论文部分内容阅读
流动人员档案管理工作是人才中心工作的重点之一。如何高效快捷地为流动人员服务，是我们每一个人才工作者追求的目标。据统计，目前广西有50多个市、县（区）人才中心安装使用了广西区人才管理办公室研制的“汇通人事代理管理系统”。这不仅提高了人才中心对流动人员档案管理的工作效率，同时极大地方便了为大中专毕业生远程查询档案服务。但是，在使用该软件中，流动人员档案的编号一直没有一个统一的标准或做法，这给管理人员查找档案带来诸多不便。笔者认为，高效快速查找到档案的关键在于科学地给档案编号和按编号顺序排架。因此，科学规范地做好流动人员档案编号是档案管理中一项首要的基本环节。
根据1995年6月12日国家档案局批准并实施《档号编制规则》的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则要求，笔者经过反复实践和比较，参考其他档案编号方法，研究出一种利用四角号码取号的“332编号法”。这方法不仅能满足“汇通人事代理管理系统”纯数字编号需求，同时能做到不依靠任何检索工具仅凭姓名就可以快速查找到档案。现分述如下：
所谓“332编号法”，就是档案号由8位阿拉伯数字组成，即姓氏编号为前三位，名字编号为中间三位，最后二位数是识别码（如图1所示）。
例如：丁维乐的档案编号为丁102，维乐219，识别号00，也就是10221900。
一、姓氏编号（前三位）
（一）把所有流动人员档案根据四角号码取号规则，按姓氏的左上角笔形取号，将所有的姓氏分为9大类：即左上角横起笔1类，如“王、丁、孔……”等姓；左上角竖撇起笔2类，如“白、岑、黎……”等姓；左上角点起笔3类，如“闭、郭、庞……”等姓；左上角叉起笔4类，如“蔡、李、姚……”等姓；左上角插起笔5类，如“曹、成、韦……”等姓；左上角方框起笔6类，如“罗、田、吴……”等姓；左上角角起笔7类，如“贝、陆、邱……”等姓；左上角八起笔8类，如“管、金、曾……”等姓；左上角小起笔9类，如“党、肖……”等姓。这样，我们一看到档案上的姓氏就知道分在第几类了。
根据四角号码取号是分为0、1、2、3、4、5、6、7、8、9类的。为什么没有0类呢？因为现在我们使用的“汇通人事代理管理系统”编号还不能识别以0开头的编号，所以我们把四角号码中“点下有横是0头”这一类全部归于3类，因此分为9大类。
（二）在同类（同笔形）姓氏中，先根据姓氏汉语拼音顺序（也可以按其他方法）排序，再用01-99数列给该姓氏编上对应号，制成姓氏索引表（见表1）。
在横起笔的第1大类“孔、班、丁、雷……”中，按汉语拼音排序后的顺序为“班ban、丁ding、孔kong、雷“lei……”，对应编上号为：班101、丁102、孔103、雷104，这样把同姓集中在一起了。
二、名字编号（中间三位）
（一）单字名编号法
即按四角号码取该字的第一、第三、第四角的笔形编码。例如：班禅，“班”字姓氏编号是101，“禅”字的第一、第三、第四角编码分别是3、2、5，班禅的档案编号就是101325。
（二）双字（含三字以上）名编号方法
第一个字按四角号码取该字的第一、第三角的笔形编码，第二个字取第三角的笔形编码。例如：丁维乐，“丁”姓编号是102，“维”字的第一、第三角编码分别是2、1，“乐”字的第三角编码9，丁维乐的档案编号就是102219。名字超过三个字以上按双字取号。
为什么要这样取角编号呢？笔者经过多次反复实践研究得出结论：这样取角编号能把重码率降到最低。
三、识别码的取法
所谓识别码就是用来区分同姓同名和同号所给的编号。由00、01、02、03、04、05……99共100个自然数表示。没有同号情况下统一用00表示，保持位数相同，达到排序整齐美观，也为今后同姓同名同号留下区间。在同姓同名和同号的情况下，根据收到档案先后时间顺序给号。例如：有两个同姓同名丁维乐编号分别为：10221900，10221901，并在籍贯处加以区分。或与丁维乐同姓不同名而同号的如丁继乐可取号为10221902……，至此档案编号就完成了。
采用四角号码332编号法，它吸收了其他档案编号方法的长处，使档案管理检索更快捷方便，具有以下优点。
（一）可以不用依靠计算机或档案检索目录来查找档案，只要根据姓名就可以快速准确地查找到所需档案。
（二）能将同姓同名同号的档案集中排列在一起，且做到一人一号，查找时一目了然。
（三）每个姓氏的档案按四角号码编号大小顺序进行排列，并在架（柜）前粘贴上姓氏（大类号）与号段。在排架时先按大类再按号段排列，并根据本单位流动人员大小姓氏多少预留出相应的空间位置，保持该姓氏档案在柜中的位置，这不仅具有相对稳定性，同时又有较好的扩充性。
（四）符合使用广西区人才管理办公室研制的“汇通人事代理管理系统”纯阿拉伯数字编号要求。
其缺点是：一是8位数编号相对长了点。二是管理人员要熟悉四角号码取号方法。一年来，经本单位新进两位同志实践，在半个月内都能熟练掌握该方法的取号排架技能。
根据1995年6月12日国家档案局批准并实施《档号编制规则》的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则要求，笔者经过反复实践和比较，参考其他档案编号方法，研究出一种利用四角号码取号的“332编号法”。这方法不仅能满足“汇通人事代理管理系统”纯数字编号需求，同时能做到不依靠任何检索工具仅凭姓名就可以快速查找到档案。现分述如下：
所谓“332编号法”，就是档案号由8位阿拉伯数字组成，即姓氏编号为前三位，名字编号为中间三位，最后二位数是识别码（如图1所示）。
例如：丁维乐的档案编号为丁102，维乐219，识别号00，也就是10221900。
一、姓氏编号（前三位）
（一）把所有流动人员档案根据四角号码取号规则，按姓氏的左上角笔形取号，将所有的姓氏分为9大类：即左上角横起笔1类，如“王、丁、孔……”等姓；左上角竖撇起笔2类，如“白、岑、黎……”等姓；左上角点起笔3类，如“闭、郭、庞……”等姓；左上角叉起笔4类，如“蔡、李、姚……”等姓；左上角插起笔5类，如“曹、成、韦……”等姓；左上角方框起笔6类，如“罗、田、吴……”等姓；左上角角起笔7类，如“贝、陆、邱……”等姓；左上角八起笔8类，如“管、金、曾……”等姓；左上角小起笔9类，如“党、肖……”等姓。这样，我们一看到档案上的姓氏就知道分在第几类了。
根据四角号码取号是分为0、1、2、3、4、5、6、7、8、9类的。为什么没有0类呢？因为现在我们使用的“汇通人事代理管理系统”编号还不能识别以0开头的编号，所以我们把四角号码中“点下有横是0头”这一类全部归于3类，因此分为9大类。
（二）在同类（同笔形）姓氏中，先根据姓氏汉语拼音顺序（也可以按其他方法）排序，再用01-99数列给该姓氏编上对应号，制成姓氏索引表（见表1）。
在横起笔的第1大类“孔、班、丁、雷……”中，按汉语拼音排序后的顺序为“班ban、丁ding、孔kong、雷“lei……”，对应编上号为：班101、丁102、孔103、雷104，这样把同姓集中在一起了。
二、名字编号（中间三位）
（一）单字名编号法
即按四角号码取该字的第一、第三、第四角的笔形编码。例如：班禅，“班”字姓氏编号是101，“禅”字的第一、第三、第四角编码分别是3、2、5，班禅的档案编号就是101325。
（二）双字（含三字以上）名编号方法
第一个字按四角号码取该字的第一、第三角的笔形编码，第二个字取第三角的笔形编码。例如：丁维乐，“丁”姓编号是102，“维”字的第一、第三角编码分别是2、1，“乐”字的第三角编码9，丁维乐的档案编号就是102219。名字超过三个字以上按双字取号。
为什么要这样取角编号呢？笔者经过多次反复实践研究得出结论：这样取角编号能把重码率降到最低。
三、识别码的取法
所谓识别码就是用来区分同姓同名和同号所给的编号。由00、01、02、03、04、05……99共100个自然数表示。没有同号情况下统一用00表示，保持位数相同，达到排序整齐美观，也为今后同姓同名同号留下区间。在同姓同名和同号的情况下，根据收到档案先后时间顺序给号。例如：有两个同姓同名丁维乐编号分别为：10221900，10221901，并在籍贯处加以区分。或与丁维乐同姓不同名而同号的如丁继乐可取号为10221902……，至此档案编号就完成了。
采用四角号码332编号法，它吸收了其他档案编号方法的长处，使档案管理检索更快捷方便，具有以下优点。
（一）可以不用依靠计算机或档案检索目录来查找档案，只要根据姓名就可以快速准确地查找到所需档案。
（二）能将同姓同名同号的档案集中排列在一起，且做到一人一号，查找时一目了然。
（三）每个姓氏的档案按四角号码编号大小顺序进行排列，并在架（柜）前粘贴上姓氏（大类号）与号段。在排架时先按大类再按号段排列，并根据本单位流动人员大小姓氏多少预留出相应的空间位置，保持该姓氏档案在柜中的位置，这不仅具有相对稳定性，同时又有较好的扩充性。
（四）符合使用广西区人才管理办公室研制的“汇通人事代理管理系统”纯阿拉伯数字编号要求。
其缺点是：一是8位数编号相对长了点。二是管理人员要熟悉四角号码取号方法。一年来，经本单位新进两位同志实践，在半个月内都能熟练掌握该方法的取号排架技能。