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摘 要：档案信息化管理就是利用电子计算机技术将档案数字化、网络化的过程，在此过程中用数字来表达、存贮、再通过网络来传输、交流档案信息。为此，笔者在阐述电子文件与传统档案及其管理特点、档案信息化管理意义的基础上，提出了做好归档电子文件的技术处理、解决电子文件保存问题、“双套”保存电子文件与纸质档案和提高档案人员的整体素质等措施，发挥档案信息化化管理的应有作用，促进经济社会发展。
关键词：档案管理 信息化 网络化 数字化
中图分类号：G472 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）11（c）-0211-02
档案是我国机关企事业单位、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，以文字、图表、音像和其他载体形式体现的真实记录，具有重要的社会价值。可见，档案作为宝贵的信息资源，是信息和载体的有机统一体。在档案管理方面，存在档案数量冗多、保管条件差、较低查找利用率和管理人员整体素质较低等实际问题。科技发展要求对档案进行信息化管理，就是利用电子计算机技术将档案数字化、网络化的过程，在此过程中用数字来表达、存贮、再通过网络来传输、交流档案信息，即将传统档案资料以电子文件形式的形式予以体现，充分发挥其社会价值。
1 电子文件与传统档案及其管理特点
1.1 传统档案向电子文件的转换及其特点
利用计算机磁盘等化学磁性材料为载体，将保存的传统档案资料转换成为电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等电子文件形式进行保存、加工和利用的过程，称之为档案信息化过程。
与传统的紙质档案比较，电子文件具有4个方面的鲜明特点：一是应借助计算机及其有关应用软件来阅读和使用电子文件，超越了传统的纸质文件；二是可以利用借助计算机及其有关应用软件处理和传输电子文件，增加了实效性；三是不受时间和空间限制，共享电子文件资料；四是电子文件和纸质档案的保存条件和环境要求存在明显差异，电子文件具有很高的保存环境温湿度和防磁性等要求，而对保存场地面积相对较低，应根据要求合理改革。
1.2 传统档案与电子文件管理的特点
在长期档案管理实践过程中，已经形成了一套完整的工作流程与方法、原则和制度来管理纸质档案，其中档案工作流程的起点及其文书和档案工作的结合点是文件立卷归档及其管理制度。由文书部门收集形成的文件并立卷后，一般一年交档案管理部门归档一次，完成档案管理的整个流程。
应用计算机及其软件等现代科学技术后，电子文件取代了传统档案存在形式，档案管理人员将传统档案直接写在磁盘上，为了不同的应用目的进行合理的修改和加工，然后将其存贮到共享的办公信息数据之中，以供加工和利用。同时，管理人员可以根据利用者的需要随时更改并存储电子文件，满足其基本需要。
管理人员应磁盘或光盘的形式移交归档，归档范围不仅仅限于办理完结并具有保存价值的文件，还应包括读取该文件的应用软件甚至操作系统，保证电子文件的可利用性。电子文件的自身价值和可读性决定了其保存价值的高低，具有不同的鉴定方法、内容和标准，同时电子文件也扩大了传统档案价值鉴定范围，应将读取电子文件软件等内容列入其中。
传统档案文件的保管期限一般根据其凭证和参考价值来合理确定，而电子文件有时很难确定其保管期限，原因在于电子文件制作方便，根据不同的利用目的可产生较多的不同的电子文件，需要不断地修改和补充信息和数据。
电子文件与传统档案的不同之处在与前者具有特殊的信息载体，决定了两种存在形式档案具有不同的保管方法、保管要求、检索方法和对外利用等，应做到管理的最优化。
2 档案信息化管理意义
2.1 改善档案管理滞后现状
档案信息化管理可以打破传统档案利用的局限性，使档案管理部门改革管理方式和智能，即从封闭管理转换为开放管理，从保管和利用档案增加为信息采集、管理和服务，实现合理配置和科学管理档案信息资源，为促进当地经济社会发展提供高效、优质的服务。
2.2 用现代化信息解决档案管理问题
完整、可靠的档案信息和快速的综合分析档案信息能力，可以保证决策和管理措施的及时性和正确性。应充分利用管理原理和方法，完善档案管理，发挥其应有的作用。
2.3 为档案管理提供智能化服务
档案信息化能提高管理效率，一次投入即可实现多次产出、远程服务和资源共享的目的；相关人员编著二次文献的时间明显缩短，档案信息利用的时效性得到明显提高；可结合政府和相关部门的工作要点和内容，提供丰富的档案信息资料。
2.4 避免时间错差的发生
随着计算机及其网络技术不断地发展，工作、学习和生活中日趋普及电子政务、电子商务等。要做好档案管理工作，管理人员要以传统档案的管理形式提前介入，积极做好电子文件的管理，充分发挥档案信息的最大效益。
3 档案信息化管理的措施
3.1 做好归档电子文件的技术处理
档案管理人员应根据工作实际，深入文件起草和形成单位，指导相关人员掌握电子文件接收、处置和存储等基本技能，切实保护原始电子文件的不可更改性，了解文件信息重新组合加工的基本流程和得到：即将已归档的电子文件通过技术处理改为“只读”文件，使其原始结构和社会作用如同纸质文件一样得到识别和保护，保证电子文件的可靠性。
3.2 解决电子文件保存问题
一般来说，在介质层上记录的电子文件不受外界磁场和外界有毒有害物质的影响和侵害，但是原始电子文件的存贮时间问题是值得档案管理部门探讨和研究的实际问题，电子文件保管期限的不确定性决定了应采取措施长期保存原始电子文件信息。目前，为避免丢失档案电子文件信息，一般采取定期不定期在不同介质之间复制粘贴等形式完成。
3.3 “双套”保存纸质档案与电子文件 一并保存相同内容的纸质档案和电子文件的方式称为“双套”保存。在此过程中，归档时使用的编目方法和存贮装具不同。“双套”保存纸质档案与电子文件将长期应用于档案馆（室）馆藏中。为便于利用时相互参照，应将相应电子文件的档号和存地在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中表明，是两者得到有机对应，标识准确可靠。
3.4 提高档案人员的整体素质
档案信息化建设是今后档案管理的一项重要工作，这要由较高政治素质、良好职业道德和崇高敬业精神的管理人员来担当和完成。档案信息化管理要求其掌握现代信息技术和网络技术，较好第完成档案信息化任务。所以，档案管理部门应强化前瞻性知识教育与培训，是档案管理人员具有丰富广博的档案管理专业知识，尤其是要熟练掌握计算机技术、网络技术、缩微摄影技术等与档案信息化管理相关的科学技术和技能，满足档案信息化管理要求。
决定着档案信息化的发展速度和质量是成功管理档案的重要保证和有力支撑。档案管理人员要在计算机上应用相应软件和技术完成文件自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息網络传递和安全利用等基本过程，所以，必须采取积极得力的措施，不断地更新档案管理人员的知识结构和管理技能，引进、适应并切实掌握现代信息技术，使之拥有广博的专业知识和管理知识，适应信息技术发展的需要。要通过多途径、多层次培养人才，强化人才梯队建设，不断地提高档案管理人员的整体素质，促进档案管理工作的现代化，满足不同层次利用者的需求。
参考文献
[1] 严锐.浅析利用信息化手段管理传统档案[J].办公室业务，2014（13）：157-158.
[2] 武玲娥.试论民生档案信息化管理的新思路[J].兰台世界，2012（11）：53-54.
[3] 陈英霞.加快国有企业人事档案管理的信息化步伐[J].价值工程，2013（24）：187-188.
[4] 陶永宏，吴艳新.档案信息化和信息化建设项目档案的管理[J].露天采矿技术，2015（8）：90-92.
[5] 庄虔前.档案管理工作信息化的探讨[J].管理观察，2015（18）：189-190，192.
[6] 邓小兵.加快档案信息化建设进程的思考[J].兰台世界，2008（6）：42-43.
[7] 兰培龙.人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革[J].企业改革与管理，2015（10）：89-89.
关键词：档案管理 信息化 网络化 数字化
中图分类号：G472 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）11（c）-0211-02
档案是我国机关企事业单位、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，以文字、图表、音像和其他载体形式体现的真实记录，具有重要的社会价值。可见，档案作为宝贵的信息资源，是信息和载体的有机统一体。在档案管理方面，存在档案数量冗多、保管条件差、较低查找利用率和管理人员整体素质较低等实际问题。科技发展要求对档案进行信息化管理，就是利用电子计算机技术将档案数字化、网络化的过程，在此过程中用数字来表达、存贮、再通过网络来传输、交流档案信息，即将传统档案资料以电子文件形式的形式予以体现，充分发挥其社会价值。
1 电子文件与传统档案及其管理特点
1.1 传统档案向电子文件的转换及其特点
利用计算机磁盘等化学磁性材料为载体，将保存的传统档案资料转换成为电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等电子文件形式进行保存、加工和利用的过程，称之为档案信息化过程。
与传统的紙质档案比较，电子文件具有4个方面的鲜明特点：一是应借助计算机及其有关应用软件来阅读和使用电子文件，超越了传统的纸质文件；二是可以利用借助计算机及其有关应用软件处理和传输电子文件，增加了实效性；三是不受时间和空间限制，共享电子文件资料；四是电子文件和纸质档案的保存条件和环境要求存在明显差异，电子文件具有很高的保存环境温湿度和防磁性等要求，而对保存场地面积相对较低，应根据要求合理改革。
1.2 传统档案与电子文件管理的特点
在长期档案管理实践过程中，已经形成了一套完整的工作流程与方法、原则和制度来管理纸质档案，其中档案工作流程的起点及其文书和档案工作的结合点是文件立卷归档及其管理制度。由文书部门收集形成的文件并立卷后，一般一年交档案管理部门归档一次，完成档案管理的整个流程。
应用计算机及其软件等现代科学技术后，电子文件取代了传统档案存在形式，档案管理人员将传统档案直接写在磁盘上，为了不同的应用目的进行合理的修改和加工，然后将其存贮到共享的办公信息数据之中，以供加工和利用。同时，管理人员可以根据利用者的需要随时更改并存储电子文件，满足其基本需要。
管理人员应磁盘或光盘的形式移交归档，归档范围不仅仅限于办理完结并具有保存价值的文件，还应包括读取该文件的应用软件甚至操作系统，保证电子文件的可利用性。电子文件的自身价值和可读性决定了其保存价值的高低，具有不同的鉴定方法、内容和标准，同时电子文件也扩大了传统档案价值鉴定范围，应将读取电子文件软件等内容列入其中。
传统档案文件的保管期限一般根据其凭证和参考价值来合理确定，而电子文件有时很难确定其保管期限，原因在于电子文件制作方便，根据不同的利用目的可产生较多的不同的电子文件，需要不断地修改和补充信息和数据。
电子文件与传统档案的不同之处在与前者具有特殊的信息载体，决定了两种存在形式档案具有不同的保管方法、保管要求、检索方法和对外利用等，应做到管理的最优化。
2 档案信息化管理意义
2.1 改善档案管理滞后现状
档案信息化管理可以打破传统档案利用的局限性，使档案管理部门改革管理方式和智能，即从封闭管理转换为开放管理，从保管和利用档案增加为信息采集、管理和服务，实现合理配置和科学管理档案信息资源，为促进当地经济社会发展提供高效、优质的服务。
2.2 用现代化信息解决档案管理问题
完整、可靠的档案信息和快速的综合分析档案信息能力，可以保证决策和管理措施的及时性和正确性。应充分利用管理原理和方法，完善档案管理，发挥其应有的作用。
2.3 为档案管理提供智能化服务
档案信息化能提高管理效率，一次投入即可实现多次产出、远程服务和资源共享的目的；相关人员编著二次文献的时间明显缩短，档案信息利用的时效性得到明显提高；可结合政府和相关部门的工作要点和内容，提供丰富的档案信息资料。
2.4 避免时间错差的发生
随着计算机及其网络技术不断地发展，工作、学习和生活中日趋普及电子政务、电子商务等。要做好档案管理工作，管理人员要以传统档案的管理形式提前介入，积极做好电子文件的管理，充分发挥档案信息的最大效益。
3 档案信息化管理的措施
3.1 做好归档电子文件的技术处理
档案管理人员应根据工作实际，深入文件起草和形成单位，指导相关人员掌握电子文件接收、处置和存储等基本技能，切实保护原始电子文件的不可更改性，了解文件信息重新组合加工的基本流程和得到：即将已归档的电子文件通过技术处理改为“只读”文件，使其原始结构和社会作用如同纸质文件一样得到识别和保护，保证电子文件的可靠性。
3.2 解决电子文件保存问题
一般来说，在介质层上记录的电子文件不受外界磁场和外界有毒有害物质的影响和侵害，但是原始电子文件的存贮时间问题是值得档案管理部门探讨和研究的实际问题，电子文件保管期限的不确定性决定了应采取措施长期保存原始电子文件信息。目前，为避免丢失档案电子文件信息，一般采取定期不定期在不同介质之间复制粘贴等形式完成。
3.3 “双套”保存纸质档案与电子文件 一并保存相同内容的纸质档案和电子文件的方式称为“双套”保存。在此过程中，归档时使用的编目方法和存贮装具不同。“双套”保存纸质档案与电子文件将长期应用于档案馆（室）馆藏中。为便于利用时相互参照，应将相应电子文件的档号和存地在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中表明，是两者得到有机对应，标识准确可靠。
3.4 提高档案人员的整体素质
档案信息化建设是今后档案管理的一项重要工作，这要由较高政治素质、良好职业道德和崇高敬业精神的管理人员来担当和完成。档案信息化管理要求其掌握现代信息技术和网络技术，较好第完成档案信息化任务。所以，档案管理部门应强化前瞻性知识教育与培训，是档案管理人员具有丰富广博的档案管理专业知识，尤其是要熟练掌握计算机技术、网络技术、缩微摄影技术等与档案信息化管理相关的科学技术和技能，满足档案信息化管理要求。
决定着档案信息化的发展速度和质量是成功管理档案的重要保证和有力支撑。档案管理人员要在计算机上应用相应软件和技术完成文件自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息網络传递和安全利用等基本过程，所以，必须采取积极得力的措施，不断地更新档案管理人员的知识结构和管理技能，引进、适应并切实掌握现代信息技术，使之拥有广博的专业知识和管理知识，适应信息技术发展的需要。要通过多途径、多层次培养人才，强化人才梯队建设，不断地提高档案管理人员的整体素质，促进档案管理工作的现代化，满足不同层次利用者的需求。
参考文献
[1] 严锐.浅析利用信息化手段管理传统档案[J].办公室业务，2014（13）：157-158.
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[6] 邓小兵.加快档案信息化建设进程的思考[J].兰台世界，2008（6）：42-43.
[7] 兰培龙.人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革[J].企业改革与管理，2015（10）：89-89.