浅谈企业档案管理过程中的保密问题

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  不同的企业往往有很多不同的涉密档案,这些机密档案往往是企业的核心秘密,涉及到企业的商业安全,直接关系到企业的未来发展。因此我们必须要在企业档案管理的收集、归档、整理、利用的过程中进行全程管理,确保企业档案保密工作的有序开展。应该积极地构建科学的企业内部档案管理体系,贯彻落实《保密法》以及国家保密局和国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制适用范围的暂行规定》。积极宣传企业档案保密思想,强化档案管理人员的保密意识,从全方位来确保档案管理过程中的保密工作的有效进行。
  (一)建立档案保密机构。为了更好地进行档案管理工作和档案保密工作,更好地协调企业各个部门的档案管理及保密工作,根据统一领导、统一制度的管理原则,企业应该成立档案管理保密工作领导小组。另外还必须要明确企业财务部门、技术部门、生产部门为档案保密工作的关键部门,从源头上对档案管理工作进行规范,防治档案泄密事件的发生,为企业的长远发展提供基本保障。
  (二)做好档案保密宣传工作。企业应该做好档案保密工作的宣传,让企业员工以及相关的档案管理人员认识到档案保密工作是确保企业发展的基本前提,从而让档案管理人员能够遵守国家的相关规定和企业制定的规章制度,切实维护企业自身的利益,保证档案管理工作开展过程中的保密性。
  近年来,由于档案管理人员的自身疏忽而导致企业机密档案泄露,给企业带来严重损失的事件时常发生,这些问题都是因为我们对《档案法》以及企业档案保密工作重要性的宣传力度不足所导致的。因此企业档案管理部门必须要做好档案保密相关问题的宣传,不断提高企业档案管理人员的保密意识,提高他们的法制观念。
  (三)增强管理人员的保密意识。企业档案管理人员是档案规章制度的直接执行者,对于企业档案的保密工作也负有重要的责任。所以,企业档案管理工作能否有效地开展是和档案管理人员的自身素质有直接联系的。档案管理人员不但要拥有较强的政治责任心以及保密意识,同时还必须要拥有专业的档案管理知识,能够深入理解档案保密相关的法律法规;具备较强的文化理论知识,能够从档案管理工作中分析出存在的问题,总结经验,尽快掌握档案管理保密工作的规律;要拥有严谨的工作态度和作风,保持高度的档案保密意识,能够确保在日常的档案管理工作中不泄密。
  (四)明确档案管理人员的职责。档案管理人员的主要工作是确保企业档案的完整性和安全性,同时为企业更好地利用档案提供便利。这不但是档案管理工作的基本任务,同时也是企业进行档案整理、利用的目的所在。企业档案管理的基础工作是确保档案的完整、准确、不散、不乱,这是一项长期的系统工作。此外,企业档案资料必须要通过档案管理人员进行分类整理,进行统一的编目,档案管理人员必须要仔细翻阅每一份档案,但要做到只能看不能说,不能向企业中和企业外的任何人透露机密的档案信息,企业的涉密档案一旦泄露将会给企业带来不可估量的损失。因此,档案管理人员必须要保持警惕,避免档案的丢失和泄露,尽最大努力保证档案材料的安全,为更好地开展档案管理工作打下良好的基础。
  (五)建立健全档案保密工作制度。要结合企业的实际发展情况,建立完善的档案保密工作制度。第一,必须要严格贯彻企业档案管理相关制度,未经企业主要管理人员批准,禁止随意借阅企业档案。第二,严格执行企业印鉴管理规范,设置专人负责,履行领导审批、用印登记原则。第三,对于企业发展部门、技术部门以及生产部门严格进行管理,不得让企业之外的无关人员随意参观和进出;第四,严格执行纪检监察工作中所形成的,涉及到对干部党纪政纪处分决定、案件调查处理情况、干部任用征求意见函、信访举报等内容的档案的管理措施。第五,完善移动存储设备使用规范。以上各项规章制度的制定和实施能够进一步确保企业的档案保密工作顺利开展,并且确保取得较好的效果。
  (六)科学处理档案的利用与保密问题。在实际的档案管理过程中,企业档案的利用与保密应该是一种矛盾的关系,企业档案管理工作的目的是为了利用它来帮助企业管理人员进行科学的决策;而很多档案材料中都有关于企业发展的机密资料,因此不能随意借阅。对涉密档案进行保密管理的目的是为了更好地利用,这里的利用是有时间、地点、范围约束的,保存而不利用便失去了档案管理工作的意义,更失去了档案材料的自身价值。当然,企业档案材料的利用必须要建立在保密的基础之上,随意的借阅会给企业带来无法预计的损失。因此我们必须要处理好档案材料利用与保密工作之间的关系,这样才能够确保档案材料真正服务于企业,促进企业的稳定健康发展。
  (七)做好企业档案库房的管理。档案库房是企业档案保存的重要地点,必须要注意的是,不是随便一间办公室就能够当作企业档案库房的。从档案材料保密工作的角度而言,我们应该避免将档案库房设置在办公楼的底层或者地下室;档案库房的门窗必须要进行加固,保证“三铁”(铁门、铁窗、铁柜),防止珍贵档案材料失窃。在实际工作中,应该尽可能地将档案库房和办公室、企业生产车间分开,并且要设置专人对其进行管理,制定完善的档案库房管理规范,禁止无关人员随意进出档案库房。实践证明,只有对档案库房进行有效的管理,档案保密工作才会有基本的保障。
  (作者单位:江苏省电力公司南京供电公司)
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