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（青海大学医学院）
摘 要：近年来，随着高校扩招政策的实施，大学生数量猛增，就业出现多样化，同时就业形势也日趋严峻。在就业过程中，档案资料发挥着重要作用，它能充分体现大学生的在校生活、学习及各种活动。然而，当前大学生档案管理中存在诸多问题，严重影响档案管理的质量。因此，本文将深入探讨档案管理的就业服务中的功能，要求高校档案管理员重视大学生档案管理的作用，强化大学生档案管理工作，促进就业。
关键词：档案管理；大学生；就业；服务功能；策略
目前，我国高等教育已经步入普及阶段，每年的大学生数量都呈上升趋势，从而引起了一系列的就业问题，一举成为学校、社会共同关注的热门话题。现阶段，我国的就业机制采取“市场导向、政府调控、学校推荐、自主择业”的市场化形式，即单位与学生进行双向选择，而绝大多数用人单位以档案作为选拔、录用、考核大学生资质的重要依据，再加上学生档案又是一种宝贵且不可再生资源，能够真实反映大学生在校学习、生活等个人经历。可见，只有创建完整有效的学生档案，强化学生档案管理，增强管理的实效性，才能适应严峻的就业形势，才能为用人单位输送急需的人力资源，这对于促进大学生就业，规范大学生就业服务市场，具有十分重要的现实意义。
一、目前学生档案管理的存在问题
1.学生档案意识薄弱
据了解，当前大学生的档案意识相当薄弱，一部分学生几乎不晓得个人档案有什么东西，未能及时将材料上交归档，从而缺失了许多有价值的档案材料，甚至有学生天真地以为一张《毕业生推荐表》、自荐信就可以展示自己，仅凭这个就能为自己带来满意的工作。敦不知，这种意识将会严重影响大学生的职业生涯。
2.归档范围相对狭窄
在当前就业形势的影响下，培养综合素质的复合型人才已成为高校人才的培养目标，这样才能满足社会需求。然而，现有档案管理的归档范围比较狭窄，思路方法落后，档案材料仅停留在多年不变的内容上，不但缺乏个性，而且缺乏特性。比如心理测试 成绩、技能培养、各种资格证书等等，诸如此类能够反映大学生综合素质的档案材料都没有纳入归档范围。
3.档案的利用滞后
许多学生档案还因循守旧，普遍坚持“档随人走”原则，即毕业生和个人档案同时离校。目前，在社会的不断发展过程中，用人单位纷纷采用“双向选择”的用人方式，常常会通过在校招聘会进行录用，时间确定往往是在毕业前的一个学期。但是，在用人单位开始招聘的时候，大多数高校却提供不出完整的学生档案，只能用《毕业生推荐表和自荐材料》来替代。这种现象表明：当前学生档案的利用非常滞后，管理方式落后，没有与时俱进，跟不上时代发展的需要，从而影响就业质量。
二、档案管理在大学生就业服务中的功能
1.“名片”功能
学生档案涉及学生在校期间的许多内容，包括学习与成长经历、政治表现、身心健康、技能水平、奖惩状况、学校鉴定，甚至包括学生特长、诚信、就业反馈信息等一系列内容，这些都能为用人单位录用人才提供重要依据。通过查看大学生的档案，用人单位可以掌握学生的基本信息，进一步了解高校毕业生的综合素质，即档案管理在大学生就业服务中发挥着“名片”功能。
2.“评价”功能
一般情况下，真实、完整的学生档案能够充分反映大学生的综合素质和整体形象，从而再现大学生德、智、体、美、劳各方面的综合能力。另外，在学生步入社会以后，档案管理在择业定岗、定职、晋职，甚至出国留学中都起着至关重要的凭证作用。所以，档案管理是用人单位评价学生的主要依据，在大学生就业服务中起着“评价“功能。
3.“发展”功能
在大学档案建立的过程中，集中体现着学生成长与发展的整个缩影，它能够培养学生“记录自己发展过程的所有者”和“档案制作者”的主体意识，有利于学生进行自我反省、自我评价和自我完善，从而实现自我，即档案管理在大学生就业服务中起着“发展”功能。
4.“保障”功能
做好档案管理工作，在一定程度上有助于保障大学生就业的合法权益。随着我国人事制度改革的不断深入，用人单位的人事管理工作也日益规范，比如：毕业生参加工作后，其落户、保险办理、转正定级、职称评审、学历教育 查询等相關问题都需参照人事档案，甚至毕业生进行深造、报考公务员同样需要人事档案，即档案管理在大学生就业服务中起着“保障”功能。
三、增强档案管理就业服务功能的策略
1.以用户需求为导向
档案管理必须坚持以用户需求为导向，针对用人单位需要的人才培养模式，科学地收集归档资料。收集学生的档案材料，不单单包括大学生的个人资料，还要看重收集所能反映的专业技能、解决问题的能力等，可以体现学生特性的材料。比如：职业资格证、社会实践活动记录、社团活动、重大比赛等等，促使用人单位能够全面了解毕业生。因此，档案管理人员要有针对性地收集用人单位颇感兴趣的相关材料，以便辅导员、班委在评语时，能够在某些方面给予学生以客观、全面的评价，要求反映出大学生鲜明的个性品质，真正使档案管理起到就业服务的功能，从而提高档案管理的实际利用价值。
2.实现档案管理信息化
信息化时代，要想让档案管理更好地为就业服务，必须使档案管理向数字化、信息化方向发展，实现资源共享。由于网络手段可以加速学生信息的传播和处理，拓宽大学生档案的应用范围，还能使用人单位快捷地进行网上查询。建立大学生电子档案，它具有速度快、数据准、存贮量大、便于检索等优势。建立人才信息库，能够为用人单位、相关部门提供比较完整、高效的学生成长数据，缓解档案管理与利用间的矛盾。所以，各大高校需要实施档案信息化建设，向用人单位展示学生资源，同时也树立高校的良好形象，构建了科学合理的大学生档案信息管理体系。
3.坚持“以人为本”理念
档案管理员要树立“以人为本”的服务理念，一要有良好的职业道德，增强责任心，及时收集并整理学生的档案材料，确保大学生档案的真实性和时效性；二要深入了解单位的招聘意图，获取单位对档案材料的最新要求，不断建立人才业绩档案和诚信档案，肩负起对大学生、用人单位负责的双重责任。此外，还要充分发挥档案管理员的主观能动性，积极探讨档案管理业务，通过岗位培训、在职进修等方式，不断学习新知识，掌握新技能，与时俱进，从而更好地做好大学生的就业服务工作。
4.增强师生档案意识
加强档案管理，需要增强师生的档案意识。档案部门可以定期对师生进行档案知识的培训，大力宣传《档案法》，让师生正确地认识档案管理工作的意义，以及大学生档案对学生今后职业生涯的重要作用。利用广播、版报、网站等有效形式，结合学校素质教育，不断普及档案知识。在档案管理过程中，档案管理员要密切配合学生管理部，相互沟通，相互了解，提高学生的档案意识，使大学生正确认识档案、明确归档材料，为充分就业打下坚实基础。
四、结束语
总之，确保大学生及时、充分就业是现代化建设的根本要求，必须引起我国高校和社会各界的高度重视。面对严峻的就业形势，解决大学生“就业难”的问题迫在眉睫，特别是高校档案管理员要充分发挥档案管理的就业服务功能，提高思想观念，将学生就业放在首位。档案管理员还需具备超前的服务意识，以单位、学生为对象，以馆藏档案为基础，以服务就业为目的，积极与学生、单位进行沟通，强化档案管理措施，促进学生就业，集中体现档案管理服务人才、服务社会的作用。
参考文献：
[1]叶景青.试论高校学生档案管理与学生就业工作[J].贺州学院学报.2012，（1）.
[2]谭建敏.加强高校学生档案管理，强化就业服务功能[J].科技资讯.2008，（36）.
[3]练红珍.就业视角下的高校学生档案实效性管理研究[J].档案与建设.2011，（8）.
摘 要：近年来，随着高校扩招政策的实施，大学生数量猛增，就业出现多样化，同时就业形势也日趋严峻。在就业过程中，档案资料发挥着重要作用，它能充分体现大学生的在校生活、学习及各种活动。然而，当前大学生档案管理中存在诸多问题，严重影响档案管理的质量。因此，本文将深入探讨档案管理的就业服务中的功能，要求高校档案管理员重视大学生档案管理的作用，强化大学生档案管理工作，促进就业。
关键词：档案管理；大学生；就业；服务功能；策略
目前，我国高等教育已经步入普及阶段，每年的大学生数量都呈上升趋势，从而引起了一系列的就业问题，一举成为学校、社会共同关注的热门话题。现阶段，我国的就业机制采取“市场导向、政府调控、学校推荐、自主择业”的市场化形式，即单位与学生进行双向选择，而绝大多数用人单位以档案作为选拔、录用、考核大学生资质的重要依据，再加上学生档案又是一种宝贵且不可再生资源，能够真实反映大学生在校学习、生活等个人经历。可见，只有创建完整有效的学生档案，强化学生档案管理，增强管理的实效性，才能适应严峻的就业形势，才能为用人单位输送急需的人力资源，这对于促进大学生就业，规范大学生就业服务市场，具有十分重要的现实意义。
一、目前学生档案管理的存在问题
1.学生档案意识薄弱
据了解，当前大学生的档案意识相当薄弱，一部分学生几乎不晓得个人档案有什么东西，未能及时将材料上交归档，从而缺失了许多有价值的档案材料，甚至有学生天真地以为一张《毕业生推荐表》、自荐信就可以展示自己，仅凭这个就能为自己带来满意的工作。敦不知，这种意识将会严重影响大学生的职业生涯。
2.归档范围相对狭窄
在当前就业形势的影响下，培养综合素质的复合型人才已成为高校人才的培养目标，这样才能满足社会需求。然而，现有档案管理的归档范围比较狭窄，思路方法落后，档案材料仅停留在多年不变的内容上，不但缺乏个性，而且缺乏特性。比如心理测试 成绩、技能培养、各种资格证书等等，诸如此类能够反映大学生综合素质的档案材料都没有纳入归档范围。
3.档案的利用滞后
许多学生档案还因循守旧，普遍坚持“档随人走”原则，即毕业生和个人档案同时离校。目前，在社会的不断发展过程中，用人单位纷纷采用“双向选择”的用人方式，常常会通过在校招聘会进行录用，时间确定往往是在毕业前的一个学期。但是，在用人单位开始招聘的时候，大多数高校却提供不出完整的学生档案，只能用《毕业生推荐表和自荐材料》来替代。这种现象表明：当前学生档案的利用非常滞后，管理方式落后，没有与时俱进，跟不上时代发展的需要，从而影响就业质量。
二、档案管理在大学生就业服务中的功能
1.“名片”功能
学生档案涉及学生在校期间的许多内容，包括学习与成长经历、政治表现、身心健康、技能水平、奖惩状况、学校鉴定，甚至包括学生特长、诚信、就业反馈信息等一系列内容，这些都能为用人单位录用人才提供重要依据。通过查看大学生的档案，用人单位可以掌握学生的基本信息，进一步了解高校毕业生的综合素质，即档案管理在大学生就业服务中发挥着“名片”功能。
2.“评价”功能
一般情况下，真实、完整的学生档案能够充分反映大学生的综合素质和整体形象，从而再现大学生德、智、体、美、劳各方面的综合能力。另外，在学生步入社会以后，档案管理在择业定岗、定职、晋职，甚至出国留学中都起着至关重要的凭证作用。所以，档案管理是用人单位评价学生的主要依据，在大学生就业服务中起着“评价“功能。
3.“发展”功能
在大学档案建立的过程中，集中体现着学生成长与发展的整个缩影，它能够培养学生“记录自己发展过程的所有者”和“档案制作者”的主体意识，有利于学生进行自我反省、自我评价和自我完善，从而实现自我，即档案管理在大学生就业服务中起着“发展”功能。
4.“保障”功能
做好档案管理工作，在一定程度上有助于保障大学生就业的合法权益。随着我国人事制度改革的不断深入，用人单位的人事管理工作也日益规范，比如：毕业生参加工作后，其落户、保险办理、转正定级、职称评审、学历教育 查询等相關问题都需参照人事档案，甚至毕业生进行深造、报考公务员同样需要人事档案，即档案管理在大学生就业服务中起着“保障”功能。
三、增强档案管理就业服务功能的策略
1.以用户需求为导向
档案管理必须坚持以用户需求为导向，针对用人单位需要的人才培养模式，科学地收集归档资料。收集学生的档案材料，不单单包括大学生的个人资料，还要看重收集所能反映的专业技能、解决问题的能力等，可以体现学生特性的材料。比如：职业资格证、社会实践活动记录、社团活动、重大比赛等等，促使用人单位能够全面了解毕业生。因此，档案管理人员要有针对性地收集用人单位颇感兴趣的相关材料，以便辅导员、班委在评语时，能够在某些方面给予学生以客观、全面的评价，要求反映出大学生鲜明的个性品质，真正使档案管理起到就业服务的功能，从而提高档案管理的实际利用价值。
2.实现档案管理信息化
信息化时代，要想让档案管理更好地为就业服务，必须使档案管理向数字化、信息化方向发展，实现资源共享。由于网络手段可以加速学生信息的传播和处理，拓宽大学生档案的应用范围，还能使用人单位快捷地进行网上查询。建立大学生电子档案，它具有速度快、数据准、存贮量大、便于检索等优势。建立人才信息库，能够为用人单位、相关部门提供比较完整、高效的学生成长数据，缓解档案管理与利用间的矛盾。所以，各大高校需要实施档案信息化建设，向用人单位展示学生资源，同时也树立高校的良好形象，构建了科学合理的大学生档案信息管理体系。
3.坚持“以人为本”理念
档案管理员要树立“以人为本”的服务理念，一要有良好的职业道德，增强责任心，及时收集并整理学生的档案材料，确保大学生档案的真实性和时效性；二要深入了解单位的招聘意图，获取单位对档案材料的最新要求，不断建立人才业绩档案和诚信档案，肩负起对大学生、用人单位负责的双重责任。此外，还要充分发挥档案管理员的主观能动性，积极探讨档案管理业务，通过岗位培训、在职进修等方式，不断学习新知识，掌握新技能，与时俱进，从而更好地做好大学生的就业服务工作。
4.增强师生档案意识
加强档案管理，需要增强师生的档案意识。档案部门可以定期对师生进行档案知识的培训，大力宣传《档案法》，让师生正确地认识档案管理工作的意义，以及大学生档案对学生今后职业生涯的重要作用。利用广播、版报、网站等有效形式，结合学校素质教育，不断普及档案知识。在档案管理过程中，档案管理员要密切配合学生管理部，相互沟通，相互了解，提高学生的档案意识，使大学生正确认识档案、明确归档材料，为充分就业打下坚实基础。
四、结束语
总之，确保大学生及时、充分就业是现代化建设的根本要求，必须引起我国高校和社会各界的高度重视。面对严峻的就业形势，解决大学生“就业难”的问题迫在眉睫，特别是高校档案管理员要充分发挥档案管理的就业服务功能，提高思想观念，将学生就业放在首位。档案管理员还需具备超前的服务意识，以单位、学生为对象，以馆藏档案为基础，以服务就业为目的，积极与学生、单位进行沟通，强化档案管理措施，促进学生就业，集中体现档案管理服务人才、服务社会的作用。
参考文献：
[1]叶景青.试论高校学生档案管理与学生就业工作[J].贺州学院学报.2012，（1）.
[2]谭建敏.加强高校学生档案管理，强化就业服务功能[J].科技资讯.2008，（36）.
[3]练红珍.就业视角下的高校学生档案实效性管理研究[J].档案与建设.2011，（8）.