论文部分内容阅读
摘 要：随着信息技术的快速发展，档案信息化和档案管理数字化成为一种趋势。文章结合建筑施工企业的实际，分析传统档案管理中存在的问题，并针对性地提出几条信息化建设的建议，以进一步探析档案管理信息化的潜在价值。
关键词：档案管理;信息化;施工企业
建筑施工企业档案内容多、图表多、数据多、关联资料多，其档案资料的管理效果直接关系到工程能否顺利交验，迎接审计是否有充分依据，后期综合利用是否有价值等，因此，加快档案管理信息化建设意义重大。
一、档案信息化及信息化管理的重要性
随着互网联发展和广泛应用，档案管理模式逐步从以档案实体为重心，向以档案信息为重心转变。实现这一发展的过程，需要不断采用现代信息技术装备档案部门，以此提高档案管理和利用的现代化水平。
建筑施工企业的档案管理工作与招投标、生产经营、施工技术、安全质量、清收清欠等活动息息相关。随着现代企业管理制度不断完善和优化，档案利用也越来越频繁。电子公文、各类管理系统、应用程序的推广将无纸化办公提升到新的层次，传统的档案管理模式已不能满足新形势下企业发展的需求。推进档案管理信息化建设不仅提升了档案传输、检索、引用的效率，解决了档案保管中对保温、隔热、温湿、防尘、防污染等特殊要求，同时引发了档案领域最剧烈的一次变革，直接影响着档案工作的基本概念、运作方式乃至思维观念，推动信息共享，为“互联网+”时代注入新活力。
二、建筑施工企业档案管理中存在的主要问题
（一）档案系统管理意识淡薄，基础性工作不扎实
工程项目的独特性、整体性、周期性、动态性和多方参与性，决定了建筑施工企业的档案具有专业性强、种类多样、形成分散、变更频繁等特点。由于对档案利用价值认识度不同，个别项目对重要文件、资料和凭证的收集留存没有引起足够的重视，关键资料缺失，降低了档案的利用价值。部分档案形成者对重要档案的原始数据核对、编码、分类和移交等认识不足，档案归档没有形成体系，检索难度大。部分建筑施工企业没有完善的档案管理员制度，对不同类别的档案建档、录入标准不明确，培训不及时，下属项目贯彻不力，归档意识淡薄，没有形成档案规范管理思想自觉和行动自觉，档案管理整体不达标。
（二）档案综合利用率不高，管理创新动力不足
建设项目是一个综合性工程，涉及单位和部门多，时间跨度长，使得项目文档形成分散。实现对档案资料的综合利用，既需要对工程、经管、物资、安质、财务等不同类型的业务文档有针对性地整理分类，同时要保持不同阶段文档间的有机联系。当前，建筑施工企业档案还没有规范的行业标准。部分项目文档脱节，管理不到位，档案数据水分较多，难以反映项目全貌，也没有产生良好的技术积累，反而成为沉重的内业负担。部分工程项目为应对上级检查验收，不是想办法借助信息化系统优化管理，提升标准化程度，而是大肆造假，档案管理失去了本身的价值。面对一项专业性和技术性强的工作，工程量大，投入和产出不协调，各单位在档案管理手段创新缺乏动力，信息化建设不愿意更多投入。
（三）系统兼容性不强，信息化建设覆盖面不广
目前，建筑施工企业数字档案标准、数据库建设标准不完善，执行不严格，各企业档案系统内置模块和功能也五花八门，没能在广域网上搭建共享渠道，档案流转电子化和流程化程度不高。行业内各单位档案管理专业人才匮乏，档案管理信息化建设培训不到位，档案系统使用者和管理员在遇到系统问题只能等专业人员解决，档案系统的使用效率大打折扣。
（四）法律法规不完善，网络安全防范能力有待提高
信息化建设与网络环境联系紧密，档案管理信息化建设的提升既取决于技术手段的进步，也有赖于法律法规提供坚强的后盾。建筑施工企业由于业务分散、涉及人群复杂、业务内容更新快，现行的法律法规很难面面俱到，对档案信息系统录入、存储和共享过程中所有行为都加以约束。高铁敏感技术、军民融合工程等档案数据与国家机密存在众多联系，一旦因为网络问题出现信息泄露，给知识产权保护和国家对外贸易均埋下隐患。
三、档案管理信息化建设的要点
（一）以资源共享为原则加快信息化标准制定
建筑施工企业由于专业性强，不同类型的建筑基础资料不尽相同，其档案的内容、形成、归档的特点也有别于其它行业，具有自己显著的特点。加快档案管理信息化建设标准制定，是通过互联网对行业内档案资源进行优化、整合，最终实现资源共享。通过建筑行业协会或权威组织，有针对性地建立统一档案信息化标准，对专业术语、计量单位、文件分类、登记、封装、储存、格式转化、在线归档等进行约定，提出通用的语言和格式是实现共享的前提。这些档案信息化标准既要符合《档案法》等基本规范，确保真实性、完整性、可用性和安全性，又要与勘察、设计、监理、审计等单位信息化系统兼容，实现文件在不同系统间转移、调用和储存。如：长度计量统一为“米”;日期中“年”统一约定为四位数字表示，“月”和“日”分别用两位数字表示。
（二）以实用性为导向科学布设档案信息化系统模块
作为一个服务系统，建筑施工企业档案信息化建设首先应该以需求为目标，充分考虑后期数据检索、档案移交、创优申报、归档迁移等功能需求。模块设定中，要坚持系统性原则，保证录入数据的完整和系统性，能够对数据遗漏、计算偏差、录入错误等及时提示，切实为管理把好入口关。要科学引入通用公式、常用软件、自动搜索、自动生成等功能，减轻人的负担，避免复杂化和繁琐化。要根據工程的生命周期和阶段性工作特点，重点建立健全档案检索工具体系和目录中心，搭建档案信息交流平台。
（三）以依法合规使用为宗旨建立网络安全屏障
信息管理和网络环境联系紧密，投资决策、工艺工法、BIM数据、课题论文、招投标基础资料等成为网络黑客攻击的对象。许多数据的泄露和窃取可能为专利的申请和成果的转化带来障碍，甚至造成不可逆的影响。因此，档案管理信息化部署应该同步加强网络安全建设。在制度上，加强专项法律法规的出台，进一步强化监管方式和水平。在技术上，遵循现行《信息安全技术 信息系统安全管理要求》（GB/T 20269-2006）等国家信息安全技术规范，对可能出现的安全漏洞做到及时排查、定时查杀可疑木马，保护档案储存的硬件软件，必要时托管到阿里云，借助外部等级保护降低安全风险。要确保网络连接的稳定性，避免存储数据不完整或遭到破坏。在管理措施上，针对建筑施工企业项目分散、人员流动频繁、涉及数据多等实际，在档案人员录用、离岗、考核以及安全意识教育和培训、外部人员访问等方面完善相应管理制度。要避免因交接导致资料储存出现差错，及时备份数据防止遗失，同时要注重对纸质档版档案的整理归集。
（四）以提升增值服务为目标加快专业人才培养
档案管理信息化建设不单是将纸质版材料录入系统，而是对档案资源进行处置、管理，最终为企业提供增值服务，是一个综合管理的过程。建筑施工企业档案不仅需要原始记录的要求，还肩负着配合工程变更、交验、审计、消缺等工作以及后期开发利用的重任。通过档案管理信息化建设提高利用率，更好地为管理决策、工艺革新、技术“传帮带”提供支持和依据，管理人员的能力和素质是关键。要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，同时普及建筑行业相关知识，加强信息技术应用的培训和工作考核，合理提高档案管理人员的薪酬待遇，以增强其责任心和进取心，主动探索推动档案管理工作的开展。要统筹谋划，同步推进，通过施工现场和档案室的专项培训和有序引导，把档案信息化纳入办公自动化的总格局中，实现纸质文件向电子文件有序过渡，确保文档一体化和归档双轨制的准确落地。
四、结束语
时代的发展要求档案管理与时俱进。建筑施工档案管理信息化既破解了资料分散、标准不一、调阅困难等问题，实现了档案长期保存、资源共享，也是提升行业管理水平的重要内容。它改变了传统的管理方式，是服务理念的变革，更是对大数据时代的积极响应。
参考文献：
[1]梁金爱.数字化时代档案管理信息化建设策略[J].兰台内外，2019（18）：21-22.
关键词：档案管理;信息化;施工企业
建筑施工企业档案内容多、图表多、数据多、关联资料多，其档案资料的管理效果直接关系到工程能否顺利交验，迎接审计是否有充分依据，后期综合利用是否有价值等，因此，加快档案管理信息化建设意义重大。
一、档案信息化及信息化管理的重要性
随着互网联发展和广泛应用，档案管理模式逐步从以档案实体为重心，向以档案信息为重心转变。实现这一发展的过程，需要不断采用现代信息技术装备档案部门，以此提高档案管理和利用的现代化水平。
建筑施工企业的档案管理工作与招投标、生产经营、施工技术、安全质量、清收清欠等活动息息相关。随着现代企业管理制度不断完善和优化，档案利用也越来越频繁。电子公文、各类管理系统、应用程序的推广将无纸化办公提升到新的层次，传统的档案管理模式已不能满足新形势下企业发展的需求。推进档案管理信息化建设不仅提升了档案传输、检索、引用的效率，解决了档案保管中对保温、隔热、温湿、防尘、防污染等特殊要求，同时引发了档案领域最剧烈的一次变革，直接影响着档案工作的基本概念、运作方式乃至思维观念，推动信息共享，为“互联网+”时代注入新活力。
二、建筑施工企业档案管理中存在的主要问题
（一）档案系统管理意识淡薄，基础性工作不扎实
工程项目的独特性、整体性、周期性、动态性和多方参与性，决定了建筑施工企业的档案具有专业性强、种类多样、形成分散、变更频繁等特点。由于对档案利用价值认识度不同，个别项目对重要文件、资料和凭证的收集留存没有引起足够的重视，关键资料缺失，降低了档案的利用价值。部分档案形成者对重要档案的原始数据核对、编码、分类和移交等认识不足，档案归档没有形成体系，检索难度大。部分建筑施工企业没有完善的档案管理员制度，对不同类别的档案建档、录入标准不明确，培训不及时，下属项目贯彻不力，归档意识淡薄，没有形成档案规范管理思想自觉和行动自觉，档案管理整体不达标。
（二）档案综合利用率不高，管理创新动力不足
建设项目是一个综合性工程，涉及单位和部门多，时间跨度长，使得项目文档形成分散。实现对档案资料的综合利用，既需要对工程、经管、物资、安质、财务等不同类型的业务文档有针对性地整理分类，同时要保持不同阶段文档间的有机联系。当前，建筑施工企业档案还没有规范的行业标准。部分项目文档脱节，管理不到位，档案数据水分较多，难以反映项目全貌，也没有产生良好的技术积累，反而成为沉重的内业负担。部分工程项目为应对上级检查验收，不是想办法借助信息化系统优化管理，提升标准化程度，而是大肆造假，档案管理失去了本身的价值。面对一项专业性和技术性强的工作，工程量大，投入和产出不协调，各单位在档案管理手段创新缺乏动力，信息化建设不愿意更多投入。
（三）系统兼容性不强，信息化建设覆盖面不广
目前，建筑施工企业数字档案标准、数据库建设标准不完善，执行不严格，各企业档案系统内置模块和功能也五花八门，没能在广域网上搭建共享渠道，档案流转电子化和流程化程度不高。行业内各单位档案管理专业人才匮乏，档案管理信息化建设培训不到位，档案系统使用者和管理员在遇到系统问题只能等专业人员解决，档案系统的使用效率大打折扣。
（四）法律法规不完善，网络安全防范能力有待提高
信息化建设与网络环境联系紧密，档案管理信息化建设的提升既取决于技术手段的进步，也有赖于法律法规提供坚强的后盾。建筑施工企业由于业务分散、涉及人群复杂、业务内容更新快，现行的法律法规很难面面俱到，对档案信息系统录入、存储和共享过程中所有行为都加以约束。高铁敏感技术、军民融合工程等档案数据与国家机密存在众多联系，一旦因为网络问题出现信息泄露，给知识产权保护和国家对外贸易均埋下隐患。
三、档案管理信息化建设的要点
（一）以资源共享为原则加快信息化标准制定
建筑施工企业由于专业性强，不同类型的建筑基础资料不尽相同，其档案的内容、形成、归档的特点也有别于其它行业，具有自己显著的特点。加快档案管理信息化建设标准制定，是通过互联网对行业内档案资源进行优化、整合，最终实现资源共享。通过建筑行业协会或权威组织，有针对性地建立统一档案信息化标准，对专业术语、计量单位、文件分类、登记、封装、储存、格式转化、在线归档等进行约定，提出通用的语言和格式是实现共享的前提。这些档案信息化标准既要符合《档案法》等基本规范，确保真实性、完整性、可用性和安全性，又要与勘察、设计、监理、审计等单位信息化系统兼容，实现文件在不同系统间转移、调用和储存。如：长度计量统一为“米”;日期中“年”统一约定为四位数字表示，“月”和“日”分别用两位数字表示。
（二）以实用性为导向科学布设档案信息化系统模块
作为一个服务系统，建筑施工企业档案信息化建设首先应该以需求为目标，充分考虑后期数据检索、档案移交、创优申报、归档迁移等功能需求。模块设定中，要坚持系统性原则，保证录入数据的完整和系统性，能够对数据遗漏、计算偏差、录入错误等及时提示，切实为管理把好入口关。要科学引入通用公式、常用软件、自动搜索、自动生成等功能，减轻人的负担，避免复杂化和繁琐化。要根據工程的生命周期和阶段性工作特点，重点建立健全档案检索工具体系和目录中心，搭建档案信息交流平台。
（三）以依法合规使用为宗旨建立网络安全屏障
信息管理和网络环境联系紧密，投资决策、工艺工法、BIM数据、课题论文、招投标基础资料等成为网络黑客攻击的对象。许多数据的泄露和窃取可能为专利的申请和成果的转化带来障碍，甚至造成不可逆的影响。因此，档案管理信息化部署应该同步加强网络安全建设。在制度上，加强专项法律法规的出台，进一步强化监管方式和水平。在技术上，遵循现行《信息安全技术 信息系统安全管理要求》（GB/T 20269-2006）等国家信息安全技术规范，对可能出现的安全漏洞做到及时排查、定时查杀可疑木马，保护档案储存的硬件软件，必要时托管到阿里云，借助外部等级保护降低安全风险。要确保网络连接的稳定性，避免存储数据不完整或遭到破坏。在管理措施上，针对建筑施工企业项目分散、人员流动频繁、涉及数据多等实际，在档案人员录用、离岗、考核以及安全意识教育和培训、外部人员访问等方面完善相应管理制度。要避免因交接导致资料储存出现差错，及时备份数据防止遗失，同时要注重对纸质档版档案的整理归集。
（四）以提升增值服务为目标加快专业人才培养
档案管理信息化建设不单是将纸质版材料录入系统，而是对档案资源进行处置、管理，最终为企业提供增值服务，是一个综合管理的过程。建筑施工企业档案不仅需要原始记录的要求，还肩负着配合工程变更、交验、审计、消缺等工作以及后期开发利用的重任。通过档案管理信息化建设提高利用率，更好地为管理决策、工艺革新、技术“传帮带”提供支持和依据，管理人员的能力和素质是关键。要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，同时普及建筑行业相关知识，加强信息技术应用的培训和工作考核，合理提高档案管理人员的薪酬待遇，以增强其责任心和进取心，主动探索推动档案管理工作的开展。要统筹谋划，同步推进，通过施工现场和档案室的专项培训和有序引导，把档案信息化纳入办公自动化的总格局中，实现纸质文件向电子文件有序过渡，确保文档一体化和归档双轨制的准确落地。
四、结束语
时代的发展要求档案管理与时俱进。建筑施工档案管理信息化既破解了资料分散、标准不一、调阅困难等问题，实现了档案长期保存、资源共享，也是提升行业管理水平的重要内容。它改变了传统的管理方式，是服务理念的变革，更是对大数据时代的积极响应。
参考文献：
[1]梁金爱.数字化时代档案管理信息化建设策略[J].兰台内外，2019（18）：21-22.