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摘 要：随着计算机技术和网络技术在档案管理中的应用日趋广泛，高校档案工作面临前所未有的挑战和发展机遇。高校档案信息化是高校档案管理的必然趋势。本文将以高校档案管理为切入点，分析当前高校档案信息化管理的现状，为高校档案信息化管理新体系的构建提出建设性的对策。
关键词：高校档案 管理 价值 体系构建 建议
一、高校档案管理的价值
高校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。高校档案还是学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。
二、高校档案管理的现状
1.高校档案管理的思想观念落后，管理创新意识不强。近几年来，在数字化校园建设的背景之下，高校档案信息管理工作得到了改善并逐步步入了规范化管理的轨道。但综合来看，高校档案管理的思想观念还是比较落后的，高校档案管理的工作人员对档案信息化管理的重视度不够，且大多简单地认为档案的管理工作仅仅是裁剪、装订、保管性，而缺乏与时俱进的管理档案工作意识。
2.高校档案管理手段比较落后，管理手段有待得到进一步改善。当前依旧有很多的高校档案管理方面的工作始终停留在纸质档案管理的层次上，由于数字化、网络化背景下的高校档案信息管理需要在设备、硬件、软件系统、技术等方面投入大量的资金，同时还要准备一定的资金为设施的维护、更新以及使用设备人员的培训费用，缺少资金使得高校档案管理现代化手段更新迟迟不能到位，在当前信息数字化及网络化的时代背景之下，管理数字化手段的改善已经成为当务之急。
3.档案管理安全隐患严重。随着当前社会网络技术、计算机技术以及数字化信息技术的快速发展，高校档案管理工作从中获利不少，高校档案管理的工作内容日益繁重，档案信息量与日俱增，各种信息资源的共享功能愈来愈强大。但是由于现代网络技术中存在着一定的安全隐患问题，一些危险人物为达到一定的目的，往往通过当前流行的电脑黑客、病毒以及非法访问等来对高校档案信息进行攻击和窃取，而档案管理工作人员不能针对这一系列潜在的安全隐患问题开发出相克的档案管理软件，这使得本身具备保密性质的档案管理工作难度增加。
4.高校档案管理人员缺乏一定的专业素养。高校档案管理工作随着时代的进步在不断地更新管理模式，这是建立在高校档案管理工作人员不断更新管理水平的基础之上的，管理人员的专业知识水平在很大程度上影响着高校档案管理工作的成败。在已经开始步入数字化的高校档案管理中，由于对数字化管理手段的陌生，使得高校档案管理数据库杂乱不堪，有些专业档案管理软件的开发人员虽然對计算机软件开发比较熟练，但是由于缺乏档案管理和分类标准等方面的专业知识，开发出来的软件缺乏可操作性。因此必须高度重视高校档案管理人才综合素质的培训。
三、高校档案信息化管理创新体系构建对策
1.构建高校档案管理创新体系。第一，高校档案信息管理观念的创新。在对高校档案信息进行管理时，首先要对以往陈旧的观念进行革新，树立新时代的管理观念，从以往“以藏为主”、被动服务、封闭保守的管理观念向档案管理知识化、数字信息化、网络化的方向转变，从各个方面满足用户对档案信息的需求。第二，高校档案信息管理模式的创新。由于高校档案信息管理部门在校方是一个非独立的机构，因此其主要的职能是对上级部门的一些决策进行执行，这种机械的执行职能使得高校档案管理缺乏改革的动力机制，难以适应信息化时代的新要求。因此这就需要把高校档案管理部门有引导性地独立出来，形成自己的决策机构，然后根据学校、用户以及社会的具体需求对档案资源结构、数量以及内外部环境的优化进行全方位的革新。第三，高校档案信息管理人才资源的创新性培训。在当前数字校园建设背景下，高校档案信息管理的人员需要得到与时俱进的培训，首先是专业知识的培训，需要对档案管理知识进行系统的综合性培训，同时对于档案管理工作相关的计算机知识进行培训，不断提高培训的质量并完善档案管理工作人员的阶段性知识，增强其高校档案管理工作的水平。
2.构建高校档案管理信息化技术新体系。随着数字信息化逐步深入到社会生活中的各个领域，高校档案信息管理也开始跟进时代的步伐，网络技术、激光扫描等为高校档案管理信息化新体系的构建提供了技术支撑。本文主要从以下三个技术模式的构建来为高校档案管理信息化提供创新型的技术体系支持模式。第一，构建基于客户机/服务器支撑的高校档案管理结构新体系。高校档案信息管理系统可以通过客户机/服务器高校档案管理结构新体系把一些分散的高校档案管理软件系统通过网络技术联系起来，同时根据其本身所具备的功能将其自动划分为客户机/服务器即 C/S 结构模式来处理“文件共享型”的档案管理信息，通过用户界面、商业逻辑和系统数据库工作执行各个的任务来完成整个档案信息的管理和共享过程。第二，构建 WEB 支持下的档案管理服务新体系。在高校综合集成的高校档案信息管理体系中，档案的管理工作主要是通过计算机系统的运行来完成档案信息的搜索、保存、转化以及共享等功能的。因此高校档案信息管理系统需要为用户提供一个网状的服务体系，以便于用户可以根据自己的偏好来对自己所需要的档案信息进行分类浏览。第三，构建高校档案信息管理的安全技术保障新体系。针对网络信息安全隐患的问题，在高校档案管理工作中需要加强对网络安全管理进行相应的网络技术预防措施的应用，加强信息的安全保密工作以免受到电脑病毒、黑客的恶意攻击。其次对高校档案管理系统进行实时的监督和检查，并将不同网络系统的安全问题的责任问题落实到位，构建一个严密的高校档案信息管理安全技术保障新体系。
3.构建高校档案管理信息服务创新体系。第一，构建高校档案用户需求评价指标。建立一个高校档案管理信息服务创新体系，让用户对高校档案管理系统的不同需求以及当前信息管理系统所存在的问题提出指导性的建议，并对档案管理系统的管理模式、教学档案管理、人事档案管理以及科研信息管理系统给以相应的评价，从而根据实际需要构建出一个科学的高校档案用户需求评价指标，包括：用户的个人年龄、职业、职称水平、需求特点以及文化水平，用户对档案管理方面的信息需求结构和需求数量，用户比较中意的档案信息检索方法和用户偏好的用户档案信息共享界面等，从而为高校档案信息管理新体系的总体构建提供一些建设性的建议。第二，根据用户的需求，拓展高校档案信息管理的服务领域。对高校档案信息的综合性管理，需要把不同的信息类型通过相应的编码程序把零散、静止以及缺乏系统联系性的档案信息转化为有机联系的动态系统性档案信息，同时根据用户对档案信息的具体需求以及高校教育改革的新要求，不断对高校档案信息管理的服务领域进行进一步的拓展，使高校档案信息服务体系向全方位、动态性、系统性的方向发展，最大限度地满足社会、学校和用户的需求。第三，构建人性化的高校档案管理服务新体系。当前高校档案信息管理新体系蕴含了许多网络化信息化东西，因此在一定程度上缺乏一种人性化管理的服务模式。在这一点上，可以通过对用户需求的跟踪调查，了解到用户对高校档案信息系统的心理需求偏好等，有针对性地为用户提供相应的咨询服务，改善档案工作的服务态度、服务水平，提供高校档案信息管理系统用户的综合满意度。
四、结语
总而言之，高校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，充分利用高校档案工作的服务性特点，发挥高校档案的作用，满足高校工作的需要，在更大范围内组织和开发利用高校档案信息资源，实现高校档案信息的社会共享，是高校档案管理的根本目的。
参考文献：
[1]邹 琦.高校二级院系教学档案管理体系构建工作探析[J].辽宁科技学院学报，2011，（01）：103-105.
[2]金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2010，（04）：150-151.
关键词：高校档案 管理 价值 体系构建 建议
一、高校档案管理的价值
高校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。高校档案还是学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。
二、高校档案管理的现状
1.高校档案管理的思想观念落后，管理创新意识不强。近几年来，在数字化校园建设的背景之下，高校档案信息管理工作得到了改善并逐步步入了规范化管理的轨道。但综合来看，高校档案管理的思想观念还是比较落后的，高校档案管理的工作人员对档案信息化管理的重视度不够，且大多简单地认为档案的管理工作仅仅是裁剪、装订、保管性，而缺乏与时俱进的管理档案工作意识。
2.高校档案管理手段比较落后，管理手段有待得到进一步改善。当前依旧有很多的高校档案管理方面的工作始终停留在纸质档案管理的层次上，由于数字化、网络化背景下的高校档案信息管理需要在设备、硬件、软件系统、技术等方面投入大量的资金，同时还要准备一定的资金为设施的维护、更新以及使用设备人员的培训费用，缺少资金使得高校档案管理现代化手段更新迟迟不能到位，在当前信息数字化及网络化的时代背景之下，管理数字化手段的改善已经成为当务之急。
3.档案管理安全隐患严重。随着当前社会网络技术、计算机技术以及数字化信息技术的快速发展，高校档案管理工作从中获利不少，高校档案管理的工作内容日益繁重，档案信息量与日俱增，各种信息资源的共享功能愈来愈强大。但是由于现代网络技术中存在着一定的安全隐患问题，一些危险人物为达到一定的目的，往往通过当前流行的电脑黑客、病毒以及非法访问等来对高校档案信息进行攻击和窃取，而档案管理工作人员不能针对这一系列潜在的安全隐患问题开发出相克的档案管理软件，这使得本身具备保密性质的档案管理工作难度增加。
4.高校档案管理人员缺乏一定的专业素养。高校档案管理工作随着时代的进步在不断地更新管理模式，这是建立在高校档案管理工作人员不断更新管理水平的基础之上的，管理人员的专业知识水平在很大程度上影响着高校档案管理工作的成败。在已经开始步入数字化的高校档案管理中，由于对数字化管理手段的陌生，使得高校档案管理数据库杂乱不堪，有些专业档案管理软件的开发人员虽然對计算机软件开发比较熟练，但是由于缺乏档案管理和分类标准等方面的专业知识，开发出来的软件缺乏可操作性。因此必须高度重视高校档案管理人才综合素质的培训。
三、高校档案信息化管理创新体系构建对策
1.构建高校档案管理创新体系。第一，高校档案信息管理观念的创新。在对高校档案信息进行管理时，首先要对以往陈旧的观念进行革新，树立新时代的管理观念，从以往“以藏为主”、被动服务、封闭保守的管理观念向档案管理知识化、数字信息化、网络化的方向转变，从各个方面满足用户对档案信息的需求。第二，高校档案信息管理模式的创新。由于高校档案信息管理部门在校方是一个非独立的机构，因此其主要的职能是对上级部门的一些决策进行执行，这种机械的执行职能使得高校档案管理缺乏改革的动力机制，难以适应信息化时代的新要求。因此这就需要把高校档案管理部门有引导性地独立出来，形成自己的决策机构，然后根据学校、用户以及社会的具体需求对档案资源结构、数量以及内外部环境的优化进行全方位的革新。第三，高校档案信息管理人才资源的创新性培训。在当前数字校园建设背景下，高校档案信息管理的人员需要得到与时俱进的培训，首先是专业知识的培训，需要对档案管理知识进行系统的综合性培训，同时对于档案管理工作相关的计算机知识进行培训，不断提高培训的质量并完善档案管理工作人员的阶段性知识，增强其高校档案管理工作的水平。
2.构建高校档案管理信息化技术新体系。随着数字信息化逐步深入到社会生活中的各个领域，高校档案信息管理也开始跟进时代的步伐，网络技术、激光扫描等为高校档案管理信息化新体系的构建提供了技术支撑。本文主要从以下三个技术模式的构建来为高校档案管理信息化提供创新型的技术体系支持模式。第一，构建基于客户机/服务器支撑的高校档案管理结构新体系。高校档案信息管理系统可以通过客户机/服务器高校档案管理结构新体系把一些分散的高校档案管理软件系统通过网络技术联系起来，同时根据其本身所具备的功能将其自动划分为客户机/服务器即 C/S 结构模式来处理“文件共享型”的档案管理信息，通过用户界面、商业逻辑和系统数据库工作执行各个的任务来完成整个档案信息的管理和共享过程。第二，构建 WEB 支持下的档案管理服务新体系。在高校综合集成的高校档案信息管理体系中，档案的管理工作主要是通过计算机系统的运行来完成档案信息的搜索、保存、转化以及共享等功能的。因此高校档案信息管理系统需要为用户提供一个网状的服务体系，以便于用户可以根据自己的偏好来对自己所需要的档案信息进行分类浏览。第三，构建高校档案信息管理的安全技术保障新体系。针对网络信息安全隐患的问题，在高校档案管理工作中需要加强对网络安全管理进行相应的网络技术预防措施的应用，加强信息的安全保密工作以免受到电脑病毒、黑客的恶意攻击。其次对高校档案管理系统进行实时的监督和检查，并将不同网络系统的安全问题的责任问题落实到位，构建一个严密的高校档案信息管理安全技术保障新体系。
3.构建高校档案管理信息服务创新体系。第一，构建高校档案用户需求评价指标。建立一个高校档案管理信息服务创新体系，让用户对高校档案管理系统的不同需求以及当前信息管理系统所存在的问题提出指导性的建议，并对档案管理系统的管理模式、教学档案管理、人事档案管理以及科研信息管理系统给以相应的评价，从而根据实际需要构建出一个科学的高校档案用户需求评价指标，包括：用户的个人年龄、职业、职称水平、需求特点以及文化水平，用户对档案管理方面的信息需求结构和需求数量，用户比较中意的档案信息检索方法和用户偏好的用户档案信息共享界面等，从而为高校档案信息管理新体系的总体构建提供一些建设性的建议。第二，根据用户的需求，拓展高校档案信息管理的服务领域。对高校档案信息的综合性管理，需要把不同的信息类型通过相应的编码程序把零散、静止以及缺乏系统联系性的档案信息转化为有机联系的动态系统性档案信息，同时根据用户对档案信息的具体需求以及高校教育改革的新要求，不断对高校档案信息管理的服务领域进行进一步的拓展，使高校档案信息服务体系向全方位、动态性、系统性的方向发展，最大限度地满足社会、学校和用户的需求。第三，构建人性化的高校档案管理服务新体系。当前高校档案信息管理新体系蕴含了许多网络化信息化东西，因此在一定程度上缺乏一种人性化管理的服务模式。在这一点上，可以通过对用户需求的跟踪调查，了解到用户对高校档案信息系统的心理需求偏好等，有针对性地为用户提供相应的咨询服务，改善档案工作的服务态度、服务水平，提供高校档案信息管理系统用户的综合满意度。
四、结语
总而言之，高校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，充分利用高校档案工作的服务性特点，发挥高校档案的作用，满足高校工作的需要，在更大范围内组织和开发利用高校档案信息资源，实现高校档案信息的社会共享，是高校档案管理的根本目的。
参考文献：
[1]邹 琦.高校二级院系教学档案管理体系构建工作探析[J].辽宁科技学院学报，2011，（01）：103-105.
[2]金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2010，（04）：150-151.