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[摘要]档案的建立是档案工作中的基础，档案的建立和管理都需要规范的流程体系，需要按照标准化的流程进行整理、收集和保存等工作，这些工作都在档案管理中起着积极的作用。纵观各地各单位，在档案的建立和管理中存在着一定的问题，本文从档案的建立和管理两个方面做出一些探讨。
[关键词]档案建立 档案管理
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）02-0070-01
在各单位中，档案是历史记录的重要资料，档案的建立和管理工作做得好坏直接体现上面政策的执行情况。档案管理工作搞得好的单位，表现是档案管理工作能够做到经常化和规范化，并被纳入到单位的目标考核当中，档案的问题也直接为单位解决了产权、人事等相关问题。档案管理较差的单位的主要表现就是单位对于档案管理工作的重要性缺乏认识，管理比较混乱，只有在检查时才会突击一下，不能做到经常性。
一、建档工作的几个基本原则
（一）建以致用
档案的建立是资料日积月累的过程，资料也是单位重要的财富，如何建立和利用这就是档案工作的重要性。总结多年来的经验，单位能够经常性地建立档案就可以为单位提供行之有效的管理数据，就能够通过档案发现问题并及时解决问题，进而让档案变成企业重要的参考数据。
（二）档案汇总，耗时费力，不出成效
对于档案管理中的汇总工作，很多地方和单位的做法就是逐级上报汇总，表面上是上级对于情况的全面掌握，每年都会有一个汇总情况。这种做法表现还是积极的，但实践证明，在档案管理中的档案汇总中也带来了一系列的问题。第一，档案的汇总整理需要耗费大量的人力、物力和财力，是复杂综合的一项工作。而投入这么多的成本做出来的汇总档案，不一定能为单位提供有力的参考依据。第二，在汇总数据的过程中，数据的收集不可能做到面面俱到，数据的不完整也会导致最终汇总档案数据的准确性，直接影响到在用档案参考时的决策性和效果。第三，汇总是一项额外的工作任务，工作人员的积极性会受到一定的影响，会带来一些倦怠导致的数据作假的情况。
（三）档案资料的准确有效性
档案信息资料的搜集是一项科学规范有序的工作。经验所得，在档案信息的搜集过程中，一般信息包括人员的基本情况、单位的基本信息、工作流程的规范内容等，这些信息的汇总资料如何进入档案中去，是一项严谨的工作流程，如果不分周期、不定范围地进行整理汇总，那么最后就会带来庞大无用的数据。对于这些复杂资料的搜集整理，涉及人员范围周期等问题，要根据不同的时间段、不同的要求来确定数据搜集的范围和内容，以保证档案资料的准确有效性。
对于一些繁杂的档案数据搜集，特别是一些不定周期、周期短、数据需要进行综合平均的，这些数据的整理宜以地区年周期为统计单位为好，这样能够减少工作程序，同时也能够保证在这个地区数据的准确性。
二、档案收集信息形式要有差异
档案信息管理工作中，不同地区不同部门所承担的档案信息管理的范围任务，以及所需要的资料是不同的，存在极大的差异。所以在档案信息的收集工作中，一定要根据实际情况出发，不同的地区不同的部门采取不同的档案形式。在不同的工作特点和信息资料的形式中，相同行业的信息采取相同的信息形式是可行的，不同区域中同行业的信息形式还是要有所区别，同行业中要有一套行业的基本档案信息形式，各地區在其基础上进行相应的补充，以确定本地区的信息形式和内容。各类信息的整合采集标准和形式，在各地的管理部门中需要通过管理机构统一协调调配，一定要采取灵活多变的信息形式，通过不断的自我完善和管理搞好本地区本单位的档案建设工作。
三、档案的建立和管理
档案的建立工作是档案管理工作中的基础性工作，也是其重要的工作环节。在档案的建立工作中，需要解决好几个方面的问题。第一，做好档案建立的相关配套工作。档案信息的建立也是各种数据汇集摸清的基础，如何才能更真实清晰地表现各个单位的档案数据，只有在做好基础性工作的基础上才能摸清底细，这些都需要在建立档案之始就做好各项准备工作，这是真实档案数据反映的基础。第二，对于档案工作中的信息，要做好复核、审查以及完善等工作。在工作中遇到各种问题要及时解决处理，保证档案信息工作的质量和效率。第三，档案建设中的技术性问题。在档案的建立中，由于基层工作人员的整体工作能力和素质参差不齐，那么在建档的过程中就会有质量好坏的区别，为了保证档案的质量水平，就需要在开始就做好工作人员的技术培训工作，以及及时解决在工作中遇到的技术问题，需要通过不同的手段确保信息档案建立技术的有效准确性，以保证整体档案的质量。第四，搞好档案建立管理中的培训工作。在档案的建立之初，就要充分做好档案建立人员工作的培训工作，要从思想上统一认识，培训建档人员的方法和步骤，充分保证工作人员在遇到问题能及时解决，保证建档工作的顺利进行。
总之，建立档案、管理档案和利用档案，这是一套完成的工作流程，是一个从实践到理论的过程，也是从理论再到实践的过程。档案的建立和管理工作非一朝一夕之事，是需要经常、规范地做好档案信息的管理工作，保证信息来源的有效准确性。档案的建立管理和运用，对于本地区本单位都是一项重要的工作，也会在以后的工作过程中带来新的发展。
【参考文献】
[1]胡娟，郭庆.档案管理现代关系研究[J].中南财经政法大学研究生学报，2009（04）.
[2]官建成，史晓敏.技术创新能力应用档案管理研究[J].中国管理工程，2009（11）.
[关键词]档案建立 档案管理
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）02-0070-01
在各单位中，档案是历史记录的重要资料，档案的建立和管理工作做得好坏直接体现上面政策的执行情况。档案管理工作搞得好的单位，表现是档案管理工作能够做到经常化和规范化，并被纳入到单位的目标考核当中，档案的问题也直接为单位解决了产权、人事等相关问题。档案管理较差的单位的主要表现就是单位对于档案管理工作的重要性缺乏认识，管理比较混乱，只有在检查时才会突击一下，不能做到经常性。
一、建档工作的几个基本原则
（一）建以致用
档案的建立是资料日积月累的过程，资料也是单位重要的财富，如何建立和利用这就是档案工作的重要性。总结多年来的经验，单位能够经常性地建立档案就可以为单位提供行之有效的管理数据，就能够通过档案发现问题并及时解决问题，进而让档案变成企业重要的参考数据。
（二）档案汇总，耗时费力，不出成效
对于档案管理中的汇总工作，很多地方和单位的做法就是逐级上报汇总，表面上是上级对于情况的全面掌握，每年都会有一个汇总情况。这种做法表现还是积极的，但实践证明，在档案管理中的档案汇总中也带来了一系列的问题。第一，档案的汇总整理需要耗费大量的人力、物力和财力，是复杂综合的一项工作。而投入这么多的成本做出来的汇总档案，不一定能为单位提供有力的参考依据。第二，在汇总数据的过程中，数据的收集不可能做到面面俱到，数据的不完整也会导致最终汇总档案数据的准确性，直接影响到在用档案参考时的决策性和效果。第三，汇总是一项额外的工作任务，工作人员的积极性会受到一定的影响，会带来一些倦怠导致的数据作假的情况。
（三）档案资料的准确有效性
档案信息资料的搜集是一项科学规范有序的工作。经验所得，在档案信息的搜集过程中，一般信息包括人员的基本情况、单位的基本信息、工作流程的规范内容等，这些信息的汇总资料如何进入档案中去，是一项严谨的工作流程，如果不分周期、不定范围地进行整理汇总，那么最后就会带来庞大无用的数据。对于这些复杂资料的搜集整理，涉及人员范围周期等问题，要根据不同的时间段、不同的要求来确定数据搜集的范围和内容，以保证档案资料的准确有效性。
对于一些繁杂的档案数据搜集，特别是一些不定周期、周期短、数据需要进行综合平均的，这些数据的整理宜以地区年周期为统计单位为好，这样能够减少工作程序，同时也能够保证在这个地区数据的准确性。
二、档案收集信息形式要有差异
档案信息管理工作中，不同地区不同部门所承担的档案信息管理的范围任务，以及所需要的资料是不同的，存在极大的差异。所以在档案信息的收集工作中，一定要根据实际情况出发，不同的地区不同的部门采取不同的档案形式。在不同的工作特点和信息资料的形式中，相同行业的信息采取相同的信息形式是可行的，不同区域中同行业的信息形式还是要有所区别，同行业中要有一套行业的基本档案信息形式，各地區在其基础上进行相应的补充，以确定本地区的信息形式和内容。各类信息的整合采集标准和形式，在各地的管理部门中需要通过管理机构统一协调调配，一定要采取灵活多变的信息形式，通过不断的自我完善和管理搞好本地区本单位的档案建设工作。
三、档案的建立和管理
档案的建立工作是档案管理工作中的基础性工作，也是其重要的工作环节。在档案的建立工作中，需要解决好几个方面的问题。第一，做好档案建立的相关配套工作。档案信息的建立也是各种数据汇集摸清的基础，如何才能更真实清晰地表现各个单位的档案数据，只有在做好基础性工作的基础上才能摸清底细，这些都需要在建立档案之始就做好各项准备工作，这是真实档案数据反映的基础。第二，对于档案工作中的信息，要做好复核、审查以及完善等工作。在工作中遇到各种问题要及时解决处理，保证档案信息工作的质量和效率。第三，档案建设中的技术性问题。在档案的建立中，由于基层工作人员的整体工作能力和素质参差不齐，那么在建档的过程中就会有质量好坏的区别，为了保证档案的质量水平，就需要在开始就做好工作人员的技术培训工作，以及及时解决在工作中遇到的技术问题，需要通过不同的手段确保信息档案建立技术的有效准确性，以保证整体档案的质量。第四，搞好档案建立管理中的培训工作。在档案的建立之初，就要充分做好档案建立人员工作的培训工作，要从思想上统一认识，培训建档人员的方法和步骤，充分保证工作人员在遇到问题能及时解决，保证建档工作的顺利进行。
总之，建立档案、管理档案和利用档案，这是一套完成的工作流程，是一个从实践到理论的过程，也是从理论再到实践的过程。档案的建立和管理工作非一朝一夕之事，是需要经常、规范地做好档案信息的管理工作，保证信息来源的有效准确性。档案的建立管理和运用，对于本地区本单位都是一项重要的工作，也会在以后的工作过程中带来新的发展。
【参考文献】
[1]胡娟，郭庆.档案管理现代关系研究[J].中南财经政法大学研究生学报，2009（04）.
[2]官建成，史晓敏.技术创新能力应用档案管理研究[J].中国管理工程，2009（11）.