把好“六关”，抓好大型水利工程全宗档案管理：
　　1 强化管理，把好制度建设关。一是根据国家、省、市有关要求，将重点建设项目档案管理工作真正纳入规范化管理轨道，并将重点建设项目档案管理列入重点工程的考核、奖励办法之中。二是工程项目的各参建和管理单位要建立、健全各项档案管理制度。规章制度的条文应严密而简明，便于执行；在实践中认真总结档案管理工作，建立和落实岗位责任制，完善《大型水利工程文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》等制度。建立内部管理参建单位对工程项目档案管理，年初有计划，年终有总结，奖优罚劣。
　　2 广开渠道，把好档案收集关。大型工程项目资料的种类、名目繁多，形式多样。要制定明确的归档范围和收集重点，以便把有价值的文件收集齐全。
　　2.1 协作左右，建立网络。结合工程管理单位自身的管理体制、组织机构的设置和档案材料的形成规律，建立纵横交织的管理网络体系。各部门应配备兼职档案信息员，形成左右协作的档案传递网络，专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系，加强对收集工作的检查指导，随时收集与定期收集相结合。
　　2.2 主动服务，尽职尽责。档案管理人员应主动上门，跟踪收集，把握资料收集的主动权，收集反映主要活动和历史面貌的重要材料。阶段工作或年度工作结束后，专职档案管理人员应主动上门将文件材料收集归档，对大量分散的档案资料进行加工、分析、鉴别、集中归档，找出规律性的材料和数据。
　　3 把握环节，把好档案质量建设关。工程项目档案质量是全面反映工程质量的重要依据，是工程验收的必备条件，是日后维修、改建的重要依据。
　　3.1 主动介入。要了解基本建设每个程序包括的内容，提前制定工程档案的收集范围和收集要求；掌握工程项目建设每个阶段所形成的文件材料，主动了解工程进展情况，跟踪现场；对工程档案工作进行全过程的监督指导，从源头上把好工程质量关；要积极督促配合设计、监理、质监等部门对工程档案把关。
　　3.2 科学组卷。一个有机联系的案卷中，文字材料排列在前，图样在后；文字材料按依据性文件—管理性文件—基础性文件—设计文件—施工文件—竣工文件顺序排列；组合案卷时，按内容、重要程度、时间排列，并适当考虑文件材料的数量和案卷厚度。
　　3.3 整理立卷。工程项目从提出到项目竣工一般有准备、设计、施工和竣工验收阶段。在立卷工程中，也基本照这四个阶段进行整理立卷，区别对待。也可按文书档案、工程档案、会计档案、声像图片档案、电子档案和实物档案归类。对施工图按照“一张施工图（设计图）对应一张竣工图”的原则，并对其分别编号，独立成卷。图纸如有变更，应标注变更依据和必要的说明，重视图片、声像、电子档案的收集整理。
　　3.4 梳理查卷。做好“两查三看”。一查立卷归档情况；二查档案出、入库是否实行登记制度等。一看是否齐全完整，是否按时归档，看实际档案数量与目录是否相符；二看各门类档案实体是否收集齐全并集中统一管理；三看档案案卷是否有卷内文件目录，目录与档案实体名称是否一致，是否缺件、缺页等。
　　4 认真仔细，严把档案利用关。档案管理人员要对不同层次的利用人员规定不同的审批手续，确定不同的利用范围，使利用工作有章可循。做到不失密、不泄密。要经常检查档案利用制度是否齐全，是否进行档案利用登记；档案利用场所是否安装监控设备；涉密档案利用是否有批准手续、登记手续；已有缩微胶片、复制件或数字化档案是否仍提供原件利用。
　　5 完善设施，把好软硬设施关。一是规范设立档案室。二是将档案管理的相关制度上墙，整理好的各门类档案入库、上架保管。三是购置安装、标准摆放档案密集架，合理安排档案库房结构，做到办公、利用、库房“三分开”；配齐档案柜、防磁柜、空调等设备设施，达到防尘、防光等“十防”要求。四是做好档案库房安全工作。
　　6 严格规范，把好档案验收关。工程项目管理规定需收集、整理的档案资料，各单位要毫无保留地收集整理，移交档案室集中统一管理。凡因档案资料收集不配合，移交不及时、不完整而发生的损毁、泄密等问题，要按照法律和有关规定，追究相关责任人责任。档案工作者要及时介入，积极做好工程项目档案资料的专项验收工作，对项目档案的整理、归档工作严格把关，对验收中发现的问题要坚持原则，及时提出整改意见，保证重点建设项目档案验收质量。
　　（作者单位：河南省信阳市鲇鱼山水库管理局 来稿日期：2012-06-18）