统的实施不可避免地对企业的传统管理产生冲击。这种管理模式追求企业整体效益和效率的提高,可以运用企业的全部资源来缩短开工前的准备时间、加强施工过程管理、提高工程质量、降低材料采购成本。尤其是大型特大型施工企业,工程项目多、地域分布广、管理跨度大,通过企业管理信息的系统化是实现集成管理的必要手段。
  4.1.4加快专业人才的培养
  人才是信息化建设的根本保障。作为工程项目信息化管理的主要实施者,员工对信息化的认同程度、对管理软件操作的熟练程度、在管理信息化过程中的执行力度都影响着信息化的成功,信息化团队建设需要大量的信息化人才,对信息化人才的培养有两种模式:一种是员工高校化,将企业年轻员工送进高校进行短期专业培训,集中学习项目管理和计算机专业,提高员工的信息化专业能力,对于经过培训的员工进行信息化能力考核,通过考核后才有资格上岗;另一种是学生企业化,高校将计算机与项目管理学作为基础学科对学生进行跨专业培养,并与企业合作,为学生提供实践环境,提高学生实践能力,为企业信息化做好人才储备。企业和高校的联合是实现工程项目信息化管理的重要途径。
  4.2 政府推进信息化建设的措施
  政府作为社会信息化建设的倡导者、促进者及受益者,应利用政策指导行业的信息化发展,促进信息共享,投资建设公共设施基础,提供社会公益服务,具体措施如下:
  4.2.1 尊重企业的主体作用
  通过各种方式调动和提高企业的积极性,使之产生信息化的内在动力和自觉性。发展电子政府工程,利用现代信息技术手段,带动政府部门的政务管理和运行,把政府机构改革和职能切实转变到宏观调控、社会管理和公共服务上去。一切以企业为中心,通过市场运作,循序渐进地推进信息化的进程,以此带动全社会信息化建设。
  4.2.2 加强主管部门的组织领导
  信息化建设是一项复杂而持久的系统工程,必须强化管理机制,加强规划与管理,减少不必要的浪费,避免重复建设,因此,各级建设行政主管部门应当由主要领导亲自负责信息化建设的领导和协调工作,研究制定相关的规划与管理制度,解决信息化建设过程中的重大问题。建设领域各级信息化建设部门应当协调一致,建立各级信息化建设联席会议制度和部门信息主管制度,统一思想,及时沟通协调信息化建设中的有关问题。同时应当加强建设信息技术专家委员会的组织领导,提高对专业理论研究专家、技术专家的重视,充分发挥专家委员会在建设领域信息化建设中的指导和参谋作用[3]。   4.2.3 完善相关的规范和立法
  目前,我国企业信息化的指导方针是“政府推进,市场引导,企业主体,行业突破,区域展开”,政府部门在信息化过程中发挥着重要作用,政府部门应牵头制定信息化标准和规范,并向社会征集草案,与在信息化管理进程中取得一定成绩的工程企业、相关领域的高校共同合作,通过实践和实验共同细化分项标准,组织国内工程领域及信息工程领域的专家、学术界和研究机构的代表组成评审团共同审议细化后的草案,再交至上级主管部门审定并试行,并在完善后正式执行。此外,应规范信息化建设中出现的渠道不畅、信息孤立等问题,加强信息资源的公开与共享,避免重复投资,增加信息化建设的效率与实效。
  4.2.4 拓宽信息化的投资渠道
  各级建设行政主管部门要在逐年增加对信息化建设资金投入的同时,完善资金管理体制,拓宽投融资渠道,广泛吸纳社会投资,逐步形成由多种投融资渠道、多元投资主体构成的信息化建设投融资格局。建立信息化建设相关的优惠政策,探索信息化建设项目市场化运作的新思路、新方法,鼓励企业参与信息化建设的市场运作。
  4.2.5 加强技术的合作与交流
  在专业应用项目系统开发等信息化建设的实际工作中,要加强调查研究与技术交流,及时掌握国内外建设及相关领域的信息技术及发展动态,把握发展时机、提高创新意识,不断完善建设领域信息化的体系结构[6]。加强国内外、各地市的技术合作,不定期组织相关专家进行研讨交流;派遣有能力的技术人员及管理人员进行信息化研究机构进修培训;引进国内外先进的技术和管理经验;研究制定竞争机制,鼓励信息化项目建设承包商参与建设领域信息化建设等等。
  5行业协会推进建筑业信息化建设的措施
  (1)组织开展信息化标准制定,实现数据流通,解决行业信息化的信息及数据的共享问题。
  (2)加大信息化宣传和培训的力度,普及信息化知识,培养信息化人才。
  (3)加大数据库的建设力度。这就需要行业协会协调社会资源、依靠市场机制完成,同时也需要政府在有关方面给予政策上的有力扶持。
  6结论
  在当今时代,中国建筑业企业不仅要与国内企业激烈竞争,而且要直面跨国企业的竞争。在优胜劣汰的竞争中,建筑业企业要想站稳脚跟,唯有提升自身的核心竞争力,而其根源是便是创新,创新来自变革。一个企业要进行变革、变强,最重要的就是要把企业信息化建设与建立现代企业制度有机结合起来,以项目管理信息化带动项目管理现代化,实现企业管理水平的跨越式发展。要意识到利用信息化改造建筑工程管理,是建筑业健康发展的必由之路。
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