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摘要：单位档案不仅仅是放在档案室内保存的一系列材料，它见证着一个单位的发展，积累着单位的荣誉。对学校而言，一个严谨、完善的档案管理体系在学校建设发展中有着重要的意义。但是当前学校档案管理工作中存在着档案工作不受重视、档案材料残缺、档案开放利用率不高等问题。究其原因，是对于档案管理在学校建设发展中的作用认识不足。要建立起规范完善的学校档案管理体系，就要充分认识档案管理的作用。规范档案管理，利于树立学校形象和价值观；利于提升学校管理水平；利于学校各类评估检查；利于衡量学校的教育教学质量；利于梳理学校文化积淀；利于学校各项工作凭证查询。
关键词：档案管理学校发展凭证资料
中图分类号：S271文献标识码： A
学校档案是学校集体或个人在管理、教学、教研等活动中直接形成的、具有查考利用价值的各种文字、图表、图片、声像等形态的原始记录材料，它是对学校建设的真实记录，客观地反映着领导决策、基础设施建设、学科建设、人才培养等各方面的过程和成果，真实地反映一定时期学校的教育、教学、科研和社会实践活动。是学校在管理和发展中重要的信息资源，是学校进行教学、教研和管理的必要条件，是提高学校工作效率和进行教育改革，维护学校真实面貌的重要依据，直接反映学校教学质量和管理水平，又关系到每个教职工、每个学生的合法权益。对学校的发展具有举足轻重的地位和作用。
一、当前学校档案工作的现状
随着社会的发展，人们观念的更新，学校各部门对档案的利用与依赖也逐渐增强，档案管理逐步被学校领导所重视。但在实际工作中，学校档案管理仍然处于“被忽略”“被轻视”的地位，学校档案管理的现状堪忧。
通过走访和实际调查，发现当前各学段学校档案工作中存在着以下几点问题：
1.档案管理的意识淡薄。学校档案管理是一项完善的科学教育工程，一般分为行政管理、教学管理、学生管理等几部分。但不少学校忽视档案管理，没有认识到档案管理是学校管理的一个重要组成部分，存在 “重教学，轻行政”的意识，认为档案工作混乱并不影响学校的运作与发展。[1]结果就造成一下几种情况：学校档案室建设不规范，有些规模较小的学校，甚至没有综合档案室；学校档案管理制度不规范，缺乏成套的规范的档案管理体系，有的学校甚至没有建立健全的档案管理制度和必要的监督机制,；似乎“档案没什么用了” “弃档”现象越来越严重，档案资料不能及时归档，造成资料残缺。
2. 档案材料残缺不全。从学校层面来说，缺乏强烈的归档意识，在日常的工作中，不注重收集对学校有用的档案材料。档案室不能及时提醒和督促相关人员在平时工作中留下宝贵资料。从在部门层面来说，各部门为了查找方便，把本部门利用率较高的，对本部门有用的档案存放在自己部门，分散管理，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象严重。从个人层面来说，少数人员具有档案私有化的心态，认为自己部门的档案是自己劳动的成果，把一些珍贵的档案材料藏着掖着，甚至自己出去开会领取到一些重要文件都自己保存，感觉移交给档案室是“把自己的儿子交给了别人！”不方便，“不如自己养着”。这就造成了学校层面的档案资料缺损。
3. 档案开放利用率不高。正因为教职工们档案意识淡薄，档案材料又残缺不全，学校不重视档案的利用和管理。再加上很多人认为档案管理工作只是整理装订，工作轻松。所以很多学校没有设置专职的档案管理员，多为身兼数职，而且档案管理人员的文化水平和专业水平都不高，对档案的搜集、使用缺乏指导，或者业务不熟练，结果就导致学校工作中可以利用档案的时候想不到利用，需要利用档案的时候找不到资料，从而造成档案利用率不高。
造成上述问题的根本原因在于档案意识不足，因为档案意识不足，才没有规范的档案管理，因为没有规范的科学的档案管理，才导致档案资料残缺，利用率不高。正因为学校档案利用率不高，才容易使各级人员忽视档案的存在，忽视档案工作的重要性，档案工作就越来越不受重视，档案材料也越来越难以收集。如此一来，便造成了恶性循环。
其实，档案既是学校发展的历史记录，又是学校工作不可缺少的组成部分。一个严谨、完善的档案管理体系可以大大地提高学校管理水平，可以为学校的发展发挥巨大的作用。
二、规范档案管理对学校发展建设的重要性
档案不只是放在档案室内保存的材料，它能够及时体现学校在各个时期的中心工作，规范档案管理和充分利用档案能够提升学校管理水平、办学能力、教学质量。可以说学校档案管理，是规范学校管理的重要途径之一。
（一）规范档案管理，利于树立学校形象和价值观
教育体制改革的深化和社会竞争机制的逐步完善，促使学校从重视师资力量、教育硬件、生源素质等方面，迅速走向重视对教育教学工作的深层次管理，树立学校的自身形象和价值观，从而在教育培养高素质的人才的同时，树立学校自身形象和价值观，对当前学校教育教学工作不无启迪意义。
学校档案是学校直接记录和反映学校活动，保存备查和各种学校文件的总称，是学校树立自身形象和价值观，从而树立学校文化的载体，可作为学校自身形象和价值观建设的历史借鉴和参考，也是学校自身形象和价值观建设的直接依据和载体，以及重要的组成部分。
学校工作不但是教师管理学生的过程，又是学生体现教师成就的过程。学生的成绩可以体现教师的能力，学生的素质可以体现学校的校风。例如：档案室收集的每一位学生的成绩，记载着每一届毕业生的总体素质。有他们从入学至毕业的步步脚印、录取名册、成绩登记、奖惩情况、学籍情况、毕业证书等一系列材料，可为社会提供合格人才，这都离不开档案作证明。学校应规范档案管理，建立、健全档案管理制度，以保证文件资料归档的渠道畅通无阻，使档案室成为学校自身形象和价值观建设的文化基地，充分利用档案参与教职员工的文化生活，积极参与学校自身形象和价值观建设，树立学校形象。
（二）规范档案管理，利于提升学校管理水平
在学校管理中，学校档案具有其特殊性，它既有行政年度形成的材料，也有教学年度形成的材料，既有学校内部形成的材料，也有教师和学生形成的材料。因此，一所学校，如果能把自己历年工作实绩的所有资料，全面系统地划类归档，进行有机的系统整理，使之成为一个整体，那么这所学校在管理上，就会形成一个规范有序的管理体系，学校的各项工作和管理提升到一个新的台阶。
档案可以为领导提供决策依据。学校的档案记载着学校各方面的经验结果和各种数据报告。当学校领导需要制定发展规划、方案方针时，就非常需要了解学校某方面工作的历史，从中汲取一些经验和教训。这时，如果学校的档案材料比较完整和齐全，领导就能通过档案，充分根据学校自身的实际情况，制定出符合校情的决策。此外，当学校遇到一些困难和问题时，档案材料也可以提供一些前车之鉴，借以參考。
档案资料可以规范教师管理。教师业务档案是学校教学档案的重要组成部分之一，其中有很大一部分是记录和保存学校教学经验和成果的重要内容，这些档案记载了无数教师多少年来辛勤的汗水，反映了学校总体的教学水平，是学校教职员工的劳动结晶。例如，《学科教学进度表》便于检查任课教师执行课程标准及教学计划情况；《教师工作量统计表》，重点存入学校总课程表和教师授课一览表，分学期统计，便于了解教师承担工作量情况；《教师调串课登记簿》以“调课卡”适时调课，学期统计，记录教师因病因事调串课节数，计算教师工作量等等。建立健全教师业务档案，有利于教师队伍的建设，促进教师努力提高思想素质和业务技能；有利于积累教师工作成果，为教师聘任和职称评定提供科学依据；有利于教师管理体制的改革。通过建立健全教师业务档案，使教师管理更加科学化、民主化、规范化，为逐步实现现代化教育管理创造条件。
规范档案管理可以规避风险。如果一个学校很多档案材料的内容不完整，该审核的地方无人签字，该说明的问题没有反映出来，重复的文件较多，那必然会造成管理混乱，给学校带来风险，造成一定的不良后果。比如，如果一份合同双方任何一方没签字或者没有敲章就存档，这份这份合同就是无效的。万一日后出现了合同纠纷，无效的合同不能成为参考依据，严重的则可能导致经济损失。规范档案管理，严格按照归档要求形成高质量的档案材料，就可以从根本上规避管理中的风险。比如，在合同形成时就严格把关，双方签章、条款、内容都填写完整的合同才能归档等。加强细节的把握，规避了风险。又如：完整的《学生健康监测统计表》，对主要病症如近视、地方病等进行登记，便于有针对性地采取防治措施。规避校园大型传染病爆发的风险。
（三）规范档案管理，利于学校各类评估检查
为促进学校的教学改革和教学质量的稳健提高，各级各类教育行政部门不断开展相关评估检查。各种类型的评估, 不论其评估工作程序、组织机构、指标体系如何确定, 最终必将依赖于档案材料, 才能对学校的工作形成一个公正、客观、全面的评估。[2] 因为档案是在学校教育教学和管理工作中直接形成的第一手资料，只有档案才能反映学校历史过程的最真实的面貌。可见档案在学校评估检查中起着至关重要的凭证作用，是评估检查的基础。
每个学校在各类评估检查中，都要从档案材料中组建、整理出大量对达到评估指标体系要求所佐证的文字材料或图片材料。特别是碰到一些关乎学校前途发展的重要评估（例如：文明单位、安全文明校园、市重点、区重点等升级、评级的评估，学校教学质量的评估等）时，如何让这些佐证材料突出亮点，证据有力，拼的就是馆藏是否丰富，材料是否完整、齐全、规范。
如果学校对于评估专家所需要的资料都能及时完整地提供，并且评估材料有特色、有亮点，就是对学校的综合实力最好的证明，对评估结果也就起到了推波助澜的作用。反之，如果学校的档案材料残缺不全，查找困难，不但会给评估者留下不好的印象，更缺少达标的依据，则可能导致评估的失败，从而影响学校的发展。
(四)规范档案管理，利于衡量学校的教育教学质量
一个学校表面功夫做得再好也取代不了教学在学校发展中的地位。教育教学始终是学校的根基，教学质量的提高才是生源的保证，才是学校发展的根本动力。学校必须提高教学质量才能在众多的学校竞争中脱颖而出。因此，对于学校档案来说，教学档案的完善和丰富显得尤为重要。
学校在教学过程中，形成大量的教学经验和教学管理的实践经验总结，这都是每位教师在平时教学过程中逐步积累起来的宝贵财富，同时也是学校在各个时期发展过程中教育质量进展的真实反映。因此，学校档案通过系统的整理归档，便能直接反映出学校的教学质量。例如：《评优先登记表》，包括三好学生、优秀学生干部、优秀少先队员等，每学期或每学年一统计，按各年级各班填写，便于对比分析；《学籍表》，每年学生从入学到毕业，全程记载其学习情况，每人一张表，同时和健康卡片、体育达标卡、个人荣誉证书等装入“成长记录袋”，一人一袋；便于整体掌握学生的成长过程；《学困生登记册》，按年级分班填写，包括学生年龄、性别、家长姓名、工作单位、主要问题、帮教措施等；便于针对性的调整学校教育教学政策。
教学研究对于学校来说是一项常规工作。要进行教学研究, 提高管理水平和教育质量，就需要不断地总结经验, 吸取教训, 在原有的基础上加以完善和提高, 教学档案无疑对教学研究提供了依据和条件。[3]
（五）规范档案管理，利于梳理学校文化积淀
一个学校的历史、文化积淀决定着学校的办学底蕴，而展示这种办学底蕴的最好形式是校史展列或者大型的校庆活动。大型的校庆活动是学校整个历史的展示，是学校对外的综合展示和宣传，具有一定的社会效应。一次成功、出色的校庆活动能提高学校的知名度，进而优化生源，间接推进学校发展。无论是校庆活动各个阶段文件材料的起草，还是校史的编撰，或是教学科研成果展和校史馆的布展，都要依据和参考学校各类档案材料。在一场校庆活动中，档案室需要提供学校历史变迁、组织沿革、历任领导、机构变化、教学成果、荣誉称号、名人名录等各方面的珍贵历史资料。这些材料不仅仅包括文书材料，更涉及声像档案、实物档案等各种形式和载体的档案史料。这些都是编写校庆纪念册的基本素材。
《学校基本情况统计表》，包括学生数、班级数、任课教师数，其中男女数，学历情况，教龄情况，一年一统计，长期保存，便于总结学校发展情况，写好校史。
学校档案材料是否齐全，决定着对学校发展过程、文化积淀梳理的难易。珍贵史料是否收集到位，对校庆活动是否能成功举办意义重大。同时，校庆等大型活动的举办也是对学校档案材料是否齐全，馆藏是否丰富的有利检验。
（六）规范档案管理，利于学校各项工作凭证查询
从档案与其他文件材料的区别上来看，只有具有查考利用价值的材料才能被称之为档案。所以，档案一定是能作为学校各项工作的查询依据的。
从学校常规工作来讲，现在大多数学校档案管理工作已经向数字化、网络化发展，加上电子档案的形成，为学生成绩的查询、学生学籍的管理、学校教学课程安排等工作提供了方便。档案材料的产生就是源于学校的日常工作的各个环节，档案是学校各项工作的印迹，因此，档案自然而然地成为了各项工作查阅的凭证。
另外，许多档案材料间彼此关联，一份档案材料本身可能就是另一份档案材料的依据。比如：一个教师的工资与他的工作量相关，而一位教师的授课表就是统计其工作量的依据。
档案管理是学校整体工作不可缺少的组成部分，一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。积极开展学校档案规范化管理，对于加强学校建设、促进教学改革、提高教育质量、开展科学研究、推动学校科学发展等，无疑具有十分重要的意义。[4]
一所学校，如果能把自己历年工作实绩、教育教學的所有资料，全面系统地划类归档，进行有机的系统整理，使之成为一个整体，那么这所学校在管理上，就会形成一个规范有序的管理体系，学校的各项工作和管理就会提升到一个新的管理层次，将进一步促进学校和谐、有序地发展。
参考文献:
[1]李家文.学校档案管理工作初探 [J].职业技术，2012（2）：122
[2]刘乐友. 关于学校评估与档案工作的思考. 黄石教育学院学报.2001（2）：43
[3]陆翠萍. 从教学档案的使用功能看教学档案的重要性. 重庆交通学院学报( 社科版).2006（4）：129
[4]顾孔仲，宁俊芝. 当前学校档案管理工作存在的问题与对策[J].科技信息，2010（15）：198
关键词：档案管理学校发展凭证资料
中图分类号：S271文献标识码： A
学校档案是学校集体或个人在管理、教学、教研等活动中直接形成的、具有查考利用价值的各种文字、图表、图片、声像等形态的原始记录材料，它是对学校建设的真实记录，客观地反映着领导决策、基础设施建设、学科建设、人才培养等各方面的过程和成果，真实地反映一定时期学校的教育、教学、科研和社会实践活动。是学校在管理和发展中重要的信息资源，是学校进行教学、教研和管理的必要条件，是提高学校工作效率和进行教育改革，维护学校真实面貌的重要依据，直接反映学校教学质量和管理水平，又关系到每个教职工、每个学生的合法权益。对学校的发展具有举足轻重的地位和作用。
一、当前学校档案工作的现状
随着社会的发展，人们观念的更新，学校各部门对档案的利用与依赖也逐渐增强，档案管理逐步被学校领导所重视。但在实际工作中，学校档案管理仍然处于“被忽略”“被轻视”的地位，学校档案管理的现状堪忧。
通过走访和实际调查，发现当前各学段学校档案工作中存在着以下几点问题：
1.档案管理的意识淡薄。学校档案管理是一项完善的科学教育工程，一般分为行政管理、教学管理、学生管理等几部分。但不少学校忽视档案管理，没有认识到档案管理是学校管理的一个重要组成部分，存在 “重教学，轻行政”的意识，认为档案工作混乱并不影响学校的运作与发展。[1]结果就造成一下几种情况：学校档案室建设不规范，有些规模较小的学校，甚至没有综合档案室；学校档案管理制度不规范，缺乏成套的规范的档案管理体系，有的学校甚至没有建立健全的档案管理制度和必要的监督机制,；似乎“档案没什么用了” “弃档”现象越来越严重，档案资料不能及时归档，造成资料残缺。
2. 档案材料残缺不全。从学校层面来说，缺乏强烈的归档意识，在日常的工作中，不注重收集对学校有用的档案材料。档案室不能及时提醒和督促相关人员在平时工作中留下宝贵资料。从在部门层面来说，各部门为了查找方便，把本部门利用率较高的，对本部门有用的档案存放在自己部门，分散管理，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象严重。从个人层面来说，少数人员具有档案私有化的心态，认为自己部门的档案是自己劳动的成果，把一些珍贵的档案材料藏着掖着，甚至自己出去开会领取到一些重要文件都自己保存，感觉移交给档案室是“把自己的儿子交给了别人！”不方便，“不如自己养着”。这就造成了学校层面的档案资料缺损。
3. 档案开放利用率不高。正因为教职工们档案意识淡薄，档案材料又残缺不全，学校不重视档案的利用和管理。再加上很多人认为档案管理工作只是整理装订，工作轻松。所以很多学校没有设置专职的档案管理员，多为身兼数职，而且档案管理人员的文化水平和专业水平都不高，对档案的搜集、使用缺乏指导，或者业务不熟练，结果就导致学校工作中可以利用档案的时候想不到利用，需要利用档案的时候找不到资料，从而造成档案利用率不高。
造成上述问题的根本原因在于档案意识不足，因为档案意识不足，才没有规范的档案管理，因为没有规范的科学的档案管理，才导致档案资料残缺，利用率不高。正因为学校档案利用率不高，才容易使各级人员忽视档案的存在，忽视档案工作的重要性，档案工作就越来越不受重视，档案材料也越来越难以收集。如此一来，便造成了恶性循环。
其实，档案既是学校发展的历史记录，又是学校工作不可缺少的组成部分。一个严谨、完善的档案管理体系可以大大地提高学校管理水平，可以为学校的发展发挥巨大的作用。
二、规范档案管理对学校发展建设的重要性
档案不只是放在档案室内保存的材料，它能够及时体现学校在各个时期的中心工作，规范档案管理和充分利用档案能够提升学校管理水平、办学能力、教学质量。可以说学校档案管理，是规范学校管理的重要途径之一。
（一）规范档案管理，利于树立学校形象和价值观
教育体制改革的深化和社会竞争机制的逐步完善，促使学校从重视师资力量、教育硬件、生源素质等方面，迅速走向重视对教育教学工作的深层次管理，树立学校的自身形象和价值观，从而在教育培养高素质的人才的同时，树立学校自身形象和价值观，对当前学校教育教学工作不无启迪意义。
学校档案是学校直接记录和反映学校活动，保存备查和各种学校文件的总称，是学校树立自身形象和价值观，从而树立学校文化的载体，可作为学校自身形象和价值观建设的历史借鉴和参考，也是学校自身形象和价值观建设的直接依据和载体，以及重要的组成部分。
学校工作不但是教师管理学生的过程，又是学生体现教师成就的过程。学生的成绩可以体现教师的能力，学生的素质可以体现学校的校风。例如：档案室收集的每一位学生的成绩，记载着每一届毕业生的总体素质。有他们从入学至毕业的步步脚印、录取名册、成绩登记、奖惩情况、学籍情况、毕业证书等一系列材料，可为社会提供合格人才，这都离不开档案作证明。学校应规范档案管理，建立、健全档案管理制度，以保证文件资料归档的渠道畅通无阻，使档案室成为学校自身形象和价值观建设的文化基地，充分利用档案参与教职员工的文化生活，积极参与学校自身形象和价值观建设，树立学校形象。
（二）规范档案管理，利于提升学校管理水平
在学校管理中，学校档案具有其特殊性，它既有行政年度形成的材料，也有教学年度形成的材料，既有学校内部形成的材料，也有教师和学生形成的材料。因此，一所学校，如果能把自己历年工作实绩的所有资料，全面系统地划类归档，进行有机的系统整理，使之成为一个整体，那么这所学校在管理上，就会形成一个规范有序的管理体系，学校的各项工作和管理提升到一个新的台阶。
档案可以为领导提供决策依据。学校的档案记载着学校各方面的经验结果和各种数据报告。当学校领导需要制定发展规划、方案方针时，就非常需要了解学校某方面工作的历史，从中汲取一些经验和教训。这时，如果学校的档案材料比较完整和齐全，领导就能通过档案，充分根据学校自身的实际情况，制定出符合校情的决策。此外，当学校遇到一些困难和问题时，档案材料也可以提供一些前车之鉴，借以參考。
档案资料可以规范教师管理。教师业务档案是学校教学档案的重要组成部分之一，其中有很大一部分是记录和保存学校教学经验和成果的重要内容，这些档案记载了无数教师多少年来辛勤的汗水，反映了学校总体的教学水平，是学校教职员工的劳动结晶。例如，《学科教学进度表》便于检查任课教师执行课程标准及教学计划情况；《教师工作量统计表》，重点存入学校总课程表和教师授课一览表，分学期统计，便于了解教师承担工作量情况；《教师调串课登记簿》以“调课卡”适时调课，学期统计，记录教师因病因事调串课节数，计算教师工作量等等。建立健全教师业务档案，有利于教师队伍的建设，促进教师努力提高思想素质和业务技能；有利于积累教师工作成果，为教师聘任和职称评定提供科学依据；有利于教师管理体制的改革。通过建立健全教师业务档案，使教师管理更加科学化、民主化、规范化，为逐步实现现代化教育管理创造条件。
规范档案管理可以规避风险。如果一个学校很多档案材料的内容不完整，该审核的地方无人签字，该说明的问题没有反映出来，重复的文件较多，那必然会造成管理混乱，给学校带来风险，造成一定的不良后果。比如，如果一份合同双方任何一方没签字或者没有敲章就存档，这份这份合同就是无效的。万一日后出现了合同纠纷，无效的合同不能成为参考依据，严重的则可能导致经济损失。规范档案管理，严格按照归档要求形成高质量的档案材料，就可以从根本上规避管理中的风险。比如，在合同形成时就严格把关，双方签章、条款、内容都填写完整的合同才能归档等。加强细节的把握，规避了风险。又如：完整的《学生健康监测统计表》，对主要病症如近视、地方病等进行登记，便于有针对性地采取防治措施。规避校园大型传染病爆发的风险。
（三）规范档案管理，利于学校各类评估检查
为促进学校的教学改革和教学质量的稳健提高，各级各类教育行政部门不断开展相关评估检查。各种类型的评估, 不论其评估工作程序、组织机构、指标体系如何确定, 最终必将依赖于档案材料, 才能对学校的工作形成一个公正、客观、全面的评估。[2] 因为档案是在学校教育教学和管理工作中直接形成的第一手资料，只有档案才能反映学校历史过程的最真实的面貌。可见档案在学校评估检查中起着至关重要的凭证作用，是评估检查的基础。
每个学校在各类评估检查中，都要从档案材料中组建、整理出大量对达到评估指标体系要求所佐证的文字材料或图片材料。特别是碰到一些关乎学校前途发展的重要评估（例如：文明单位、安全文明校园、市重点、区重点等升级、评级的评估，学校教学质量的评估等）时，如何让这些佐证材料突出亮点，证据有力，拼的就是馆藏是否丰富，材料是否完整、齐全、规范。
如果学校对于评估专家所需要的资料都能及时完整地提供，并且评估材料有特色、有亮点，就是对学校的综合实力最好的证明，对评估结果也就起到了推波助澜的作用。反之，如果学校的档案材料残缺不全，查找困难，不但会给评估者留下不好的印象，更缺少达标的依据，则可能导致评估的失败，从而影响学校的发展。
(四)规范档案管理，利于衡量学校的教育教学质量
一个学校表面功夫做得再好也取代不了教学在学校发展中的地位。教育教学始终是学校的根基，教学质量的提高才是生源的保证，才是学校发展的根本动力。学校必须提高教学质量才能在众多的学校竞争中脱颖而出。因此，对于学校档案来说，教学档案的完善和丰富显得尤为重要。
学校在教学过程中，形成大量的教学经验和教学管理的实践经验总结，这都是每位教师在平时教学过程中逐步积累起来的宝贵财富，同时也是学校在各个时期发展过程中教育质量进展的真实反映。因此，学校档案通过系统的整理归档，便能直接反映出学校的教学质量。例如：《评优先登记表》，包括三好学生、优秀学生干部、优秀少先队员等，每学期或每学年一统计，按各年级各班填写，便于对比分析；《学籍表》，每年学生从入学到毕业，全程记载其学习情况，每人一张表，同时和健康卡片、体育达标卡、个人荣誉证书等装入“成长记录袋”，一人一袋；便于整体掌握学生的成长过程；《学困生登记册》，按年级分班填写，包括学生年龄、性别、家长姓名、工作单位、主要问题、帮教措施等；便于针对性的调整学校教育教学政策。
教学研究对于学校来说是一项常规工作。要进行教学研究, 提高管理水平和教育质量，就需要不断地总结经验, 吸取教训, 在原有的基础上加以完善和提高, 教学档案无疑对教学研究提供了依据和条件。[3]
（五）规范档案管理，利于梳理学校文化积淀
一个学校的历史、文化积淀决定着学校的办学底蕴，而展示这种办学底蕴的最好形式是校史展列或者大型的校庆活动。大型的校庆活动是学校整个历史的展示，是学校对外的综合展示和宣传，具有一定的社会效应。一次成功、出色的校庆活动能提高学校的知名度，进而优化生源，间接推进学校发展。无论是校庆活动各个阶段文件材料的起草，还是校史的编撰，或是教学科研成果展和校史馆的布展，都要依据和参考学校各类档案材料。在一场校庆活动中，档案室需要提供学校历史变迁、组织沿革、历任领导、机构变化、教学成果、荣誉称号、名人名录等各方面的珍贵历史资料。这些材料不仅仅包括文书材料，更涉及声像档案、实物档案等各种形式和载体的档案史料。这些都是编写校庆纪念册的基本素材。
《学校基本情况统计表》，包括学生数、班级数、任课教师数，其中男女数，学历情况，教龄情况，一年一统计，长期保存，便于总结学校发展情况，写好校史。
学校档案材料是否齐全，决定着对学校发展过程、文化积淀梳理的难易。珍贵史料是否收集到位，对校庆活动是否能成功举办意义重大。同时，校庆等大型活动的举办也是对学校档案材料是否齐全，馆藏是否丰富的有利检验。
（六）规范档案管理，利于学校各项工作凭证查询
从档案与其他文件材料的区别上来看，只有具有查考利用价值的材料才能被称之为档案。所以，档案一定是能作为学校各项工作的查询依据的。
从学校常规工作来讲，现在大多数学校档案管理工作已经向数字化、网络化发展，加上电子档案的形成，为学生成绩的查询、学生学籍的管理、学校教学课程安排等工作提供了方便。档案材料的产生就是源于学校的日常工作的各个环节，档案是学校各项工作的印迹，因此，档案自然而然地成为了各项工作查阅的凭证。
另外，许多档案材料间彼此关联，一份档案材料本身可能就是另一份档案材料的依据。比如：一个教师的工资与他的工作量相关，而一位教师的授课表就是统计其工作量的依据。
档案管理是学校整体工作不可缺少的组成部分，一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。积极开展学校档案规范化管理，对于加强学校建设、促进教学改革、提高教育质量、开展科学研究、推动学校科学发展等，无疑具有十分重要的意义。[4]
一所学校，如果能把自己历年工作实绩、教育教學的所有资料，全面系统地划类归档，进行有机的系统整理，使之成为一个整体，那么这所学校在管理上，就会形成一个规范有序的管理体系，学校的各项工作和管理就会提升到一个新的管理层次，将进一步促进学校和谐、有序地发展。
参考文献:
[1]李家文.学校档案管理工作初探 [J].职业技术，2012（2）：122
[2]刘乐友. 关于学校评估与档案工作的思考. 黄石教育学院学报.2001（2）：43
[3]陆翠萍. 从教学档案的使用功能看教学档案的重要性. 重庆交通学院学报( 社科版).2006（4）：129
[4]顾孔仲，宁俊芝. 当前学校档案管理工作存在的问题与对策[J].科技信息，2010（15）：198