论文部分内容阅读
【摘 要】近年来，电子档案逐渐代替了传统的纸质档案，其数量也逐年递增，因此，如何加强电子档案的管理工作就成为档案管理部门必须思考的问题。笔者在详细分析了电子档案的优越性的基础上，对如何加强电子档案管理工作谈谈自己的一些思考和看法，可供参考。
【关键词】电子档案；优越性；制度化建设；全程化管理；合理利用
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。与传统的纸质档案相比，电子档案具有高度时效性、快捷、方便的特点。近年来，电子档案逐渐代替了传统的纸质档案，在日常工作中，其数量逐年递增，因此，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强电子档案管理工作的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。鉴于此，本文对如何加强电子档案的管理工作进行了思考。
1、电子档案的优越性
与传统的纸质档案相比，电子档案具有明显的优越性。
（1）操作方便：形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。
（2）传递快捷、实现资源共享：一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。
（3）存储空间小：无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾。
（4）具有多种表现形式：随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形。声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。
（5）复制时不容易丢失：信息纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。
2、加强电子档案管理工作的思考
2.1 电子档案的制度化建设
我国从1996年4月国家档案局将电子档案研究项目列入科技计划起，就已陆续出台了一批标准及规范。如《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678．1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《城建电子文件归档与电子档案管理规范》等。电子文件的归档，应当按照归档工作程序和步骤进行，这样才能有效地保证归档的电子文件的真实性、完整性，有利于归档工作的全过程管理。
加强电子档案的制度化建设，其一，要确定归档范围。电子文件的归档范围的确定，可参照国家的现行有关规定。还有，电子文件归档的时间视具体情况可分为阶段归档和任务完成后归档，公文处理周期长和周期长的工程、科研、专业等项目可按阶段归档。其二，要加强电子档案的检测。检测硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。检测归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠；相应的机读目录、软件、其他说明是否一同归档；归档的电子文件是否是最终稿本，CAD电子文件是否是反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本；电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。其三，制定相应的管理规定，建立必要的记录和登记归档电子文件的具体制度。电子文件真实、完整，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，须将与当时产品的技术状态一致的版本归档保存，各种文本的草稿、原稿根据需要决定是否归档，凡是归档范围内的文件应及时归档保存，不可分散保存，除文件外，必要的软件参数、压缩算法、管理数据等一并归档保存。应对电子文件的载体质量、规格、格式等作统一规定，将带有归档标志的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用，必要时复制三套，异地保存。
2.2 电子档案的全程化管理
电子档案全程化管理是信息时代档案管理的新理念。要做好电子档案全程化管理，既要继承纸质档案管理的经验，又要有适应电子档案管理的思路与方法。其一，要确立电子档案全程化管理的理念，要从电子档案的形成开始就对其实施控制管理。其二，摒弃归档是档案形成必要条件的观点，放弃归档管理是档案管理开始的理念。其三，要明确档案管理者对电子档案实施全程管理，并不是控制电子档案的生成，对其内容的形成不得干预，而只是控制电子档案形成的过程。通过对档案形成过程的管理来保持电子档案内容的原貌，保证其内容在整个电子档案全程管理中不走样。其四，技术标准问题。对电子档案全程管理中的技术标准，不应由档案部门来制定，而应该由档案部门选出若干个成熟通用的技术标准，让各单位选择使用，对于不成熟的技术标准或者有缺陷的技术标准可以禁止使用。就如同对纸质档案的书写要求一样，档案部门不必专门研制一种耐久的记录材料要求形成档案者使用，而是选择成熟的耐久记录材料，如碳素墨水或蓝黑墨水供选择使用，但可以禁止使用铅笔、圆珠笔等不耐久的记录材料。其五，电子档案全程化管理的模式。有两种模式可供选择，一种是以立档单位为单元，有统一的档案管理系统和文件管理系统，档案室是其系统的中心，各部门形成的档案最后稿本要在档案室控制的信息中心服务器中生成，所有的电子文件的复制由档案室办理，从而保证档案部门对电子档案形成过程的控制，并尽量保证电子档案的原貌。另一模式是以一个区域为单元，在区域政务网中建立统一开发、统一标准、统一平台的电子文件和电子档案管理系统，由该区域的档案馆作为信息中心或单独为档案馆设立服务器，所有政务网中的各机关单位形成的档案最后稿本，要在档案馆控制的服务器中生成。
2.3 电子档案的有效合理利用
当今社会，信息技术的迅速发展，提供档案服务利用的手段更是丰富多样，档案工作者应充分发挥其能动作用，挖掘馆藏，开展多种思路的服务创新活动。电子档案应充分利用网络信息技术的优势，开展多角度的档案编研业务，通过写史、修志、撰写著作，充分展示馆藏档案的丰富内涵和文化韵味，使档案真正成为“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的文件源。依照《档案法》，将能够开放的档案发布在网上，使档案利用者足不出户就可以了解和认识档案，从中汲取更多的信息和知识，为档案的利用提供多角度、全方位的服务。
为了电子文件、电子档案方便利用，必须用计算机编制其索引目录，包括磁带、磁盘、光盘和磁带、盘内文件级的索引目录。在查找利用过程中，应遵守保密规定，须填报查找利用电子档案审批表，经审批后，按照所规定的权限范围查找利用。对具有密级的电子档案，上网时须符合国家或有关部门保密的规定，要有稳妥的安全保密措施，严防泄密。在利用电子文档时，应注意只能提供拷贝件，对电子档案的封存载体不允许外借。
在利用电子档案后，还应填写“电子档案利用情况登记表”，其字段名可包括查档者姓名、查档单位名、查档目的、查档范围、已查档号、磁带号、磁盘号、软件（文件）名称、查的内容、解决的问题、社会效益、直接经济效益、间接经济效益等。
3、结束语
总之，电子档案的出现是历史的必然也是社会进步的产物，加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。因此，为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，加大投入建立安全，完整地档案电子数据库。只有真正认识到加强电子档案管理工作的重要性，才能促进企业或单位的稳步发展，才能为企业或单位创造效益。
参考文献
[1]王金玉.浅谈电子档案管理[J].黑龙江史志，2011年第22期
[2]马莉.对电子档案管理工作的几点思考[J].兰台内外，2012年03期
【关键词】电子档案；优越性；制度化建设；全程化管理；合理利用
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。与传统的纸质档案相比，电子档案具有高度时效性、快捷、方便的特点。近年来，电子档案逐渐代替了传统的纸质档案，在日常工作中，其数量逐年递增，因此，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强电子档案管理工作的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。鉴于此，本文对如何加强电子档案的管理工作进行了思考。
1、电子档案的优越性
与传统的纸质档案相比，电子档案具有明显的优越性。
（1）操作方便：形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。
（2）传递快捷、实现资源共享：一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。
（3）存储空间小：无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾。
（4）具有多种表现形式：随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形。声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。
（5）复制时不容易丢失：信息纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。
2、加强电子档案管理工作的思考
2.1 电子档案的制度化建设
我国从1996年4月国家档案局将电子档案研究项目列入科技计划起，就已陆续出台了一批标准及规范。如《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678．1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《城建电子文件归档与电子档案管理规范》等。电子文件的归档，应当按照归档工作程序和步骤进行，这样才能有效地保证归档的电子文件的真实性、完整性，有利于归档工作的全过程管理。
加强电子档案的制度化建设，其一，要确定归档范围。电子文件的归档范围的确定，可参照国家的现行有关规定。还有，电子文件归档的时间视具体情况可分为阶段归档和任务完成后归档，公文处理周期长和周期长的工程、科研、专业等项目可按阶段归档。其二，要加强电子档案的检测。检测硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。检测归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠；相应的机读目录、软件、其他说明是否一同归档；归档的电子文件是否是最终稿本，CAD电子文件是否是反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本；电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。其三，制定相应的管理规定，建立必要的记录和登记归档电子文件的具体制度。电子文件真实、完整，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，须将与当时产品的技术状态一致的版本归档保存，各种文本的草稿、原稿根据需要决定是否归档，凡是归档范围内的文件应及时归档保存，不可分散保存，除文件外，必要的软件参数、压缩算法、管理数据等一并归档保存。应对电子文件的载体质量、规格、格式等作统一规定，将带有归档标志的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用，必要时复制三套，异地保存。
2.2 电子档案的全程化管理
电子档案全程化管理是信息时代档案管理的新理念。要做好电子档案全程化管理，既要继承纸质档案管理的经验，又要有适应电子档案管理的思路与方法。其一，要确立电子档案全程化管理的理念，要从电子档案的形成开始就对其实施控制管理。其二，摒弃归档是档案形成必要条件的观点，放弃归档管理是档案管理开始的理念。其三，要明确档案管理者对电子档案实施全程管理，并不是控制电子档案的生成，对其内容的形成不得干预，而只是控制电子档案形成的过程。通过对档案形成过程的管理来保持电子档案内容的原貌，保证其内容在整个电子档案全程管理中不走样。其四，技术标准问题。对电子档案全程管理中的技术标准，不应由档案部门来制定，而应该由档案部门选出若干个成熟通用的技术标准，让各单位选择使用，对于不成熟的技术标准或者有缺陷的技术标准可以禁止使用。就如同对纸质档案的书写要求一样，档案部门不必专门研制一种耐久的记录材料要求形成档案者使用，而是选择成熟的耐久记录材料，如碳素墨水或蓝黑墨水供选择使用，但可以禁止使用铅笔、圆珠笔等不耐久的记录材料。其五，电子档案全程化管理的模式。有两种模式可供选择，一种是以立档单位为单元，有统一的档案管理系统和文件管理系统，档案室是其系统的中心，各部门形成的档案最后稿本要在档案室控制的信息中心服务器中生成，所有的电子文件的复制由档案室办理，从而保证档案部门对电子档案形成过程的控制，并尽量保证电子档案的原貌。另一模式是以一个区域为单元，在区域政务网中建立统一开发、统一标准、统一平台的电子文件和电子档案管理系统，由该区域的档案馆作为信息中心或单独为档案馆设立服务器，所有政务网中的各机关单位形成的档案最后稿本，要在档案馆控制的服务器中生成。
2.3 电子档案的有效合理利用
当今社会，信息技术的迅速发展，提供档案服务利用的手段更是丰富多样，档案工作者应充分发挥其能动作用，挖掘馆藏，开展多种思路的服务创新活动。电子档案应充分利用网络信息技术的优势，开展多角度的档案编研业务，通过写史、修志、撰写著作，充分展示馆藏档案的丰富内涵和文化韵味，使档案真正成为“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的文件源。依照《档案法》，将能够开放的档案发布在网上，使档案利用者足不出户就可以了解和认识档案，从中汲取更多的信息和知识，为档案的利用提供多角度、全方位的服务。
为了电子文件、电子档案方便利用，必须用计算机编制其索引目录，包括磁带、磁盘、光盘和磁带、盘内文件级的索引目录。在查找利用过程中，应遵守保密规定，须填报查找利用电子档案审批表，经审批后，按照所规定的权限范围查找利用。对具有密级的电子档案，上网时须符合国家或有关部门保密的规定，要有稳妥的安全保密措施，严防泄密。在利用电子文档时，应注意只能提供拷贝件，对电子档案的封存载体不允许外借。
在利用电子档案后，还应填写“电子档案利用情况登记表”，其字段名可包括查档者姓名、查档单位名、查档目的、查档范围、已查档号、磁带号、磁盘号、软件（文件）名称、查的内容、解决的问题、社会效益、直接经济效益、间接经济效益等。
3、结束语
总之，电子档案的出现是历史的必然也是社会进步的产物，加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。因此，为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，加大投入建立安全，完整地档案电子数据库。只有真正认识到加强电子档案管理工作的重要性，才能促进企业或单位的稳步发展，才能为企业或单位创造效益。
参考文献
[1]王金玉.浅谈电子档案管理[J].黑龙江史志，2011年第22期
[2]马莉.对电子档案管理工作的几点思考[J].兰台内外，2012年03期