控制环境对物流企业内部审计的影响研究

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  摘 要:金融危机给人们带来困惑与恐惧的同时,也促使我们思考如何防范经营风险,缩小金融风暴给我们带来的负面影响。内部审计对于企业的风险管理具有重大的影响,这就使我们不得不关注内部控制的构建与作用。从内部控制的组成要素来看影响因素有控制环境、信息与沟通、监督,等等。其中,控制环境对内部控制的影响具有基础性作用。因此,内部审计人员在开展内控审计时必须时刻关注控制环境的影响。
  关键词:内部审计;控制环境;内部控制
  中图分类号:F272 文献标识码:A
  随着经济形势的波动,财务危机和经营危机在物流企业的活动中经常显现。物流企业管理层为能避免危机,采取各种的办法。但是不道德的人员为了追求不合理利益,经常进行损害投资者利益的行为,同时,这些行为也在某种程度上扰乱了我国的市场秩序。由于内部审计人员对企业的各方面有着深刻的了解,对企业安全发展有着独特的优势。但是内部审计的有效开展,离不开良好的控制环境。一个良好的控制环境可以为企业营造一个好的气氛。反之,则可能会将企业引向歧途,经营状况恶化,负债累累,甚至破产。因此,健全的内部控制制度和实施有效的内部审计对于物流企业发展有重要影响,其中控制环境是内部控制的基础,其对顺利实施内部审计具有全面性和基础性的影响。
  1 内部控制及其环境要素
  1.1 内部控制
  内部控制是一种完善企业的经营和管理、增加企业的经济效益的一系列综合活动,还是经济实体、各组织在一系列的社会经济活动中建立的一种在某种意义上具有相互制约作用的组织形式和职责分工管理制度。内部控制的目的对企业的经营效果和效率、财务信息的真实性、法律法规遵守情况提供低于百分之百保障。
  随着现代化商业经济的兴起,内部控制的建立在现代治理中已经成为必然。内部控制是商品经济与工业社会进步发展到一定阶段的产物,是随着竞争环境的变化和不断的加剧,并适应企业强化内部管理的某种需要而不断变化和发展。它的内容也随着经济生活的现代化而融入了越来越多的现代化因素。例如最早以前的内部控制主要意义在于保护实体的财产安全,财务信息资料的正确可靠,主要侧重于从钱和物的分工管理、严格操作的手续过程、加强监督和复核等方面进行监督控制。随着工业社会的不断进步,才逐步地促进了具有近现代意义上的内控系统的问世。内部控制在公司治理中发挥着越来越大的作用,已经成为内部审计人员必须时刻关注的对象。
  自从出现了内部控制人们就没有停止对其研究,它的内容也越来越丰富。加拿大的控制基准委员会COCO在20世纪90年代发行《控制指导纲要》是相当出名的精简、合理有效的控制框架。促使COCO的内部控制框架在世界范围内被很好的接受和认可。例如USA证交委员就鼓励在此上市的企业使用这个有效的内控框架,同时21世纪初小布什签署《SOA法案》也很直截了当在文字中提出 COSO内控框架可以作为评估经济实体的内部控制是否可以有效运行的重要标准之一。这就相当于直接要求在纽交所上市的公司,需要按照《SOA法案》的要求重新整合自己现有的内部控制,以满足这个法案的要求。COSO内控框架还指出,内控系统是由经济实体的整体控制环境、风险评估活动、内控活动、信息与沟通活动、监督活动这五个基本的组成要素构成,这些要素对企业的经营管理活动具有重大的影响,缺一不可。
  1.2 内部控制环境要素
  企业的控制环境是内部控制要素的非常重要的一部分。内部控制环境对实行内部控制活动具有基础性的影响,是实施内部控制活动的基础,它规定了实体的一些基本的组织活动规则,对经营和管理目标的制定活动有很大的影响,对树立单位正确的文化意识和对员工的控制意识影响深远。从控制框架中可以看出控制环境主要包括:对能力的承诺、诚信、人员的职业道德观念、董事会和审计委员会、企业整体的组织文化、企业的管理风格、结构组织、职权划分、人力资源与政策管理。控制环境对组织业务的构建方式、目标的制定、风险的评估等具有普遍的影响。它不仅影响到这些组织活动的设计,也影响它的日常运作。良好的控制环境对内部审计的有效开展有着积极的作用。在建立有效的控制环境时,企业高层、董事会需要发挥很大的支持作用。同时要建立完善的内控环境评价,对企业内控活动产生的影响,进行综合分析评价。
  2 内部审计及其意义
  2.1 内部审计
  审计按内容可以划分为注册会计师审计、政府审计和内部审计。内部审计在某种意义是指独立的内部审计人员在遵循相关准则要求的前提下,对被审计的实体单位的经济活动等各方面进行的比较客观公正的确认活动,主要目的是改善企业现在的一些不良状况,以满足管理层管理的需要和投资者的需要,从而增加企业市场价值。虽然它具有独立性的特点,但是由于企业内一些特殊关系的存在,造成在企业中纠正作用受到很大的影响。不过它可以使用比较客观规范评价标准,对企业现在的经营状况是否有利于实现企业价值最大化进行评价,帮助管理层加强管理,改善治理过程中出现的一些问题,达到比较理想的效果,增加企业价值和竞争能力,维护投资者的利益。可见内部审计对企业的健康运行具有很大作用,它如果在理想状态下具有的效果和外部审计的效果差不多。
  2.2 内部审计的意义
  内部审计人员对企业各方面有着深刻的了解,对企业安全发展有着独特的优势。例如“世通”舞弊案件,首先发现问题存在的就是内部审计人员。类似舞弊事件的发生使得企业的高层管理人员对内部审计人员刮目相看,更加关注内部审计工作,同时也促进怎样使内部审计工作更好地发挥作用研究的发展,使内部审计工作问题成为世界范围内企业管理人员讨论的重要热点问题之一。
  3 中国邮政速递物流公司简介
  中国邮政速递物流股份有限公司(简称邮政速递物流公司)是经国务院批准,中国邮政集团于2010年6月联合各省邮政公司共同发起设立的国有股份制公司,是中国经营历史最悠久、规模最大、网络覆盖范围最广、业务品种最丰富的快递物流综合服务提供商。   邮政速递物流公司在国内31个省(自治区、直辖市)设立全资子公司,并拥有邮政货运航空公司、中邮物流有限责任公司等子公司。截止2010年底,公司注册资本80亿元人民币,资产规模超过210亿元,员工近10万人,业务范围遍及全国31个省(自治区、直辖市)的所有市县乡(镇),通达包括港、澳、台地区在内的全球200多个国家和地区,营业网点超过4.5万个;2010年业务收入225亿元,2011年业务收入257亿元,2012年业务收入超过280亿元,在市场上拥有无可置疑的主导地位。
  4 控制环境与物流企业内部审计活动
  物流企业的控制环境对内部审计能否顺利高效进行的影响主要体现在以下几方面:
  4.1 企业管理观念和思维意识对内部审计的影响
  企业的管理观念和方式正确与否对审计工作的开展有很大影响。管理观念不仅决定着企业的经营方向,还影响企业能否在未来生存下来。邮政速递物流公司脱胎于百年邮政这样的传统国企,传统管理观念、管理方式根深蒂固。虽然从改制以来,公司实现了很大转变,取得了很大进步,但和行业发展比,和市场需求变化比,和领先的竞争对手比,仍然还存在着很大差距。受原体制影响,公司行政化色彩太浓,传统的思维定式和思想意识严重地束缚着公司发展。以公司名称为例,“XX省邮政速递物流有限公司XX市分公司”,这些反映了太多的行政色彩,名称字数太多,造成发票开具和印章方面诸多不便。
  从思维意识方面来讲,国有企业的身份对管理者和职工个人都有一定的心理影响,遇到人事问题,管理者往往因为不愿过多得罪人而选择淡化处理,导致执行力大打折扣;职工也自恃国企身份,觉得管理者不能随意处置,稍觉处理不满就上访上告。于是,员工工作动力不足,做事缺乏主动性和能动性,服务意识不高并缺乏危机意识。
  因此,内部审计人员在进行物流企业控制评价时需要关注:管理层的管理观念,是保守还是比较创新,以及对企业效率的影响;管理层及其员工的思维意识,是僵化还是比较灵活,以及对企业发展的作用。
  4.2 管理者风险意识对内部审计的影响
  管理者的风险意识对企业内部控制的实施效果和财务风险的防范效果具有最直接的影响。不同的管理层有不同的关于风险的认识,有的趋向于寻找挑战,相反有些管理层更趋向于稳扎稳打不会贸然进入风险领域。邮政速递物流公司高层管理者具有较高的风险意识,重要事项能够按照内控制度要求执行,决策时经过相关部门沟通协商,通过经理办公会集体研究实施。但是基层管理人员和生产一线员工风险管理意识较差,风险防范意识薄弱,控制风险的能力达不到管理要求。其基础管理资料不健全,客户档案缺失,客户信息掌握到营销员或揽投员一人手中,欠费催缴和营收资金收取由营销员或揽投员一人负责,监控不足,也容易造成控制风险。营销揽投员辞职跳槽,除直接带走客户外,也使得公司由于缺乏客户资料无法及时维护,从而导致客户丢失;而且由于营销揽投员一人面对客户,管理监控不到位的营业部也容易出现客户欠费与实际不符的情况,形成不明坏账。
  此外,当前我国快递市场竞争过于激烈,基层承受着极大经营压力,这导致基层更关注经营业绩而忽视过程控制,对市场风险和财务风险认识不足,不能正确估计和认识经营风险,对资金失控、债务加剧等财务危机缺乏警惕。
  因此内部审计人员在进行控制评价时要关注:管理层接受的风险性质,是保守还是比较激进,是否经常进入高风险领域,以及对企业的影响;管理层对财务报告的态度与行动,是否谨慎的对待会计估计,是否及时处理差错,是否操纵会计记录,是否正确的披露重大财务事项等。
  4.3 权责划分对内部审计的影响
  权责划分是对企业的经营活动、报告关系和授权协议进行权利责任分配。一个完善的治理结构权责划分必定是合理的,权责划分不清为舞弊提供了土壤。邮政速递物流公司现有的层级机构完全按照行政区划来设计和建立,省管市、市管县,一级管一级,计划任务层层分解,网络构建依附行政,全然没有考虑市场需求和网络组织的优化,反映的是一种官本位的思维习惯,非常不利于生产组织,基层生产机构小而散、邮件“倒流水”现象都是这种节点和网络组织不合理所致。
  虽然邮政速递公司与世界200多个国家和地区建立了业务关系,国内近2 000个城市有邮路开通,“全夜航”航空快速网把各省省会和一线主要城市连接到一起,全国邮路航空、铁路、陆路、水路立体运输网,总长度达到340万公里,比其他快递企业大得多,覆盖了整个国家版图。但客观上也加大了管理难度,全国缺乏统一的标准和操作流程,在管理上力度不同,要求不一,造成产品时限、服务质量不稳定。比如从内蒙古到山东的邮件,有时3天就能投交,有时却需要15天。其结果造成用户体验非常差,影响公司的信誉和口碑。
  权责划分面临着如何将权力移交的程度是实现组织目标所需要的,这就要求对风险与收益进行比较与分析。因此在确定权责划分是否有效时,内部审计人员需要关注:权责划分是否有利于实现组织的目标、目的;权限划分是否充分适当,以免给舞弊留下机会;企业也要关注配置合适的员工数量,拥有相关的能力,防止人浮于事、效率低下。但是,即使权责划分是非常合理的,也会出现问题。典型的是几个人共同合作实施,这样就会使权责划分形同虚设,这一点内部审计人员必须要注意。
  总之控制环境内部环境是企业能否顺利有效实施内部控制的基础,对内部审计的开展具有全面性影响。一个良好的控制环境,不仅可以有利于顺利实施内部审计活动,节约人力物力资源,为企业增加价值,实现企业目标,而且有利于增强内部审计人员的信心,发挥内部审计应有的作用。
  参考文献:
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