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摘 要：文章首先分析了办公自动化的相关概念及其发展过程，最后探讨了办公自动化的发展趋势。
关键词：办公自动化；发展阶段；发展趋势
办公自动化（Office Automation），简称OA，是当前世界新技术革命中一个非常活跃，且具有很强生命力的技术应用领域，是一门正在发展的综合性科学技术，是信息化社会的产物。它涉及计算机科学、通信技术、行为科学、系统工程学、人机工程学和管理科学等多个学科的知识。
20世纪四十年代，在美国的部分企业开始使用机器来处理办公室的业务，当时美国人把这种手段叫做办公自动化（Office Automation），简称OA。由于技术和经济的发展，它早已超出了狭窄的办公室的概念，包括了办公与管理的范畴，人们通称为办公自动化。
一、办公自动化的定义及相关概念
我国的专家学者在全国第一次办公自动化规划讨论会上，综合了国内外的各种意见，将办公自动化定义为：办公自动化就是将计算机技术、通讯技术、信息技术和软科学等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而实现办公活动的科学化、自动化，最大限度地提高工作质量、工作效率和改善工作环境。其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求得更好的效果，以达到既定目标。通俗地讲，办公自动化是利用现代化的设备和技术，代替办公人员的部分业务活动，优质高效地处理办公信息和事务。
一个办公自动化系统主要由六种要素组成：办公人员、指导理论、科学技术、网络通讯、办公环境和信息资源。办公自动化的基本构件：办公自动化设备和办公自动化软件。
办公自动化系统是指利用先进的科学技术，不断使办公人员的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。它是办公自动化的具体表现。
二、办公自动化的发展阶段
第一阶段：文件型OA （1980～ 1999年）。在1985年召开的全国首次办公自动化规划会议上，人们对OA有了初步的认识。最初的办公自动化是从单机版的办公应用软件开始，以Lotus12- 3、WPS、MSOFFICE软件为代表，实现了由手工到电脑的转变，当时OA被称为“无纸化办公”。到了20世纪90年代，随着网络经济的到来，政府和企业开始搭建网络，建立自己的邮件系统，并借助Lotus Notes等平台做初步的应用开发，一些工作审批、流转也有了初步的雏形，实现了信息的交流与共享，此时OA的概念逐渐形成。这一阶段的OA系统以个人电脑和办公套件为主要特征，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃，实现了个体工作的自动化。
第二阶段：协同型OA（2000～ 2005年）。该阶段以工作流为中心，增加了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理等眾多实用功能。这一阶段的办公自动化系统更多地承担了信息通道的任务，建立和完善了各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境，为办公提供一个自动化工具。在办公自动化覆盖到的办公机构内，所有员工都可以通过办公自动化系统，根据各自的权限了解自己的工作任务及需要的信息。第二阶段的OA也汲取了“协同”的思想，整合了以团队协作和项目管理为目标的沟通合作软件工具，体现协同思想的一些功能模块也逐步嵌入到企业的OA系统，成为OA系统的一大亮点。
第三阶段：知识型OA（2006～ 2010年）。随着OA系统应用的逐步深入，客户的要求也越来越高，OA发展也派生出全新的气象。以“知识管理”为思想，以“协同”为工作方式，以“门户”为技术手段，整合企业内的信息资源发展出来的OA系统，即通常所说的“知识型OA”，它将知识管理的思想融入到日常的办公协同平台软件中去。OA系统不仅是日常协同办公的平台，更是一个企业进行知识管理的基本平台，传统的OA系统已经全面蜕变成企业的管理支撑平台。从这个意义上说，办公实际上是一个管理过程，由于电子商务时代的企业事务处理对象瞬息万变，这就要求作为企业日常业务处理基础平台的办公自动化系统，能够提供足够的灵活应变和开放交互能力。在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制，这些基本要求在以知识管理为核心的办公自动系统中都将得到更好地满足。通过利用先进的协作技术，帮助企业提高整体业务水平。
第四阶段：智能型OA（2011年后）。随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终OA系统将会脱胎换骨，全新的“智能型OA”将成为未来的发展方向。它将更关注企业的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。
三、办公自动化的发展趋势
办公自动化是一个动态的发展过程，它的具体内容、形式和自动化程度随着相关的关键技术、理论和办公需求的发展而不断变化。因此，办公自动化的发展，在很大程度上取决于办公自动化技术的发展。办公自动化技术的发展主要包括以下几个方面：
（一）办公自动化设备。由于计算机和通信技术的发展，使办公自动化设备的性能价格比大幅度提高，从而有利于办公自动化技术的推广利用，新的设备也不断推出。
（二）人机交互界面。办公活动离不开人，办公设备也需要人来操纵。从20世纪60年代的批处理操作到70年代的分时系统联机终端上操作，已使人机交互界面得到改进。而图形提示、菜单指引加鼠标器选择使人机交互界面产生了又一次飞跃。Windows操作系统的推出使操作系统更加形象直观，有利于办公自动化技术的推广和应用。
（三）系统集成技术。由于近年来计算机系统的开放性、兼容性，使办公自动化软件和硬件的集成更为方便。例如，Unix操作系统的推广和应用使多种软件移植和集成提供了平台，使系统配置具有更大的灵活性和方便性。
（四）多媒体技术。 20世纪90年代以后发展成熟起来的多媒体技术，集声音、文字、图形、图像、音乐、动画和视听技术于一体，使人机交互界面达到了一个新的境界，也必将给办公自动化技术的发展带来新突破。
办公自动化技术的发展趋势，基本上决定了办公自动化的发展方向。办公自动化的发展趋势是：整个办公系统向数字化、智能化、无纸化、综合化发展；办公自动化设备向高性能、多功能、复合化、系统化发展；计算机构成的办公工作站向能同时处理文字、数据、图形、图像、声音等多功能发展；通信在办公自动化系统中的地位将进一步增强，全球性的通信网络体系将逐步建立。
参考文献
[1]邱宗吾.办公自动化基础[M].北京：北方经贸出版社，2012.
[2]沈美梨，陈孟建.现代办公自动化教程[M].北京：科学技术出版社，2014.
关键词：办公自动化；发展阶段；发展趋势
办公自动化（Office Automation），简称OA，是当前世界新技术革命中一个非常活跃，且具有很强生命力的技术应用领域，是一门正在发展的综合性科学技术，是信息化社会的产物。它涉及计算机科学、通信技术、行为科学、系统工程学、人机工程学和管理科学等多个学科的知识。
20世纪四十年代，在美国的部分企业开始使用机器来处理办公室的业务，当时美国人把这种手段叫做办公自动化（Office Automation），简称OA。由于技术和经济的发展，它早已超出了狭窄的办公室的概念，包括了办公与管理的范畴，人们通称为办公自动化。
一、办公自动化的定义及相关概念
我国的专家学者在全国第一次办公自动化规划讨论会上，综合了国内外的各种意见，将办公自动化定义为：办公自动化就是将计算机技术、通讯技术、信息技术和软科学等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而实现办公活动的科学化、自动化，最大限度地提高工作质量、工作效率和改善工作环境。其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求得更好的效果，以达到既定目标。通俗地讲，办公自动化是利用现代化的设备和技术，代替办公人员的部分业务活动，优质高效地处理办公信息和事务。
一个办公自动化系统主要由六种要素组成：办公人员、指导理论、科学技术、网络通讯、办公环境和信息资源。办公自动化的基本构件：办公自动化设备和办公自动化软件。
办公自动化系统是指利用先进的科学技术，不断使办公人员的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。它是办公自动化的具体表现。
二、办公自动化的发展阶段
第一阶段：文件型OA （1980～ 1999年）。在1985年召开的全国首次办公自动化规划会议上，人们对OA有了初步的认识。最初的办公自动化是从单机版的办公应用软件开始，以Lotus12- 3、WPS、MSOFFICE软件为代表，实现了由手工到电脑的转变，当时OA被称为“无纸化办公”。到了20世纪90年代，随着网络经济的到来，政府和企业开始搭建网络，建立自己的邮件系统，并借助Lotus Notes等平台做初步的应用开发，一些工作审批、流转也有了初步的雏形，实现了信息的交流与共享，此时OA的概念逐渐形成。这一阶段的OA系统以个人电脑和办公套件为主要特征，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃，实现了个体工作的自动化。
第二阶段：协同型OA（2000～ 2005年）。该阶段以工作流为中心，增加了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理等眾多实用功能。这一阶段的办公自动化系统更多地承担了信息通道的任务，建立和完善了各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境，为办公提供一个自动化工具。在办公自动化覆盖到的办公机构内，所有员工都可以通过办公自动化系统，根据各自的权限了解自己的工作任务及需要的信息。第二阶段的OA也汲取了“协同”的思想，整合了以团队协作和项目管理为目标的沟通合作软件工具，体现协同思想的一些功能模块也逐步嵌入到企业的OA系统，成为OA系统的一大亮点。
第三阶段：知识型OA（2006～ 2010年）。随着OA系统应用的逐步深入，客户的要求也越来越高，OA发展也派生出全新的气象。以“知识管理”为思想，以“协同”为工作方式，以“门户”为技术手段，整合企业内的信息资源发展出来的OA系统，即通常所说的“知识型OA”，它将知识管理的思想融入到日常的办公协同平台软件中去。OA系统不仅是日常协同办公的平台，更是一个企业进行知识管理的基本平台，传统的OA系统已经全面蜕变成企业的管理支撑平台。从这个意义上说，办公实际上是一个管理过程，由于电子商务时代的企业事务处理对象瞬息万变，这就要求作为企业日常业务处理基础平台的办公自动化系统，能够提供足够的灵活应变和开放交互能力。在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制，这些基本要求在以知识管理为核心的办公自动系统中都将得到更好地满足。通过利用先进的协作技术，帮助企业提高整体业务水平。
第四阶段：智能型OA（2011年后）。随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终OA系统将会脱胎换骨，全新的“智能型OA”将成为未来的发展方向。它将更关注企业的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。
三、办公自动化的发展趋势
办公自动化是一个动态的发展过程，它的具体内容、形式和自动化程度随着相关的关键技术、理论和办公需求的发展而不断变化。因此，办公自动化的发展，在很大程度上取决于办公自动化技术的发展。办公自动化技术的发展主要包括以下几个方面：
（一）办公自动化设备。由于计算机和通信技术的发展，使办公自动化设备的性能价格比大幅度提高，从而有利于办公自动化技术的推广利用，新的设备也不断推出。
（二）人机交互界面。办公活动离不开人，办公设备也需要人来操纵。从20世纪60年代的批处理操作到70年代的分时系统联机终端上操作，已使人机交互界面得到改进。而图形提示、菜单指引加鼠标器选择使人机交互界面产生了又一次飞跃。Windows操作系统的推出使操作系统更加形象直观，有利于办公自动化技术的推广和应用。
（三）系统集成技术。由于近年来计算机系统的开放性、兼容性，使办公自动化软件和硬件的集成更为方便。例如，Unix操作系统的推广和应用使多种软件移植和集成提供了平台，使系统配置具有更大的灵活性和方便性。
（四）多媒体技术。 20世纪90年代以后发展成熟起来的多媒体技术，集声音、文字、图形、图像、音乐、动画和视听技术于一体，使人机交互界面达到了一个新的境界，也必将给办公自动化技术的发展带来新突破。
办公自动化技术的发展趋势，基本上决定了办公自动化的发展方向。办公自动化的发展趋势是：整个办公系统向数字化、智能化、无纸化、综合化发展；办公自动化设备向高性能、多功能、复合化、系统化发展；计算机构成的办公工作站向能同时处理文字、数据、图形、图像、声音等多功能发展；通信在办公自动化系统中的地位将进一步增强，全球性的通信网络体系将逐步建立。
参考文献
[1]邱宗吾.办公自动化基础[M].北京：北方经贸出版社，2012.
[2]沈美梨，陈孟建.现代办公自动化教程[M].北京：科学技术出版社，2014.