1 人事档案传统整理工作中的弊端
　　
　　1．1 多年来因历史原因及其他诸多因素，人事档案材料纸张大小不一，五花八门。而在整理中执行干部和职工档案整理工作有关要求，案卷内纸张全部要采用16开纸型．“对大于16开纸型的材料要进行折叠、裁剪，小于1开纸型的材料要进行托裱”。为了保证案卷的整齐美观，档案人员对这些大小不一的纸张要进行全方位的技术加工：或进行剪切，或折叠，有些小的纸张还要进行裱糊，对那些因字迹而影响装订的还要进行加边处理。这些整理前的修整工作就要耗费大量的时间与精力，稍有疏忽还可能切掉或压住字迹，造成无法弥补的损失。
　　
　　1．2 按照干部和职工档案整理工作的要求，人事档案要经过整理、折叠、剪裁、修补、裱糊、打孔后装订成册。这样虽然有利于档案的安全与保管，但是人事档案每年都有新的材料形成，按文件规定：对收集的人事档案材料要在一个月内归人档案袋(盒)内，每两年装订人卷归档一次。材料需要归档时，必须把已装订好的档案拆开，放进新材料后又重新打孔装订，这样反复拆装打孔，给档案造成的损伤是不言而喻的。
　　
　　2 人事档案也应以“件”为单位整理
　　
　　自《归档文件整理规则》实行以来，档案工作者普遍感受到了“文件级”整理带来的便利。为此，我认为对于人事档案也应采用“文件级”整理的方法。当然，这并不是说将收集来的材料散乱地放在档案袋里。档案人员还要对材料按照十大类的方法进行分类，在每大类中按照文件材料归档的先后顺序编制一个件号，每件上加盖档号、件号章，同时每一类的首页前附上一页“类别内目录”。然后使用一个特制的不锈钢夹子夹住，这样既可与其他类别区分，同时也方便查找提高效率。如此整理好后，将该人员的所有材料装入档案盒内。一卷人事档案就可放至档案架上了。这种整理方法与案卷整理法相比较有诸多的优势。
　　
　　2．1 有利于档案材料的保护。人事档案的特点是每个人的档案内容随着个人实践活动的逐步增加，每年都会形成新的材料。如果按一个人从24岁开始工作，到60岁退休，按现行规定每两年装订一次，一个人的档案在退休前就要反复拆、装18次，其自然磨损程度是可想而知的。而采用以“件”为单位整理方法时，每年对新收集的档案材料，只需要把编好档号、件号的材料插入相应类别中，夹上夹子就可以了。对前期归档的材料不会因反复拆装而造成损坏，能大大延长档案的寿命。
　　
　　2．2 加强人事档案安全与保密工作。整卷整理的人事档案材料借出时，档案人员往往要对档案中主要的原始记录情况进行登记备案。这样在归还时，便于核对内容，防止档案信息被改动。而以“件”为单位进行整理的人事档案在借阅时更为安全。如需要利用档案中某个材料时，只要抽出需要部分，不必整卷拿出，防止人为删改档案内容或抽页现象的发生。即便有所改动，根据与之相关档案材料核对也可很快查出。而对那些属于个人隐私的信息也不会扩大知情范围，同时防止在利用过程中光线、灰尘等因素对档案材料造成损害，也有利于延长档案的寿命。
　　
　　2．3 减化档案整理过程中的繁琐工序。人事档案按“件”整理时，只需分类、编号、登记卷内目录，取齐左、下两侧后，夹入特制的档案夹，一册美观、实用的档案就形成了。
　　
　　2．4 人事档案采用文件级装订后，档案人员能从繁琐的工作程序中解放出来。这就有了更多的时间和精力开展人力资源信息的分析研究工作，开发出档案本身所具有的潜在价值，使档案成为真正的信息资源，更好地为领导的人事决策工作服务。
　　
　　2．5 “文件级”管理有利于人事档案信息化进程。人事档案信息化是提高工作效能的重要方面和必然要求。文件级整理更适应档案信息化、网络化管理，可以保证各级领导干部根据不同的工作需要，随时调阅所需人事档案资料，从而提高信息利用的效率。
　　(作者单位：中原油田档案处)