营销流程优化与过程监控

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  营销流程合理与否,过程监控得力与否是影响营销执行力的重要因素。如何打造并管理一个完美的、有执行力的营销过程,这是完成目标与结果最终统一的重要任务。
  
  优化营销流程
  
  执行是一个过程,整个执行的过程就像生产车间的流水线一样,一环套一环,非常讲求顺畅。如果流程不合理或不畅通,就会直接影响实际的执行。营销流程主要包括财务流程、物流流程、管理流程等。这些流程的具体操作、过程,在大多数公司都是大同小异的,只是某些环节的设置不同、细节不同而已,但往往由于具体操作的问题影响了营销执行力,主要原因在哪里呢?
  
  成员职责不明晰
  这方面多体现在管理的流程中,部门之间、个人之间互相推委,互相推卸责任,都想管事,但都不想承担相应的责任,尤其是遇到棘手的事情和出现问题时。很多企业在发展到一定阶段,随着业务的增多,规模的扩大,部门、员工之间的分工也越来越细,越来越专业,这时候,就很容易出现类似的问题,尤其是对某件事情、某个人的管理上,“上面千根线,下面一根针”的现象时有发生。
  比如一个大型市场活动,按照工作内容可以分为宣传、接待、会务、公关等,每项工作的圆满完成都需要公司上下、各个部门的紧密配合,那么工作的沟通和衔接就非常重要了,哪一个环节出现问题,就会直接影响最终效果。从实际操作时出现的各种不和谐问题,我们可以看到分工不明确、责任不明晰的阴影,这在某种程度上挫伤了执行者的积极性,造成了管理工作的混乱,营销执行力自然会受到很大的影响。
  因此,必须重新梳理各项管理流程,严格细化各个细节。首先,每个部门、每个人的职位说明书都要详细阐明所属职责范围、职责任务、职责目标;其次,形成相对严格的管理层次,杜绝越级管理、越权管理的发生,但可以越级申诉,反映情况。
  
  流程设计不合理
  流程设计对执行效果的影响是巨大的,一个科学、顺畅、合理的流程是营销执行力的重要保证。一个公司在发展的初期,由于业务量小,人员少,牵扯费用等也较少,流程只有几个,比如费用申报、货物配送、人员管理、行政管理等,涉及人员、环节也较少,这时候的流程是最简单的,但也是最高效的,这也是公司快速发展的重要原因。随着公司的发展,业务量大了,部门多了,人员也专业化配置了,工作的流程越来越细化,分工越来越专业,比如费用申报就会分为宣传费用、市场费用、促销费用、出差费用等,不同的费用涉及不同的管理部门,不同的人员,不同的流程,在这种情况下,流程的科学合理设计就成了关键所在。
  流程设计不合理表现为:不够全面;环节太多,太烦琐;不够细化,粗犷管理造成监控失位;某环节效率太低;权限过大;能动性太小;缺乏监控机制;流程成本太高。另外,流程方面的问题多体现在环节过多,层级太多,流程烦琐,“官僚主义”严重,也就是通常所说的“大企业病”,造成了部分环节权限太低,能动性低,尤其是执行环节,同时流程成本也相应增加,直接影响执行效果。
  那么,就一个正常的流程来说,三级是比较普遍的,一般不应超过五级。而且各层级的权限内容应该有相应侧重,比如一笔费用,区域经理(提出申请)——省级经理(审核可行性,费效初审)——大区经理(可行性确定,费效确定)——营销总经理(同意执行)——财务部门(确定费用期限,执行计划)——区域经理(具体执行)。同时,各层级要确定相应的时间限制,在一定期限内要做确定答复,若“可”,相应的具体操作有什么样的要求,尽量明确;若“否”,原因是什么,需要补充什么材料,等等,坚决杜绝“可”“否”之间的犹豫,更不能以各种借口拖延。
  
  成员间沟通互动少
  这方面的问题也是很普遍的,尤其是不同分公司之间,不同部门之间,没有形成有效的沟通、合作机制,导致在业务流程发生交叉时产生很多问题,从而影响执行效果。比如费用流程,乍一看,好像流程比较复杂,经手的人比较多,但实际上就业务层面而言,相对比较迅速,基本上可以保证在最短的时间上报,一般问题主要出现在业务和财务的对接上。由于财务部门和业务部门工作衔接问题和沟通障碍,造成市场费用的延误和不及时,也就是通常所说的保障不及时、不到位,造成市场机会延误时有发生。笔者认为严格探究哪一方面的责任并没有太大必要,关键是找到症结所在,解决问题。
  首先,加强培训,加强团队建设,加强部门间的沟通和互动,业务部门不要有“前方将士”的沧桑感,财务部门不要有“关键部门”的优越感,大家是一体的,是一个团队,有着共同的目标;其次,互相理解,财务中心面对的是全国或者全区域的所有费用,在他们那里,50万和5千只是一个数字而已,他们并不能分辨什么是最紧急的,什么是最重要的,而且严格的财务制度也要求他们必须要按章办事;业务部门面临市场竞争激烈,压力巨大,互相理解,互相体谅;第三,制定问责制度,一个费用的申报、上传、审核在哪一级是多长时间,可以明确规定,业务部门可以根据相应制度来判断已到哪个环节,及时了解情况,及时掌握进度;第四,财务中心内部形成有效分工,相应地在不同的时间段,尤其是费用使用的集中阶段要加强人员的效率要求和强度要求;第五,业务部门加强业务工作的计划性,尤其是费用的规划,做到先规划备案,再申报,后执行。
  
  流程反馈机制不健全或不畅通
  我们所谈的流程合理性设计主要是从流程的正向去分析,但常常忽略了流程的反馈机制,实际上,流程反馈是整体流程设计的一部分。及时、迅速、准确地反馈既反映了流程的顺畅,也有力地保证了执行的效果。流程反馈包括两部分的内容,回复和执行总结。
  回复又包括两方面:一是指流程在运行当中,出现问题的时候,下一级流程要及时通知上一级,告之及大致分析原因,希望尽快解决;二是指流程走完后,要及时回复各级流程成员,以使流程行为善始善终,比如费用批复下来后要在第一时间通知执行层。
  执行总结是在流程走完后及时总结经验教训,所反映的问题应该如何解决,保证类似的问题不再出现,保证流程的畅通;而好的经验如何发扬、推广,以使流程更加合理,更加完善,更有效地保证执行效果。
  综上所述,要保证流程的畅通、合理、高效,就要从流程设计开始,分析各个流程的特点,加强合理性认证,确立相应流程成员,从职位说明书、岗位职责等方面来规范各成员流程内容、流程权限,制定类似问责制度,来加快流程运转速度,加强流程运转、质量控制,建立健全流程反馈机制,及时总结,及时修正,全方位来保证流程的顺畅,保证执行效果。
  
  有效监控过程
  
  监控说起来实际上是一种事前控制与事中控制相结合的控制方式,它最大的好处是监督的时效性和即时性,可以把很多问题解决在萌芽之中,在很大程度上杜绝了时间的拖延,资源的浪费,保证了执行效果。
  
  系统、完善、规范的监控机制
  现在很多的公司在监控上还是停留在表面文章,并没有具体制定系统、完善、规范的监控制度,“无法可依”现象严重,营销的执行大多是靠执行者的自觉、自愿和个人自发的某种积极性。不可否认,在营销行业,营销人员的自主能动性和积极性是非常重要的,但人的因素也是最复杂、最难控制的。有了制度的约束,合理顺畅的流程配合,有效监控,再加上个人的主观能动性,这才是营销执行最佳组合。
  首先,上层领导要重视这方面的问题,把监控机制上升到管理制度的层面,确立过程指导、过程管理、全程监控的市场经营指导思想;其次,建立健全监控体系、监控制度,从行政管理、经营管理、目标管理、市场管理、费效管理等各方面来完善;再次,确立相应监控责任人,上级领导是下级的工作责任人,同时也应该是监控责任人,公司高层领导是公司的经济责任人,也必须是公司的监控责任者,必要时可以成立相关部门,比如监察部、市场监督部等,来具体执行监控工作。
  
  合适、有效、到位的监控手段
  即使有了完善的监控体系,但如果没有相应的监控手段,那么有效监控就是空谈。在实际的监控中,讲究监控手段的多样性和组合使用,比如对市场费用的监控,我们除必需的各种正规单据、发票及签名收条外,还要有相关证明人,杜绝一对一现象,避免暗箱操作,同时必须要有相应经手人相对详细的资料,以备抽查。再比如对业务员的监控,业务员的工作线路和工作内容都有一定要求,每天要填写工作计划和工作日志,同时上级各级领导都可以不定期、不定时地进行抽查,发现问题要根据相关管理制度进行惩罚。但是有些行为有着很强的行业特点和特殊性,而且所涉及到的问题可能也是非常敏感的,在实际监控的过程中,还要注意方式方法的选择。否则,不但起不到有效监控的作用,还会适得其反。
  
  实实在在的、细化的监控行为
  如果一个制度或体制流于一种形式的话,再好的制度,再合适的方法都没有用。监控行为应该实实在在,贯穿到执行的每一个环节,每一个细节,只有这样,才能真正起到监控的作用。如果营销政策执行过程中的每一个环节,每一个细节,都被有效监督、控制,那么,执行效果如果再有什么偏差,那就应该是一种不可抗力或实际困难太大。这一点尤其在市场监控的时候最明显,像假货、窜货、砸价等这些市场问题需要监控人员切实地到市场上去找,去发现,“闻风而动,行动迅速,目标明确,干净彻底,顾全大局”是市场监控的20字真言。
  
  处理问题要把握好时机、力度
  监控到位了,监控行为也是有效的,发现问题怎么办?这就要讲究时机、力度的把握,尤其是要顾全大局,教育为主,惩罚为辅。因为监控的目的本身就是要让“正确行为”重复出现,而让“问题行为”减少频次,甚至不再出现,但是必须要惩罚的时候,就要当成典型来抓。因为监控毕竟是加强营销执行的辅助手段,它是配合营销管理的必要手段,而不是主要管理手段。
  
  预警机制和危机机制的完善
  完善的监控机制同时还要具备预警和危机机制的功能,很多问题的出现往往都不是偶然的,或多或少都会有一些征兆,那么监控体系要能发现这些征兆,进而分析、总结,从而发现危机,做好各种预防工作。同时,还要加强危机意识,尤其是各种危机出现后的处理预案。
  营销执行力是现在很多企业都在研究和重视的话题,也是困扰企业的一个主要问题。实际上,完全不必为此过虑,重要的是不同发展阶段的企业要侧重于不同角度。比如刚起步的企业要在人员管理上加以侧重,注重细节的管理;发展到一定阶段的企业要从管理的完善、管理的规范、流程的合理性、团队合作等方面加大力度;成熟的企业要在企业文化的建设和员工自主、自觉性上加以引导,同时以公司完善的管理制度来约束,完全可以使营销执行力再上一个台阶。
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