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摘要：高等院校的院系办公室是高校的重要管理机构，是高校管理系统的一个有机组成部分。在院系与学生、院系与学院、院系与社会的沟通和联系当中起着承上启下、协调左右的桥梁作用。文章通过当代高校院系办公室所必须具备的特点和职能分析来说明高校院系对办公室人员的素质和能力的要求，以及如何提高院系办公室工作人员的素质和能力。
关键词：院系办公室；素质；能力
一、院系办公室工作特点
第一、繁冗性。在高校管理体制中，学校行政机关的各项指导指令性工作必须有机的与院系办公室的部门工作融合起来的，才能更好的表现出学校行政机关的目标性和正确性。因此，院系办公室必须配合协调做好上下各部门的工作，解决和协调完成各类问题。
第二、时效性。为了使学院正常工作不仅有序而且有目的的展开，各机关职能部门在下达任务时总要强调完成任务的期限。有时几个部门将紧急任务同时下达，这就给院系办公室人员解决问题带来难度，自然，超时完成任务就严重影响学院正常工作计划，或是不考虑工作完成的质量，这不仅影响本院系的工作水平也影响到机关部门的工作水平，而且可能会影响到整个学院的发展。
第三、重要性。院系办公室是学院的窗口，直接反应一个专业学院的发展。学院领导总是对办公室的方方面面给予很高的期望值，希望办公人员能够表现出良好的职业素养和高超的业务能力，从而推动院系、学院各部门工作的顺利开展。
二、院系办公室的工作职能
第一、助手职能。院系的领导不仅承担着教学任务而且是学院科研学术带头人，肩负着教学和管理的双重任务。因此，院系领导对教学行政管理，主要是通过办公室的职能作用来实现的。所以办公室的工作人员必须作好领导的参谋和助手，传递各种信息及处理日常事务，并督促、检查基层组织的实施和完成的情况，努力为领导的决策实施打好相关的基础和提供尽可能的便利。
第二、协调职能。在学院正常工作的开展当中势必存在思维方式和工作方法等方面的诸多问题，这必然就会产生矛盾甚至冲突，以致影响整个院系工作的统一性。因此，工作人员必需具备较强的协调和观察能力，而协调能力实际上体现了一个人平衡是非和化解问题，充分调动他人的积极性的综合能力。因此做好协调工作，必须坚持立足全局、公平公正的原则。要从全局的角度把握分析问题，以整体利益为重，同时尽量全面周到，照顾好多方的利益。
第三、管理职能。管理职能是院系办公室的主要职能，主要包括行政管理、教务管理、思想道德工作、学生管理、财物管理。高校院系办公室工作人员是系领导的有力助手，是系统教学管理工作中的具体实施者。
三、院系办公室办公人员的素质和能力的要求
第一、院系工作人员应具备的素质
首先，院系办公人员应该具备较高的政治素养和理论水平。善于从纷繁复杂的问题中看到本质，突出重点，果断地处理问题。其次，院系办公人员应该具备爱岗敬业精神，不为名利，甘于奉献，把办公室工作当成一门学科，积极研究探索工作规律，不断提高管理的理论水平和实践能力。再次，院系办公人员应该具备较全面的知识，不仅要熟悉本院系各专业、各学科的特点、专长和发展方向等知识，而且要具备一定的管理学、心理学、计算机网络、外语、甚至经济和法律等方面的知识以及国家政策纲领性的理论知识。最后，院系办公人员应该具备健康向上的心理。通常，院系办公室的工作琐碎、重复，长期从事这样的工作容易导致职业倦怠现象。因此，办公室人员必须具备良好的心理素质，善于调整情绪，自我释放压力，以积极健康的心态，冷静、高效地完成办公室各项工作。
第二、院系工作人员的能力要求
首先，要求作为助手的辅助决策能力：好的决策是一个团体或部门不断发展的关键因素。因此领导的决策需要合理化和科学化，要适应本部门的发展，要办公室人员根据领导的要求及根据相关事态发展的情况及时准确地提供辅助决策依据，为领导者出谋划策。因此，办公室工作人员不仅要注重培养通观全局的能力，而且要在加强调研的能力上下功夫，只有这样才不会在辅助决策中有失决策的正确性和可靠性。其次，要求沟通协调能力：在院系办公室的日常中，院系与学院其它部门之间、领导之间、领导与教师之间以及教师与学生之间由于所处的位置不同、工作立足点不同，在思维方式和工作方法等方面存在差异。通过协调，既可加强与各部门的联系，也可以为领导排忧解难，让领导摆脱具体事务的纠缠，使他们集中精力谋大事、谋发展，从而使系统内各部分的活动协同一致，保证整个院系工作的顺利开展。再次，要求团队合作能力：高校院系各项工作要靠多个成员共同协作来完成的，所以必须构建协作模式，以个人工作积极性、创造性为前提，来强化整体的协同能力。协作模式对个人的素质有较高的要求，除了应具备必须的专业知识之外，还应该有优秀的合作能力，思想上要有强烈的合作意识，才能使办公室成为一个充满凝聚力和战斗力的集体。最后，要求具备创新能力：（一）意识创新。意识创新是工作创新的首要前提。（二）思路创新。也就是想问题、出主意要有新思路、新理念。（三）工作创新。不按部就班，集中精力研究自己的工作内容，同时把交办的工作干出色，干过硬。（四）方法创新。要不断学习新知识，掌握新手段，应用新设备、新载体，主动地、能动地作好工作。
四、人员素质与能力方面的问题
随着社会与教育的进步，使院系办公室工作对其工作人员的素质要求不断提高，办公人员的原有素质不断被挑战。
第一，思想政治方面的困惑与挑战。作为高校办公室人如果没有良好的政治素质，工作就没有方向性，处理事情就难按法制准则和政策办。
第二，工作态度方面的问题。在高校的人员编制中，院系室工作人员属于行政编制。而许多人对行政编制人员存在着认识上的偏见，认为行政编制人员在晋升评优方面都不如教学人员。因此，其工作的态度常受到影响，所以，在实际工作中，要从根本上端正办公室人员的工作态度是必须的。
第三，综合能力和业务水平方面的问题。办公室人员的业务水平高低是与其自身所掌握的专业知识直接相关的，这就要他们必须了解高校的运作过程、教学过程、科研工作、学生工作、人事工作等等。不但要通晓教育行政管理知识，掌握高校教育教学的发展规律，会应用计算机等现代化办公室设施，有时甚至要有一定的理工科专业知识。
五、如何提高办公室工作人员的素质与能力
第一、要善于学
只有通过不断的学习，提高自身综合素质与工作能力，才能在工作中实现质的飞跃。为了培养提高办公人员的素质和能力：第一、不断自我学习。办公室工作人员在日常工作中，要树立终生学习的观念，培养自学的意识，养成自学的习惯，通过各种学习形式，利用现有资源进行自我提高式学习，不断扩充知识和提高能力。第二、定期培训学习，制定切实可行的在岗培训计划。有实力的知名高校往往也有着优秀的管理经验和独特的管理办法，通过到这些高校的对口单位参观学习，和同行切磋交流，获得知识、技能、观念以及全新的感受，开阔眼界，启发思路。第四、在办公室工作的实践中学习提高。办公室工作人员要善于将所学的新知识、新技能或新方法运用到实践中去，同时办公室工作人员所需的各种能力也需要经过实践的锻炼而获得，在实践中逐步锻炼成一个成熟的、合格的全新管理者。
第二、要勤于思
办公室工作人员是高层领导的的参谋和助手。要协调、处理、解决方方面面的工作，必须善于思考，能把上级的指示精神和单位、本部门的实际情况有机地结合起来，思路清晰，方法得当，集思广益，多出好策略。
第三、要勇于做
办公室工作人员一定要发挥自身作用，实实在在地去干事情，确保各项工作落到实处。办公室工作人员要成为执行的强者，执行的巨人，在实践中逐步锻炼成一个成熟的、合格的管理者。而作为一个成熟，合格的全新管理者必须处理好以下关系：一、要处理好与上级的关系，注意执行命令，听从指挥，当好参谋，为上级分忧解难；二、要处理好与同级的关系，注意积极配合，相互合作，共同发展；三、要处理好与下级的关系，平时注意理解信任，情感交流。同时，要善于协调各方面的关系，发挥整体凝聚力的作用，既要继承优良传统，也要立足实际，大胆创新。
【参考文献】
[1]赵军.高校院系办公室管理职能研究[D].东北师范大学．2007.
[2]王国荣，龚虹波.高校系院办公室的职能及其建设与管理[J].宁波大学学报．2000，（2）.
[3]刘必荣.新形势下高校二级学院办公室管理工作研究[J].文教资料．2010，（23）.
[4]荆鲜晨.高校院系办公室工作职能及人员素质的提高[J].河南工业大学学报（社会科学版）．2007，（1）.
[5]范俊英.试谈如何发挥高校中院系办公室的职能作用[J].西北工业大学学报（社会科学版）．2001，（3）.
[6]孙静.高校院系办公室和谐工作研究[J].当代经济．2009，（21）.
关键词：院系办公室；素质；能力
一、院系办公室工作特点
第一、繁冗性。在高校管理体制中，学校行政机关的各项指导指令性工作必须有机的与院系办公室的部门工作融合起来的，才能更好的表现出学校行政机关的目标性和正确性。因此，院系办公室必须配合协调做好上下各部门的工作，解决和协调完成各类问题。
第二、时效性。为了使学院正常工作不仅有序而且有目的的展开，各机关职能部门在下达任务时总要强调完成任务的期限。有时几个部门将紧急任务同时下达，这就给院系办公室人员解决问题带来难度，自然，超时完成任务就严重影响学院正常工作计划，或是不考虑工作完成的质量，这不仅影响本院系的工作水平也影响到机关部门的工作水平，而且可能会影响到整个学院的发展。
第三、重要性。院系办公室是学院的窗口，直接反应一个专业学院的发展。学院领导总是对办公室的方方面面给予很高的期望值，希望办公人员能够表现出良好的职业素养和高超的业务能力，从而推动院系、学院各部门工作的顺利开展。
二、院系办公室的工作职能
第一、助手职能。院系的领导不仅承担着教学任务而且是学院科研学术带头人，肩负着教学和管理的双重任务。因此，院系领导对教学行政管理，主要是通过办公室的职能作用来实现的。所以办公室的工作人员必须作好领导的参谋和助手，传递各种信息及处理日常事务，并督促、检查基层组织的实施和完成的情况，努力为领导的决策实施打好相关的基础和提供尽可能的便利。
第二、协调职能。在学院正常工作的开展当中势必存在思维方式和工作方法等方面的诸多问题，这必然就会产生矛盾甚至冲突，以致影响整个院系工作的统一性。因此，工作人员必需具备较强的协调和观察能力，而协调能力实际上体现了一个人平衡是非和化解问题，充分调动他人的积极性的综合能力。因此做好协调工作，必须坚持立足全局、公平公正的原则。要从全局的角度把握分析问题，以整体利益为重，同时尽量全面周到，照顾好多方的利益。
第三、管理职能。管理职能是院系办公室的主要职能，主要包括行政管理、教务管理、思想道德工作、学生管理、财物管理。高校院系办公室工作人员是系领导的有力助手，是系统教学管理工作中的具体实施者。
三、院系办公室办公人员的素质和能力的要求
第一、院系工作人员应具备的素质
首先，院系办公人员应该具备较高的政治素养和理论水平。善于从纷繁复杂的问题中看到本质，突出重点，果断地处理问题。其次，院系办公人员应该具备爱岗敬业精神，不为名利，甘于奉献，把办公室工作当成一门学科，积极研究探索工作规律，不断提高管理的理论水平和实践能力。再次，院系办公人员应该具备较全面的知识，不仅要熟悉本院系各专业、各学科的特点、专长和发展方向等知识，而且要具备一定的管理学、心理学、计算机网络、外语、甚至经济和法律等方面的知识以及国家政策纲领性的理论知识。最后，院系办公人员应该具备健康向上的心理。通常，院系办公室的工作琐碎、重复，长期从事这样的工作容易导致职业倦怠现象。因此，办公室人员必须具备良好的心理素质，善于调整情绪，自我释放压力，以积极健康的心态，冷静、高效地完成办公室各项工作。
第二、院系工作人员的能力要求
首先，要求作为助手的辅助决策能力：好的决策是一个团体或部门不断发展的关键因素。因此领导的决策需要合理化和科学化，要适应本部门的发展，要办公室人员根据领导的要求及根据相关事态发展的情况及时准确地提供辅助决策依据，为领导者出谋划策。因此，办公室工作人员不仅要注重培养通观全局的能力，而且要在加强调研的能力上下功夫，只有这样才不会在辅助决策中有失决策的正确性和可靠性。其次，要求沟通协调能力：在院系办公室的日常中，院系与学院其它部门之间、领导之间、领导与教师之间以及教师与学生之间由于所处的位置不同、工作立足点不同，在思维方式和工作方法等方面存在差异。通过协调，既可加强与各部门的联系，也可以为领导排忧解难，让领导摆脱具体事务的纠缠，使他们集中精力谋大事、谋发展，从而使系统内各部分的活动协同一致，保证整个院系工作的顺利开展。再次，要求团队合作能力：高校院系各项工作要靠多个成员共同协作来完成的，所以必须构建协作模式，以个人工作积极性、创造性为前提，来强化整体的协同能力。协作模式对个人的素质有较高的要求，除了应具备必须的专业知识之外，还应该有优秀的合作能力，思想上要有强烈的合作意识，才能使办公室成为一个充满凝聚力和战斗力的集体。最后，要求具备创新能力：（一）意识创新。意识创新是工作创新的首要前提。（二）思路创新。也就是想问题、出主意要有新思路、新理念。（三）工作创新。不按部就班，集中精力研究自己的工作内容，同时把交办的工作干出色，干过硬。（四）方法创新。要不断学习新知识，掌握新手段，应用新设备、新载体，主动地、能动地作好工作。
四、人员素质与能力方面的问题
随着社会与教育的进步，使院系办公室工作对其工作人员的素质要求不断提高，办公人员的原有素质不断被挑战。
第一，思想政治方面的困惑与挑战。作为高校办公室人如果没有良好的政治素质，工作就没有方向性，处理事情就难按法制准则和政策办。
第二，工作态度方面的问题。在高校的人员编制中，院系室工作人员属于行政编制。而许多人对行政编制人员存在着认识上的偏见，认为行政编制人员在晋升评优方面都不如教学人员。因此，其工作的态度常受到影响，所以，在实际工作中，要从根本上端正办公室人员的工作态度是必须的。
第三，综合能力和业务水平方面的问题。办公室人员的业务水平高低是与其自身所掌握的专业知识直接相关的，这就要他们必须了解高校的运作过程、教学过程、科研工作、学生工作、人事工作等等。不但要通晓教育行政管理知识，掌握高校教育教学的发展规律，会应用计算机等现代化办公室设施，有时甚至要有一定的理工科专业知识。
五、如何提高办公室工作人员的素质与能力
第一、要善于学
只有通过不断的学习，提高自身综合素质与工作能力，才能在工作中实现质的飞跃。为了培养提高办公人员的素质和能力：第一、不断自我学习。办公室工作人员在日常工作中，要树立终生学习的观念，培养自学的意识，养成自学的习惯，通过各种学习形式，利用现有资源进行自我提高式学习，不断扩充知识和提高能力。第二、定期培训学习，制定切实可行的在岗培训计划。有实力的知名高校往往也有着优秀的管理经验和独特的管理办法，通过到这些高校的对口单位参观学习，和同行切磋交流，获得知识、技能、观念以及全新的感受，开阔眼界，启发思路。第四、在办公室工作的实践中学习提高。办公室工作人员要善于将所学的新知识、新技能或新方法运用到实践中去，同时办公室工作人员所需的各种能力也需要经过实践的锻炼而获得，在实践中逐步锻炼成一个成熟的、合格的全新管理者。
第二、要勤于思
办公室工作人员是高层领导的的参谋和助手。要协调、处理、解决方方面面的工作，必须善于思考，能把上级的指示精神和单位、本部门的实际情况有机地结合起来，思路清晰，方法得当，集思广益，多出好策略。
第三、要勇于做
办公室工作人员一定要发挥自身作用，实实在在地去干事情，确保各项工作落到实处。办公室工作人员要成为执行的强者，执行的巨人，在实践中逐步锻炼成一个成熟的、合格的管理者。而作为一个成熟，合格的全新管理者必须处理好以下关系：一、要处理好与上级的关系，注意执行命令，听从指挥，当好参谋，为上级分忧解难；二、要处理好与同级的关系，注意积极配合，相互合作，共同发展；三、要处理好与下级的关系，平时注意理解信任，情感交流。同时，要善于协调各方面的关系，发挥整体凝聚力的作用，既要继承优良传统，也要立足实际，大胆创新。
【参考文献】
[1]赵军.高校院系办公室管理职能研究[D].东北师范大学．2007.
[2]王国荣，龚虹波.高校系院办公室的职能及其建设与管理[J].宁波大学学报．2000，（2）.
[3]刘必荣.新形势下高校二级学院办公室管理工作研究[J].文教资料．2010，（23）.
[4]荆鲜晨.高校院系办公室工作职能及人员素质的提高[J].河南工业大学学报（社会科学版）．2007，（1）.
[5]范俊英.试谈如何发挥高校中院系办公室的职能作用[J].西北工业大学学报（社会科学版）．2001，（3）.
[6]孙静.高校院系办公室和谐工作研究[J].当代经济．2009，（21）.