科研单位成本预算编制体系构建

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  作者简介:矫林法(1963.04-),性别:男(汉族),籍贯:山东省青岛市,单位:中国海洋大学,工作单位:中国石化安全工程研究院,职称:会计师,学位:硕士,研究方向:财务管理。
  一、企业介绍
  安全工程研究院是中国石化的直属科研单位,是中国石化HSE科技创新、技术进步及应用开发的重要研究基地,是国内石油石化安全技术优势突出的安全工程研究机构,也是国家危险化学品危害预防与控制、行业安全风险评价、石化行业HSE管理咨询的主要支撑单位。
  安全工程研究院现有科研人员400余名,拥有一支在安全技术研究和应用领域优势突出、团结有为、勇于创新的科技队伍,并建有研究生工作站。经过30年的发展,安全工程研究院已在危险化工工艺安全技术研究、设备安全运行保障技术研究、化学事故应急响应技术研究、雷电静电危害控制技术研究、储运安全与工程技术、过程安全管理与风险评估、作业场所有害因素监测检验、火灾爆炸事故实验与模拟研究、化学品危险性鉴别与控制、安全仪器仪表校验和研发、隐患评估与整改工程设计、职业病预防与控制技术、基于风险的HSE管理咨询和工程建设项目HSE监理等方面形成了独有的特色技术和专业能力,已取得国家和行业科研成果100多项。“化学品安全控制”国家重点实验室是经国家科技部批准的首批36家企业国家重点实验室之一,是国内危险化学品领域唯一一家从事安全研究的国家重点实验室,也是安全工程研究院在国内化学品安全研究领域科研综合实力的体现。
  二、实施背景
  科研单位与制造性企业不同,其主要产品就是所提供的技术服务,在进行成本管理时,需要严格控制成本支出。这就需要设计一个适合科研单位的可操作、可执行的成本管理体系。而成本预算是成本管理的核心,因此,成本预算编制是成本管理体系设计的中心环节。
  因此,采用动因零基预算法,分析成本费用要素特性,构建成本预算模型,一方面有助于推进企业成本管理的精细化、规范化、科学化,强化成本管理与生产管理紧密结合,不断提高经济效益,改革企业经营管理模式;另一方面,对成本预算编制的研究,不仅有利于改善企业现行成本预算机制,提高企业成本管理水平,而且还能够促进企业的快速发展。
  成本预算体系的构建,有利于优化配置各类资源,细化和量化年度科研经营管理目标,不断加强事前、事中控制,严格预算执行情况的分析、检查和考核,确保院长期规划目标的落实和当期预算目标的实现。
  三、内涵特征
  (一)成本预算的内涵及职能
  成本预算是成本管理的中心环节,是事前的控制手段,是成本管理的最初阶段。成本预算是根据企业生产管理现状、管理目标、技术发展趋势对企业未来经济活动的成本数额进行预测而编制出的测算数据,可以作为日常控制、分析评价、考核的依据。
  成本预算的目的是行使成本管理职能,成本预算编制的过程既是一个成本预测的过程,也是确定控制标准、进行成本决策的过程。具体来说有以下几点:①明确成本管理目标。通過成本预算,将成本管理目标以数据的形态呈现在管理者面前,使成本管理目标清晰化。②成本控制。一方面成本预算编制完成后,可以作为成本控制的依据和标准,另一方面通过对成本预算指标的层层分解,可以作为成本控制的工具。③成本分析。企业会计期间结束后,通过将企业成本核算的实际数据与成本预算的数据进行比较,以对成本的发生及经营者的业绩进行分析评价。
  (二)成本预算管理模式
  1.企业产品生命周期基础上的预算管理模式
  对于生产单一产品的企业来说,其企业的生命周期与产品的生命周期相同。企业预算管理在产品的不同生命周期,应采取不同的模式。企业所生产产品的生命周期具体分为产品开发期、市场增长期、成熟期和衰败期四个阶段,不同生命周期的预算管理模式如下:
  (1)产品开发期的预算管理——以资本投入为中心的预算管理模式;(2)市场增长期的预算管理——以销售为中心预算管理模式;(3)市场成熟期的预算管理——以成本控制为中心的预算管理模式;(4)衰退期的预算管理——以现金流量为中心的预算管理模式。
  随着预算管理及预算机制深入到社会经济生活的各个层面,为提高预算管理的成效,企业必须以生命周期为切入点,根据生命周期的阶段特征,实施针对性较强的预算管理。采用企业产品生命周期基础上的预算管理模式,有利于提高企业管理效率,降低成本,避免经营风险,促进企业健康、持续发展。
  2.以成本为中心的预算管理模式
  随着我国企业公司化改造步伐的加快,许多企业经过合并、重组、改制后,取消了下属企业的法人地位,使之成为了分公司。在这些分公司中,尤其是工业企业的分公司中,一般都是成本中心。因此,以成本为中心的预算管理模式已成为当前许多企业的首选。成本中心以货币衡量投入或费用,其标准成本费用是最适合进行预算控制的。
  成本为中心基础上预算管理模式有利于促进企业不断降低成本,提高盈利水平,能够帮助企业采取低成本扩张战略,扩大市场占有率,提高企业成长速度。但采用这种预算管理模式,可能会导致企业只顾降低成本,而忽略新产品开发,忽视产品质量。
  (三)成本预算编制的主要方法
  1.弹性预算和固定预算
  弹性预算是在固定预算基础上形成的一种预算。固定预算适用于那些发生比较规律、每年基本不变的成本费用项目,这些成本通常为固定成本或者可控的生产性成本,如折旧费用、人工成本等。有些成本费用项目每年变化较大,固定预算不再适用,因此可以采用弹性预算进行编制。当实际的业务量与所预测的业务量差别比较大的时候,固定预算就很难编制工作。相比之下,弹性预算比固定预算的应用范围更为广泛。
  2.零基预算和增量预算
  零基预算是为克服增量预算的缺点而形成的,二者的不同之处在于是否考虑过去会计年度发生的成本费用项。增量预算法以上年度的成本费用项目预算数额为基数,根据预算年度可能影响预算编制的一些因素来编制成本预算。   零基预算是以零为基础编制预算,一切都从零开始,本年度的预算数额与以前年度无关。也就是说,不考虑过去,只看未来,从根本上考虑各项费用项目的必要性及预算数额。零基预算以企业的战略目标为出发点确定必须的费用开支项目,有利于企业长远目标的实现,这种方法可以充分发挥全员的积极性和主动性,让各个责任中心“节衣缩食”,优化资源配置,发挥资源的最大潜能,有助于减少资金的浪费。
  3.作业成本预算
  作业成本预算法是一种以作业和动因为关键点的预算编制方法。作业成本预算理论认为所有成本的发生都是有原因的,即作业成本动因。在这个前提下,可以找出所有作业的动因,建立成本与动因之间的关系,在此基础上编制成本预算。
  4.动因零基预算法
  企业成本管理中的成本动因理论、作业成本法和零基预算思想形成了动因零基预算法的理论基础。
  所谓动因零基预算法,是指从企业输气生产出发,层层追溯到决定企业成本支出的发生原因,并且对成本发生的原因进行系统全面分析,然后以生产工艺为对象,依据各级责任中心和各类成本项目之间建立起来的作业量与成本动因的函数关系;紧接着企业采用零基预算法来确定成本动因,进而编制预算,并在成本动因分析的基础上对成本预算实行全过程的控制和考评。
  四、成本预算编制方案设计
  成本预算是成本管理的中心环节。为保证成本指标在企业范围内得到合理和高效配置,切实保障科研工作的实际需要,成本预算按照分级编制和归口编制相结合的模式进行。
  (一)成本预算编制的基本原则
  1.真实性。预算要真实反映预算期间科研经营各项工作及各类资源的安排情况,不断增强对科研经营的指导性和约束力。
  2.合理性。编制预算应当认真分析判断技术市场形势、政策走向和自身经营管理实际,优化配置内部资源,合理确定年度预算目标,反映预期经营成果、财务状况和企业的努力程度,做到不高估、不压低。
  3.全面性。预算应当全面、系统、完整地反映与预算目标有关的各项经济业务及事项。
  4.重要性。编制预算应结合预算期间的管理重点,合理确定并详细反映对资产负债、损益、现金流量有重要影响的事项,其他事项可以合并列示。
  (二)成本预算编制的主要内容
  1.成本预算编制的依据
  (1)科研发展规划和法律法规。(2)对国内外技术市场形势的分析和判断。(3)发展战略和中长期发展规划。(4)当前研发能力及计划安排。(5)集团公司经营管理相关政策。(6)集团公司研究确定的其他预算条件。(7)院面临的个性化因素,以及经营预计影响。
  2.成本预算编制的程序
  成本预算的编制采取“自下而上,上下结合,分项归口,分级编制,逐级汇总,综合平衡”的程序以及“基础预算在先,价值量预算在后”的方法,从工作量和价值量两个方面持续不断的优化和平衡。
  不斷加强预算管理工作,不断完善预算管理制度,健全组织机构,明确工作分工,明晰工作程序,落实有关部门和人员在预算管理中的责任,组织开展预算编制、执行、监督和考核工作,不断提高预算管理工作水平。
  3.院分管领导协助院长做好预算管理工作,负责组织、领导本单位预算的编制、执行、分析、控制和考核等工作,组织制定预算管理的具体措施和办法,协调解决预算编制和执行过程中出现的矛盾和问题。
  4.财务处具体负责组织预算的编制、审查、汇总、平衡、上报、下达、调整、考核等工作,并跟踪监督预算执行情况,分析预算与实际执行的差异及原因,提出改进管理措施和考核建议。
  5.有关职能部门具体负责本部门分管业务预算的编制、执行、分析、控制等工作,配合财务处做好预算的综合平衡、分析、控制等工作。
  6.所属各部门是预算执行单位,按照预算管理要求,做好本部门预算的编制及执行工作,落实本部门在预算目标中应承担的责任,确保院预算目标的实现,并接受院有关职能部门的工作指导、检查和考核。
  (三)成本预算编制的具体方案
  1.基础分析
  (1)现状分析
  现状分析是预算编制的重要基础,主要包括企业基本情况和指标完成情况两个方面的内容,如图3所示:
  (2)预测和潜力分析
  为确保完成年度成本控制指标,需要在现状分析的基础上展开预测和潜力分析。预测和潜力分析主要从环境分析、未来变化分析、管理降耗潜力等方面展开分析。预测和潜力分析,如图4所示:
  其中,环境分析包括国家政策、市场环境和企业发展战略分析。国家政策的变化势必影响科研单位的研究方向,因此,要密切关注国家政策变化分析。市场环境一方面影响科研成本,另一方面也影响企业物资采购价格。企业发展战略主要指上级单位发展战略。管理降耗潜力分析是从节能降耗、机制优化等方面挖掘企业潜力,降低运营成本。
  2.工作量预算
  工作量预算要结合科研及创收任务等影响因素,采用技术测定等方法合理确定各项工作量,包括纵向课题、横向课题、国家项目、基建装备基础性工作量数据。
  3.成本费用具体预算
  研究院费用预算坚持以科研发展规划为导向,科学预测年度经营目标,合理配置内部资源,实行总量平衡和控制。预算编制应按照先业务预算、资本预算、筹资预算,后财务预算的流程进行,各项预算间应相互衔接、相互支撑,构成院预算的有机整体。
  业务预算是反映预算期内可能形成现金收付的经营活动的预算,一般包括科研项目预算、营业收支预算、采购预算、期间费用预算等。按照“谁负责、谁编预算”的原则,业务预算由业务管理部门按照职责权限负责编制。
  资本预算是在预算期内进行资本性投资活动的预算,主要指固定资产投资预算。资本预算主要由基建装备部门负责编制。   筹资预算是在预算期内需要吸收股本及其他权益性投资、新借入的长短期借款及对原有借款、债券还本付息等预算。筹资预算主要由财务部门负责编制。
  财务预算是指在预测和决策的基础上,围绕院科研战略目标,对一定时期内院资金取得和投放、各项收入和支出、经营成果及其分配等资金运行所作的具体安排。财务预算应以收入、成本、费用、利润为核心,以成本费用、经营风险和现金流量控制为重点。
  预算编制按照“自上而下、自下而上、上下结合”、“统一要求、规范程序、分级编制、逐级汇总”的程序和方法进行。
  (四)成本预算的执行与控制
  1.成本预算的执行
  根据上级批复的年度预算,将预算指标层层分解,从横向和纵向落实到各职能部门及研究室,形成全方位的预算执行责任体系。
  实行月度滚动预算制度,在每月末根据本月预算执行情况以及科研经营条件的变化,采用滚动预算的方法编制上报下月度执行预算,经主管领导审核批准后报上级部门。编制月度执行预算的基本要求: (1)以年度预算为基础,以月度科研经营计划、业务发生规律以及当期经营条件的变化为依据进行编制。(2)月度执行预算要确保年度预算目标的完成,在年度预算条件下,累计预算指标未达到年度预算进度时,必须通过追加以后月度预算指标进行弥补。下月滚动执行预算与上月实际执行情况差异较大的,应说明差异原因。
  2.成本预算的控制
  (1)要加强资金集中管理,建立健全资金支出授权审批制度,严格按照财务预算控制资金支付。对于预算内的资金拨付,按照授权审批程序执行;对于预算外项目支出,必须经过特别授权方可支付。
  (2)严格执行收入和成本費用预算,保证完成各项效益指标。在日常控制中,要健全和完善各项管理规章制度,严格执行科研经营月度计划和成本费用预算,加强适时监控,确保落实各项降本增效措施及其目标的实现。
  (3)经总部批复的预算,原则上不予调整。遇有年度科研项目计划、机构等内部预算资源和条件发生重大变动,导致院财务预算执行结果产生重大偏差、需调整年度预算的,由财务处提出申请,经预算管理委员会审核后报科技开发部,经科技开发部审核同意预算调整的,出具审核调整意见提交财务部,财务部按规定权限审批后批复。
  (4)建立健全预算定期分析制度,按月对预算执行情况和年度预算累计完成情况进行分析。针对预算执行偏差,有关职能部门要充分、客观分析原因,制定相应解决措施并督促各研究室贯彻执行。(作者单位:中国海洋大学;中国石化安全工程研究院)
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