把账留下细看看

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  欺幼主刁奴蓄险心,看旧账新官解难题。吴新登媳妇藐视李纨老实,探春年轻,试她二人主见,报完赵国基死讯,垂手旁侍,再不言语。探春斥之胡闹,让她取来旧账。探春看过,边递与李纨,边对吴家的说道:“给他二十两银子。把这账留下,我们细看看。”
  李锦彰在《晋商老账》中说:“山西人逢事设账,无账不立。”《红楼梦》里,遇事设账,凭账管事,经常可见。账是内部报告的重要基础,借其归集、传递内部信息,促进信息有效沟通和充分利用,对提高企业管理水平、市场竞争能力和内部控制效果具有重要意义。
  一、内部报告形成的管理与控制
  企业内部报告系统缺失,功能不健全,内容不完整,内部信息传递便失去了基础,生产经营管理便可能陷入蔽明塞聪的危险境地。
  1.名册账册与内部报告体系。
  仅荣国府一宅,即有三四百人丁,每天少则也有一二十件事情需要处理。偌大家庭,如果没有有效的内部信息报告体系,混乱和矛盾在所难免。在一百二十回的《红楼梦》里,“册”字抛头露面近六十次,除“扶册”外,其余都与内部报告相关。如金陵十二钗正册、副册、又副册,第十四回中的“家口花名册”等,都属于人力资源基本信息材料。第十四回的“命彩明定造簿册”、“叫彩明查册子与宝玉看了”,第十六回的“开册籍”,第五十八回的“查清记册收明”等,属于会计信息系统的账册。这些名册账册构成贾府内部报告的基础,甚至直接作为内部报告的替代品用于家务管理和控制。
  贾府的内部报告,书面的少,口头的多,难言体系。在企业,人力资源和财务管理的内部报告不可或缺,但仅仅这些远远满足不了企业内部不同层级、不同职能部门的管理需求。企业需要紧紧围绕内部报告使用者的信息需求,建立健全内部报告体系,并且需要根据发展战略、风险控制和业绩考核要求,紧密结合全面预算管理,科学规范不同层级内部报告的指标体系。口头报告具有较强的及时性、随意性和难以复核性,在口头传递过程中容易受到噪音干扰,贾府的衰败与此不无关系。尽管如此,口头报告仍然是企业里一种十分普遍的报告方式。对于书面报告和电子报告,可以通过明确文件编号、执行范围、内容、起草部门、报送和抄送部门、保密与时效要求等进行控制。对于口头报告,可由传接双方分别在工作日志中就相应的内容和时间等,进行必要的记录和保存。
  2.飞马来往与收集内外信息。
  贾政生日那天,被传陛见,合家惶惶不定,不住的使人飞马来往探信。确知元春晋封凤藻宫尚书、加封贤德妃之后,才心神安定,喜气洋洋。贾家的荣辱兴衰与朝廷息息相关,朝廷的任何风吹草动都必须要重点关注。面对太监的贪婪,只能逢迎满足;面对王侯将相,极尽维护和攀附;面对太医院的御医,也要设法示好利用。虽然在财力和精力上付出很大,却开辟了更多的信息渠道,获益不菲。企业也应坚持成本效益原则,结合特定服务对象需求,关注市场环境、政策变化等对企业生产经营管理的影响,通过各种渠道广泛收集、分析、整理外部信息,尤其要加大重点信息收集工作的力度。
  邸报是传知朝政信息的文抄,是报纸的雏形。贾政和贾珍都是阅读邸报的,甄家犯罪被抄的信息首先是贾珍从邸报上看到的。贾雨村听张如圭说“都中奏准起复旧员”,回至馆中的第一件事就是“忙寻邸报看真确了”。雨村此举具有对信息进行审核和鉴别之意。企业对已经筛选的资料需要作进一步的检查,检查信息在事实与时间上有无差错,是否合乎逻辑,信息的来源单位、资料份数、指标等是否完整,以此来确定信息的真实性和合理性。
  名册和账册是贾府获得内部信息的重要手段和渠道。探春正是从旧账中获得了不同情形丧葬赏银的信息,她把账留下来还要抽时间详细看一看,以获取更多信息,为其管家所用。在企业,可以通过财会资料、经营管理资料、调研报告、专项信息、内部刊物、办公网络等渠道,获取各种内部信息。
  3.门上帖子与投诉举报制度。
  门上被人贴了腌脏帖,贾政还收到了匿名信。举报材料写道:“西贝草斤年纪轻,水月庵里管尼僧。一个男人多少女,窝娼聚赌是陶情。不肖子弟来办事,荣国府内好声名。”贾政不许声张,叫人全部清除门墙上可能的帖子,询问贾琏是否经常过问贾芹的履职状况,要求赖大把女尼女道秘密接回府里关押。对于举报,贾芹说:“这是谁干的!我并没得罪人,为什么这么坑我?”贾琏想:“闹出去也不好听,又长那个贴帖儿的人的志气了。”赖大道:“你想想,谁和你不对罢?”王夫人认为:“这个贴帖儿的也可恶。”由此足见人们对于举报和投诉的纠结。在企业,要正确认识举报和投诉的积极意义,明确向谁举报,接到投诉后谁来调查、如何调查、办理时限、调查结论提交处理的程序等。通过这样的制度,鼓励员工及企业利益相关方举报和投诉企业内部的违法违规、舞弊和其他有损企业利益和形象的行为。至于贾琏给贾芹看举报材料,现实中也不少,若是实名举报,举报人便可能因此遭受打击报复。所以,建立并有效实施举报人保护制度必不可少。
  趁着贾政上班,贾琏和赖大商量要贾芹蒙混过关,嘱咐他打死也不要承认。贾琏还假传贾政之言,以解自己之责,请王夫人来作决策。如此晚辈,既欺其叔,又骗其婶。这般行事,一些企业里不是没有。因此,要使投诉举报真正发挥效用,防范贾琏此等行为,企业需要通过审计委员会、纪律检查委员会等组织,对信访、内部审计、监察、接受举报过程中收集的信息进行复查;需要建立反舞弊情况通报制度,定期召开会议,通报情况,分析形势,评价现有的反舞弊控制措施和程序的健全性和有效性。
  4.开了赌局与内部报告编审。
  探春由账中看到:“两个家里的赏过皆二十两,两个外头的皆赏过四十两。外还有两个外头的,一个赏过一百两,一个赏过六十两。这两笔底下皆有原故:一个是隔省迁父母之柩,外赏六十两;一个是现买葬地,外赏二十两。”探春所看可能是起着原始凭证作用的“草流”,也可能是“细流”中的“银清簿”,还可能是“总清簿”。不管哪种账簿,均有固定账页格式,装订成册。企业需要突出不同内部报告的主要指标,编制内容全面、简洁明了、通俗易懂的内部报告,促进企业各管理层级和全体员工掌握相关信息,正确履行职责。   对于凤姐,吴新登媳妇每遇事项,“早已献勤说出许多主意,又查出许多旧例来,任凤姐儿拣择施行。”这种表现与管理会计重在提供实现管理职能所需信息、积极参与企业管理的主旨高度契合,堪称管理会计报告的典范。在企业,做好日常资料收集整理的同时,需要合理设计内部报告编制程序,提高编制效率,在第一时间向管理部门提供富有价值的内部报告。对于重大突发事件,需要快速编制并向最高层上报内部报告。
  宝玉被吓,惊动贾母。探春汇报了园内开设赌局进行赌博的基本情况。贾母道:“你既知道,为何不早回我们来?”进而批评她不知其中利害,耍钱就可能喝酒,就可能出门买物寻人,就可能藏贼引奸引盗,对于住在园内的姊妹们,存在着极大的安全风险。这番批评既是对探春口头报告的质量审核,也具有评估内部报告的性质。在企业,建立内部报告审核制度,明确审核职责和权限,实施起草与审核岗位的分离,有利于提高内部报告质量。建立内部报告评估制度,进行内部报告评价,考核内部报告在生产经营活动中所起的真实作用,进行奖惩,有利于促进信息的及时准确传递和有效利用。
  二、内部报告使用的管理和控制
  信息传递不通不畅不及时,噪音干扰多,决策可能失误,控制可能失效。泄露商业秘密,更可能危及企业的核心竞争力。
  1.层层门卫与内报流转程序。
  李纨对平儿笑言,“你就是你奶奶的一把总钥匙。”鸳鸯、彩霞和袭人对于贾母、王夫人和宝玉犹如平儿对于凤姐一样,都是所在单位的信息中枢,大量信息经她们而聚散,传递给主子、其他单位或者下人,她们对于荣国府的正常运行功不可没。在企业,不同管理层级也需指定专人负责内部报告的有关工作,负责信息的上传、下达及横向传递。企业不仅要将这些通过内部报告传递制度加以规范,还要在制度中根据信息的重要性、内容特征等,确定不同的流转环节。对于重要紧急信息,允许越级上报,便于迅速反映和决策。
  宁荣两府,外有大门,内有仪门,还有后门、角门、园门等,重要门口都配置有门卫,既担安全保卫之职,又负信息传递之责。刘姥姥一进荣国府,在大门前遭受冷拒,好在一位年纪较长者指点,方得入府。粤东官员来拜,送了荣府主人两小篓子茯苓霜,给了门上人一篓子作礼。三份之中得其一,这门卫还真是个肥差。贾雨村首次拜访贾政,拿着宗侄的名帖,否则,难免尴尬。清朝嘉庆十九年刊印的《都门竹枝词》中有如此描述:“客拜纷投片子红,中间隔绝是门公。寻常来往浑闲事,只怕家书也不通。”信息传递因此而被阻隔,这是设立门公所始料不及的。在企业,为确保信息传递通畅,避免阻滞,内部报告要严格按设定的流程进行流转,各管理层需要对内部报告的流转进行认真记录,对于未按照流转制度进行操作的事件,在查清原因后必须严肃处理。
  2.袭人建言与内报有效使用。
  贾府使用花名册进行人力资源管理的例子很多。探春使用会计账簿,既作出了正确决策,又有效地控制了成本费用。在企业,各级管理人员需要充分利用内部报告管理和指导企业的生产经营活动,及时反映全面预算执行情况,协调企业内部相关部门和各单位的运营进度,严格绩效考核和责任追究,确保企业实现发展目标。
  宝玉挨打后,袭人回说:“我今儿在太太跟前大胆说句不知好歹的话。论理——”说了半截忙又咽住。要紧处停下,极富口头沟通艺术,大大地吊起了王夫人听下去的胃口。在王夫人点头后,袭人继续言道:“论理,我们二爷也须得老爷教训两顿。若老爷再不管,将来不知做出什么事来呢。”袭人所虑的是,“如今二爷也大了,里头姑娘们也大了,况且林姑娘宝姑娘又是两姨姑表姊妹,虽说是姊妹们,到底是男女之分,日夜一处起坐不方便,由不得叫人悬心,便是外人看着也不象。”进而提出了一项防患未然的建议——把宝玉搬出园子来。王夫人最怕的是宝玉和谁作怪,有了不清不楚的男女苟且之事。袭人认识到了风险的存在,及时口头报告了情况,提出了颇有见地的风险应对办法。王夫人因此在暗中照姨娘的待遇给袭人加了月例银子,对她进行了物质奖励。鼓励员工积极提出合理化建议,有利于拓宽内部报告渠道,有利于加强管理和风险控制。
  贾珍早知贾芹管理女尼女道存在风险,他曾警告贾芹:“你在家庙里干的事,打谅我不知道呢。你到了那里自然是爷了,没人敢违拗你。你手里又有了钱,离着我们又远,你就为王称霸起来,夜夜招聚匪类赌钱,养老婆小子。……等过了年,我必和你琏二叔说,换回你来。”后来不知是没有说,还是贾芹做了贾琏的工作,没有再提这桩事。直到八十回之后,有人在荣府门上贴了举报信,水月庵风月案才暴露出来,此时已经给贾府造成了恶劣的影响。
  袭人建言,贾芹丑闻,无不启发和提醒着人们,企业需要有效利用内部报告进行风险评估,准确识别和系统分析企业生产经营活动中的内外部风险,确定风险应对策略,对风险实施有效控制。对于内部报告反映出的问题应当及时解决,涉及突出问题和重大风险的,应当启动应急预案。
  3.立刻捆人与降低噪音干扰。
  噪音干扰存在于信息传递和沟通的全程,如语言模棱两可、接收者成见太重等等。贾母八秩连天筵宴,尤氏晚间不回家,住在园子里李纨处。这日傍晚,来至园中,只见正门与各处角门大开,却无人看守。她派丫头找人,两个喝了酒的婆子知是东府奶奶要求传人,既不上心,也不传人,还讲了一些混话。周瑞家的得悉,先来安慰尤氏,继而回了凤姐。凤姐指示:“记上两个人的名字,等过了这几日,捆了送到那府里凭大嫂子开发。”因平素与这两人不睦,周瑞家的从凤姐处出来,边命小厮传话叫林之孝家的来见尤氏,边传人立刻捆起两个婆子交到马圈里派人看守。如此传递大大偏离了凤姐的本意。贾府存在着十分复杂的关系网,噪音此起彼伏,干扰时断时续,信息因此失真,管理和控制多受其害。
  降低噪音干扰,确保内部信息质量,要求切实提高从业人员的专业胜任能力,尤其需要加强职业道德建设。吴新登媳妇的专业胜任能力没有疑问,却要试试新领导主见、看看新领导笑话,忘记了自己的职责。探春心里或许是认赵国基这个舅舅的,毕竟她是赵姨娘所生,面对利益冲突,遵循旧例,不偏不倚,显示了她正直的品德。企业的许多决策事项需要事先论证,这类论证与其说是技术工作,不如讲首先是道德考问。放弃规则和道德,根据主要领导倾向编制论证方案,现实中并不少见。除却唯上,内部报告的编制者、传递者和使用者身在其中,有些信息直接关系切身利益,屁股指挥脑袋的事情便屡屡发生。净化内部环境,提升职业品德,对于编制、传递和使用真实的内部信息至关重要。
  4.翠墨蝉姐与内报保管保密。
  十月将尽,大观园工程皆已完工,“各处监管都交清账目”。想来这些工程账目都交给了荣国府的账房保存和保管。只有这样,探春要看旧账时,吴新登媳妇才能给她取来。企业需要建立内部报告保管制度,明确各部门的保管责任;按类保管,便于查阅和对比分析;明确不同类别内部报告的保管年限,只有超过保管年限的才可销毁;对影响重大的内部报告永久保管,还要建立电子内部报告保管库,按照性质、类别、时间、保管年限、保密要求等分门别类地进行存储。
  贾琏求鸳鸯:“暂且把老太太查不着的金银家伙偷着搬运出一箱子来,暂押千数两银子支腾过去。不上半年的光景,银子来了,我就赎了交还,断不能叫姐姐落不是。”这件事竟被邢夫人知道了。凤姐和平儿分析了半天也不知是谁、何时泄的密。贾赦讨鸳鸯作妾不成,贾赦一房与其结下仇怨。凤姐担心有人趁机造谣生事,连累鸳鸯。因茉莉粉替去蔷薇硝,赵姨娘与芳官等人大打一场。探春追查挑唆者,艾官悄悄告发了夏婆子。这悄声细语被探春的丫头翠墨听到,转而告诉了也在探春处当役的蝉姐。蝉姐是夏婆子的外孙女,血脉相通的关联者,作一回耳报神,不在话下。探春的奴婢都不为其保密,都利用信息获益,信息保密何等艰难。这种现象在一些企业不同程度的存在,不容忽视。企业需要制定严格的内部报告保密制度,明确保密内容、保密措施、密级程度和传递范围,防止泄露秘密。涉及商业秘密的重要文件至少要由两位较高级别的人员共同管理,查阅保密文件,必须经高层管理人员同意,由两人分别开启相应的锁具方可打开。
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