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【摘 要】 在交通管理工作中，档案管理是非常重要的部分，它能提供各类人才的相关信息，在制定劳动工资制度和评定员工职称、提拔员工、奖励员工的过程中，档案管理也能提供重要的依据，让这些工作更加的公平严谨。本文分析了目前交通档案管理过程中存在的问题，并针对这些问题，对交通档案管理信息化建设提出了一些建议。
【关键词】 档案管理；信息化；档案服务
引言
档案管理信息化，就是在档案行政管理部门的统一组织领导下，在档案管理过程中全面应用现代信息技术，比如计算机技术和网络技术，对档案信息资源进行处置、传递和管理。通过充分运用先进的管理理念、方法、技术和手段，完善交通档案管理制度，抓好立卷归档、收集整理、编研开发等工作。实现交通档案信息资源的合理配置、科学管理，可以提高交通档案管理质量，充分利用交通档案为交通建设和其他工作服务，以发挥交通档案的社会和经济价值。实现交通档案信息化，可一次投入，多次产出。利用计算机对交通档案进行一次性的著录或输入贮存，可实现缩短对二次文献信息的编著时间，省略手工操作的重复劳动。在信息化飞速发展的今天，社会生活各个方面生产力的进步都依托着信息化的深入对接和有效利用，交通档案的信息化建设也应跟上时代的步伐。
一、交通档案管理信息化的内涵
交通档案是交通系统中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录，它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。由于档案需要長期的保管，传统的纸质档案会随着时间积累逐渐增多，大量档案文件需要保管。由于保管条件差、资金投入的、管理人员知识单一的问题，会出现档案信息难以保管、原件损失、信息丢失的情况，档案管理的信息化具有必要性。随着信息技术的发展，社会已经进入信息时代，交通档案的管理活动也不然要涉及到数字信息，交通档案管理的信息化是交通档案管理发展的必然趋势。交通档案关系信息化是指应用现代信息技术，收集、整理、管理交通系统的档案信息资源，便于使用者查找使用这些档案，促进档案管理工作向规范化、科学化的方向转变。
交通档案信息化包括收集整理交通领域档案信息资源、建立数据库、建设交通档案信息网络平台、培养交通档案信息资源开发利用人才、制定档案信息资源开发利用的政策、标准等方面。交通档案信息化建设要以科学开发和有效利用为基本原则。要建立交通档案，就必须开发生成有用的信息，通过档案信息化，更好地收集整理档案文件，建立系统的数据库；开发信息后，对信息有效利用，确保信息的作用能得到有效的发挥，并形成一定的效益。
二、档案信息化建设的发展趋势
随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然趋势，按照省档案局的要求，运用统一的电子软件，这就要求档案的前身必须以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在，将纸制的文件通过扫描的方式，将文件录入到计算机，或通过网络形式互相联网将有保存价值的文件转化成电子档案，这种变化要求档案工作者必须能熟练地操作使用计算机，并且运用好计算机档案软件系统。具体做法是通过收集、分类、挑选，把有保存价值的档案通过扫描录入到电脑，以保证机读形式的档案信息具有系统性、真实性，这样用户才能获得更为准确、更为完善的信息，做到随时查找、随时调卷，以最快的速度随时提取所需的资料。
三、档案信息化建设面临的问题
（一）现有的档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性、一致性
档案部门使用的计算机型号不一、规格各异，而我们需要录入的档案信息容量大，这样就容易因电脑内存小、电子产品陈旧而导致调卷缓慢、工作效率低。在省档案局的指导下，我省交通系统省直单位的档案软件基本是通用的，但还缺少一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机软件管理系统，档案信息不能互调，制约了档案信息电子化的进程。
（二）观念落后，对交通档案管理信息化建设缺乏科学认识
由于传统观念的影响，一些档案管理人员观念落后，信息意识淡薄，在档案信息的手机上偏重纸质档案，不注重电子档、声像档案的收集；过于依赖计算机，认为单靠计算机就能解决所有问题，忽视了人操作计算机系统的主体作用。
（三）标准化、规范化工作有待提高
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化，而我们在工作中有很多规范还不够完善，归档的档案标准需要更新，旧的标准已不适应新形势的需要。
（四）有的案卷质量不高
很多简报、信息材料等无保存价值，但也进行了归档。各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某个专业系统，无法全面推广实施统一标准，这些都制约了档案信息工作的电子化。目前，我省的档案电子管理系统还需进一步完善。
（五）信息化技术水平低，队伍素质不够
首先，现阶段，交通档案管理信息化的内容不够全面，信息更新之后，基层的档案管理设备落后；其次，技术人员缺乏，交通档案管理信息化人才不仅需要掌握计算机信息技术，还需要精通交通信息管理，但交通系统类这种复合型人才数量不足，队伍素质不够高。
四、交通档案管理信息化建设的建议
（一）建立和健全档案管理制度
一是确立部门的职责和工作范围，明确划分工作人员的职职权范围，各部门按照分工对本部门的信息进行收集整理和归档。二是建立健全文件归档制度，规定交通档案的归档范围、时间和要求，按照规定执行，保证按时、规范地完成文件归档活动。交通工程项目档案与一般的档案不同，在对文件进行归档时，要注意到工作前后的完整性。三是制定交通档案的保管、利用和保密制度，加强交通档案的保管，保障交通档案的安全，保证档案的作用能有效发挥。
（二）提升档案管理人员的综合素质
档案的信息化建设对于档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。在信息技术时代，档案管理人员不仅是信息的当行业，而且是知识的加工者、信息的提供者，并能够适应数字化的档案管理，掌握基本的计算机操作技能，包括计算机基础应用、专用软件操作、网络平台后台控制等。同时，档案管理人员要不断优化自身的业务知识体系，与时俱进，提高处理信息的能力。总而言之，档案的信息化建设以及服务工作的质量提升，离不开高素质、专业化的档案信息队伍的支持。
（三）解决好电子文件的保存问题
电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制备份，另外，电脑也应定期更新，以防止电子信息丢失。
（四）建立交通档案综合管理系统
建立交通档案综合管理系统是使档案信息化的有效手段，交通档案在经济建设中的作用日益显著，越来越与公路工程建设企业的发展联系紧密，交通档案可以为企业的经营和生产服务，提高其经济和社会效益。在档案管理中，由提供信息向选择信息转化，从大量的档案信息中选择结论性、规律性的数据，形成科学严谨、系统完善的综合体，及时准确地输送到企业各部门及决策层。交通系统各部门建立统一的计算机网络，相互合作、互相制约，将各种档案进分成不同的类别，确定密级，建立统一的计算机网，将档案资料统一纳入其中，综合利用各种档案信息，深层次开发档案信息，推动档案管理工作的标准化、规范化。
（五）加大资金投入
交通档案信息化建设需要完成大量的基础工作，不仅需要配备硬件设施，还要进行适合交通行业的软件开发，这些都需要投入大量的资金，如果每年的资金投入与档案信息建设任务不相匹配，将无法支撑系统的正常运行。
五、结束语
总之，随着我国经济社会的快速发展，档案工作越来越受到各级领导和各部门的支持和重视，但当前档案工作发展还很不平衡，要真正实现档案工作的持续健康快速发展，就必须与时俱进，更充分地发挥档案的利用价值。
参考文献：
[1]吴庆红.档案管理信息化建设探析[J].安徽电子信息职业技术学院学报，2014（4）：34-35.
[2]王华玉.基于知识管理的企业档案信息化建设研究[D].北京交通大学，2009.
【关键词】 档案管理；信息化；档案服务
引言
档案管理信息化，就是在档案行政管理部门的统一组织领导下，在档案管理过程中全面应用现代信息技术，比如计算机技术和网络技术，对档案信息资源进行处置、传递和管理。通过充分运用先进的管理理念、方法、技术和手段，完善交通档案管理制度，抓好立卷归档、收集整理、编研开发等工作。实现交通档案信息资源的合理配置、科学管理，可以提高交通档案管理质量，充分利用交通档案为交通建设和其他工作服务，以发挥交通档案的社会和经济价值。实现交通档案信息化，可一次投入，多次产出。利用计算机对交通档案进行一次性的著录或输入贮存，可实现缩短对二次文献信息的编著时间，省略手工操作的重复劳动。在信息化飞速发展的今天，社会生活各个方面生产力的进步都依托着信息化的深入对接和有效利用，交通档案的信息化建设也应跟上时代的步伐。
一、交通档案管理信息化的内涵
交通档案是交通系统中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录，它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。由于档案需要長期的保管，传统的纸质档案会随着时间积累逐渐增多，大量档案文件需要保管。由于保管条件差、资金投入的、管理人员知识单一的问题，会出现档案信息难以保管、原件损失、信息丢失的情况，档案管理的信息化具有必要性。随着信息技术的发展，社会已经进入信息时代，交通档案的管理活动也不然要涉及到数字信息，交通档案管理的信息化是交通档案管理发展的必然趋势。交通档案关系信息化是指应用现代信息技术，收集、整理、管理交通系统的档案信息资源，便于使用者查找使用这些档案，促进档案管理工作向规范化、科学化的方向转变。
交通档案信息化包括收集整理交通领域档案信息资源、建立数据库、建设交通档案信息网络平台、培养交通档案信息资源开发利用人才、制定档案信息资源开发利用的政策、标准等方面。交通档案信息化建设要以科学开发和有效利用为基本原则。要建立交通档案，就必须开发生成有用的信息，通过档案信息化，更好地收集整理档案文件，建立系统的数据库；开发信息后，对信息有效利用，确保信息的作用能得到有效的发挥，并形成一定的效益。
二、档案信息化建设的发展趋势
随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然趋势，按照省档案局的要求，运用统一的电子软件，这就要求档案的前身必须以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在，将纸制的文件通过扫描的方式，将文件录入到计算机，或通过网络形式互相联网将有保存价值的文件转化成电子档案，这种变化要求档案工作者必须能熟练地操作使用计算机，并且运用好计算机档案软件系统。具体做法是通过收集、分类、挑选，把有保存价值的档案通过扫描录入到电脑，以保证机读形式的档案信息具有系统性、真实性，这样用户才能获得更为准确、更为完善的信息，做到随时查找、随时调卷，以最快的速度随时提取所需的资料。
三、档案信息化建设面临的问题
（一）现有的档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性、一致性
档案部门使用的计算机型号不一、规格各异，而我们需要录入的档案信息容量大，这样就容易因电脑内存小、电子产品陈旧而导致调卷缓慢、工作效率低。在省档案局的指导下，我省交通系统省直单位的档案软件基本是通用的，但还缺少一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机软件管理系统，档案信息不能互调，制约了档案信息电子化的进程。
（二）观念落后，对交通档案管理信息化建设缺乏科学认识
由于传统观念的影响，一些档案管理人员观念落后，信息意识淡薄，在档案信息的手机上偏重纸质档案，不注重电子档、声像档案的收集；过于依赖计算机，认为单靠计算机就能解决所有问题，忽视了人操作计算机系统的主体作用。
（三）标准化、规范化工作有待提高
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化，而我们在工作中有很多规范还不够完善，归档的档案标准需要更新，旧的标准已不适应新形势的需要。
（四）有的案卷质量不高
很多简报、信息材料等无保存价值，但也进行了归档。各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某个专业系统，无法全面推广实施统一标准，这些都制约了档案信息工作的电子化。目前，我省的档案电子管理系统还需进一步完善。
（五）信息化技术水平低，队伍素质不够
首先，现阶段，交通档案管理信息化的内容不够全面，信息更新之后，基层的档案管理设备落后；其次，技术人员缺乏，交通档案管理信息化人才不仅需要掌握计算机信息技术，还需要精通交通信息管理，但交通系统类这种复合型人才数量不足，队伍素质不够高。
四、交通档案管理信息化建设的建议
（一）建立和健全档案管理制度
一是确立部门的职责和工作范围，明确划分工作人员的职职权范围，各部门按照分工对本部门的信息进行收集整理和归档。二是建立健全文件归档制度，规定交通档案的归档范围、时间和要求，按照规定执行，保证按时、规范地完成文件归档活动。交通工程项目档案与一般的档案不同，在对文件进行归档时，要注意到工作前后的完整性。三是制定交通档案的保管、利用和保密制度，加强交通档案的保管，保障交通档案的安全，保证档案的作用能有效发挥。
（二）提升档案管理人员的综合素质
档案的信息化建设对于档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。在信息技术时代，档案管理人员不仅是信息的当行业，而且是知识的加工者、信息的提供者，并能够适应数字化的档案管理，掌握基本的计算机操作技能，包括计算机基础应用、专用软件操作、网络平台后台控制等。同时，档案管理人员要不断优化自身的业务知识体系，与时俱进，提高处理信息的能力。总而言之，档案的信息化建设以及服务工作的质量提升，离不开高素质、专业化的档案信息队伍的支持。
（三）解决好电子文件的保存问题
电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制备份，另外，电脑也应定期更新，以防止电子信息丢失。
（四）建立交通档案综合管理系统
建立交通档案综合管理系统是使档案信息化的有效手段，交通档案在经济建设中的作用日益显著，越来越与公路工程建设企业的发展联系紧密，交通档案可以为企业的经营和生产服务，提高其经济和社会效益。在档案管理中，由提供信息向选择信息转化，从大量的档案信息中选择结论性、规律性的数据，形成科学严谨、系统完善的综合体，及时准确地输送到企业各部门及决策层。交通系统各部门建立统一的计算机网络，相互合作、互相制约，将各种档案进分成不同的类别，确定密级，建立统一的计算机网，将档案资料统一纳入其中，综合利用各种档案信息，深层次开发档案信息，推动档案管理工作的标准化、规范化。
（五）加大资金投入
交通档案信息化建设需要完成大量的基础工作，不仅需要配备硬件设施，还要进行适合交通行业的软件开发，这些都需要投入大量的资金，如果每年的资金投入与档案信息建设任务不相匹配，将无法支撑系统的正常运行。
五、结束语
总之，随着我国经济社会的快速发展，档案工作越来越受到各级领导和各部门的支持和重视，但当前档案工作发展还很不平衡，要真正实现档案工作的持续健康快速发展，就必须与时俱进，更充分地发挥档案的利用价值。
参考文献：
[1]吴庆红.档案管理信息化建设探析[J].安徽电子信息职业技术学院学报，2014（4）：34-35.
[2]王华玉.基于知识管理的企业档案信息化建设研究[D].北京交通大学，2009.