毕业一年

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  2006年的6月,小G将告别四年的大学生活,走出校园,正式地步入社会。社会将是个什么概念,他一无所知,对以后人生的规划,也还没有开始。
  这年过完春节,小G便早早返校,为毕业后的饭碗四处奔走。小G在性格上属于“不紧不慢型”的,对找工作一事也不像其他同学那样风风火火,在他眼中,面试时侃侃而谈,说得唾沫星子四溅的同学并不见得怎样。正因为如此,自身条件并不算差的他却在面试时屡屡碰壁。对于大多数的用人单位而言,门槛几乎一致:CET-4(大学英语四级)、无挂科、成绩良好。综观全班同学当中,这几个条件都满足的男生寥寥无几(除去考研的),而小G有幸是其中一员,也许是性格原因,或是读书人固有的清高,让他不愿为了一份职位而疯狂。“性格决定命运”,这话一点都不假。
  春节前,同学小z在一家求职网站上随便填了个信息,事后被一家广东档案中介公司浏览后,就找到了学校人事处,查问是否真有此人,从此小z便与这家公司的老总有了联系。后来,小G也发了份简历。就这样,在邮局邮寄了相关资料,通了几个电话之后,就把此事给搁在脑后了。让人没想到的是,春节过后,这个档案中介公司竟一下子要了两个人去实习。虽有疑虑,但两人决定还是去试试吧。就这样,在2月末,小G揣着一张火车票就直奔佛山而去,到公司宿舍的那天,刚好是周六。
  周一,小G特意起了个大早,和同事小N一起去公司,公司离宿舍不算远,十多分钟行程。到了公司楼下,问公司在哪层,回答是十六层,乖乖!小G第一感觉是自己成“白领”了。
  一到公司,张总就让小G就“档案工作与档案专业教育”写下自己的看法。一番思考过后,《档案专业教育与档案工作浅见》“问世”了,大概内容如下:
  一、档案专业教育是档案工作发展的趋势,是提高档案管理队伍素质的必要措施,同时也有利于档案理论与实践的完美结合。
  二、档案工作中部分工作并不需要高学历,也就是说对于档案的实体整理,可以高、低学历并存,但做理论研究或编研利用,低学历没有先天的优势。另外,在职称评审方面,经过档案专业系统教育的,占据着得天独厚的条件。
  实习期间小G第一次接触的是某区劳动保障局文书档案整理,在劳动局,小G认识了档案整理生涯中第一位启蒙老师:Y姐。Y姐在公司属于大姐大的人物,全公司所有客户档案的分类都由Y姐一人把关,因此下面员工对Y姐尊敬有加,关系也异常融洽。当时同事都说公司来了档案学本科生,科班出身,这是给小G最大的压力,其实对档案整理,小G是一片空白。只知道课本上好像讲过“三分法”、“二分法”,等等,但不知道广东用的到底是几分法。刚开始的几天,忙中出错是经常事。
  3月中旬,公司搬迁,虽然由十六楼降到了二楼,但看着宽敞、大气的新办公室,小G的“白领”感觉依然如故。搬迁中小G和小z显得很是积极,搬、抬、扛、洗地板等干得不亦乐乎。累是累了点,但也在公司留下了良好的口碑:这两个年轻人不错,能吃苦!
  实习的日子一天天过着,4月中旬的一个周末,小G和小z接到通知要去一税务局“突击”加班,本来那里已安排了八个同事,但由于时间紧迫,才不得已加派了人手。此项业务工作的主要内容是:将该局2006年形成的企业纳税申报资料分类,并将企业基本信息录入对应的纳税管理系统即可。在经对方负责人介绍后,小G和小z弄明白了这些资料的构成:每个企业的资料均由动态和静态两部分构成,动态部分即为每月或每年均发生的,如纳税申报、发票申购等;静态部分即为在一定时期内相对稳定的,如企业法人登记等,并要求在月底完成剩余的6000余个大中型企业、12000余个小规模企业资料的分类、录入。这样,长达半个月的加班生活开始了:每天清早由x姐带着小G和小z从市区出发,经过一小时到达目的地后,便开始一天的忙碌,每次回到宿舍都在凌晨时候。说句夸张的话:连去厕所都是一路小跑。4月28日更是忙了一个通宵,直到将所有资料处理完毕后才回宿舍休息。经过这次加班,张总也更加肯定了这两位年轻人:敢干,有冲劲!
  随着“毕业答辩”日期的l临近,小G和小z在“五一”期间回到了学校,细想实习期间的生活,小G还未真正意义上搞明白档案管理工作,看似简单的手工操作,背后总隐藏点什么,这也是小G一直在找寻答案之处。大四离别的日子很快到来,小G没有提前离校,而是坚持到了最后一批,他还不习惯被一群同学送行,更见不得那种离别的场面。
  在家的日子总是显得那么短暂,和家人短短相处了一个星期之后,小G便带着行囊,前往公司上班了。父亲对小G的选择没说什么,只是简单叮咛了几句:团结同事、踏实做事,例是母亲一个劲儿地唠叨着工作地方那么远,回来一趟都不容易。
  再次回到公司,小G有了新的任务,负责保险公司理赔档案的全文扫描。对于扫描,当时的小G可是从未接触过,心里是“七上八下”,尤其是公司新招了三个在校学生做暑期工,交由小G管理,并带着他们完成这项工作,这就意味着要在学校开学之前完成。根据工作时间与工作量,小G简单计算了一下每日需完成的工作量,便带着三个“小朋友”“赤膊”上阵了。核对数据、拆卷、扫描、质检、装订等一系列工序在小G手中慢慢熟练,三个“小朋友”倒也能吃苦,超额的工作量并没有让他们退却,一直坚持到了开学。
  保险公司的重复劳动并没有带给小G太大的收获,小G也没有去思考为什么要这样做,这一切似乎在课本中很难找到合理的解释。其后的设备档案整理让他第一次感到一种充实感。
  设备档案的整理对当时的公司来讲,也是第一次,公司希望小G能通过此次档案的整理,拿出设备档案的整理方案来,为了充分重视该项目,公司特派了业务总监来直接负责。
  公司业务总监D总,之前在机关单位做办公室主任,退休后被张总“挖”到公司做业务总监。毋庸置疑,D总在公司是非常受人尊重的,可以用“德高望重”来形容。对于小G来说,他是幸运的,在实践上,有启蒙老师Y姐带着,在“内业”上,又师从D总。D总教给小G的不是具体的如何整理档案,而是做事的态度与方法。小G每写一篇文章,D总都会逐字逐句地修改,从排版布局到用词造句都一一圈出,小G从D总那里学到了做事的严谨与踏实,这辈子都会心存感激。D总特有的亲和力及对人生的积淀和修养,是小G永远达不到的。
  设备档案整理时所面临的困难,超过了小G的想象,就连不是问题的问题也被拿出来翻来覆去地讨论:如页码标注的位置、说明书要不要编码,等等。但当时的小G并不知道这些,后来才知道有个叫《科学技术案卷构成 的一般要求》的标准,对科技档案的做法做了明确的说明,这是后话。
  设备档案作业持续了两个多月,前一个月的时间几乎都是在反复修改中度过的,这叫小G觉得烦躁,同时也背负着很大的压力。一回到公司,同事都会问起:设备档案做成什么样了?经过一个月的折腾,具体做法终于定了下来,就这样在后面的一个多月里,小G和现场的其他三个同事完成了700余台设备的文件归档工作,加班已成为一种习惯。
  设备档案全部整理完毕已经是11月下旬了,之后,小G便回到了公司,经常随同x姐一起洽谈业务,议定方案。这半年对小G来讲,过得倒挺充实。
  时间转眼到了200 7年,这一年,小G基本上将公司所有的业务接触了一遍,并独立负责了几个较大项目,虽然也遇到过坎坷,但最后都能顺利完工。
  地税局一直是公司的老客户,每年都会有大量的文书、专业档案形成。3月某天,公司突然接到对方通知:上级单位四天后要来检查文书档案归档情况,请公司这几天将上年的文书档案整理归档。小G听到这一消息后,第一反应就是:又要加班了!他所掌握的情况是,上年的文书档案都还在OA系统里,都还没有打印出纸质文件,要三天完成这几千份文件的整理归档,谈何容易!
  地税局早在2003年便通过了“档案综合管理省特级认证”,从现有的档案设备及整理归档情况来看,档案管理工作在当年还是做得很完善的,密集架、抽湿机、空调机等设备配备到位,各类型档案归档齐全完整,各种检索工具摆放有序……但时间已经到了2007年,四年时间过去了,其档案设备、整理归档情况在四年内未发生明显变化,现有的档案管理水平已满足不了省特级档案管理的需要。其实这一现象在大多数单位都存在,升级达标之前,上至领导、下至兼职档案员都很重视,一旦升级达标之后,便以为能一劳永逸,从此马放南山,档案库房再也无人问津了,档案管理水平远远落后于达标之前。
  只有上级单位来检查了,才能体现出档案工作的必要性。虽说小G在实习期间接触到过文书档案的分类,但那时的接触只是皮毛,真正到自己独立分类时还是显得单薄。第一次独立作业,小G才发现,档案分类并不是想象中那么容易,保管期限的划分永远让人捉摸不定。请示、批复的一一对应让人丝毫不能大意,大量的重复、无价值文件充斥着眼球,随时都有可能扰乱对文件价值的判断基准。第一天,在一堆杂乱的文件当中,两人一起坚持到了晚上九点多,将文件分类完毕后才下班。
  第二天,x姐叫上了小z,小G和小z的主要任务就是将分类好的文件按照规律排列件号,然后交给其他人进行编码、盖填归档章等工序。由于业务不熟练,在分类时没能一次性将文件有序地存放,请示、批复不能一一对应,存在大量重复文件,阻滞着排序工作的进度。这天,三个人加班到了凌晨两点。在编码、件号排列完毕后,大量的著录工作随之而来。在当时的公司,既对档案管理软件熟悉,著录速度又快的,还真找不到几个,小G和小z便成了主力。在几台电脑同时工作下,打印归档文件目录、装订目录夹等一系列工序紧张地向前推进着,当完成全部工作,清理好现场后,已到凌晨。人虽是累了点,但看到两三天就把一堆杂乱无章的文件整理得井然有序,小G还是比较有成就感的,用句比较时髦的话来形容当时的情景就是:“痛并快乐着。”
  检查的日期很快到来,等待检查结果的时间就好像一个罪犯在法庭上等待宣判一样,让人紧张、焦虑不安。总算上午半天过去了,x姐第一时间和对方取得了联系。对方回复:“基本过关,检查主要是看文件归档没有,对具体内容没怎么细看。”虚惊一场,小G心底暗自庆幸。后来,他还是把这次整理的全部文件从头到尾重新分类整理了一次,发现问题还是蛮多的。
  虽然地税局的这次文件档案整理不是十全十美,慌乱之中不断出错,但小G十分感谢这次的“突击”。经历这次之后,小G有种“顿悟”的感觉,好像以前不明白的许多问题一下子全都明白了,小G觉得自己信心满怀,对工作投入了前所未有的热情。
  突击过后的每一天,小G都觉得自己过得很充实,浑身有着用不完的力气,就连走路时都觉得异常轻快。时间转眼来到了这年的5月份,公司新接了一个项目:某大桥扩建工程档案。对于公司来讲。这又是一个全新的项目,在当时看来,无疑就是一本天书,该如何整理,丝毫没有概念。
  接触之后,才知道难度在哪里,由于这批档案已经全部装订成册,因此在重新整理时遇到了很大困难,特别是施工原始记录部分,根本未按照分部、分项的要求组卷,而是杂乱无章地装订在一起,对这些文件重新分类、组合难度可想而知。按照“惯例”,项目由x姐亲自挂帅,小G辅助,当时DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范成了人人必备的工作手册,首先将所有文件分成不同的大类,然后再具体分类排序,在整理施工原始记录部分时,由于对工程档案整理没有丝毫概念,对什么是分部、分项工程闻所未闻,这部分在整理起来感觉无从下手。还好,公司对这个项目比较重视,发动了所有关系,请到了当地质监站的工程师亲自授课。慢慢地,小G才明白了,桥原来也分很多种类型,不同类型的桥,其分部、分项工程的划分也完全不一样。搞明白了这些基本的概念与组卷原则之后,小G隐隐约约地觉得自己找到些眉目了。“师父领进门,修行在个人”,在了解了分类组卷的基本原则之后,大量的分类工作开始了,在那段时间里,加班是每晚的必修课,甚至牺牲了中午的休息时间,忙于拆卷、组卷,不懂就问,每个桥墩、每个桥墩的桩基也都一一对应……
  由于在整理资料的过程中,发现有大量的文件未收集齐全完整,整理工作也曾因此一度中断。分类完毕之后,大量的编码、著录、打印、装订工作陆续展开,终于在9月份将所有案卷全部整理完毕,小G清楚地记得,此次共整理两套,一套591卷,另一套480卷。当小G亲自把电子数据及案卷目录交到对方手上时,一种如释重负的感觉油然而生!公司同事也戏称:小G,你的女儿终于嫁出去了!
  在那么多业务项目中,小G认为这次才是最充实、最刺激的,有太多不懂的问题在实践中得到一一化解。也是通过这项业务,小G明白了什么叫单位、分部分项工程,什么叫预制梁和现浇梁,什么叫伸缩缝……虽然只是单纯的档案整理,但这已经足够了。
  除了工程档案的整理,这一年,其他的项目一如既往地整理着,劳动工伤、仲裁、税务、教学、医疗、设备、会计等小G也都一一过招:小G用了一年时间掌握了游戏规则。
  这一年,小G被评为“年度优秀员工”,并获得了“总经理基金奖”,在年度总结大会上,张总用了一句话来形容小G:“讷于言而敏于行。”对这句话,小G还是很认同的。2007年,丰收之年!
  
  (摘自《档案界》网站)
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