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[摘要]文件的归档是提高档案工作质量的重要方法，也是档案工作深化检索的前提和保证。信息技术的发展产生了两类需要归档的文件，即纸质文件和电子文件。电子文件在存储、输出、处理等方面具有优越性，但是电子文件不可能完全取代纸质文件，纸质档案管理经过多年的实践和完善，已形成一套比较成熟的收集、归档、检索等方法，纸质文件的自身优点使其仍然发挥着一定的作用，无论从耐用性还是安全性角度而言，纸质文件都是电子文件无法取代的，它永远是文件归档的载体。在实际工作中如何使两套归档方法相互利用，共同发挥是目前需要探讨的重要问题。
[关键词]文件归档 纸质文件 电子文件
一、纸质文件与电子文件的特点
1.纸质文件的特点
纸质文件的载体和记录符号都是原始性的实物，是能看得见摸得着的物质，具有原始性、真实性的特点，其历史的真实性是电子文件所无法相比的。纸质文件手写底稿的归档要求必须使用碳素墨水或蓝黑墨水书写；对于计算机形成的纸质文件底稿，要求必须是喷墨打印机或激光打印机的打印件，对于归档文件定稿要求必须是经过一体化的油印机印制而成。以上字迹材料均符合永久保存的载体要求和档案性能要求。但是纸质文件也存在种种缺点，比如信息流转不畅，纸张堆叠，查询繁琐，文件归档工作量大，信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的要求，档案信息处理的广度和深度与部门管理决策的需求有较大距离，信息共享程度低，难以直接为利用者提供快速方便的有效信息，存放空间巨大。另外，由于空气、阳光、温度、湿度的影响，也使纸质文件对于保存环境的要求比较高。
2.电子文件的特点
电子文件是存贮在磁带，磁盘和光盘等介质上，能被计算机识别、处理，并可在网络上传递的代码序列，它包括用于存贮电子文书，信件，图纸，报表等所形成的软盘、硬盘、光盘和磁带。电子文件为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件，但它也难以保证文件的原始性、真实性和凭据性。电子文件存储密度高、容量大、体积小，通过互联网技术可以在极短的时间里从任意地点进行查阅，管理方便。但电子文件必须借助计算机才能看得见，而且由于电子文件是通过互联网进行的，比较容易被非法侵入或感染病毒等等。
二、两种归档方式并存的必要性
电子文件改变了传统的归档方式，可以利用计算机进行文件登记，达到一次录入、多次输出，方便随时查找和利用文件的目的。文件的起草、修改、定稿、收发传递都在网上进行，尤其是对文件的修改、复制、粘贴、移动更加便捷，进一步提高了工作效率。利用网络技术，广泛采集有关站点的数据信息，还可以在网络上开放自己有关的文件、数据查询系统或提供远程报务。在新的办公模式下，虽然电子文件已经实现从文件的起草、审核、签批到文件的流转、传递，发送的全过程，有逐渐替代纸质文件的趋势，但由于电子文件在证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在着一些问题，而传统的纸质档案管理经过多年的实践和完善，已形成一套比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法，因此，纸质文件的存在是十分必要。
档案的基本属性是“原始记录性”，归档文件必须存定稿原件，而纸质文件是惟一具有原始性、真实性的文稿，必须归档。而电子文件中的信息是可以流动的，人们可以不留痕迹地对电子文件中的信息进行修改、复制甚至删除，所以电子文件的原始性和合法性不易确认。而纸质文件一旦完成，再进行任何修改或篡改，都会留下明显痕迹，因此目前法律界把纸质文件认定为最佳证据，有着电子文件不能取代的法律凭证作用。所以无论电子文件形成如何变化，相应的纸质文件都必须归档，在彼此之间建立准确、可靠的标识关系。而且纸质文件归档要求两份定稿、一份底稿一并归档，文书处理程序一旦结束便可直接归档。在提供利用时，不需要依靠任何其他设备，便可实现调卷、查阅功能，而电子文件则必须借助计算机才可以实现，同时还要做好相关软件的管理。电子文件的这些特殊要求使得它的归档、管理程序比纸质文件复杂得多。
三、如何发展和完善文件归档
纸质文件和电子文件共存的局面是文件介质转换时期不可避免的一种现象，它们随着技术和各方面条件的具备，在长时期内还将共存，那么如何发展和完善文件归档就成了迫在眉睫的事情。
由于计算机技术的发展和普及尚未达到完善的程度，电子文件的法律凭证、管理制度、管理方法等存在许多问题，在这种欠成熟的技术环境下，电子文件与纸质文件一并归档的现象将会长期存在。因此就要正视电子文件对纸质文件带来的影响，在做好纸质文件传统归档工作的同时，依靠计算机和网络技术，将归档文件实体与计算机检索利用相结合、优势互补，既可完好地保存纸质文件的原貌，又可以实现多途径检索、多用户共享的功能。不但要做好纸质文件的管理工作，还要适时做好纸质文件向电子文件的有机转换工作，并以此为契机，对库存纸质文件进行全面的清理和鉴定，优化库存结构，以解决纸质文件数量多、馆藏空间拥挤的问题。此外，还要将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后纸质文件归档保存，相应的电子文件同时归档。这是目前我国大部分企事业单位机关归档文件的主要类型，是以计算机为中心的办公自动化应用对传统纸质文件归档带来的重大变革。这类文件可以通过计算机网络技术实现电子文件网络归档，通过专用软件对文件信息进行分类排序、自动索引和数据统计。根据计算机的系统顺序号，对相应的纸质文件标注相同的档案参见号。既提高了工作效率，又有效地保护了纸质文件原貌。由于电子计算机在办公领域的大量应用，产生了多种多样的纸质文件，如果在归档前不认真鉴别，相同文件以手工、机制等多种形式归档，从而增加工作负担和管理成本。我国《电子文件归档与档案管理规范》规定，具有长期或永久保存价值的电子文件，如没有纸质拷贝文件的必须制成纸质文件，在归档时必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档；当正式文件是纸质的，如果保管部门已经进行向计算机全文件处理的转换工作时，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留。因此，无论电子文件形成如何变化，相应的纸质文件都必须归档，在彼此之间建立准确、可靠的标识关系。
四、结语
电子文件的出现给档案工作带来了一次巨大的变革，把档案工作人员从大量繁重而低效的手工劳作中解放出来。但是由于电子文件自身存在的缺点，以及纸质文件的原始性、真实性，和经过多年的实践和完善而形成的比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索方法，使得在一定时间内，这两类文件必然将共同存在，共同发展。档案工作者要积极更新知识，学习新的档案管理理论、原则、方法和技术，使两类文件档案更好的结合在一起，满足社会的需要。
参考文献：
[1]汤道妾，包海峰.论网络环境下电子文件的收集、积系与归档[J].学校档案,2000,(1).
[2]王戎.办公自动化中的文书档案归档[J].中国档案，2000,(12).
[3]沈国权，姚钱.电子文件对档案管理工作的影响与挑战[J].学校档案，1999,(3).
（作者单位：广东佛山科学技术学院）
[关键词]文件归档 纸质文件 电子文件
一、纸质文件与电子文件的特点
1.纸质文件的特点
纸质文件的载体和记录符号都是原始性的实物，是能看得见摸得着的物质，具有原始性、真实性的特点，其历史的真实性是电子文件所无法相比的。纸质文件手写底稿的归档要求必须使用碳素墨水或蓝黑墨水书写；对于计算机形成的纸质文件底稿，要求必须是喷墨打印机或激光打印机的打印件，对于归档文件定稿要求必须是经过一体化的油印机印制而成。以上字迹材料均符合永久保存的载体要求和档案性能要求。但是纸质文件也存在种种缺点，比如信息流转不畅，纸张堆叠，查询繁琐，文件归档工作量大，信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的要求，档案信息处理的广度和深度与部门管理决策的需求有较大距离，信息共享程度低，难以直接为利用者提供快速方便的有效信息，存放空间巨大。另外，由于空气、阳光、温度、湿度的影响，也使纸质文件对于保存环境的要求比较高。
2.电子文件的特点
电子文件是存贮在磁带，磁盘和光盘等介质上，能被计算机识别、处理，并可在网络上传递的代码序列，它包括用于存贮电子文书，信件，图纸，报表等所形成的软盘、硬盘、光盘和磁带。电子文件为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件，但它也难以保证文件的原始性、真实性和凭据性。电子文件存储密度高、容量大、体积小，通过互联网技术可以在极短的时间里从任意地点进行查阅，管理方便。但电子文件必须借助计算机才能看得见，而且由于电子文件是通过互联网进行的，比较容易被非法侵入或感染病毒等等。
二、两种归档方式并存的必要性
电子文件改变了传统的归档方式，可以利用计算机进行文件登记，达到一次录入、多次输出，方便随时查找和利用文件的目的。文件的起草、修改、定稿、收发传递都在网上进行，尤其是对文件的修改、复制、粘贴、移动更加便捷，进一步提高了工作效率。利用网络技术，广泛采集有关站点的数据信息，还可以在网络上开放自己有关的文件、数据查询系统或提供远程报务。在新的办公模式下，虽然电子文件已经实现从文件的起草、审核、签批到文件的流转、传递，发送的全过程，有逐渐替代纸质文件的趋势，但由于电子文件在证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在着一些问题，而传统的纸质档案管理经过多年的实践和完善，已形成一套比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法，因此，纸质文件的存在是十分必要。
档案的基本属性是“原始记录性”，归档文件必须存定稿原件，而纸质文件是惟一具有原始性、真实性的文稿，必须归档。而电子文件中的信息是可以流动的，人们可以不留痕迹地对电子文件中的信息进行修改、复制甚至删除，所以电子文件的原始性和合法性不易确认。而纸质文件一旦完成，再进行任何修改或篡改，都会留下明显痕迹，因此目前法律界把纸质文件认定为最佳证据，有着电子文件不能取代的法律凭证作用。所以无论电子文件形成如何变化，相应的纸质文件都必须归档，在彼此之间建立准确、可靠的标识关系。而且纸质文件归档要求两份定稿、一份底稿一并归档，文书处理程序一旦结束便可直接归档。在提供利用时，不需要依靠任何其他设备，便可实现调卷、查阅功能，而电子文件则必须借助计算机才可以实现，同时还要做好相关软件的管理。电子文件的这些特殊要求使得它的归档、管理程序比纸质文件复杂得多。
三、如何发展和完善文件归档
纸质文件和电子文件共存的局面是文件介质转换时期不可避免的一种现象，它们随着技术和各方面条件的具备，在长时期内还将共存，那么如何发展和完善文件归档就成了迫在眉睫的事情。
由于计算机技术的发展和普及尚未达到完善的程度，电子文件的法律凭证、管理制度、管理方法等存在许多问题，在这种欠成熟的技术环境下，电子文件与纸质文件一并归档的现象将会长期存在。因此就要正视电子文件对纸质文件带来的影响，在做好纸质文件传统归档工作的同时，依靠计算机和网络技术，将归档文件实体与计算机检索利用相结合、优势互补，既可完好地保存纸质文件的原貌，又可以实现多途径检索、多用户共享的功能。不但要做好纸质文件的管理工作，还要适时做好纸质文件向电子文件的有机转换工作，并以此为契机，对库存纸质文件进行全面的清理和鉴定，优化库存结构，以解决纸质文件数量多、馆藏空间拥挤的问题。此外，还要将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后纸质文件归档保存，相应的电子文件同时归档。这是目前我国大部分企事业单位机关归档文件的主要类型，是以计算机为中心的办公自动化应用对传统纸质文件归档带来的重大变革。这类文件可以通过计算机网络技术实现电子文件网络归档，通过专用软件对文件信息进行分类排序、自动索引和数据统计。根据计算机的系统顺序号，对相应的纸质文件标注相同的档案参见号。既提高了工作效率，又有效地保护了纸质文件原貌。由于电子计算机在办公领域的大量应用，产生了多种多样的纸质文件，如果在归档前不认真鉴别，相同文件以手工、机制等多种形式归档，从而增加工作负担和管理成本。我国《电子文件归档与档案管理规范》规定，具有长期或永久保存价值的电子文件，如没有纸质拷贝文件的必须制成纸质文件，在归档时必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档；当正式文件是纸质的，如果保管部门已经进行向计算机全文件处理的转换工作时，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留。因此，无论电子文件形成如何变化，相应的纸质文件都必须归档，在彼此之间建立准确、可靠的标识关系。
四、结语
电子文件的出现给档案工作带来了一次巨大的变革，把档案工作人员从大量繁重而低效的手工劳作中解放出来。但是由于电子文件自身存在的缺点，以及纸质文件的原始性、真实性，和经过多年的实践和完善而形成的比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索方法，使得在一定时间内，这两类文件必然将共同存在，共同发展。档案工作者要积极更新知识，学习新的档案管理理论、原则、方法和技术，使两类文件档案更好的结合在一起，满足社会的需要。
参考文献：
[1]汤道妾，包海峰.论网络环境下电子文件的收集、积系与归档[J].学校档案,2000,(1).
[2]王戎.办公自动化中的文书档案归档[J].中国档案，2000,(12).
[3]沈国权，姚钱.电子文件对档案管理工作的影响与挑战[J].学校档案，1999,(3).
（作者单位：广东佛山科学技术学院）