学校档案是学校建设和发展的历史见证,也是总结教育经验,改善教育管理方式的重要手段之一,它既体现了学校发展的阶段性,又体现了发展的连续性。学校的档案管理工作是为教育教学服务的,是学校工作的重要组成部分。它在整个办学过程中起着辅助、裁处、监督保证的作用,在为教师提供有效、全面、真实的资料依据的同时,也见证了学校发展的整个过程,为改进、提高教育事业提供了宝贵史料。
　　在改革开放,科技迅猛发展的今天,人们对各类信息包括档案信息的获取要求越来越大,对其利用也要求越发快速、准确,所以档案管理工作要与时俱进,才能跟上时代潮流,满足学校发展要求。那么,中小学如何才能真正把档案管理工作做好呢?
　　一、加大资金投入是做好档案管理工作的重要前提
　　长期以来,学校总是把目光放在教学一线上,对档案管理工作则视之为摆设,重视不够,在经费支出上更是成为空白地带。然而,我们知道,开展档案管理工作,必须有专门的综合档案室,并购置必要的设备。档案室、办公室、借阅室三室应分开,库房内要落实防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防污染等措施。同时,档案室应配备电脑、光盘刻录机、服务器、防磁厨、除湿机、收录机、照相机、录像机等专用设备,配置档案一体管理系统软件,并安装在学校内部局域网上,便于资料的收集与管理,这样才能实现档案的现代化管理。而这些都需要学校加大资金投入,把档案管理纳入财政预算。
　　二、提高管理人员素质是做好档案管理工作的重要保证
　　档案管理是一门学问,它同样需要专业化的工作队伍。学校要加强对档案工作者的教育与培养。专(兼)职档案人员要接受继续教育等培训,通过学习培训,提高档案管理的专业化水平,并在实际工作中指导检查各处室年度立卷质量,对应归档的材料及时验收。档案工作者要转变观念,认识到自身工作的重要性,全身心的热爱这项事业,在思想上改变和克服档案工作中的等米下锅(坐等材料送来)、“靠天吃饭”(靠领导转达)、“突飞猛进”(临时突击加班应付检查)的错误认识,变被动为主动,勤整、常摸、理顺卷宗,手勤、腿快、增添新卷。科技发达、先进设备高效运用的新形势,对专(兼)职档案人员的素质要求也越来越高。档案管理工作者要做到与时俱进,及时发现档案管理工作存在的问题,并针对信息时代的要求,加强知识学习,掌握一定的计算机知识技能,更好地服务学校教育教学与管理。
　　三、加强机制建设是做好档案管理工作的关键环节
　　要做好学校档案管理工作,必须从制度和组织方面予以保证。学校要积极构建档案管理网络,由分管校长负责,专职档案员具体管理,各处室人员密切配合,形成完善的管理梯队。要制定好规章制度,做到有章可循。结合实际情况,笔者在工作中制定了《学校档案人员岗位目标责任制》、《档案管理制度》、《档案统计制度》等规章。通过制度建设和落实,形成了科学的档案管理工作机制。同时,将档案工作列入学校工作计划及各处室管理计划,做到年初有计划,年终有总结。要加强考核监督,将档案管理工作的有关要求列入工作职责、考核内容之中,落实到档案人员个人,做到考核结果与奖惩挂钩。这样,有专门领导,有专人负责,各部门协调一致,全面配合,保证了档案管理工作的顺利开展,实现了档案管理的制度化和规范化。
　　四、提高工作效率是做好档案管理工作的重要抓手
　　学校档案不同于一般的文献资料,它是学校中的组织和个人直接使用原始文件材料的转化物,不是随意或事后编写出来的。因此,档案工作者必须及时整理资料,并将之归类汇总,以便日后参考和查阅。
　　一要制定科室工作目标责任书和档案台帐资料考评表,将各科室需要收集的档案资料全部细化到人,用管理促档案。
　　二要根据事业单位档案管理的要求,跟踪好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档,定期对文件材料进行清理检查,确保材料齐全。
　　三要强化文书管理,抓好学校活动所形成的文件材料的收集,使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按时归档。
　　五、提高使用率是做好档案管理工作的价值体现
　　档案资料不是束之高阁的古董,更不是锁在橱柜里的废纸,它有着鲜活的生命力,而其生命力的最直接体现就是其对教育教学管理工作指导辅助作用。保存管理好档案的目的是为了开发利用,档案的开发利用是档案管理的一项经常性业务。为加强档案信息的利用率,就要编制实用的档案目录、全引目录,建立好档案查阅、借阅登记本,同时及时对反馈信息进行综合性的分析、研究,找出工作中的不足,为教职工查阅档案提供方便。
　　总之,学校档案管理工作是学校工作的重要组成部分。要做好档案管理工作,就要在制度、组织等方面提供保障。工作人员也要本着“对过去负责、为现实服务、替未来着想”的责任感,树立不怠慢、不遗漏的思想意识,积极行动,把学校档案工作做得更好,使之发挥出更大的作用。