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摘要：论文以他们医院的办公自动化（OA）系统为例，介绍了它的开发背景，并进行调研得出了以前使用的系统存在的问题，以此形成需求并进行系统的开发。同时介绍了OA系统的设计原则、功能模块，最后讨论了它的设计与应用，并用具体的案例介绍了它的实际使用过程，使它高效率地为医院服务。
关键词：大型医院；OA系统；移动办公；工作流；设计
中图分类号：TP302.1 文獻标识码：A
文章编号：1009-3044（2019）12-0064-03
Design and Application of OA System for Large-scale Hospital
LIU Guo-yuan， ZHENG Shi-ting
（The first Affiliated Hospital of Guangxi Medical University， Nanning 530021， China）
Abstract： This paper introduces the development background of Office Automation（OA） system that uses in their hospital and finds out the problems of the previous system according to the survey， forming the requirements for the developed system. Meanwhile it presents design principle， function modules of the OA system. Lastly it discusses the design and application of the system and introduces the specific case study to the practical application， serving the hospital efficiently.
Key words： large-scale hospital； oa system； mobile office； workflow； design
1 背景
近年来，中央政府医疗政策的改革使得医院业务系统（HIS、LIS、PACS 等）朝着信息化方向不断发展，使得医院在业务和管理上日趋完善，并取得显著的成效。而在医院业务系统信息化的同时，医院办公系统的自动化使得部门之间得协调变得更加简便、快捷，因此办公自动化也是医疗信息化发展的一个方向。
办公自动化（OA）系统是在计算机和通讯技术的基础上，专门为医院行政、医疗、护理、教学、科研、后勤等工作提供充分和准确的信息而开发的管理系统[1]。它是医院协同办公并全面实现办公无纸化，打通各系统之间的阻碍，同时提供网络化的管理决策，实现信息的全面流通的综合办公业务系统。同时自动化的流程使得医院的运转与部门之间的协调更加高效，为医院提供了一个科学高效的行政管理体系。由于我院部门业务种类繁多，因此需要一款高效的OA系统为医院办公服务。
综合我院之前使用的OA系统，并经过调研，了解到该系统存在以下问题：稳定性差，访问速度慢，支持在线用户数量少；门户设置少或缺乏，不同角色用户使用针对性差，终端使用单一；界面粗糙且复杂，用户交互性能差，布局没有统一分类原则；易用性不高，维护成本大，人员需要专门培训；不能与其他系统集成整合，服务层面单一。
基于以上问题，我院综合临床、医技、职能、后勤等部门的业务需求，设计开发了大型OA系统，为我院各部门办公服务，提高了各部门的办公效率。
2 大型医院OA系统的设计原则
对于医院 OA 信息系统来讲，在设计时就必须要满足一定的设计原则，这样才能够根据设计原则设计出能够满足医院实际办公工作要求的优秀信息系统[2]。结合我院OA的实际使用情况和存在的问题，经过全方面的考虑，设计时采用了如下原则：
2.1 门户化原则
由于医院涉及的部门较多，包括医院、领导、部门科室三级办公门户，各部门都有统一的登录入口，但由于权限不同又相对独立，只能通过部门的流转实现信息的传递。同时门户的统一，可以实现不同系统的信息整合，如OA和人力资源系统的对接，通过单点登录的方式实现数据的共享，便于管理和使用。
2.2 平台化原则
由于大型医院人员较多，需要一个简洁、开放的使用平台，可以根据不同部门和员工的权限构建相应的功能模块，并且能够轻易地实现系统内信息的传递和整合，而整个过程无需编码，或只需极少量编码，就实现了在统一的平台上对个人、公文、临床、职能等行政办公、公告、文档等进行综合处理。通过个性化信息平台中的协同办公，满足所有员工日常办公、协同管理的需要。
2.3 业务化原则
医院办公自动化系统的主体是面向医院，支持大型综合医院的行政办公和医疗服务系统[3]。因此涉及的业务多而且复杂，如出差审批、科室请示、医院发文等，它不再是一个纯粹用于行政办公的应用软件，而是采用流程管理和表单管理的方式来相结合，避免像人力资源管理系统那样管理具体的业务数据。它的侧重点在于业务协作过程管理，从长远考虑，并提供了相应的接口，为未来采用数据中心统一管理所有的业务系统提供支持。
2.4 安全性原则
由于医院各部门涉及很多保密的信息，因此安全（数据安全、网络安全和系统安全等）是系统设计时首要考虑的问题。它必须符合《信息安全技术 信息系统安全等级保护基本要求》[4]的规定，提供一套严格的身份鉴别和访问控制机制，保证用户登录和访问的安全，防止非法用户的入侵。由于OA系统是各部门都在用的一套系统，涉及大量的医疗数据、人事数据等，因此要使用加密算法对数据进行加密，保证数据的完整性和防止数据被窃取。系统后台还提供了备份机制，可以定期对数据进行备份，防止数据丢失和当数据遭到破坏时能够及时恢复数据。 2.5 移动化原则
移动办公是信息化高度发展的必然产物，使得用户可以充分利用互联网通信技术和多媒体技术，突破传统办公时间和办公地点的限制，在更宽松的时间和空间中完成工作业务相关的各项任务[5]。随着移动互联网的发展和智能手机的不断更新，加上手机APP的轻量级和易用性，因此手机办公更加受到人们的青睐。移动端时空无界、携带方便的特点是电脑无法超越的，如今人们更喜欢通过手机来处理各种业务，方便快捷，因此必须针对移动端开发相应的APP才能满足员工的要求，简化系统操作和提高办事效率。
3 大型OA系统的功能模块介绍
从图1可以看出，OA系统的模块结构以科室人员门户、医务人员门户、院领导门户为核心，通过协同平台、即时通讯、短信平台、流转引擎、移动办公等模块作为信息流转的结点，实现信息的传递。
系统的每个模块都有各自的功能又相互联系，如即时通讯模块的功能为消息通知、文件传送、工作查阅、审批查询等功能，短信平台模块的功能为消息共享、智能提醒、会议提醒、事务安排等功能，当科室主任通过工作查询功能查询到待办事项时，便可进行审批，审批完成后提交给下一个节点的执行人，此时，通过短信平台模块的智能提醒功能科室主任可以选择发送短信给下一个节点的执行人，通知他有代办事项需要处理。当执行人收到信息时才用登录系统查看待办事项，大大节省了时间和提高了办事效率。智能消息提醒，还包括审批、消息、邮件、值班、会议、催办、生日等。
流程引擎是OA系统集成其他系统的主要模块，随着医院业务的扩展，OA系统已不单纯是业务办公系统，未来需要集成化，通过登录OA便可操作其他系统，简化流程，实现统一管理。
同时，根据系统移动化的原则，在OA系统的模块结构中加入了移动办公模块。为此，我们开发了基于安卓和IOS系统的手机APP，灵活便捷的移动办公，利用智能手机终端的便携，借助运营商移动网络和无线网络的覆盖，使办公变得更加便捷和高效。移动办公平台包括待办、待阅、已办、公告等功能，对于外出工作或出差，手机消息的推送可以轻松提醒用户查看当前需要的代办事项，通过手机便可收发文件和批阅文件，实时查看工作进度
4 大型医院OA系统的设计与应用
4.1 大型医院OA系统的设计
系统采用B/S架构，易用性好，电脑无须安装客户端，易于系统集中维护和管理。系统还具有很强的移植性，与电脑操作系统无关，使用浏览器登录即可。同时分布性特点便于数据集中管理，用户可以在不同的平台共享使用相同的数据。在功能设计上，采用自定义信息栏目，可以为用户定制自己所需要的欄目，并且可以随时扩展栏目。同时它具有多样性，提供对mysql，oracle多数据源的支持，兼容IE8以上常用的浏览器。
系统设计时采用模块化的处理方式，并结合自定义工作流和自定义表单的形式完成所有功能模块的设计。所谓工作流，就是把相同类型的工作文档、信息或任务化解拆分为多个步骤，由多人来一起协同来完成[6]。它无须编码，具有很强的扩展性，同时可以根据表单随时进行修改，完成公文流转流程。自定义表单，自动生成页面，数据库表自动生成，类似于WORD文档的插入表格的功能，所见即所得的设计界面，丰富的表单控件，如选择部门、选择人员、附件上传等控件。各流程步骤权限设置与工作流引擎结合，设置各个流程结点为表单控件的显示、可写状态表单数据提交校验设置。可根据不同的需求设计表单页面及查询页面，同时可以根据不同部门的职责设置权限，用于配合工作流使用，使不同的表单角色只能对自己所在的模块进行审批，完成表单各个角色的流转。
4.2 大型医院OA系统的应用
下面以用印申请的表单为例来展示如何把自定义工作流和自定义表单运用到实际的流程审批中。用印申请是医院各个部门需要盖章时，申请人按照表单的流程提出申请，经过相应的部门审核通过后才可盖章的业务表单。工作流和表单如图2和3所示，具体流程如表1所示：
从图4和5可以看出，流程的每一步系统都会有相应的记录，节点执行人通过填写审核意见和电子签名的方式完成审核工作和执行节点的流转。通过跟踪工作流和表单，申请人可以通过手机APP或者电脑打开OA系统实时查看工作进度。当流程走完时，系统会推送消息到手机提醒申请人表单已完结，可以进行下一步操作。电子化的表单减少了人为的手工审批并提高了各个部门的办事效率，使各科室把更多的时间投入到临床业务中，服务于病人。
5 结束语
通过完成OA系统的设计与开发，为医院发展提供了一个高效的、便捷的、透明的数字化平台， 为提高管理人员的决策能力提供必要的技术支撑，从而提高医院的整体运作效率和竞争能力[7]。同时把它应用到医院的综合业务办公中，提高了医院信息沟通和共享的渠道，每个科室、每位员工各司其职，共同完成所需的业务。规范、高效的OA系统管理平台便于提升医院的数字化管理，为医院的办公业务提供了强有力的保障。
参考文献：
[1] 杨霜英， 袁波， 张曙光. 大型医院协同办公管理平台的设计和开发[J]. 医疗卫生装备， 2010， 31（9）： 79-80.
[2] 陈李莹. 医院OA信息系统的设计与实现[J]. 电脑迷， 2017（8）： 103.
[3] 赵坤. 医院OA系统的设计与实现[D]. 天津： 天津大学， 2014.
[4] GB/T22239-2008， 信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求[S].
[5] 刘良方. 移动办公系统OA开发中若干问题的研究[J]. 电脑编程技巧与维护， 2017（11）： 40-42.
[6] 张鹏. 医院OA工作流的设计与应用[J]. 医学信息， 2018， 467（12）： 34-35.
[7] 龚震晔， 薛彦斌， 朱立峰. 基于协同办公的医院办公自动化系统模式的研究[J]. 中国数字医学， 2010， 5（8）： 92-93.
【通联编辑：谢媛媛】
关键词：大型医院；OA系统；移动办公；工作流；设计
中图分类号：TP302.1 文獻标识码：A
文章编号：1009-3044（2019）12-0064-03
Design and Application of OA System for Large-scale Hospital
LIU Guo-yuan， ZHENG Shi-ting
（The first Affiliated Hospital of Guangxi Medical University， Nanning 530021， China）
Abstract： This paper introduces the development background of Office Automation（OA） system that uses in their hospital and finds out the problems of the previous system according to the survey， forming the requirements for the developed system. Meanwhile it presents design principle， function modules of the OA system. Lastly it discusses the design and application of the system and introduces the specific case study to the practical application， serving the hospital efficiently.
Key words： large-scale hospital； oa system； mobile office； workflow； design
1 背景
近年来，中央政府医疗政策的改革使得医院业务系统（HIS、LIS、PACS 等）朝着信息化方向不断发展，使得医院在业务和管理上日趋完善，并取得显著的成效。而在医院业务系统信息化的同时，医院办公系统的自动化使得部门之间得协调变得更加简便、快捷，因此办公自动化也是医疗信息化发展的一个方向。
办公自动化（OA）系统是在计算机和通讯技术的基础上，专门为医院行政、医疗、护理、教学、科研、后勤等工作提供充分和准确的信息而开发的管理系统[1]。它是医院协同办公并全面实现办公无纸化，打通各系统之间的阻碍，同时提供网络化的管理决策，实现信息的全面流通的综合办公业务系统。同时自动化的流程使得医院的运转与部门之间的协调更加高效，为医院提供了一个科学高效的行政管理体系。由于我院部门业务种类繁多，因此需要一款高效的OA系统为医院办公服务。
综合我院之前使用的OA系统，并经过调研，了解到该系统存在以下问题：稳定性差，访问速度慢，支持在线用户数量少；门户设置少或缺乏，不同角色用户使用针对性差，终端使用单一；界面粗糙且复杂，用户交互性能差，布局没有统一分类原则；易用性不高，维护成本大，人员需要专门培训；不能与其他系统集成整合，服务层面单一。
基于以上问题，我院综合临床、医技、职能、后勤等部门的业务需求，设计开发了大型OA系统，为我院各部门办公服务，提高了各部门的办公效率。
2 大型医院OA系统的设计原则
对于医院 OA 信息系统来讲，在设计时就必须要满足一定的设计原则，这样才能够根据设计原则设计出能够满足医院实际办公工作要求的优秀信息系统[2]。结合我院OA的实际使用情况和存在的问题，经过全方面的考虑，设计时采用了如下原则：
2.1 门户化原则
由于医院涉及的部门较多，包括医院、领导、部门科室三级办公门户，各部门都有统一的登录入口，但由于权限不同又相对独立，只能通过部门的流转实现信息的传递。同时门户的统一，可以实现不同系统的信息整合，如OA和人力资源系统的对接，通过单点登录的方式实现数据的共享，便于管理和使用。
2.2 平台化原则
由于大型医院人员较多，需要一个简洁、开放的使用平台，可以根据不同部门和员工的权限构建相应的功能模块，并且能够轻易地实现系统内信息的传递和整合，而整个过程无需编码，或只需极少量编码，就实现了在统一的平台上对个人、公文、临床、职能等行政办公、公告、文档等进行综合处理。通过个性化信息平台中的协同办公，满足所有员工日常办公、协同管理的需要。
2.3 业务化原则
医院办公自动化系统的主体是面向医院，支持大型综合医院的行政办公和医疗服务系统[3]。因此涉及的业务多而且复杂，如出差审批、科室请示、医院发文等，它不再是一个纯粹用于行政办公的应用软件，而是采用流程管理和表单管理的方式来相结合，避免像人力资源管理系统那样管理具体的业务数据。它的侧重点在于业务协作过程管理，从长远考虑，并提供了相应的接口，为未来采用数据中心统一管理所有的业务系统提供支持。
2.4 安全性原则
由于医院各部门涉及很多保密的信息，因此安全（数据安全、网络安全和系统安全等）是系统设计时首要考虑的问题。它必须符合《信息安全技术 信息系统安全等级保护基本要求》[4]的规定，提供一套严格的身份鉴别和访问控制机制，保证用户登录和访问的安全，防止非法用户的入侵。由于OA系统是各部门都在用的一套系统，涉及大量的医疗数据、人事数据等，因此要使用加密算法对数据进行加密，保证数据的完整性和防止数据被窃取。系统后台还提供了备份机制，可以定期对数据进行备份，防止数据丢失和当数据遭到破坏时能够及时恢复数据。 2.5 移动化原则
移动办公是信息化高度发展的必然产物，使得用户可以充分利用互联网通信技术和多媒体技术，突破传统办公时间和办公地点的限制，在更宽松的时间和空间中完成工作业务相关的各项任务[5]。随着移动互联网的发展和智能手机的不断更新，加上手机APP的轻量级和易用性，因此手机办公更加受到人们的青睐。移动端时空无界、携带方便的特点是电脑无法超越的，如今人们更喜欢通过手机来处理各种业务，方便快捷，因此必须针对移动端开发相应的APP才能满足员工的要求，简化系统操作和提高办事效率。
3 大型OA系统的功能模块介绍
从图1可以看出，OA系统的模块结构以科室人员门户、医务人员门户、院领导门户为核心，通过协同平台、即时通讯、短信平台、流转引擎、移动办公等模块作为信息流转的结点，实现信息的传递。
系统的每个模块都有各自的功能又相互联系，如即时通讯模块的功能为消息通知、文件传送、工作查阅、审批查询等功能，短信平台模块的功能为消息共享、智能提醒、会议提醒、事务安排等功能，当科室主任通过工作查询功能查询到待办事项时，便可进行审批，审批完成后提交给下一个节点的执行人，此时，通过短信平台模块的智能提醒功能科室主任可以选择发送短信给下一个节点的执行人，通知他有代办事项需要处理。当执行人收到信息时才用登录系统查看待办事项，大大节省了时间和提高了办事效率。智能消息提醒，还包括审批、消息、邮件、值班、会议、催办、生日等。
流程引擎是OA系统集成其他系统的主要模块，随着医院业务的扩展，OA系统已不单纯是业务办公系统，未来需要集成化，通过登录OA便可操作其他系统，简化流程，实现统一管理。
同时，根据系统移动化的原则，在OA系统的模块结构中加入了移动办公模块。为此，我们开发了基于安卓和IOS系统的手机APP，灵活便捷的移动办公，利用智能手机终端的便携，借助运营商移动网络和无线网络的覆盖，使办公变得更加便捷和高效。移动办公平台包括待办、待阅、已办、公告等功能，对于外出工作或出差，手机消息的推送可以轻松提醒用户查看当前需要的代办事项，通过手机便可收发文件和批阅文件，实时查看工作进度
4 大型医院OA系统的设计与应用
4.1 大型医院OA系统的设计
系统采用B/S架构，易用性好，电脑无须安装客户端，易于系统集中维护和管理。系统还具有很强的移植性，与电脑操作系统无关，使用浏览器登录即可。同时分布性特点便于数据集中管理，用户可以在不同的平台共享使用相同的数据。在功能设计上，采用自定义信息栏目，可以为用户定制自己所需要的欄目，并且可以随时扩展栏目。同时它具有多样性，提供对mysql，oracle多数据源的支持，兼容IE8以上常用的浏览器。
系统设计时采用模块化的处理方式，并结合自定义工作流和自定义表单的形式完成所有功能模块的设计。所谓工作流，就是把相同类型的工作文档、信息或任务化解拆分为多个步骤，由多人来一起协同来完成[6]。它无须编码，具有很强的扩展性，同时可以根据表单随时进行修改，完成公文流转流程。自定义表单，自动生成页面，数据库表自动生成，类似于WORD文档的插入表格的功能，所见即所得的设计界面，丰富的表单控件，如选择部门、选择人员、附件上传等控件。各流程步骤权限设置与工作流引擎结合，设置各个流程结点为表单控件的显示、可写状态表单数据提交校验设置。可根据不同的需求设计表单页面及查询页面，同时可以根据不同部门的职责设置权限，用于配合工作流使用，使不同的表单角色只能对自己所在的模块进行审批，完成表单各个角色的流转。
4.2 大型医院OA系统的应用
下面以用印申请的表单为例来展示如何把自定义工作流和自定义表单运用到实际的流程审批中。用印申请是医院各个部门需要盖章时，申请人按照表单的流程提出申请，经过相应的部门审核通过后才可盖章的业务表单。工作流和表单如图2和3所示，具体流程如表1所示：
从图4和5可以看出，流程的每一步系统都会有相应的记录，节点执行人通过填写审核意见和电子签名的方式完成审核工作和执行节点的流转。通过跟踪工作流和表单，申请人可以通过手机APP或者电脑打开OA系统实时查看工作进度。当流程走完时，系统会推送消息到手机提醒申请人表单已完结，可以进行下一步操作。电子化的表单减少了人为的手工审批并提高了各个部门的办事效率，使各科室把更多的时间投入到临床业务中，服务于病人。
5 结束语
通过完成OA系统的设计与开发，为医院发展提供了一个高效的、便捷的、透明的数字化平台， 为提高管理人员的决策能力提供必要的技术支撑，从而提高医院的整体运作效率和竞争能力[7]。同时把它应用到医院的综合业务办公中，提高了医院信息沟通和共享的渠道，每个科室、每位员工各司其职，共同完成所需的业务。规范、高效的OA系统管理平台便于提升医院的数字化管理，为医院的办公业务提供了强有力的保障。
参考文献：
[1] 杨霜英， 袁波， 张曙光. 大型医院协同办公管理平台的设计和开发[J]. 医疗卫生装备， 2010， 31（9）： 79-80.
[2] 陈李莹. 医院OA信息系统的设计与实现[J]. 电脑迷， 2017（8）： 103.
[3] 赵坤. 医院OA系统的设计与实现[D]. 天津： 天津大学， 2014.
[4] GB/T22239-2008， 信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求[S].
[5] 刘良方. 移动办公系统OA开发中若干问题的研究[J]. 电脑编程技巧与维护， 2017（11）： 40-42.
[6] 张鹏. 医院OA工作流的设计与应用[J]. 医学信息， 2018， 467（12）： 34-35.
[7] 龚震晔， 薛彦斌， 朱立峰. 基于协同办公的医院办公自动化系统模式的研究[J]. 中国数字医学， 2010， 5（8）： 92-93.
【通联编辑：谢媛媛】