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摘 要：计算机技术和网络技术在档案工作中的应用日趋广泛，信息社会化进程的不断加快以及高等教育的迅猛发展,使高校档案工作迎来前所未有的挑战。高校档案信息化建设是高校档案工作的必然趋势。本文结合高校档案工作实际阐述了高校档案信息化建设的含义、必要性、主要问题及提出建议。
关键词：高校档案；信息化；含义；必要性；问题；建议
中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2011）04-0147-01
一、高校档案信息化的含义
信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。智能化生产工具与过去生产力中的生产工具有所不同，它不是孤立分散的某一件东西，而是一个具有庞大规模的、自上而下的、有组织的信息网络体系。高校档案信息化，就是要建设以数据库和网络为中心主体，把档案部门收集的文字、图纸、声像、实物等档案信息变成数字信息存储在磁介质等载体之中，通过计算机网络和客户终端实现档案信息资源的有效利用、管理和共享，为各部门提供更为便捷、丰富的档案信息服务。
二、高校开展档案信息化建设的必要性
高校档案一般是纸质文档保存在档案管理部门，查找检索起来费时费力，在检索过程中有些档案很容易受到破损，影响到档案的凭证价值。采用信息化的高校档案，是把纸质文档通过扫描、整理、录入等工作，把档案信息采集到计算机数据库中，这样对于档案信息的管理和使用都十分便利。
（一）有利于档案管理和使用。随着高校的合并和扩招，高校档案部门的馆藏量剧增，各类各式档案杂陈于档案管理部门，对于高校尤其重要的学生学籍档案，数量多且时间跨度大，管理起来难度很大。因此迫切需要加快推进档案信息化建设步伐，利用现代化的科学手段对档案进行管理，从而提高档案作用，更好地为高校的改革发展服务。
（二）有利于提高档案服务质量和水平。在传统文件管理时代，档案管理内容和管理方式主要是“接收—保管—查阅—回收”这样的基本模式，且“重藏轻用”或是“只藏不用”。有些人想查阅档案资料，但因程序繁琐或审批麻烦，或难以理出头绪而不得不放弃。随着信息化档案投入使用，利用计算机和档案管理软件对档案进行收发、归档、查询、销毁等综合管理，使整个过程更加准确、快捷，既节省了人力物力，又提高了工作效率。就高校而言，档案信息化平台建成后，学校各部门可通过校园网、局域网及时准确地获取信息，从而大大提高档案的服务质量和水平。
三、高校档案信息化建设中存在的主要问题
（一）档案信息化建设软、硬件配备不到位。信息化建设所需的硬件设备和专业软件是档案管理信息化建设的前提与基础。不具备应有的条件，档案信息化建设只能是纸上谈兵。硬件设备主要包括服务器、计算机、扫描设备、交换机、网路设备等，软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。据了解，我国多数高校档案管理部门不仅缺乏档案信息化建设的必要硬件设备，而且也缺乏相应的配套的软件。这不仅仅存在于高校一个行业之中，全国各个系统皆是如此。
（二）档案信息化建设步伐缓慢。把原始馆藏的纸质档案变成信息化的档案是当前所有高校档案信息化建设的一项基础性工作。众所周知，对现在日常教学、科研和行政管理工作中直接生成的电子文件而言数据库的接收和管理比较容易，但是如果把高校几十年来积累的全部的纸质档案进行信息化处理，使之成为磁介质存储的信息，则需要大量的人力物力。目前，在这方面各高校情况基本相似，工作进展缓慢。
（三）档案信息化建设缺乏统一标准。要实现高校档案信息资源的共享，必须制定档案管理信息化的标准体系。这个体系中既要包含有高校档案管理信息系统设计和管理软件的应用标准，也要有纸质档案的数字化标准，还要有电子文件的接收、管理标准，此外，高校档案数据库与国家和地方档案馆数据资源库互联的工作标准等也需要统一。
（四）档案信息化建设缺乏专业人才。当前，各高校档案管理人员中普遍缺乏档案专业和信息技术专业的人才。就目前各个高校档案人员的实际情况来看，全日制专科或本科学校档案专业和信息技术专业毕业的很少，既熟悉档案业务，又精通现代信息技术的人员更是难得一见。
四、对高校档案信息化建设的几点建议
（一）引进和培养高素质人才。在人才建设方面应采取引进和培养并举的原则。高校要为档案部门配备计算机专业人员，专门负责档案信息化建设工作，此外，档案部门要对计算机专业人员进行档案专业知识培训，使之既精通计算机和网络知识，又熟悉档案业务；同时要加强对在职档案人员的业务培训，特别是计算机和网络知识方面的培训，提高档案人员掌握和运用现代化技术的技能。
（二）加大资金投入力度。目前高校的资金投入重点放在学校的重点实验室、重点学科、教学楼、学生活动设施等教学及科研方面。对于高校的档案信息建设而言，虽然已经具备了计算机和网络等基础设备，但是仍需要投入大量的资金、设备。比如设备更新、配置高技术设备等方面学校的资金投入还犹显不足。要进一步加大对档案信息化建设的投入，及时更新设备和采购各种相应的配套设施及软件，从而保障档案信息化建设顺利进行。
（三）加强信息安全和管理。档案信息化建设中网络发挥着至关重要的作用。但是网络在给档案信息化建设带来诸多好处的同时，也存在着隐患。档案信息中涉及国家秘密、工作秘密、个人隐私等一些信息存在被窃取的可能。因此要坚持利用和保密并重的原则，既要提供档案网络化利用，又要增强网络安全防范意识。只有坚持科学规范的操作规程，才能确保档案信息的合理利用及安全，从而最大限度的利用好档案信息化建设的成果，为高校服务。
参考文献：
[1]杨公之.档案信息化建设实务[M].北京：中国档案出版社2003.
[2]彭荣.档案信息化建设的几点思考[J].中国学通讯，2004（1）.
[3]陈希琳.浅谈高校档案信息化建设[J].科教文汇：下旬刊,2009(7).
[4]马志波.高校档案管理信息化探索[J].卫生职业教育,2010(3).
关键词：高校档案；信息化；含义；必要性；问题；建议
中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2011）04-0147-01
一、高校档案信息化的含义
信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。智能化生产工具与过去生产力中的生产工具有所不同，它不是孤立分散的某一件东西，而是一个具有庞大规模的、自上而下的、有组织的信息网络体系。高校档案信息化，就是要建设以数据库和网络为中心主体，把档案部门收集的文字、图纸、声像、实物等档案信息变成数字信息存储在磁介质等载体之中，通过计算机网络和客户终端实现档案信息资源的有效利用、管理和共享，为各部门提供更为便捷、丰富的档案信息服务。
二、高校开展档案信息化建设的必要性
高校档案一般是纸质文档保存在档案管理部门，查找检索起来费时费力，在检索过程中有些档案很容易受到破损，影响到档案的凭证价值。采用信息化的高校档案，是把纸质文档通过扫描、整理、录入等工作，把档案信息采集到计算机数据库中，这样对于档案信息的管理和使用都十分便利。
（一）有利于档案管理和使用。随着高校的合并和扩招，高校档案部门的馆藏量剧增，各类各式档案杂陈于档案管理部门，对于高校尤其重要的学生学籍档案，数量多且时间跨度大，管理起来难度很大。因此迫切需要加快推进档案信息化建设步伐，利用现代化的科学手段对档案进行管理，从而提高档案作用，更好地为高校的改革发展服务。
（二）有利于提高档案服务质量和水平。在传统文件管理时代，档案管理内容和管理方式主要是“接收—保管—查阅—回收”这样的基本模式，且“重藏轻用”或是“只藏不用”。有些人想查阅档案资料，但因程序繁琐或审批麻烦，或难以理出头绪而不得不放弃。随着信息化档案投入使用，利用计算机和档案管理软件对档案进行收发、归档、查询、销毁等综合管理，使整个过程更加准确、快捷，既节省了人力物力，又提高了工作效率。就高校而言，档案信息化平台建成后，学校各部门可通过校园网、局域网及时准确地获取信息，从而大大提高档案的服务质量和水平。
三、高校档案信息化建设中存在的主要问题
（一）档案信息化建设软、硬件配备不到位。信息化建设所需的硬件设备和专业软件是档案管理信息化建设的前提与基础。不具备应有的条件，档案信息化建设只能是纸上谈兵。硬件设备主要包括服务器、计算机、扫描设备、交换机、网路设备等，软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。据了解，我国多数高校档案管理部门不仅缺乏档案信息化建设的必要硬件设备，而且也缺乏相应的配套的软件。这不仅仅存在于高校一个行业之中，全国各个系统皆是如此。
（二）档案信息化建设步伐缓慢。把原始馆藏的纸质档案变成信息化的档案是当前所有高校档案信息化建设的一项基础性工作。众所周知，对现在日常教学、科研和行政管理工作中直接生成的电子文件而言数据库的接收和管理比较容易，但是如果把高校几十年来积累的全部的纸质档案进行信息化处理，使之成为磁介质存储的信息，则需要大量的人力物力。目前，在这方面各高校情况基本相似，工作进展缓慢。
（三）档案信息化建设缺乏统一标准。要实现高校档案信息资源的共享，必须制定档案管理信息化的标准体系。这个体系中既要包含有高校档案管理信息系统设计和管理软件的应用标准，也要有纸质档案的数字化标准，还要有电子文件的接收、管理标准，此外，高校档案数据库与国家和地方档案馆数据资源库互联的工作标准等也需要统一。
（四）档案信息化建设缺乏专业人才。当前，各高校档案管理人员中普遍缺乏档案专业和信息技术专业的人才。就目前各个高校档案人员的实际情况来看，全日制专科或本科学校档案专业和信息技术专业毕业的很少，既熟悉档案业务，又精通现代信息技术的人员更是难得一见。
四、对高校档案信息化建设的几点建议
（一）引进和培养高素质人才。在人才建设方面应采取引进和培养并举的原则。高校要为档案部门配备计算机专业人员，专门负责档案信息化建设工作，此外，档案部门要对计算机专业人员进行档案专业知识培训，使之既精通计算机和网络知识，又熟悉档案业务；同时要加强对在职档案人员的业务培训，特别是计算机和网络知识方面的培训，提高档案人员掌握和运用现代化技术的技能。
（二）加大资金投入力度。目前高校的资金投入重点放在学校的重点实验室、重点学科、教学楼、学生活动设施等教学及科研方面。对于高校的档案信息建设而言，虽然已经具备了计算机和网络等基础设备，但是仍需要投入大量的资金、设备。比如设备更新、配置高技术设备等方面学校的资金投入还犹显不足。要进一步加大对档案信息化建设的投入，及时更新设备和采购各种相应的配套设施及软件，从而保障档案信息化建设顺利进行。
（三）加强信息安全和管理。档案信息化建设中网络发挥着至关重要的作用。但是网络在给档案信息化建设带来诸多好处的同时，也存在着隐患。档案信息中涉及国家秘密、工作秘密、个人隐私等一些信息存在被窃取的可能。因此要坚持利用和保密并重的原则，既要提供档案网络化利用，又要增强网络安全防范意识。只有坚持科学规范的操作规程，才能确保档案信息的合理利用及安全，从而最大限度的利用好档案信息化建设的成果，为高校服务。
参考文献：
[1]杨公之.档案信息化建设实务[M].北京：中国档案出版社2003.
[2]彭荣.档案信息化建设的几点思考[J].中国学通讯，2004（1）.
[3]陈希琳.浅谈高校档案信息化建设[J].科教文汇：下旬刊,2009(7).
[4]马志波.高校档案管理信息化探索[J].卫生职业教育,2010(3).