论文部分内容阅读
摘 要：基于新建本科院校的合格评估，文章对高校院系档案管理工作进行了有益的思考。对照院系档案在合格评估中的作用，针对合格评估中存在的问题，诸如体制不够健全、整理不够规范、归档不够及时、分析总结不够充分以及管理手段和服务方式比较落后等，文章提出了一些合理的建议。
关键词：合格评估 院系档案 档案管理
教学评估是评价、监督、保障和提高教学质量的重要举措。合格评估是国家对2000年以来未参加过教学工作评估的各类新建普通本科院校开展的本科教学评估形式，是我国高等教育质量保障体系的重要组成部分。
专家组进校考察的方式有实地考察、听课、座谈会、走访、查阅档案资料等，其中通过查阅考察院校的档案资料，全面系统地了解学校的教学信息，是保障评估结论客观、准确的重要基础。因此，合格评估对学校的档案管理工作提出了更高的要求。高校院系作为学校的基础单位，是评估的具体考察对象，更应发挥其基础性作用。2013年10月21日-24日，笔者经历了国家教育部专家组对长治学院的教学合格评估。结合此次评估，我们对高校院系档案管理工作进行了有益的思考。
一、高校院系档案在合格评估中的重要作用
高校院系档案是指院系在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对院系、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校院系作为高校教学的一线单位，在各种教学活动中形成的档案真实地记录和反映了高校的教学、科研、教研、专业建设以及实习实训等管理工作，是进行合格评估工作的重要基础、依据和凭证。
（一）院系档案是本科教学合格评估的基础
院系档案是在从事日常教学活动和管理过程中形成的档案资料，包含了大量的原始记录。这些原始记录能够完整、真实、准确地再现教学管理的全过程，是教学工作的重要组成部分。在合格评估中，不管评估专家采用哪种方式进行考察，都要查阅大量的档案资料进行全面、认真的综合分析，才会慎重给出评价结果。比如，专家要了解学校的教师队伍情况，就必须以教师的数量与结构、教育教学水平、培养培训等方面的档案资料为基础进行分析，才能给出客观的评价。
（二）院系档案是本科教学合格评估的依据和凭证
院系档案管理是否有力，直接影响着本科院校合格评估的好坏，丰富、全面的院系档案在合格评估中的依据和凭证作用是不可替代的。如评估专家组通过查阅学生的试卷和毕业论文，就可以看出学校的教学质量和师资水平；通过查看人才培养方案、教学大纲、教材选择、教学方法的改革和实践教学方面的档案资料，就可以掌握各专业的专业建设情况等，进而作出科学的评估结论。可以说，没有真实可靠的档案资料佐证，再好的自评报告也很难有说服力。
二、院系档案管理在合格评估中体现的不足
通过此次合格评估，我们发现院系档案管理工作的不足主要体现在以下几个方面。
（一）档案管理体制不完善、制度不健全
作为新建本科院校，院系档案管理的体制还不够完善，缺乏切实可行的制度，档案材料的形成和归档没有规范的程序。如档案的收集范围狭窄，档案的整理缺乏系统性、完整性和规范性。
（二）档案管理缺乏专职人员，档案整理欠规范
大多数院系没有专职的档案管理人员，而是由教学秘书或办公室主任兼管。由于兼管人员身兼多职，工作繁忙，又没有专业的档案知识，难以担负起档案材料的收集与整理、立卷与归档工作，容易出现分类不合理、整理不规范等现象，直接影响到院系档案工作的质量。
（三）档案管理意识薄弱，资料归档不及时。
院系是学校的基层单位，在各种教学、科研、学生活动中形成了许多有价值的文件资料，但由于领导、教师和档案管理人员的档案管理意识不强，抱有早一天晚一天归档无所谓的思想，导致一些重要的资料不能及时归档，严重影响了档案的系统管理。
（四）档案资料缺少归类统计和总结分析
有些档案资料只注重收集和整理，没有及时进行归类统计和总结分析，在向领导汇报或遇到各种评估时，不能及时拿出来，往往要组织大量的工作人员临时补充，影响了正常的教学秩序。
（五）档案管理手段单一，服务方式滞后
伴随着现代化信息技术的提高与普及，高校院系档案如果只停留于纸质文档这种单一的管理形式，很难适应现代社会的高速发展和实际工作的需要。因此，高校院系档案的管理形式不仅要重视传统的纸质文档资料，还要重视电子文档、光盘、磁盘、声像等档案资料。目前，多数院系的档案信息化资源落后，工作效率低，不能给档案利用者提供方便快捷的查询方法，对合格评估也造成了一定影响。
三、做好高校院系档案管理工作的可行性思考
（一）完善体制，健全制度
档案管理是一种动态的存在方式，院系要根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案工作规范》等法律法规，结合本校教育教学的实际情况，制定一套行之有效的档案管理规章制度，使院系档案资料的收集、整理、归档、立卷、保管和查阅真正做到规范化和制度化，保证档案资料的全面、系统和真实。
（二）加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质
档案管理人员素质的高低是决定档案管理水平高低的重要因素之一。档案工作是一项默默无闻的细致工作，一名合格的档案管理人员，必须具备高尚的职业道德素养、扎实的档案管理专业知识、一定的创新能力和较高的计算机操作水平，应是一名一专多能的复合型管理人才。加强档案管理队伍建设，首先要引进一批专业的档案人才，让这些高学历人才带动其他档案管理人员更新理念、拓展思路、学好专业基础知识，熟练掌握档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研和利用服務等一系列程序。其次要适时组织院系档案管理人员参加培训，参观学习其他单位的档案管理形式，吸取先进的档案管理经验。再次要组织档案管理人员开展关于档案管理工作的课题研究（如教师档案管理系统的利用、学生档案管理系统的开发、电子文档的安全性和保密性研究等），切实提高档案管理人员的素质，推进档案管理工作规范化、科学化、专业化。最后还可以通过开展经验交流会，聘请档案管理经验丰富且理论水平较高的专家开设讲座等形式，对档案管理人员进行业务培训。打造一支过硬的档案管理队伍，院系档案管理工作就会更加科学、合理、规范。 （三）增强档案管理意识，确保档案资料及时归档
目前，新建普通本科院校对档案管理工作认同度较低，档案管理人员在工作中付出的辛苦常常被忽视，得不到应有的尊重和支持，因而无法激发其工作热情。院系领导应切实提高对档案管理工作的认识，采取相应的激励机制，稳定档案管理队伍，引导档案管理人员以积极的心态主动工作，保证院系活动中形成的档案资料及时归档，推动档案管理工作上一个新台阶。
（四）档案资料分类要科学合理
作为高校教学和科研的基层单位，院系各类档案应以评估指标体系为参考，以实际的教学和科研活动为基础，进行科学合理的分类。对档案资料分类的目的是能够使档案管理人员或档案利用者方便快捷地查找相关资料，提高工作效率。分类的方法不求唯一，只要科学合理、方便查找即可。如可以按照以下方法分类：首先，按档案的内容进行分类。如从办学思路与领导作用、教师队伍、教学条件与利用、专业与课程建设、质量管理等几大块入手，把同属于一类的资料整理到一起。其次，同一类的档案资料再按时间和问题进行分类。如对日常教学资料（包括教学计划表、授课计划表、课程表、教学日志、成绩登记册、试卷分析等）可按学年或学期进行整理；对发展规划和计划总结类的资料可按自然年度进行整理；对科研、教研课题可按项目进行整理；对一些教学上的检查、毕业论文的过程管理、学术讲座、学生活动等资料要遵循档案资料的自然形成规律，在活动结束后及时地进行整理和总结。最后，要按专业对档案资料进行再分类。在以上分类方法的基础上，还应按专业对部分资料进行再分类，如人才培养方案、教学大纲、教学计划表、授课计划表、成绩登记册、实习实训、毕业论文、考试安排表、试卷分析、课程表等资料，需要按专业分别整理。这样，可以保证领导和教师方便快捷地调阅所需资料。如遇到学士学位评估或各种专业评估检查时，就可以快速地调出所需档案资料，减少重复的复印工作。
（五）对有些档案资料的关键内容进行数据统计与总结分析
这是在收集整理档案资料时很容易忽视的工作，院系领导、教师和档案管理人员只注重原始资料的收集整理，不进行数据统计和总结分析，导致有些关键内容在评估前临时补充，评估后流于形式。在《普通高等学校本科教学工作合格评估指标和基本要求》中，包括7个一级指标，20个二级指标和39个观测点，如“教师队伍的数量与结构”这一指标中，生师比、班级授课规模、专任教师中具有硕士学位和博士学位的比例、主讲教师中具有讲师及以上职称的比例、教师队伍结构（包括年龄、学历、职称等）等，都需要通过图表或文字进行数据统计和总结分析。这样，不仅可以在国家有关部门对高校院系进行各类评估时，提供准确的数据统计和总结分析，还可以向有关领导及时提供总结材料，促進教学工作。
（六）加强档案数字化建设，逐步实现档案管理信息化
档案管理信息化是指在档案管理工作中充分利用现代计算机技术、网络技术、信息技术，对档案资源进行处理、管理、开发等，达到为社会发展提供方便快捷服务的目的。开发档案资源并使之信息化成为新时期档案管理工作发展的必然趋势，是当今经济社会发展的必然要求。新形势下的高校档案管理工作人员，必须努力构建新的管理理念、探索新的管理方法，采用现代化技术手段，逐步实现档案管理的信息化、网络化。目前，部分高校已建成了信息化校园，为档案资料的信息化管理提供了较为成熟的条件，新建本科院校可根据具体情况分步实施。近年，长治学院已建成了教务管理系统，可以网上排课、选课、查阅成绩等，各院系也建立了自己的网站，存储了一些信息，如教师个人简介、精品课程、人才培养方案、实验室各项情况等，给广大教师和学生提供了利用的方便，为教学、科研、管理服务。但在这次评估中我们也发现，各院系的很多档案还没有实现信息化管理，如院系发文、教学大纲、授课计划、优秀的科研成果、典型教案、重要备课笔记等。因此，院系档案管理人员在做好纸质文件的同时，也应探索进行电子文档归档，上传到校园网，利用网络技术快捷、生动、便利、开放的优势条件，方便师生上网查询，达到资源共享的目的，逐步实现档案资料的信息化管理。
（作者单位：长治学院生物科学与技术系）
参考文献：
[1]合格评估36问[Z]. 教育部高等教育教学评估中心. 2011年10月.
[2]王树新.高校院系档案管理工作刍议[J]. 中州大学学报， 2011， 28（4）： 109-110.
[3]刘璐梅.谈本科教学评估后高校档案工作的改进[J]. 兰台世界， 2005，（6）： 68.
[4]马海霞.谈院系教学档案管理与高校教学评估[J]. 中国成人教育， 2007.06： 42-43.
[5]刘银华.本科教学评估与高校档案管理邓君[J]. 高教高职研究， 2009（1下）： 210-212.
[6]邓君，贾晓青，刘梦莹.档案馆员激励机制研究[J]. 档案学研究， 2013（2）： 65-69.
关键词：合格评估 院系档案 档案管理
教学评估是评价、监督、保障和提高教学质量的重要举措。合格评估是国家对2000年以来未参加过教学工作评估的各类新建普通本科院校开展的本科教学评估形式，是我国高等教育质量保障体系的重要组成部分。
专家组进校考察的方式有实地考察、听课、座谈会、走访、查阅档案资料等，其中通过查阅考察院校的档案资料，全面系统地了解学校的教学信息，是保障评估结论客观、准确的重要基础。因此，合格评估对学校的档案管理工作提出了更高的要求。高校院系作为学校的基础单位，是评估的具体考察对象，更应发挥其基础性作用。2013年10月21日-24日，笔者经历了国家教育部专家组对长治学院的教学合格评估。结合此次评估，我们对高校院系档案管理工作进行了有益的思考。
一、高校院系档案在合格评估中的重要作用
高校院系档案是指院系在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对院系、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校院系作为高校教学的一线单位，在各种教学活动中形成的档案真实地记录和反映了高校的教学、科研、教研、专业建设以及实习实训等管理工作，是进行合格评估工作的重要基础、依据和凭证。
（一）院系档案是本科教学合格评估的基础
院系档案是在从事日常教学活动和管理过程中形成的档案资料，包含了大量的原始记录。这些原始记录能够完整、真实、准确地再现教学管理的全过程，是教学工作的重要组成部分。在合格评估中，不管评估专家采用哪种方式进行考察，都要查阅大量的档案资料进行全面、认真的综合分析，才会慎重给出评价结果。比如，专家要了解学校的教师队伍情况，就必须以教师的数量与结构、教育教学水平、培养培训等方面的档案资料为基础进行分析，才能给出客观的评价。
（二）院系档案是本科教学合格评估的依据和凭证
院系档案管理是否有力，直接影响着本科院校合格评估的好坏，丰富、全面的院系档案在合格评估中的依据和凭证作用是不可替代的。如评估专家组通过查阅学生的试卷和毕业论文，就可以看出学校的教学质量和师资水平；通过查看人才培养方案、教学大纲、教材选择、教学方法的改革和实践教学方面的档案资料，就可以掌握各专业的专业建设情况等，进而作出科学的评估结论。可以说，没有真实可靠的档案资料佐证，再好的自评报告也很难有说服力。
二、院系档案管理在合格评估中体现的不足
通过此次合格评估，我们发现院系档案管理工作的不足主要体现在以下几个方面。
（一）档案管理体制不完善、制度不健全
作为新建本科院校，院系档案管理的体制还不够完善，缺乏切实可行的制度，档案材料的形成和归档没有规范的程序。如档案的收集范围狭窄，档案的整理缺乏系统性、完整性和规范性。
（二）档案管理缺乏专职人员，档案整理欠规范
大多数院系没有专职的档案管理人员，而是由教学秘书或办公室主任兼管。由于兼管人员身兼多职，工作繁忙，又没有专业的档案知识，难以担负起档案材料的收集与整理、立卷与归档工作，容易出现分类不合理、整理不规范等现象，直接影响到院系档案工作的质量。
（三）档案管理意识薄弱，资料归档不及时。
院系是学校的基层单位，在各种教学、科研、学生活动中形成了许多有价值的文件资料，但由于领导、教师和档案管理人员的档案管理意识不强，抱有早一天晚一天归档无所谓的思想，导致一些重要的资料不能及时归档，严重影响了档案的系统管理。
（四）档案资料缺少归类统计和总结分析
有些档案资料只注重收集和整理，没有及时进行归类统计和总结分析，在向领导汇报或遇到各种评估时，不能及时拿出来，往往要组织大量的工作人员临时补充，影响了正常的教学秩序。
（五）档案管理手段单一，服务方式滞后
伴随着现代化信息技术的提高与普及，高校院系档案如果只停留于纸质文档这种单一的管理形式，很难适应现代社会的高速发展和实际工作的需要。因此，高校院系档案的管理形式不仅要重视传统的纸质文档资料，还要重视电子文档、光盘、磁盘、声像等档案资料。目前，多数院系的档案信息化资源落后，工作效率低，不能给档案利用者提供方便快捷的查询方法，对合格评估也造成了一定影响。
三、做好高校院系档案管理工作的可行性思考
（一）完善体制，健全制度
档案管理是一种动态的存在方式，院系要根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案工作规范》等法律法规，结合本校教育教学的实际情况，制定一套行之有效的档案管理规章制度，使院系档案资料的收集、整理、归档、立卷、保管和查阅真正做到规范化和制度化，保证档案资料的全面、系统和真实。
（二）加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质
档案管理人员素质的高低是决定档案管理水平高低的重要因素之一。档案工作是一项默默无闻的细致工作，一名合格的档案管理人员，必须具备高尚的职业道德素养、扎实的档案管理专业知识、一定的创新能力和较高的计算机操作水平，应是一名一专多能的复合型管理人才。加强档案管理队伍建设，首先要引进一批专业的档案人才，让这些高学历人才带动其他档案管理人员更新理念、拓展思路、学好专业基础知识，熟练掌握档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研和利用服務等一系列程序。其次要适时组织院系档案管理人员参加培训，参观学习其他单位的档案管理形式，吸取先进的档案管理经验。再次要组织档案管理人员开展关于档案管理工作的课题研究（如教师档案管理系统的利用、学生档案管理系统的开发、电子文档的安全性和保密性研究等），切实提高档案管理人员的素质，推进档案管理工作规范化、科学化、专业化。最后还可以通过开展经验交流会，聘请档案管理经验丰富且理论水平较高的专家开设讲座等形式，对档案管理人员进行业务培训。打造一支过硬的档案管理队伍，院系档案管理工作就会更加科学、合理、规范。 （三）增强档案管理意识，确保档案资料及时归档
目前，新建普通本科院校对档案管理工作认同度较低，档案管理人员在工作中付出的辛苦常常被忽视，得不到应有的尊重和支持，因而无法激发其工作热情。院系领导应切实提高对档案管理工作的认识，采取相应的激励机制，稳定档案管理队伍，引导档案管理人员以积极的心态主动工作，保证院系活动中形成的档案资料及时归档，推动档案管理工作上一个新台阶。
（四）档案资料分类要科学合理
作为高校教学和科研的基层单位，院系各类档案应以评估指标体系为参考，以实际的教学和科研活动为基础，进行科学合理的分类。对档案资料分类的目的是能够使档案管理人员或档案利用者方便快捷地查找相关资料，提高工作效率。分类的方法不求唯一，只要科学合理、方便查找即可。如可以按照以下方法分类：首先，按档案的内容进行分类。如从办学思路与领导作用、教师队伍、教学条件与利用、专业与课程建设、质量管理等几大块入手，把同属于一类的资料整理到一起。其次，同一类的档案资料再按时间和问题进行分类。如对日常教学资料（包括教学计划表、授课计划表、课程表、教学日志、成绩登记册、试卷分析等）可按学年或学期进行整理；对发展规划和计划总结类的资料可按自然年度进行整理；对科研、教研课题可按项目进行整理；对一些教学上的检查、毕业论文的过程管理、学术讲座、学生活动等资料要遵循档案资料的自然形成规律，在活动结束后及时地进行整理和总结。最后，要按专业对档案资料进行再分类。在以上分类方法的基础上，还应按专业对部分资料进行再分类，如人才培养方案、教学大纲、教学计划表、授课计划表、成绩登记册、实习实训、毕业论文、考试安排表、试卷分析、课程表等资料，需要按专业分别整理。这样，可以保证领导和教师方便快捷地调阅所需资料。如遇到学士学位评估或各种专业评估检查时，就可以快速地调出所需档案资料，减少重复的复印工作。
（五）对有些档案资料的关键内容进行数据统计与总结分析
这是在收集整理档案资料时很容易忽视的工作，院系领导、教师和档案管理人员只注重原始资料的收集整理，不进行数据统计和总结分析，导致有些关键内容在评估前临时补充，评估后流于形式。在《普通高等学校本科教学工作合格评估指标和基本要求》中，包括7个一级指标，20个二级指标和39个观测点，如“教师队伍的数量与结构”这一指标中，生师比、班级授课规模、专任教师中具有硕士学位和博士学位的比例、主讲教师中具有讲师及以上职称的比例、教师队伍结构（包括年龄、学历、职称等）等，都需要通过图表或文字进行数据统计和总结分析。这样，不仅可以在国家有关部门对高校院系进行各类评估时，提供准确的数据统计和总结分析，还可以向有关领导及时提供总结材料，促進教学工作。
（六）加强档案数字化建设，逐步实现档案管理信息化
档案管理信息化是指在档案管理工作中充分利用现代计算机技术、网络技术、信息技术，对档案资源进行处理、管理、开发等，达到为社会发展提供方便快捷服务的目的。开发档案资源并使之信息化成为新时期档案管理工作发展的必然趋势，是当今经济社会发展的必然要求。新形势下的高校档案管理工作人员，必须努力构建新的管理理念、探索新的管理方法，采用现代化技术手段，逐步实现档案管理的信息化、网络化。目前，部分高校已建成了信息化校园，为档案资料的信息化管理提供了较为成熟的条件，新建本科院校可根据具体情况分步实施。近年，长治学院已建成了教务管理系统，可以网上排课、选课、查阅成绩等，各院系也建立了自己的网站，存储了一些信息，如教师个人简介、精品课程、人才培养方案、实验室各项情况等，给广大教师和学生提供了利用的方便，为教学、科研、管理服务。但在这次评估中我们也发现，各院系的很多档案还没有实现信息化管理，如院系发文、教学大纲、授课计划、优秀的科研成果、典型教案、重要备课笔记等。因此，院系档案管理人员在做好纸质文件的同时，也应探索进行电子文档归档，上传到校园网，利用网络技术快捷、生动、便利、开放的优势条件，方便师生上网查询，达到资源共享的目的，逐步实现档案资料的信息化管理。
（作者单位：长治学院生物科学与技术系）
参考文献：
[1]合格评估36问[Z]. 教育部高等教育教学评估中心. 2011年10月.
[2]王树新.高校院系档案管理工作刍议[J]. 中州大学学报， 2011， 28（4）： 109-110.
[3]刘璐梅.谈本科教学评估后高校档案工作的改进[J]. 兰台世界， 2005，（6）： 68.
[4]马海霞.谈院系教学档案管理与高校教学评估[J]. 中国成人教育， 2007.06： 42-43.
[5]刘银华.本科教学评估与高校档案管理邓君[J]. 高教高职研究， 2009（1下）： 210-212.
[6]邓君，贾晓青，刘梦莹.档案馆员激励机制研究[J]. 档案学研究， 2013（2）： 65-69.