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【摘 要】档案数据库历经重记录的早期管理、纸质环境下的信息组织、以及基于数据库的检索系统三个阶段。档案数据库是档案信息资源建设的主流组织形式，研究档案数据库必须从档案数据库管理的角度进行综合审视，梳理、界定其基本概念，了解其基本特点和局限，明确其表现形式和基本类型，熟悉研究对象各方面属性的表现。
【关键词】信息活动；档案；组织形式；数据库
引言
作为信息活动的重要组成部分，信息组织活动一直与人类社会的产生发展紧密联系在一起。早在原始社会，我们的祖先就通过“结绳记事”将实践中获得的信息组织记录在绳结上，以此来记录氏族活动。随着人类社会的不断延续，信息包括档案信息的组织形式也一直在不断发展。
1、偏重于记录技术的早期档案管理
档案作为人类重要的记忆资源，不同时代的人们都利用各自历史条件下最佳技术手段来进行记录和维护。早期档案的信息组织形式相对都比较简单。比如，甲骨的物理组织方式就非常简朴，通常是集中地保存于宗庙所在地由官方管理，并辅以简单排序。
当然，我们的祖先也一直很重视文献信息的逻辑组织。为了利用数以千计的甲骨文，出现了简单的标示注录法和排列法。春秋时期孔子编订“六经”中的《尚书》、西汉刘向、刘歆完成的《别录》《七略》，这些都是早期档案管理阶段在信息组织上比较成体系的有一定规模和影响力的成就。
2、纸质环境下的传统档案信息组织
由于纸张成本低廉、便于书写携带、保存时间长，纸张开始普及。这不仅促进了汉字的演变，促进了文化的交流和发展，也对文书、档案工作产生了巨大的影响。
在人类使用纸张的千年历史中，人们为了检查方便，不断推陈出新，发展创造了大量的信息组织和检索方式。面对信息量的不断增长，如何从浩瀚的文献中定位所需要的信息，人们从逻辑信息组织、物理信息组织和规范信息标准等方面入手，发展了许多手工处理和机械技术用于纸质文献检索工具的制作和文献的检查。
3、档案数据库检索系统
虽然基于纸质环境的手工检索系统发展到了一定的程度，但是其成本高昂、效率相对低下，在信息量膨胀速度加快的现代社会中，原有的检索工具系统编制方法弹性不足，维护代价高。随着现代社会全方位的发展，如何管理越来越多的各类信息，如何满足各项信息化要求，传统文献信息组织技术不能完全胜任。计算机技术，尤其是数据库技术的出现和发展，为解决这些问题提供了重要保障。
3.1数据库引入的背景分析
随着全球信息化的不断深入，现代社会中信息活动逐渐占主导地位，信息的激增和快速传播导致科学技术的飞速发展和生活水平的不断提高，信息开始被看做重要的经济资源，信息资源开始形成。档案作为信息资源的一个重要门类也日益受到人们重视。
3.1.1技术环境。
计算机技术以其高速的逻辑运算、多元化的组合检索能力，为信息的自动化检索开辟了广阔前景。数据库技术的出现，不但为传统的信息组织形式提供了新的工具，可用于信息的制作、整理、查检、维护，而且同很多其他领域一样，为档案信息资源的组织管理带来了革命性的变革。
3.1.2现代档案服务模式的需要
现代档案管理要求以用户为中心的服务模式提供服务，工作重心从“档案本位”向“用户本位”转移，这靠传统的档案组织形式是无法满足的。如果仍采用传统的信息组织方式，必然导致手工检索系统与用户需求之间的结构性矛盾，不能满足用户的信息需求，在事实上阻碍了公众信息权利的实现。
3.1.3档案工作效率的要求
采用数据库技术能够方便地建立并维护各类索引，满足对目录乃至全文的检索需求，一改传统目录的单点线性检索模式，支持模糊查询甚至自然语言查询。
3.2基于数据库的档案信息系统的优势
面对用户的迫切需求，人们在处理技术上做了大量的研究，数据库作为一种新的信息组织技术被引入档案信息管理领域。IBM公司于1969年退出了层次数据库IMS，同年10月美国CODASYL组织提出了网状数据库的DBTG报告，1970年E.F.CODD提出了著名的关系模型理论，这三种经典数据库模型奠定了数据库系统的基础。
数据库的内涵丰富，经典数据库理论告诉我们数据库至少包括三个方面的含义：首先它是一个数据描述平台，在这个平台上，我们可以建立众多的数据对象；其次它是数据管理的平台，通过数据库管理系统（DBMS）提供的一整套管理机制对存储的档案数据进行管理，包括对数据的完整性控制、事务管理、备份恢复、并发控制、安全维护、数据字典等管理功能；最后还包括围绕数据库软硬件系统的一系列参与人员。对档案信息资源管理而言，引入数据库系统进行管理有以下优势：
（1）拓展了信息记录能力
现代数据库具有比较完备的数据类型，能够描述和管理档案全文、音频、视频以及各类不断产生的新的数据类型，使得数据库能够记录更为丰富多彩的原始记录。通过采集不同数据类型的档案信息，可以将档案数据库形式从单纯目录数据库提升为全文或者多媒体数据库，满足对声像档案、多媒体档案、电子档案的管理需求。
（2）具有强大的信息组织和管理能力
数据库具有强大的组织能力，通过定义各种数据库对象，能够描述详尽各类数据和信息；数据库系统还负责数据的日常维护和质量控制。在建设档案信息资源的过程中，数据库发挥重要的组织和管理作用。
引入数据库管理技术后，许多档案馆都在着手建立机读档案目录数据库。在国际上也有许多大型的数字化项目，在将历史档案数字化之后用于将其建立公用数据库，如英国国家档案数据集数字化项目（UK National Digital Archives of Datasets，NDAD）的目的是保管英国中央政府的档案化数字数据和文献，并提供在线利用服务。
（3）为档案管理活动提供了强大的保障作用
设计良好的档案数据库可以为本机构的档案信息服务提供数据和效率保障。档案数据库中一般不只是纯粹的档案内容，还包括与其管理相关的重要信息。对于档案流程的整合、文档一体化思想的贯彻、电子文件全程管理原则的实现也都起着重要作用。
（4）提供多层次的档案资源管理
除了满足基本的数据管理和信息管理的功能外，目前许多主流的数据库系统已经开始向智能化的知识管理层次迈进。像档案基层部门注重数据归纳、整理、分类等信息管理功能；而档案研究机构则要求提供更为高级的知识管理功能，以便辅助决策支持、实现数据挖掘等功能。
早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库。档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储于检索、档案业务工作辅助管理、文档一体化管理、乃至档案馆办公自动化都离不开档案数据库的强有力支持。
【参考文献】
[1]安小米.档案数字化建设的国际化经验及其借鉴[J]，档案学通讯，2009（4）：54
[2]何振.档案馆学新探[M].中国档案出版社，2003：129.
【关键词】信息活动；档案；组织形式；数据库
引言
作为信息活动的重要组成部分，信息组织活动一直与人类社会的产生发展紧密联系在一起。早在原始社会，我们的祖先就通过“结绳记事”将实践中获得的信息组织记录在绳结上，以此来记录氏族活动。随着人类社会的不断延续，信息包括档案信息的组织形式也一直在不断发展。
1、偏重于记录技术的早期档案管理
档案作为人类重要的记忆资源，不同时代的人们都利用各自历史条件下最佳技术手段来进行记录和维护。早期档案的信息组织形式相对都比较简单。比如，甲骨的物理组织方式就非常简朴，通常是集中地保存于宗庙所在地由官方管理，并辅以简单排序。
当然，我们的祖先也一直很重视文献信息的逻辑组织。为了利用数以千计的甲骨文，出现了简单的标示注录法和排列法。春秋时期孔子编订“六经”中的《尚书》、西汉刘向、刘歆完成的《别录》《七略》，这些都是早期档案管理阶段在信息组织上比较成体系的有一定规模和影响力的成就。
2、纸质环境下的传统档案信息组织
由于纸张成本低廉、便于书写携带、保存时间长，纸张开始普及。这不仅促进了汉字的演变，促进了文化的交流和发展，也对文书、档案工作产生了巨大的影响。
在人类使用纸张的千年历史中，人们为了检查方便，不断推陈出新，发展创造了大量的信息组织和检索方式。面对信息量的不断增长，如何从浩瀚的文献中定位所需要的信息，人们从逻辑信息组织、物理信息组织和规范信息标准等方面入手，发展了许多手工处理和机械技术用于纸质文献检索工具的制作和文献的检查。
3、档案数据库检索系统
虽然基于纸质环境的手工检索系统发展到了一定的程度，但是其成本高昂、效率相对低下，在信息量膨胀速度加快的现代社会中，原有的检索工具系统编制方法弹性不足，维护代价高。随着现代社会全方位的发展，如何管理越来越多的各类信息，如何满足各项信息化要求，传统文献信息组织技术不能完全胜任。计算机技术，尤其是数据库技术的出现和发展，为解决这些问题提供了重要保障。
3.1数据库引入的背景分析
随着全球信息化的不断深入，现代社会中信息活动逐渐占主导地位，信息的激增和快速传播导致科学技术的飞速发展和生活水平的不断提高，信息开始被看做重要的经济资源，信息资源开始形成。档案作为信息资源的一个重要门类也日益受到人们重视。
3.1.1技术环境。
计算机技术以其高速的逻辑运算、多元化的组合检索能力，为信息的自动化检索开辟了广阔前景。数据库技术的出现，不但为传统的信息组织形式提供了新的工具，可用于信息的制作、整理、查检、维护，而且同很多其他领域一样，为档案信息资源的组织管理带来了革命性的变革。
3.1.2现代档案服务模式的需要
现代档案管理要求以用户为中心的服务模式提供服务，工作重心从“档案本位”向“用户本位”转移，这靠传统的档案组织形式是无法满足的。如果仍采用传统的信息组织方式，必然导致手工检索系统与用户需求之间的结构性矛盾，不能满足用户的信息需求，在事实上阻碍了公众信息权利的实现。
3.1.3档案工作效率的要求
采用数据库技术能够方便地建立并维护各类索引，满足对目录乃至全文的检索需求，一改传统目录的单点线性检索模式，支持模糊查询甚至自然语言查询。
3.2基于数据库的档案信息系统的优势
面对用户的迫切需求，人们在处理技术上做了大量的研究，数据库作为一种新的信息组织技术被引入档案信息管理领域。IBM公司于1969年退出了层次数据库IMS，同年10月美国CODASYL组织提出了网状数据库的DBTG报告，1970年E.F.CODD提出了著名的关系模型理论，这三种经典数据库模型奠定了数据库系统的基础。
数据库的内涵丰富，经典数据库理论告诉我们数据库至少包括三个方面的含义：首先它是一个数据描述平台，在这个平台上，我们可以建立众多的数据对象；其次它是数据管理的平台，通过数据库管理系统（DBMS）提供的一整套管理机制对存储的档案数据进行管理，包括对数据的完整性控制、事务管理、备份恢复、并发控制、安全维护、数据字典等管理功能；最后还包括围绕数据库软硬件系统的一系列参与人员。对档案信息资源管理而言，引入数据库系统进行管理有以下优势：
（1）拓展了信息记录能力
现代数据库具有比较完备的数据类型，能够描述和管理档案全文、音频、视频以及各类不断产生的新的数据类型，使得数据库能够记录更为丰富多彩的原始记录。通过采集不同数据类型的档案信息，可以将档案数据库形式从单纯目录数据库提升为全文或者多媒体数据库，满足对声像档案、多媒体档案、电子档案的管理需求。
（2）具有强大的信息组织和管理能力
数据库具有强大的组织能力，通过定义各种数据库对象，能够描述详尽各类数据和信息；数据库系统还负责数据的日常维护和质量控制。在建设档案信息资源的过程中，数据库发挥重要的组织和管理作用。
引入数据库管理技术后，许多档案馆都在着手建立机读档案目录数据库。在国际上也有许多大型的数字化项目，在将历史档案数字化之后用于将其建立公用数据库，如英国国家档案数据集数字化项目（UK National Digital Archives of Datasets，NDAD）的目的是保管英国中央政府的档案化数字数据和文献，并提供在线利用服务。
（3）为档案管理活动提供了强大的保障作用
设计良好的档案数据库可以为本机构的档案信息服务提供数据和效率保障。档案数据库中一般不只是纯粹的档案内容，还包括与其管理相关的重要信息。对于档案流程的整合、文档一体化思想的贯彻、电子文件全程管理原则的实现也都起着重要作用。
（4）提供多层次的档案资源管理
除了满足基本的数据管理和信息管理的功能外，目前许多主流的数据库系统已经开始向智能化的知识管理层次迈进。像档案基层部门注重数据归纳、整理、分类等信息管理功能；而档案研究机构则要求提供更为高级的知识管理功能，以便辅助决策支持、实现数据挖掘等功能。
早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库。档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储于检索、档案业务工作辅助管理、文档一体化管理、乃至档案馆办公自动化都离不开档案数据库的强有力支持。
【参考文献】
[1]安小米.档案数字化建设的国际化经验及其借鉴[J]，档案学通讯，2009（4）：54
[2]何振.档案馆学新探[M].中国档案出版社，2003：129.