论文部分内容阅读
20世纪90年代中期，随着欧美各国档案专家对档案服务与互联网关系认识的逐渐深入，国外档案界开始大规模在因特网上建立档案网站，发布档案信息，由此掀起了档案信息网络化建设的高潮。迄今为止，世界上已有2000余个档案机构、档案学(协)会在因特网上建立了网站，英国国家档案馆就是在这一大环境中建立起来的。
一、英国档案机构的主要类型
英国的档案管理属分散式管理体制，全国没有设立统一的档案事业领导中心，各类档案馆之间也没有法定的业务联系。
英国档案机构的主要类型可分为官方的英国公共档案馆；半官方的皇家历史手稿委员会、印度事务部图书档案馆，以及非官方的大学档案馆、教会档案馆、企业档案馆和私人档案馆三种类型。因形势所变，2003年4月，英国公共档案馆和皇家历史手稿委员会合并建立英国国家档案馆。
1、官方档案机构——英国国家档案馆
英国国家档案馆是首相府下成立的一个行政机构。2003年4月2日，国际会议“数字化保护的实践经验”在英国成功举行，英国国家档案馆也于当日成立，新成立的国家档案馆不仅保管政府部门的公共文件并提供利用，而且可全面提供与英国历史有关的私人档案信息。
（1）英国公共档案馆
英国公共档案馆于1838年成立，是英国最高的官方档案机构，也是全国惟一的国家级综合性档案馆。
公共档案馆由老馆和新馆两部分组成。老馆建于1851年，位于伦敦的法院街，主要负责保管司法档案和19世纪之前的政府档案；新馆建于1977年，位于英国伦敦郊区的丘园，主要负责保管19世纪之后的政府档案及军方档案。公共档案馆内设三部：“建制与财务部”负责行政管理与财务工作，掌管政府每年下拨1100万镑的经费；“档案管理部”负责与150个中央政府机关保持联系，指导档案整理和移交工作，下设海斯文件中心，是介于公共档案馆与政府机关之间的过渡性文件保管机构；“档案业务与出版部”负责馆藏档案的整理、保管、保护、修复、借阅和编辑出版工作。
（2）皇家历史手稿委员会
皇家历史手稿委员会成立于1869年，是对全英公共和私人收藏档案、手稿进行调查、登记、编目、咨询和服务的全国性档案目录中心，是完全独立的学术机构，每年由政府提供经费。该委员会的委员、工作人员都是由英国著名档案学者或历史学家、档案专家组成，社会各界特别是学术界评价很高。
皇家历史手稿委员会主要有三种职能：一是收集散存在全国各地和部门的档案目录；二是编辑出版档案、手稿目录信息和档案馆指南；三是对公众提供咨询服务，向政府和档案所有者提出建议，帮助用户利用档案。
2、半官方档案机构——印度事务部图书档案馆
印度事务部图书档案馆是英国收藏殖民时期南亚次大陆各国档案、图书数据的专门机构，属不列颠图书馆领导，为国际档案理事会甲类会员。
3、非官方档案机构
类型很多，包括大学档案馆、教会档案馆、企业档案馆和私人档案馆等等。馆藏主要是行政、教学、科研档案及专家学者的个人档案。教会、企业和私人档案馆中收藏的档案，也有不少是价值极高的珍品。
二、英国国家档案馆的建设
英国国家档案馆的前身公共档案馆每年接收的纸质档案1500延长米（约1100万页），占政府各部门所产生文件总量的1％。据估算，95%的新文件最初是以电子文件形式出现，且电子文件类型多样（包括文字、表格、数据库及图像），加之近年来政府部门产生的大量的电子计算机化的数据群（诸如调查报告文档、联网在线业务往来数据库），使公共档案馆的专家们认为，电子文件将逐步成为馆藏中现代档案的主流。基于上述原因，公共档案馆和皇家历史手稿委员会强强合并，组建英国国家档案馆以解决面临的问题。首相府中担任国会秘书的Rosie Winterton MP指出，国家档案馆的成立标志着为公共利益建立一个保存电子文件机构的时代已经来临。
1、建设英国国家档案馆网站
英国档案馆网络化建设发展很快，原公共档案馆、皇家历史手稿委员会、苏格兰档案馆等许多档案馆建立了自己的网站。网站的建设不仅有利于宣传，而且用户可以通过档案目录和数据库查阅、咨询，数字档案馆的功能已经部分实现。
原公共档案馆网站（简称PRO）网址为HTTP//:WWW.PRO.GOV.UK。网页上端分别列了5项站点导航性链接，即主业、关于、搜索、站点帮助、反馈。浏览者只需点击图标，便可顺利查找到主业10项图标的用途。例如“关于”栏提供公共档案馆与家谱文件中心的具体信息以及新闻事件，“文件管理”栏为形成档案的国家服务部门专设，包括详细的电子档案管理研究的最新理论和众多建议指导。“教育”栏为档案利用者提供详细服务，包括为教师提供资料，为9-14岁的中小学生提供交互式学习组。“保管”栏包括保管服务部门的当前信息和档案材料的普遍保管原则。“档案馆”栏是为档案和文件管理职业设置的，提供全世界成千上万的档案馆网地址链接。
新的英国国家档案馆成立后，公共档案馆网站继续有效，同时启用新的网址：HTTP//:WWW.NATIONLARCHIVES.GOV.UK。据2006年8月5日CCTV报道：英国国家档案馆现存最古老的档案资料——《末日审判书》，已在网上公开。这份档案共分两卷，一卷760页，另一卷900页，最初是用拉丁文写在羊皮纸上，后来加入了英文翻译。在都铎王朝时期和19世纪，又相继出现木板水印以及早期的影印版本。此前被英国国家档案馆视为“镇馆之宝”，一般人很难见到。最让英国国家档案馆自豪的是对羊皮纸《末日审判书》的有效保存，希望能吸引英国人特别是年轻人浏览，激发他们对本国历史的兴趣。
2、建立电子文件办公系统
20世纪90年代,英国国家档案馆为履行安全保管和提供利用电子文件的义务，实施了两项计划，其一就是针对政府机构正在引进的办公网络生成文件的电子文件办公系统。
1996年，英国国家档案馆对106个部委和大单位办公自动化情况进行了一次调查，结果表明：（1）电子文件的应用日益扩大，英国政府部门产生的电子文件呈指数曲线增长的势头。（2）许多部门都在设想或规划引入新的文件管理机制，72％的单位打算建立电子文件管理系统和文件图像系统。
基于此，英国国家档案馆积极行动，牵头组织成立了电子文件研究项目小组，总的目标是制定一项可供各部委使用的《电子文件管理指南》；制定电子文件的鉴定、接收、保管等管理办法以及研究制定电子文件接受和利用的长期战略。目前已制定了《电子文件鉴定办法》，同时启动了两个试验项目，即对内阁办公室诺兰委员会和贸易工业部历任部长的日记等两个卷宗的电子文件进行模拟管理研究，以便积累经验，进一步开发符合实际的接收和保管的具体办法。
3、建立英国国家数字档案馆
英国国家档案馆实施的另一项计划就是建立英国国家数字档案馆，以保存和利用结构数据集而提供的整套系统和服务。该项目由伦敦大学计算机中心和伦敦大学图书馆建设和维护。国家数字档案馆的主要功能包括接收、存储、保管政府部门产生的需要永久保存的数据集(比如每年的农业人口普查、犯罪统计、污染土地面积的报告等)，并向社会提供利用。
英国国家档案馆电子文件研究项目小组针对电子文件的接收制定了一项通用标准，同时供软件开发商和各部委遵照执行，以规范各部门向国家档案馆移交电子文件的格式，此标准可以最大限度地减少管理费用和重复劳动。英国国家档案馆可以接收的电子文件格式只有PostScript, TIFF,SGML,PDF和界定的文件格式，基本思想是确保文件的完整以及对文件格式进行转换比较容易。对于需要永久保存的电子文件和元数据，英国档案馆推荐如下几种方式：使用WORM技术的CD-ROM和CDR、4mm的数字音频、DVD驱动器、ZIP驱动器、软磁盘。
4、建立英联合王国网络档案馆
1998年，英国国家的档案委员会在名为《英国档案馆的发展道路》的报告中提出了建立英联合王国网络档案馆的计划，并提出15条具体建议。该计划采取联机目录方式进行档案信息一体化网络的组织与实现，即国家档案馆作为全国档案联机目录中心，根据标准的著录规则和数据交换格式，对入网档案馆和文献信息机构提供的档案信息进行统一编目，通过网络将档案目录数据进行实时传送和交换，形成逻辑上的目录库，并按地区、类型或载体对这些目录进行组织，供网上用户查询使用。
总之，英国国家档案馆的成立体现了英国政府对档案事业的重视和支持，反映了英国对档案事业集中管理的加强。国家档案馆仍在开展电子文件管理的研究，并且积极参加欧洲各国组成的“工业改革计划”项目，进一步研究制定国际统一使用的电子文件软件标准，以最大限度地满足社会对档案信息资源的需求。
参考文献：
1、朱健等：《中外数字档案馆比较》，《兰台世界》2006年第3期。
2、鞠晓岚：《英国电子文件向档案馆的移交》，《 中国档案》2004年第7期。
3、于丽娟：《英国电子文件管理系统功能需求》，《档案学通讯》2004年第5期。
4、焦兴：《英国、意大利教育部门电子政务建设印象》，《中国教育报 》2003年6月30日。
5、郑树山：《加速推进教育电子政务建设》，教育部网站。
作者单位：中国第一历史档案馆
一、英国档案机构的主要类型
英国的档案管理属分散式管理体制，全国没有设立统一的档案事业领导中心，各类档案馆之间也没有法定的业务联系。
英国档案机构的主要类型可分为官方的英国公共档案馆；半官方的皇家历史手稿委员会、印度事务部图书档案馆，以及非官方的大学档案馆、教会档案馆、企业档案馆和私人档案馆三种类型。因形势所变，2003年4月，英国公共档案馆和皇家历史手稿委员会合并建立英国国家档案馆。
1、官方档案机构——英国国家档案馆
英国国家档案馆是首相府下成立的一个行政机构。2003年4月2日，国际会议“数字化保护的实践经验”在英国成功举行，英国国家档案馆也于当日成立，新成立的国家档案馆不仅保管政府部门的公共文件并提供利用，而且可全面提供与英国历史有关的私人档案信息。
（1）英国公共档案馆
英国公共档案馆于1838年成立，是英国最高的官方档案机构，也是全国惟一的国家级综合性档案馆。
公共档案馆由老馆和新馆两部分组成。老馆建于1851年，位于伦敦的法院街，主要负责保管司法档案和19世纪之前的政府档案；新馆建于1977年，位于英国伦敦郊区的丘园，主要负责保管19世纪之后的政府档案及军方档案。公共档案馆内设三部：“建制与财务部”负责行政管理与财务工作，掌管政府每年下拨1100万镑的经费；“档案管理部”负责与150个中央政府机关保持联系，指导档案整理和移交工作，下设海斯文件中心，是介于公共档案馆与政府机关之间的过渡性文件保管机构；“档案业务与出版部”负责馆藏档案的整理、保管、保护、修复、借阅和编辑出版工作。
（2）皇家历史手稿委员会
皇家历史手稿委员会成立于1869年，是对全英公共和私人收藏档案、手稿进行调查、登记、编目、咨询和服务的全国性档案目录中心，是完全独立的学术机构，每年由政府提供经费。该委员会的委员、工作人员都是由英国著名档案学者或历史学家、档案专家组成，社会各界特别是学术界评价很高。
皇家历史手稿委员会主要有三种职能：一是收集散存在全国各地和部门的档案目录；二是编辑出版档案、手稿目录信息和档案馆指南；三是对公众提供咨询服务，向政府和档案所有者提出建议，帮助用户利用档案。
2、半官方档案机构——印度事务部图书档案馆
印度事务部图书档案馆是英国收藏殖民时期南亚次大陆各国档案、图书数据的专门机构，属不列颠图书馆领导，为国际档案理事会甲类会员。
3、非官方档案机构
类型很多，包括大学档案馆、教会档案馆、企业档案馆和私人档案馆等等。馆藏主要是行政、教学、科研档案及专家学者的个人档案。教会、企业和私人档案馆中收藏的档案，也有不少是价值极高的珍品。
二、英国国家档案馆的建设
英国国家档案馆的前身公共档案馆每年接收的纸质档案1500延长米（约1100万页），占政府各部门所产生文件总量的1％。据估算，95%的新文件最初是以电子文件形式出现，且电子文件类型多样（包括文字、表格、数据库及图像），加之近年来政府部门产生的大量的电子计算机化的数据群（诸如调查报告文档、联网在线业务往来数据库），使公共档案馆的专家们认为，电子文件将逐步成为馆藏中现代档案的主流。基于上述原因，公共档案馆和皇家历史手稿委员会强强合并，组建英国国家档案馆以解决面临的问题。首相府中担任国会秘书的Rosie Winterton MP指出，国家档案馆的成立标志着为公共利益建立一个保存电子文件机构的时代已经来临。
1、建设英国国家档案馆网站
英国档案馆网络化建设发展很快，原公共档案馆、皇家历史手稿委员会、苏格兰档案馆等许多档案馆建立了自己的网站。网站的建设不仅有利于宣传，而且用户可以通过档案目录和数据库查阅、咨询，数字档案馆的功能已经部分实现。
原公共档案馆网站（简称PRO）网址为HTTP//:WWW.PRO.GOV.UK。网页上端分别列了5项站点导航性链接，即主业、关于、搜索、站点帮助、反馈。浏览者只需点击图标，便可顺利查找到主业10项图标的用途。例如“关于”栏提供公共档案馆与家谱文件中心的具体信息以及新闻事件，“文件管理”栏为形成档案的国家服务部门专设，包括详细的电子档案管理研究的最新理论和众多建议指导。“教育”栏为档案利用者提供详细服务，包括为教师提供资料，为9-14岁的中小学生提供交互式学习组。“保管”栏包括保管服务部门的当前信息和档案材料的普遍保管原则。“档案馆”栏是为档案和文件管理职业设置的，提供全世界成千上万的档案馆网地址链接。
新的英国国家档案馆成立后，公共档案馆网站继续有效，同时启用新的网址：HTTP//:WWW.NATIONLARCHIVES.GOV.UK。据2006年8月5日CCTV报道：英国国家档案馆现存最古老的档案资料——《末日审判书》，已在网上公开。这份档案共分两卷，一卷760页，另一卷900页，最初是用拉丁文写在羊皮纸上，后来加入了英文翻译。在都铎王朝时期和19世纪，又相继出现木板水印以及早期的影印版本。此前被英国国家档案馆视为“镇馆之宝”，一般人很难见到。最让英国国家档案馆自豪的是对羊皮纸《末日审判书》的有效保存，希望能吸引英国人特别是年轻人浏览，激发他们对本国历史的兴趣。
2、建立电子文件办公系统
20世纪90年代,英国国家档案馆为履行安全保管和提供利用电子文件的义务，实施了两项计划，其一就是针对政府机构正在引进的办公网络生成文件的电子文件办公系统。
1996年，英国国家档案馆对106个部委和大单位办公自动化情况进行了一次调查，结果表明：（1）电子文件的应用日益扩大，英国政府部门产生的电子文件呈指数曲线增长的势头。（2）许多部门都在设想或规划引入新的文件管理机制，72％的单位打算建立电子文件管理系统和文件图像系统。
基于此，英国国家档案馆积极行动，牵头组织成立了电子文件研究项目小组，总的目标是制定一项可供各部委使用的《电子文件管理指南》；制定电子文件的鉴定、接收、保管等管理办法以及研究制定电子文件接受和利用的长期战略。目前已制定了《电子文件鉴定办法》，同时启动了两个试验项目，即对内阁办公室诺兰委员会和贸易工业部历任部长的日记等两个卷宗的电子文件进行模拟管理研究，以便积累经验，进一步开发符合实际的接收和保管的具体办法。
3、建立英国国家数字档案馆
英国国家档案馆实施的另一项计划就是建立英国国家数字档案馆，以保存和利用结构数据集而提供的整套系统和服务。该项目由伦敦大学计算机中心和伦敦大学图书馆建设和维护。国家数字档案馆的主要功能包括接收、存储、保管政府部门产生的需要永久保存的数据集(比如每年的农业人口普查、犯罪统计、污染土地面积的报告等)，并向社会提供利用。
英国国家档案馆电子文件研究项目小组针对电子文件的接收制定了一项通用标准，同时供软件开发商和各部委遵照执行，以规范各部门向国家档案馆移交电子文件的格式，此标准可以最大限度地减少管理费用和重复劳动。英国国家档案馆可以接收的电子文件格式只有PostScript, TIFF,SGML,PDF和界定的文件格式，基本思想是确保文件的完整以及对文件格式进行转换比较容易。对于需要永久保存的电子文件和元数据，英国档案馆推荐如下几种方式：使用WORM技术的CD-ROM和CDR、4mm的数字音频、DVD驱动器、ZIP驱动器、软磁盘。
4、建立英联合王国网络档案馆
1998年，英国国家的档案委员会在名为《英国档案馆的发展道路》的报告中提出了建立英联合王国网络档案馆的计划，并提出15条具体建议。该计划采取联机目录方式进行档案信息一体化网络的组织与实现，即国家档案馆作为全国档案联机目录中心，根据标准的著录规则和数据交换格式，对入网档案馆和文献信息机构提供的档案信息进行统一编目，通过网络将档案目录数据进行实时传送和交换，形成逻辑上的目录库，并按地区、类型或载体对这些目录进行组织，供网上用户查询使用。
总之，英国国家档案馆的成立体现了英国政府对档案事业的重视和支持，反映了英国对档案事业集中管理的加强。国家档案馆仍在开展电子文件管理的研究，并且积极参加欧洲各国组成的“工业改革计划”项目，进一步研究制定国际统一使用的电子文件软件标准，以最大限度地满足社会对档案信息资源的需求。
参考文献：
1、朱健等：《中外数字档案馆比较》，《兰台世界》2006年第3期。
2、鞠晓岚：《英国电子文件向档案馆的移交》，《 中国档案》2004年第7期。
3、于丽娟：《英国电子文件管理系统功能需求》，《档案学通讯》2004年第5期。
4、焦兴：《英国、意大利教育部门电子政务建设印象》，《中国教育报 》2003年6月30日。
5、郑树山：《加速推进教育电子政务建设》，教育部网站。
作者单位：中国第一历史档案馆