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摘要：“三个体系”已成为全国档案工作的指导思想和行动指南，本文就档案馆如何围绕“三个体系”建设开展工作进行了探讨。
关键词：档案资源体系 档案利用体系 档案安全体系
2008年，国家档案局杨冬权局长在全国档案工作会议上提出档案工作要实现“两个转变”，建立“两个体系”。2010年5月，全国档案安全体系建设工作会议上部署了“建立确保档案安全保密的档案安全体系”。至此，全国档案工作初步形成了“三个体系”的档案发展观的理论框架。当前，“三个体系”已成为全国档案工作的指导思想和行动指南。这是档案工作在新时期适应新形势的新举措，对我国档案工作的思维方式、管理理念和工作方法发生转变将起到极大的促进作用，并直接影响我国档案事业的发展。
一、构建覆盖人民群众的档案资源体系
覆盖人民群众的档案资源体系建设是转变传统的重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的重要举措。这就是在原收集环节的基础上，逐步增加对个人有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的历史记录的收集，也可以说是对原收集工作的补充完善。最终要建立起覆盖社会各个层次、各个层面的档案信息中心和档案信息网络，使保存的档案资源涵盖社会的方方面面。
第一，继续加强主体档案资源的质量建设。虽然档案界目前对国家档案资源的认识有多种理解，但都认同一点：各级档案馆是档案资源体系建设的主体。因此，各级档案馆要按照国家档案局的要求，完成对档案接收范围的及时调整，并在原接收范围的基础上，加强对二级、三级单位永久档案的接收和监督。同时，要加强对资产改制档案、破产企业档案的规范管理。另外，对重要活动和重大事件的负责单位以及新成立企事业单位提前做好信息沟通，进行及时的档案业务指导，确保其形成档案的质量符合要求，以备将来规范进馆。
第二，加大档案征集工作力度。国家档案资源体系的建设，不仅仅是档案馆的事，也是全社会的事，是每个公民的事。因此，各级档案馆要有计划、有重点地征集散存在国内外的珍贵档案及其他具有保存价值的档案。首先，要研究辖区的具体情况，确定征集重点。其次，要明确征集线索。档案征集的重点确定后，要通过多种途径查找征集线索，一是以党委、政府的名义向所属单位和社会印发《档案资料征集通告》；二是研究辖区内现行立档单位以及一些非进馆单位的档案工作情况；三是多方走访离退休老干部、研究本地区历史的专家学者以及辖区内德高望重的老人；四是了解本辖区内的收藏单位和收藏爱好者的情况，询问查找征集线索。最后，研究所掌握的线索，明确轻重缓急，制订详细的征集计划。
第三，进行社会档案资源的目录登记。各级档案馆在征集档案的过程中，对于不能、不便进馆的档案资料进行必要的登记。登记的内容应当包括：档案名称、简介、保管人、保管状况、保管地址、联系方式等。
第四，做好档案资源的整合与共享。目前我国从中央到地方都成立有综合性档案馆和专业档案馆。据国务院新闻办公室发表的《2009中国人权事业的进展》白皮书，我国共有档案馆4035个。存在于机关团体、社会组织、企业事业单位的档案室或档案中心数量更是庞大，2009年仅对87家中央企业的不完全统计，共有档案室9963个，档案馆201个。除各级各类档案管理机构外，社会其他机构如图书馆、博物馆、纪念馆等也不同程度收藏有档案资源，如上海图书馆保存盛宣怀的档案17.8万件，北京大学收藏有800枚秦代简牍。①因此，只有建立起档案馆与档案馆之间、档案馆与单位档案室之间、档案馆室与图书馆、博物馆、纪念馆及其他保管档案的团体或个人之间的信息资源整合渠道，才能真正实现全社会档案资源共享。
二、构建方便人民群众的档案利用体系
方便人民群众的档案利用体系就是档案工作者和档案工作机构转变传统的重机关团体利用轻个人利用、重为机关团体服务轻为个人服务的观念，通过扩大利用方式、拓宽服务领域，高效地为社会提供高质量服务的档案利用体系。
第一，展开深入的“供——求”研究。要想将“死档案”变成“活信息”，就需要有供方——档案馆、求方——人民群众的互动。这就需要档案馆不仅要研究馆藏档案、民生档案，还要研究当前政府工作大局、人民群众的需求。唯有如此，才能知己知彼，才能做到想利用者所想。
第二，加强两“头”编研。所谓两“头”编研，就是一个低端编研，一个高端编研。低端编研就是基础编研，即编写各种类型的检索工具。目前，档案馆的编研作品除了少数的精品外，大部分编研作品都处于不粗不精的状态，利用率不高，存在的意义可以说只是一个数字而已。与其费时费力编写这样的编研作品，还不如编制形式多样的高质量的检索工具，以备人们按照不同的要求，从浩瀚的档案信息中检出所需要的档案。高端编研，即结合社会需求，深入挖掘档案资源，开展深入的专业研究，编写出适合社会需求的编研精品，改变档案馆的“看堆守摊”印象，逐步向“思想库”转变。
第三，利用先进科学技术，扩大受众面。近年来，档案的利用服务方式也在不断的增加、创新。目前我国档案馆的利用服务方式大体有如下几种：查阅咨询，档案编研，社会教育（举办展览、制作宣传片、文化讲座），网络服务。但是，要构建方便人民群众的利用体系还需要档案工作者不断解放思想，开拓进取，充分利用先进的技术手段如网站、互联网等开展灵活多样的服务。例如档案部门在图书馆举办文化讲座的同时，可以将讲座录制成视频，挂在档案信息网或者政府网站上；还可以利用网络、广播、电视等媒体定期公布开放档案信息。
三、构建档案安全体系
档案的原始记录性注定了档案是不可再生资源，档案一旦遭到破坏,不可挽回。因此，档案安全关系着档案的存亡,关系着档案事业的可持续发展。档案安全体系包括档案实体安全和档案信息安全。档案安全体系涉及面广，涵盖了物质、技术、制度、标准等方面，包括档案馆（库）建设、档案的保密和档案的应急管理等。因此，档案安全体系的建设需要统筹规划。
第一，教育先行，增强档案安全意识。（1）开展档案安全和保密教育。对档案上岗人员必须开展档案安全教育，对在岗人员要进行定期和不定期的档案安全教育。只有不断的学习和积累，对安全的表象才能不断上升为概念、判断、推理，成为系统化、体系化和高度自觉化的理论体系和思想，形成档案安全的理性意识，为避免事故和差错奠定良好的心理预控思想。（2）开展安全活动。通过举办科普讲座、组织实战演练等，普及防灾、减灾知识，提高安全意识。
第二，防患于未然，将安全检查常规化、制度化。全面的安全检查的频率至少为一季度一次，主要包括：
（1）档案馆（库）与设备的检查。档案馆（库）是保障档案实体安全的第一道防线，馆（库）的各项设备设施诸如监控系统、消防系统、温湿度检测系统、消毒防虫设施和计算机安全系统等都要适时进行检查和维护。
（2）档案实体检查，档案实体承载了档案信息，对于纸质档案来说，档案实体安全是确保档案信息安全的一个前提条件。查看档案实体主要包括档案载体是否安全，即是否发生纸张脆裂，发生霉变、虫蛀，档案的字迹是否清楚等。而对于其他载体的档案，如音像档案，则要定期翻录、查看，确保声音不走调，图像不变形。
（3）档案保密检查。档案保密检查是确保档案信息安全的必要手段，主要是查看在利用档案过程中，是否有涉密的档案利用不当，是否利用非涉密设备处理涉密信息，上网信息是否符合开放标准等等。
第三，明确责任，严格执行。档案安全是一个系统工程，涉及接收、整理、管理、鉴定、利用等等环节，任何一个环节出现纰漏都会直接影响到档案的安全。所以，针对档案工作各个环节都要制定档案安全管理制度，明确任务，责任到人，并将档案安全的执行情况纳入年度工作绩效考核，直接与个人经济利益挂钩，避免制度流于形式。
第四，加强对电子文件和电子档案的信息安全管理。电子文件自产生之日起，因其设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的分离性以及易修改性等等特性，无论是在系统中运行，还是记录、刻制到磁性或光盘等载体上，极易遭受非法的增删行为，②或录制过程中因设备、技术原因造成内容失真。因此，要确保电子文件和电子档案的原始性、完整性、有效性和安全性，必须对电子文件的形成、收集、鉴定、整理、归档以及归档后电子档案的管理、开发利用等环节进行全过程的安全监管。各级档案馆要切实增强电子文件和电子档案的信息安全保密意识，严格做到“涉密不上网，上网不涉密”，局域网与互联网之间要做到物理隔离，上网的档案信息要加强审查，密级不同的计算机和各类移动存储介质要严格管理，提高防范信息安全的能力。
第五，制定有效的应急预案。自然灾害，尤其是特大自然灾害不像人为灾害，大多难以控制，一旦发生，将造成巨大损失。5.12”地震、玉树地震以及911事件等突发事件给档案工作敲响了警钟。因此，各级档案馆要根据所处的地理环境，制定符合地方特点的减灾救灾应急预案，减少灾害所造成的损失。同时，要在利用传统技术保护档案的基础上，充分利用现代科技手段，对档案原件进行缩微、复制、数字化等技术性保护，采取多种方式对档案原件进行异地备份和异质备份，最大限度地保证档案信息的安全。
总之，“三个体系”的构建，不是一朝一夕就能完成的事情，而是一项需要进行全面规划的系统工程，是一项需要持之以恒的长期工作。各级档案馆要在自身努力的同时，积极争取社会各界的支持，逐步构建、完善“三个体系”，发挥档案工作在社会建设和发展中的重要作用。
注释：
①潘玉民.论国家档案资源的内涵及其构成[J].北京档案，2011（1）.
②姜之茂.档案人员岗位培训[M].中国档案出版社，2002.作者单位：北京市丰台区档案局
关键词：档案资源体系 档案利用体系 档案安全体系
2008年，国家档案局杨冬权局长在全国档案工作会议上提出档案工作要实现“两个转变”，建立“两个体系”。2010年5月，全国档案安全体系建设工作会议上部署了“建立确保档案安全保密的档案安全体系”。至此，全国档案工作初步形成了“三个体系”的档案发展观的理论框架。当前，“三个体系”已成为全国档案工作的指导思想和行动指南。这是档案工作在新时期适应新形势的新举措，对我国档案工作的思维方式、管理理念和工作方法发生转变将起到极大的促进作用，并直接影响我国档案事业的发展。
一、构建覆盖人民群众的档案资源体系
覆盖人民群众的档案资源体系建设是转变传统的重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的重要举措。这就是在原收集环节的基础上，逐步增加对个人有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的历史记录的收集，也可以说是对原收集工作的补充完善。最终要建立起覆盖社会各个层次、各个层面的档案信息中心和档案信息网络，使保存的档案资源涵盖社会的方方面面。
第一，继续加强主体档案资源的质量建设。虽然档案界目前对国家档案资源的认识有多种理解，但都认同一点：各级档案馆是档案资源体系建设的主体。因此，各级档案馆要按照国家档案局的要求，完成对档案接收范围的及时调整，并在原接收范围的基础上，加强对二级、三级单位永久档案的接收和监督。同时，要加强对资产改制档案、破产企业档案的规范管理。另外，对重要活动和重大事件的负责单位以及新成立企事业单位提前做好信息沟通，进行及时的档案业务指导，确保其形成档案的质量符合要求，以备将来规范进馆。
第二，加大档案征集工作力度。国家档案资源体系的建设，不仅仅是档案馆的事，也是全社会的事，是每个公民的事。因此，各级档案馆要有计划、有重点地征集散存在国内外的珍贵档案及其他具有保存价值的档案。首先，要研究辖区的具体情况，确定征集重点。其次，要明确征集线索。档案征集的重点确定后，要通过多种途径查找征集线索，一是以党委、政府的名义向所属单位和社会印发《档案资料征集通告》；二是研究辖区内现行立档单位以及一些非进馆单位的档案工作情况；三是多方走访离退休老干部、研究本地区历史的专家学者以及辖区内德高望重的老人；四是了解本辖区内的收藏单位和收藏爱好者的情况，询问查找征集线索。最后，研究所掌握的线索，明确轻重缓急，制订详细的征集计划。
第三，进行社会档案资源的目录登记。各级档案馆在征集档案的过程中，对于不能、不便进馆的档案资料进行必要的登记。登记的内容应当包括：档案名称、简介、保管人、保管状况、保管地址、联系方式等。
第四，做好档案资源的整合与共享。目前我国从中央到地方都成立有综合性档案馆和专业档案馆。据国务院新闻办公室发表的《2009中国人权事业的进展》白皮书，我国共有档案馆4035个。存在于机关团体、社会组织、企业事业单位的档案室或档案中心数量更是庞大，2009年仅对87家中央企业的不完全统计，共有档案室9963个，档案馆201个。除各级各类档案管理机构外，社会其他机构如图书馆、博物馆、纪念馆等也不同程度收藏有档案资源，如上海图书馆保存盛宣怀的档案17.8万件，北京大学收藏有800枚秦代简牍。①因此，只有建立起档案馆与档案馆之间、档案馆与单位档案室之间、档案馆室与图书馆、博物馆、纪念馆及其他保管档案的团体或个人之间的信息资源整合渠道，才能真正实现全社会档案资源共享。
二、构建方便人民群众的档案利用体系
方便人民群众的档案利用体系就是档案工作者和档案工作机构转变传统的重机关团体利用轻个人利用、重为机关团体服务轻为个人服务的观念，通过扩大利用方式、拓宽服务领域，高效地为社会提供高质量服务的档案利用体系。
第一，展开深入的“供——求”研究。要想将“死档案”变成“活信息”，就需要有供方——档案馆、求方——人民群众的互动。这就需要档案馆不仅要研究馆藏档案、民生档案，还要研究当前政府工作大局、人民群众的需求。唯有如此，才能知己知彼，才能做到想利用者所想。
第二，加强两“头”编研。所谓两“头”编研，就是一个低端编研，一个高端编研。低端编研就是基础编研，即编写各种类型的检索工具。目前，档案馆的编研作品除了少数的精品外，大部分编研作品都处于不粗不精的状态，利用率不高，存在的意义可以说只是一个数字而已。与其费时费力编写这样的编研作品，还不如编制形式多样的高质量的检索工具，以备人们按照不同的要求，从浩瀚的档案信息中检出所需要的档案。高端编研，即结合社会需求，深入挖掘档案资源，开展深入的专业研究，编写出适合社会需求的编研精品，改变档案馆的“看堆守摊”印象，逐步向“思想库”转变。
第三，利用先进科学技术，扩大受众面。近年来，档案的利用服务方式也在不断的增加、创新。目前我国档案馆的利用服务方式大体有如下几种：查阅咨询，档案编研，社会教育（举办展览、制作宣传片、文化讲座），网络服务。但是，要构建方便人民群众的利用体系还需要档案工作者不断解放思想，开拓进取，充分利用先进的技术手段如网站、互联网等开展灵活多样的服务。例如档案部门在图书馆举办文化讲座的同时，可以将讲座录制成视频，挂在档案信息网或者政府网站上；还可以利用网络、广播、电视等媒体定期公布开放档案信息。
三、构建档案安全体系
档案的原始记录性注定了档案是不可再生资源，档案一旦遭到破坏,不可挽回。因此，档案安全关系着档案的存亡,关系着档案事业的可持续发展。档案安全体系包括档案实体安全和档案信息安全。档案安全体系涉及面广，涵盖了物质、技术、制度、标准等方面，包括档案馆（库）建设、档案的保密和档案的应急管理等。因此，档案安全体系的建设需要统筹规划。
第一，教育先行，增强档案安全意识。（1）开展档案安全和保密教育。对档案上岗人员必须开展档案安全教育，对在岗人员要进行定期和不定期的档案安全教育。只有不断的学习和积累，对安全的表象才能不断上升为概念、判断、推理，成为系统化、体系化和高度自觉化的理论体系和思想，形成档案安全的理性意识，为避免事故和差错奠定良好的心理预控思想。（2）开展安全活动。通过举办科普讲座、组织实战演练等，普及防灾、减灾知识，提高安全意识。
第二，防患于未然，将安全检查常规化、制度化。全面的安全检查的频率至少为一季度一次，主要包括：
（1）档案馆（库）与设备的检查。档案馆（库）是保障档案实体安全的第一道防线，馆（库）的各项设备设施诸如监控系统、消防系统、温湿度检测系统、消毒防虫设施和计算机安全系统等都要适时进行检查和维护。
（2）档案实体检查，档案实体承载了档案信息，对于纸质档案来说，档案实体安全是确保档案信息安全的一个前提条件。查看档案实体主要包括档案载体是否安全，即是否发生纸张脆裂，发生霉变、虫蛀，档案的字迹是否清楚等。而对于其他载体的档案，如音像档案，则要定期翻录、查看，确保声音不走调，图像不变形。
（3）档案保密检查。档案保密检查是确保档案信息安全的必要手段，主要是查看在利用档案过程中，是否有涉密的档案利用不当，是否利用非涉密设备处理涉密信息，上网信息是否符合开放标准等等。
第三，明确责任，严格执行。档案安全是一个系统工程，涉及接收、整理、管理、鉴定、利用等等环节，任何一个环节出现纰漏都会直接影响到档案的安全。所以，针对档案工作各个环节都要制定档案安全管理制度，明确任务，责任到人，并将档案安全的执行情况纳入年度工作绩效考核，直接与个人经济利益挂钩，避免制度流于形式。
第四，加强对电子文件和电子档案的信息安全管理。电子文件自产生之日起，因其设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的分离性以及易修改性等等特性，无论是在系统中运行，还是记录、刻制到磁性或光盘等载体上，极易遭受非法的增删行为，②或录制过程中因设备、技术原因造成内容失真。因此，要确保电子文件和电子档案的原始性、完整性、有效性和安全性，必须对电子文件的形成、收集、鉴定、整理、归档以及归档后电子档案的管理、开发利用等环节进行全过程的安全监管。各级档案馆要切实增强电子文件和电子档案的信息安全保密意识，严格做到“涉密不上网，上网不涉密”，局域网与互联网之间要做到物理隔离，上网的档案信息要加强审查，密级不同的计算机和各类移动存储介质要严格管理，提高防范信息安全的能力。
第五，制定有效的应急预案。自然灾害，尤其是特大自然灾害不像人为灾害，大多难以控制，一旦发生，将造成巨大损失。5.12”地震、玉树地震以及911事件等突发事件给档案工作敲响了警钟。因此，各级档案馆要根据所处的地理环境，制定符合地方特点的减灾救灾应急预案，减少灾害所造成的损失。同时，要在利用传统技术保护档案的基础上，充分利用现代科技手段，对档案原件进行缩微、复制、数字化等技术性保护，采取多种方式对档案原件进行异地备份和异质备份，最大限度地保证档案信息的安全。
总之，“三个体系”的构建，不是一朝一夕就能完成的事情，而是一项需要进行全面规划的系统工程，是一项需要持之以恒的长期工作。各级档案馆要在自身努力的同时，积极争取社会各界的支持，逐步构建、完善“三个体系”，发挥档案工作在社会建设和发展中的重要作用。
注释：
①潘玉民.论国家档案资源的内涵及其构成[J].北京档案，2011（1）.
②姜之茂.档案人员岗位培训[M].中国档案出版社，2002.作者单位：北京市丰台区档案局