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根据文件编号、文件名、数量、密级、发放文件单位、领取文件单位、文件使用情况等信息,利用二维码生成软件生成含有文件管理信息的二维码,并存入数据库。文件下发时将含有领取文件单位的二维码打印在文件每页中,下发给文件领取单位的文件即为指定的文件。扫描文件中的二维码能提取文件发放、使用信息,追踪查询文件使用情况。