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摘 要：文书档案的管理是对机关、企事业单位工作中形成的文档资料进行有序归档整理的一项工作。在当今的社会中，文书档案数字化管理对于日后的使用查找、开发利用有着十分重要的意义，规范整理文书档案对于文件资料有着举足轻重的作用。这样的数字化整理资料，对于平日的收集整理，更加科学规范，日后的查找利用会更加迅速便捷。办公室文书档案数字化管理使文件资料保管的安全性上升，对于以后的开发利用会有很大的益处。
关键词：文书档案；数字化管理；工作效率
一、运用档案管理数字化应用的背景
随着科技的发展与大数据时代的到来，机关、企事业单位存储资料数量变得越来越多，对于资料的安全性、严密性要求也越来越高。重要资料的外泄事件也时有发生，资料外泄还会造成机关、企事业单位重大经济损失和政治影响。
纸质化储存资料已跟时代的发展不相适应，纸质储存不仅占用空间，若是管理不善就会造成文件资料丢失等后果。假如管理员责任心不强，没有严格执行档案管理“八防”要求存放，造成资料被损毁，就会对单位造成严重的政治影响。使用纸质存档，对于需要资料的人查找本身就不便捷，同时对工作的进度造成影响。目前，我们江苏省各级档案机构经过前几年的基础工作，都普遍实行了档案信息化管理。查阅档案人员只需在阅档中心的微机中输入关键字，工作人员就可以在系统中检索到相关信息，然后就可到档案库房提取档案原件进行复印，对查阅人员提供信息服务，这就是科学地运用大数据管理的优势。运用档案数字化扫描管理转化为电子文档，资料储存到系统中不仅会减少存储空间，操作也十分便捷。从而占用空间会大幅节省，查找起来十分方便，只需要输入关键词即可迅速得到有用信息。同时，档案的管理保密性大幅增强，做到了防止重要资料外泄，使得资料的安全性有所保障。
二、文书档案数字化管理的方式
文书档案数字化管理是顺应时代产生的优秀档案管理的产物，管理方式如今也较为成熟，一套完善的数字化管理方式能够使得管理文档变得事半功倍。首先，建立完善的分类管理制度，做每一件事情之前都需要有制度的保障，只有这样档案管理才能够符合现代管理制度。建立完备的制度，能够让管理文档的工作人员知晓自己的任务和管理范畴。其次，保管整理文档是一件繁琐的事情，不同的人员应当各司其职，高质量地完成文书档案归档工作。对于日后的检查、考评、搜索都具有积极的意义。同时，物理隔离是档案数字化管理的关键，在单独计算机中的存储与备份，跟外界互联网的物理隔离，能更好的保障信息安全。最后，管理人员的综合素质与文档管理的设备质量也很关键。管理人员是最直接接触到重要文件的人员，要坚定执行保密制度，所以管理人员的综合素质是管理文档的重中之重。只有管理人员本身一丝不苟，才不会有泄漏涉密文件的可能，文档的安全性会更上一层楼。例如，在我国的《保密法》中，明确规定对境外的机构、组织等提供有损国家安全信息的人会依法追究刑事责任。所以管理人员的政治素质十分重要，工作人员的思想出现偏差，就会走上违法犯罪的道路。这样的做法，不仅会让工作人员本身前程尽毁，也会对国家或团体造成巨大的影响。除此之外计算机设备的工作环境也十分重要。若是设备的安全性能低下、防护措施不到位，那么文件资料的安全隐患会大幅提升。例如，就在2017年5月12日，全球的多个国家的计算机都受到了来自网络病毒的攻击，这种威胁后果很严重，是针对电脑系统的漏洞，一旦感染此种病毒，电脑中的文档会被上锁，无法使用需要使用的文档。
三、文书档案数字化管理的意义
首先要优化档案工作者队伍的知识结构。在当前信息化环境下，在各行各业都加快了信息化建设的进程，信息技术得以在各領域不断的渗透和拓展，在这种大背景下，档案行业也加快了信息化建设，利用信息化技术来加快档案管理数字化的实现。在数字化管理模式下，有效的促进了档案管理人员对自身知识结构的更新，使其不断的强化自身的专业知识和技能，通过培训来更好的掌握各种新技术和新方法，从而在档案数字化管理工作中能够更好的实现对各种新技术的应用。其次，促进现代管理技术应用，提高了工作效率。 档案一种丰富的信息资源，档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，可以收到事半功倍的效果。最后，有效保护了原纸质档案，改善了利用方式。 在当前档案数字化管理工作中，在纸质档案的基础上形成数字化副本，这样就避免了纸质档案孤本的诸多弊端，而且提高了档案的利用率，一份档案可以同时提供给多人进行使用。同时档案管理的数字化，可以使档案使用者不再受制于时间和空间的限制，可以通过局域网实现数字档案文件的异地传输，实现档案的异地调阅和利用。
综上所述，文书档案的办公室数字化管理与纸质版相比，更加便捷，也更加便于保存。在社会经济不断提高的情况下，数字化文档管理已经逐渐深入到我们的生活中。在改变传统的文本档案管理方式后，加上计算机的辅助，使文本档案管理逐渐走向了可持续发展的道路。在这样的大背景下，数字化文档正在利用其快速、便捷、优质的优势不断精益求精，不断创新，从而满足人们对信息时代资源利用的需求。完善数字化文本档案、加强资金投入使数字化文档快速发展，是目前数字化文档的重中之重。数字化文档对文本档案的管理具有推动性的重要意义。
参考文献
[1]黄丽颖.文书档案管理数字化应用分析[J].城建档案，2016（8）：70-71.
[2]刘晓娟.国企文书档案管理数字化研究[J].现代企业文化，2017（21）：152-152.
关键词：文书档案；数字化管理；工作效率
一、运用档案管理数字化应用的背景
随着科技的发展与大数据时代的到来，机关、企事业单位存储资料数量变得越来越多，对于资料的安全性、严密性要求也越来越高。重要资料的外泄事件也时有发生，资料外泄还会造成机关、企事业单位重大经济损失和政治影响。
纸质化储存资料已跟时代的发展不相适应，纸质储存不仅占用空间，若是管理不善就会造成文件资料丢失等后果。假如管理员责任心不强，没有严格执行档案管理“八防”要求存放，造成资料被损毁，就会对单位造成严重的政治影响。使用纸质存档，对于需要资料的人查找本身就不便捷，同时对工作的进度造成影响。目前，我们江苏省各级档案机构经过前几年的基础工作，都普遍实行了档案信息化管理。查阅档案人员只需在阅档中心的微机中输入关键字，工作人员就可以在系统中检索到相关信息，然后就可到档案库房提取档案原件进行复印，对查阅人员提供信息服务，这就是科学地运用大数据管理的优势。运用档案数字化扫描管理转化为电子文档，资料储存到系统中不仅会减少存储空间，操作也十分便捷。从而占用空间会大幅节省，查找起来十分方便，只需要输入关键词即可迅速得到有用信息。同时，档案的管理保密性大幅增强，做到了防止重要资料外泄，使得资料的安全性有所保障。
二、文书档案数字化管理的方式
文书档案数字化管理是顺应时代产生的优秀档案管理的产物，管理方式如今也较为成熟，一套完善的数字化管理方式能够使得管理文档变得事半功倍。首先，建立完善的分类管理制度，做每一件事情之前都需要有制度的保障，只有这样档案管理才能够符合现代管理制度。建立完备的制度，能够让管理文档的工作人员知晓自己的任务和管理范畴。其次，保管整理文档是一件繁琐的事情，不同的人员应当各司其职，高质量地完成文书档案归档工作。对于日后的检查、考评、搜索都具有积极的意义。同时，物理隔离是档案数字化管理的关键，在单独计算机中的存储与备份，跟外界互联网的物理隔离，能更好的保障信息安全。最后，管理人员的综合素质与文档管理的设备质量也很关键。管理人员是最直接接触到重要文件的人员，要坚定执行保密制度，所以管理人员的综合素质是管理文档的重中之重。只有管理人员本身一丝不苟，才不会有泄漏涉密文件的可能，文档的安全性会更上一层楼。例如，在我国的《保密法》中，明确规定对境外的机构、组织等提供有损国家安全信息的人会依法追究刑事责任。所以管理人员的政治素质十分重要，工作人员的思想出现偏差，就会走上违法犯罪的道路。这样的做法，不仅会让工作人员本身前程尽毁，也会对国家或团体造成巨大的影响。除此之外计算机设备的工作环境也十分重要。若是设备的安全性能低下、防护措施不到位，那么文件资料的安全隐患会大幅提升。例如，就在2017年5月12日，全球的多个国家的计算机都受到了来自网络病毒的攻击，这种威胁后果很严重，是针对电脑系统的漏洞，一旦感染此种病毒，电脑中的文档会被上锁，无法使用需要使用的文档。
三、文书档案数字化管理的意义
首先要优化档案工作者队伍的知识结构。在当前信息化环境下，在各行各业都加快了信息化建设的进程，信息技术得以在各領域不断的渗透和拓展，在这种大背景下，档案行业也加快了信息化建设，利用信息化技术来加快档案管理数字化的实现。在数字化管理模式下，有效的促进了档案管理人员对自身知识结构的更新，使其不断的强化自身的专业知识和技能，通过培训来更好的掌握各种新技术和新方法，从而在档案数字化管理工作中能够更好的实现对各种新技术的应用。其次，促进现代管理技术应用，提高了工作效率。 档案一种丰富的信息资源，档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，可以收到事半功倍的效果。最后，有效保护了原纸质档案，改善了利用方式。 在当前档案数字化管理工作中，在纸质档案的基础上形成数字化副本，这样就避免了纸质档案孤本的诸多弊端，而且提高了档案的利用率，一份档案可以同时提供给多人进行使用。同时档案管理的数字化，可以使档案使用者不再受制于时间和空间的限制，可以通过局域网实现数字档案文件的异地传输，实现档案的异地调阅和利用。
综上所述，文书档案的办公室数字化管理与纸质版相比，更加便捷，也更加便于保存。在社会经济不断提高的情况下，数字化文档管理已经逐渐深入到我们的生活中。在改变传统的文本档案管理方式后，加上计算机的辅助，使文本档案管理逐渐走向了可持续发展的道路。在这样的大背景下，数字化文档正在利用其快速、便捷、优质的优势不断精益求精，不断创新，从而满足人们对信息时代资源利用的需求。完善数字化文本档案、加强资金投入使数字化文档快速发展，是目前数字化文档的重中之重。数字化文档对文本档案的管理具有推动性的重要意义。
参考文献
[1]黄丽颖.文书档案管理数字化应用分析[J].城建档案，2016（8）：70-71.
[2]刘晓娟.国企文书档案管理数字化研究[J].现代企业文化，2017（21）：152-152.