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【摘要】本文在学习借鉴现行高校档案数字化工作经验成果的基础上，从纸质档案与数字化档案的关系、档案数字化范围的确定、档案数字化实施方式及风险防范、评估监控等方面对地方高校档案数字化工作提出了若干思考。
【关键词】档案数字化；意义；思考
纸质档案数字化是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。自国家档案局2005年4月30日发布《纸质档案数字化技术规范》以来，中央部属院校、部分地方高校先后启动了档案数字化工作，大部分职业技术学校和部分地方高校档案数字化工作尚未启动。在学习借鉴重点高校档案数字化工作经验的基础上，本文就地方高校档案数字化工作谈几点思考。
一、地方高校档案数字化工作的意义
随着信息技术的不断发展，地方高校各项管理工作已基本实现系统化和网络化。办公自动化系统（OA系统）、综合教务管理系统等现代网络办公系统的运用大大提高了工作效率，也使地方高校的各项管理工作更加科学化，规范化。为适应现代化的网络办公系统，积极响应国家“档案数字化”的号令，提高档案利用率，充分发挥档案应有效能，地方高校档案数字化工作势在必行，意义重大。
二、地方高校档案数字化工作的几点思考
（一）要处理好纸质档案与数字化档案的关系。随着计算机的普及使用，现代办公效率大大提高，在提倡“无纸化办公”的新形势下，电子档案逐年增多。电子档案归档相对于纸质档案归档来说，程序要简单些，省去了组卷、敲页码、装订等程序。同时，数字化档案的利用也比传统纸质档案的利用要便捷。因此，部分兼职档案员对纸质档案的归档提出了质疑，认为纸质档案可以不用归档了。实际上纸质档案有其不可替代的作用。档案的原始凭证性只有通过纸质档案才能得到最好的体现，因此，纸质档案务必保管好。在电子档案的法律凭证地位没有彻底解决之前，纸质档案和电子档案双套管理制度仍是档案管理的最佳选择方案。
（二）根据档案数字化基本原则合理确定数字化范围。高校室存纸质档案种类多，数量大。从类别上来说，地方高校纸质档案大致分为党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财务类等。从数量上来说，各高校室存纸质档案少则几万卷，多的达到10万卷以上。以湖州师范学院为例，从1941年到2014年，各类别的室存纸质档案共计近5万卷。如果所有的室存纸质档案都数字化的话，工作量之大可想而知，而且会造成人力物力财力的极大浪费。因此，我们在开展档案数字化工作时，应该遵循价值性原则、实用性原则、开放性原则、特色性原则。即优先选择珍贵的、具有重要保存价值的档案进行数字化，这是我们在开展数字化工作时应该首先考虑的原则。其次，要优先选择利用率较高的档案文献进行数字化。再次，要选择非涉密、已开放的本单位有特色的档案进行数字化。
（三）根据学校实际情况合理确定档案数字化加工方式。纸质档案数字化业务流程包括数字化加工、信息组织、信息存储、信息服务、信息维护等过程，需要用到扫描仪、计算机等现代化设备，要求档案工作者既要知晓档案管理方面的知识，又要精通计算机信息处理等方面的知识。目前，各地方高校纸质档案数字化加工工作基本上是通过业务外包的方式进行。采用业务外包的方式对纸质档案进行数字化加工，高校档案馆仍需培养档案管理的复合型人才，并提供场所、资金、时间等必要资源。要开展档案数字化需求调研，制订档案数字化工作计划，开展人员培训，制定相关规章制度和业务规范，明确职责，为档案数字化工作提供保障。业务外包单位和档案馆都应该做到规范管理。首先，档案馆内部要做到职责明确。比如档案数字化工作方案标准的制定由办公室负责，案卷交接时的清点登记工作由相关档案人员负责等。业务外包单位也应该健全规章制度，制定相应条款，把职责细分到个人。比如建立档案领取登记制度，在档案出库前履行档案交接登记手续，在领卷还卷时做好登记等。
（四）做好档案数字化建设中的风险防范工作。为保证档案数字化过程中外包业务的顺利开展，高校档案部门应采取一定的风险防范措施。首先，档案部门应制定外包项目的科学管理策略。要根据现有的档案管理基础、技术水平等科学选择外包供应商。要高度重视信息安全问题，加强对外包业务过程的管理，明确档案管理部门与外包商的职责与义务。其次，高校档案部门应具备一定的信息技术能力。地方高校档案部门可通过引进或培养信息技术人才，使自己具备一定的信息技术能力，以保证外包工作的顺利实施。再次，要注重高校各部门间的协调运作。档案数字化外包工作的顺利进行，离不开有关部门的支持，要进一步加强和改善高校档案部门的公共关系活动，使档案管理部门通过信息技术外包策略形成良好的运作机制。
（五）加强纸质档案数字化工作的监控和评估工作。在档案数字化的前处理、加工、处理、组织、存储、服务、维护等业务流程中，应按照工作计划进行必要的监督和检查，发现问题及时纠正、调整。在档案数字化业务告一段落后，应及时对数字化资源的质量、利用率、易用性、保存情况等进行评估，以改进后续档案数字化工作。
参考文献：
[1]浙江省档案局.档案工作实务[M].浙江大学出版社，2014.
[2]沈爱琴.对高校档案数字化建设的思考[J].盐城工学院学报（社会科学版），2005（1）.
【关键词】档案数字化；意义；思考
纸质档案数字化是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。自国家档案局2005年4月30日发布《纸质档案数字化技术规范》以来，中央部属院校、部分地方高校先后启动了档案数字化工作，大部分职业技术学校和部分地方高校档案数字化工作尚未启动。在学习借鉴重点高校档案数字化工作经验的基础上，本文就地方高校档案数字化工作谈几点思考。
一、地方高校档案数字化工作的意义
随着信息技术的不断发展，地方高校各项管理工作已基本实现系统化和网络化。办公自动化系统（OA系统）、综合教务管理系统等现代网络办公系统的运用大大提高了工作效率，也使地方高校的各项管理工作更加科学化，规范化。为适应现代化的网络办公系统，积极响应国家“档案数字化”的号令，提高档案利用率，充分发挥档案应有效能，地方高校档案数字化工作势在必行，意义重大。
二、地方高校档案数字化工作的几点思考
（一）要处理好纸质档案与数字化档案的关系。随着计算机的普及使用，现代办公效率大大提高，在提倡“无纸化办公”的新形势下，电子档案逐年增多。电子档案归档相对于纸质档案归档来说，程序要简单些，省去了组卷、敲页码、装订等程序。同时，数字化档案的利用也比传统纸质档案的利用要便捷。因此，部分兼职档案员对纸质档案的归档提出了质疑，认为纸质档案可以不用归档了。实际上纸质档案有其不可替代的作用。档案的原始凭证性只有通过纸质档案才能得到最好的体现，因此，纸质档案务必保管好。在电子档案的法律凭证地位没有彻底解决之前，纸质档案和电子档案双套管理制度仍是档案管理的最佳选择方案。
（二）根据档案数字化基本原则合理确定数字化范围。高校室存纸质档案种类多，数量大。从类别上来说，地方高校纸质档案大致分为党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财务类等。从数量上来说，各高校室存纸质档案少则几万卷，多的达到10万卷以上。以湖州师范学院为例，从1941年到2014年，各类别的室存纸质档案共计近5万卷。如果所有的室存纸质档案都数字化的话，工作量之大可想而知，而且会造成人力物力财力的极大浪费。因此，我们在开展档案数字化工作时，应该遵循价值性原则、实用性原则、开放性原则、特色性原则。即优先选择珍贵的、具有重要保存价值的档案进行数字化，这是我们在开展数字化工作时应该首先考虑的原则。其次，要优先选择利用率较高的档案文献进行数字化。再次，要选择非涉密、已开放的本单位有特色的档案进行数字化。
（三）根据学校实际情况合理确定档案数字化加工方式。纸质档案数字化业务流程包括数字化加工、信息组织、信息存储、信息服务、信息维护等过程，需要用到扫描仪、计算机等现代化设备，要求档案工作者既要知晓档案管理方面的知识，又要精通计算机信息处理等方面的知识。目前，各地方高校纸质档案数字化加工工作基本上是通过业务外包的方式进行。采用业务外包的方式对纸质档案进行数字化加工，高校档案馆仍需培养档案管理的复合型人才，并提供场所、资金、时间等必要资源。要开展档案数字化需求调研，制订档案数字化工作计划，开展人员培训，制定相关规章制度和业务规范，明确职责，为档案数字化工作提供保障。业务外包单位和档案馆都应该做到规范管理。首先，档案馆内部要做到职责明确。比如档案数字化工作方案标准的制定由办公室负责，案卷交接时的清点登记工作由相关档案人员负责等。业务外包单位也应该健全规章制度，制定相应条款，把职责细分到个人。比如建立档案领取登记制度，在档案出库前履行档案交接登记手续，在领卷还卷时做好登记等。
（四）做好档案数字化建设中的风险防范工作。为保证档案数字化过程中外包业务的顺利开展，高校档案部门应采取一定的风险防范措施。首先，档案部门应制定外包项目的科学管理策略。要根据现有的档案管理基础、技术水平等科学选择外包供应商。要高度重视信息安全问题，加强对外包业务过程的管理，明确档案管理部门与外包商的职责与义务。其次，高校档案部门应具备一定的信息技术能力。地方高校档案部门可通过引进或培养信息技术人才，使自己具备一定的信息技术能力，以保证外包工作的顺利实施。再次，要注重高校各部门间的协调运作。档案数字化外包工作的顺利进行，离不开有关部门的支持，要进一步加强和改善高校档案部门的公共关系活动，使档案管理部门通过信息技术外包策略形成良好的运作机制。
（五）加强纸质档案数字化工作的监控和评估工作。在档案数字化的前处理、加工、处理、组织、存储、服务、维护等业务流程中，应按照工作计划进行必要的监督和检查，发现问题及时纠正、调整。在档案数字化业务告一段落后，应及时对数字化资源的质量、利用率、易用性、保存情况等进行评估，以改进后续档案数字化工作。
参考文献：
[1]浙江省档案局.档案工作实务[M].浙江大学出版社，2014.
[2]沈爱琴.对高校档案数字化建设的思考[J].盐城工学院学报（社会科学版），2005（1）.