论文部分内容阅读
摘要：随着人们生活水平和科技的不断发展，使得一些传统的产业受到冲击，其中受到冲击非常严重的就有档案管理行业，科技和信息技术的发展导致传统的纸质档案载体逐渐被计算机电子档案所代替，同时在企业逐渐普及开来的办公自动化也对档案管理的电子信息化起到了推动作用，企业办公自动化的好处也逐渐显露，那就是档案信息传播的速度逐渐加快，让档案行业的发展更加快速，本文就电子信息档案管理进行讨论，希望对档案管理的发展有所帮助。
关键词：电子信息档案管；风险控制；方法
档案管理在企业的日常运作中虽然不常被提起，但是档案管理在企业中发挥的作用，却是非常重要的，同时在电子计算机这种电子设备，逐渐地被更多的应用于企业的办公当中的时候，不仅让人们的办公方式更加的快捷，也使得档案管理的形势逐渐开始向电子档案发展，当然在电子档案的发展过程中也面临着很多的问题，其中对电子档案的管理问题，就是让很多的档案管理人员头疼的问题，因为电子档案相对于纸质档案来讲，面临的风险将更加的大。
一、避免风险的措施
在对档案进行的管理中，重点就是对档案进行风险防范，这就不仅要求管理人员在档案出现风险时进行消灭，还要求档案管理人员，必须在档案还没有出现危险时，就对档案进行风险规避和预防，同时对电子档案也必须加强管理，特别是对电子档案自身粗在的问题必须重点防御，同时对电子档案的内部信息也必须实行控制管理，从根本上保障电子档案的安全。主要措施有：
1.积极引进最新技术。
说到对电子档案进行管理和防护，就不能少了对先进技术的引进，这就主要是在计算机的功能和防护上面，同时在工作中对新技术进行结合，只有这样才能保证电子档案的安全，同时在新的技术中最常见的就是对电子档案设置密码，这在现代很多的操作系统中都非常常见，同时对电子档案的管理人员的技术来讲，也是非常具有考验性的，这就要求管理人员必须时刻的对自身的专业知识进行更新，使得电子档案的信息不会受到外界的影响。
2.制定一些制度。
同时为了保障电子档案信息的安全，也可以在企业内制定一些制度，同时企业要重视这项制度，要有针对性的对档案管理可能会面临的风险进行预防，也必须根据电子档案不同的时间段的风险制度进行调控，根据档案管理的需要对档案管理人员的进行授权，让档案参与进制度的制定，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。
为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。
在对档案管理进行防护中最重要的就是，对电子信息档案的日常进行安全防范，这对于电子档案的安全来讲是非常重要的，只有做好电子档案的日常安全防护，才能将破坏电子信息数据安全的干扰因素隔绝在档案之外，才能保证电子档案信息的安全、可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干擾后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
总结
综上所述，我们可以得出，企业应该加强对电子档案的重视，档案管理的风险并不是来自于主观的风险，而是客观的在电子档案中存在的，同时这种风险还有很大的不确定性，这种不确定性就导致，电子文件还可能会带来更大的风险，这就要求档案管理人员对于风险一定要保持高度的警觉性，只有这样才能把风险扑灭在萌芽之中，这就要求在进行档案管理工作的时候，必须提前对风险进行防范，积极制定风险防范的政策，只有这样才能保证档案安全。
参考文献：
[1]马娅娅.电子信息档案管理及防范方法[J].社会科学：引文版，2017（8）：00146-00146.
[2]王文明.浅谈电子信息档案管理的保密及其防范工作[J].中国管理信息化，2017，20（1）：182-183.
[3]黄晓星.浅谈电子信息技术在电力企业档案管理中的应用[J].大科技，2016（18）.
[4]徐艳红.电子信息档案管理的风险控制[J].科学时代，2015（6）：141-141.
关键词：电子信息档案管；风险控制；方法
档案管理在企业的日常运作中虽然不常被提起，但是档案管理在企业中发挥的作用，却是非常重要的，同时在电子计算机这种电子设备，逐渐地被更多的应用于企业的办公当中的时候，不仅让人们的办公方式更加的快捷，也使得档案管理的形势逐渐开始向电子档案发展，当然在电子档案的发展过程中也面临着很多的问题，其中对电子档案的管理问题，就是让很多的档案管理人员头疼的问题，因为电子档案相对于纸质档案来讲，面临的风险将更加的大。
一、避免风险的措施
在对档案进行的管理中，重点就是对档案进行风险防范，这就不仅要求管理人员在档案出现风险时进行消灭，还要求档案管理人员，必须在档案还没有出现危险时，就对档案进行风险规避和预防，同时对电子档案也必须加强管理，特别是对电子档案自身粗在的问题必须重点防御，同时对电子档案的内部信息也必须实行控制管理，从根本上保障电子档案的安全。主要措施有：
1.积极引进最新技术。
说到对电子档案进行管理和防护，就不能少了对先进技术的引进，这就主要是在计算机的功能和防护上面，同时在工作中对新技术进行结合，只有这样才能保证电子档案的安全，同时在新的技术中最常见的就是对电子档案设置密码，这在现代很多的操作系统中都非常常见，同时对电子档案的管理人员的技术来讲，也是非常具有考验性的，这就要求管理人员必须时刻的对自身的专业知识进行更新，使得电子档案的信息不会受到外界的影响。
2.制定一些制度。
同时为了保障电子档案信息的安全，也可以在企业内制定一些制度，同时企业要重视这项制度，要有针对性的对档案管理可能会面临的风险进行预防，也必须根据电子档案不同的时间段的风险制度进行调控，根据档案管理的需要对档案管理人员的进行授权，让档案参与进制度的制定，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。
为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。
在对档案管理进行防护中最重要的就是，对电子信息档案的日常进行安全防范，这对于电子档案的安全来讲是非常重要的，只有做好电子档案的日常安全防护，才能将破坏电子信息数据安全的干扰因素隔绝在档案之外，才能保证电子档案信息的安全、可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干擾后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
总结
综上所述，我们可以得出，企业应该加强对电子档案的重视，档案管理的风险并不是来自于主观的风险，而是客观的在电子档案中存在的，同时这种风险还有很大的不确定性，这种不确定性就导致，电子文件还可能会带来更大的风险，这就要求档案管理人员对于风险一定要保持高度的警觉性，只有这样才能把风险扑灭在萌芽之中，这就要求在进行档案管理工作的时候，必须提前对风险进行防范，积极制定风险防范的政策，只有这样才能保证档案安全。
参考文献：
[1]马娅娅.电子信息档案管理及防范方法[J].社会科学：引文版，2017（8）：00146-00146.
[2]王文明.浅谈电子信息档案管理的保密及其防范工作[J].中国管理信息化，2017，20（1）：182-183.
[3]黄晓星.浅谈电子信息技术在电力企业档案管理中的应用[J].大科技，2016（18）.
[4]徐艳红.电子信息档案管理的风险控制[J].科学时代，2015（6）：141-141.