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摘 要:电子政务是指高效、开放的政府凭借计算机技术、现代通信技术等高新技术在安全可靠的网络平台上行使管理职能、开展政务活动。随着信息化潮流席卷全球,电子政务项目也方兴未艾。作为一项系统、专业、复杂的庞大工程,必须具备一定的时间、空间和环境,拥有充足的人力、物力和财力资源,还涉及处理好政府与政府、用户方和开发商、内外部和上下级等等错综复杂的关系这些特定的条件,都是不可或缺的重要因素。文章擬从项目管理的角度,谈一些粗浅看法。
关键词:项目管理;电子政务;强化测试;沟通管理
一、项目管理的定义
项目是指一系列独特的、复杂的并相互关联的活动,这些活动有着一个明确的目标或目的,必须在特定的时间、预算、资源限定内依据规范完成。项目参数包括项目范围、质量、成本、时间、资源。而项目管理是基于被接受的管理原则的一套技术方法,这些技术或方法用于计划、评估、控制工作活动以按时、按预算、依据规范达到理想的最终效果。它是"管理科学与工程"学科的一个分支。加强电子政务建设中的项目管理,其意义在于通过对有限资源的有效计划、组织、控制,实现项目管理目的,保证项目目标实现。
二、电子政务建设中常见问题
相对一般信息化(如企业信息化)项目而言,电子政务项目通常更具复杂性,建设与运行经验少,不确定性影响更大。在电子政务建设中,我们经常会碰到以下问题:一是项目建设方所开发出来的系统与用户实际需求存在较大偏差,系统始终处于不断修改和完善的过程;二是尽管系统投人使用,但项目开发进度比原来预期严重滞后;三是所开发系统由于技术、资金或机构变动等原因,根本无法投入实际使用;四是系统虽投人使用,但功能无法达到原设计要求。
导致以上问题的出现主要有以下几个原因:一是用户对项目本身没有进行成熟和系统的考虑,需求具有极大的不确定性;二是项目往往涉及多个处室或部门,利益的冲突导致系统目标不一致,给项目实施带来极大困难;三是对项目潜在风险估计不足,缺乏相应的应对措施;四是建设单位技术力量有限,技术水平和项目管理能力有限;五是项目资金主要来自于财政资金,缺乏有效的监督,同时缺乏项目失败责任追究制度;六是对电子政务建设的好坏没有一个统一的评价标准。
三、如何加强电子政务建设中的项目管理
(一)组织要严密,人才需保证
强有力的组织领导永远是政务工程最大的推动力和保障力,电子政务建设也不例外。从普通业务到核心业务,从流程再造到战略调整,从局部的变更到全局的变革,没有强势的领导力是不可能实现的。因此,加强领导、严密组织,在落实全面规划、财力支持、工程执行、监督检查等方面都将发挥至关重要的作用。
电子政务在明确了建设的目标、方向和实施路径后,其实施过程需要一大批既懂技术又精通业务的专业化人才。平时要特别注重培养这支具有“特种使命”的骨干力量,以便在关键时候充分发挥专业型人才的价值作用,而且,需要成立专门的组织结构,从决策、管理和执行上形成一整套相互衔接、相互支持的组织体系,保证各项工作的正常运行。
(二)流程讲规范,市场靠运作
电子政务建设是一个十分复杂的工程,牵涉面很广,涉及的人很多,需要遵循的规定也很多,在建设过程中容易造成工作职责不清、各环节出现疏漏的情况。
1.流程化就成为保证工程执行力的重要法则
(1)将工作事项流程化。把所有的工作分成若干环节,由每个环节的人来负责本环节的工作,通过流程规范地逐步向前推进,每个参与建设的各个节点的人员都非常明确自己的职责
(2)将工作流程制度化。有了流程作为基础,就必须建立起相应的管理制度,这也是电子政务建设实现有效管理的基本条件和所有参与人员共同遵守的法则。
(3)工作流程尽量电子化、自动化。通过将管理制度电子化,使工作流程和要求实现办公自动化,每个环节人员对自己需要处理的工作任务非常清晰,环环相扣,最大限度地保证制度的刚性。
2.电子政务市场化
电子政务的市场化已经成为世界各国推动电子政务发展的一个重要趋势。
(1)遵循规范的政府采购和预算管理,坚持合法、公开、公平、公正的招投标和政府采购。信息技术的目标就是改善市场运作机制,提升市场运作效率。采用公开招投标的办法面对的是市场,对所有投标的企业一视同仁,可以有效避免批条项目及人情项目,增加透明度,有利于接受社会监督,有利于反腐倡廉。
(2)采用适度外包的建设模式,推动政府技术部门的职能转变,适当引入专业化的开发商、咨询商、监理商,在规划、监理和开发环节发挥专业组织的作用,以提高建设效益。
3.需求为优先,应用看效益
电子政务系统的任何设计都应该以考虑用户需求为优先,用户需求的满足程度就成为衡量设计优劣的标准。所以,电子政务要想取得成功,必须在建设过程中始终把提升用户的服务能力作为首要的考虑因素,以用户的需求为原动力,切实推行受企业和公众青睐的电子政府服务。
这里需要把握3点:一是电子政务以公众为最大的客户和用户,作为网上互动或其他电子化服务手段的信息系统需求设计,必须体现以社会公众为中心的理念;二是电子政务工程必须以内部员工为另一类重要的使用者,他们是部门监管和后台信息处理最主要的操作者;三是在电子政务建设过程中,必须以业务需求部门为主要驱动力量,切忌技术或信息部门想当然。注重效益是保证电子政务可持续发展的关键因素。
4.合理配置人力资源
(1)组建结构合理的项目组
在组建项目组时,根据工作内容,和本项目的基本情况,确定项目组的人员构成,保证在项目实施中遇到相应技术问题时,项目组中都有熟悉该领域的人员能够予以解决。
(2)合理配置人员
对项目组人员进行规划配置,合理分工,明确责任,保证项目各阶段、各方面的工作能够按计划完成。
5.加强沟通管理
与软件项目成功有直接关系的三个主要因素分别为:用户的积极参与,明确的需求表达,管理层的大力支持。这三个要素全部依赖于良好的沟通。
①提高项目组对沟通作用的认识,特别是主要负责人对沟通的必要性和重要性的认识,从而对沟通工作给予必需的重视,保证了沟通工作顺利进行。
②对项目组外部的沟通,坚持从实际出发,采用多种沟通的方式。一方面,要积极、主动与用户进行沟通,要让用户知道项目计划,并按时提供项目状况周报、阶段性报告等正式文件。另一方面,采用对方能接受的沟通风格,与客户拉近距离, 避免在沟通中发生不愉快的事件。
③对项目组内部的沟通,采用及时通讯工具,保证项目组成员及时、有效的沟通。
通过以上方法,基本上实现了有关各方及项目组内部的有效沟通,及时发现问题、解决问题,避免了因场不一致造成严重对立而影响项目进度,避免了因交流不畅形成重大质量问题。
6.重视需求变化的客观性,强化测试
我国的电子政务建设是伴随着中国的政府机构和管理体制改革而进行的,改革才是目的,电子政务应用系统的开发和建设只是手段,对于不断快速变革的体制,项目需求的变化是客观的。
7.环境优化
发展电子政务还需要不失时机的主动优化环境,促成电子政务的快速健康发展。所关联的环境因素包括法律法规环境、政策环境、标准化环境等。
四、其他建议
针对目前电子政务建设中存在的问题,政府部门应进一步加强电子政务建设项目的管理,提高电子政务项目建设的效能和应用效益。除目前各地已出台的电子政务项目建设管理办法外,建议政府还应出台电子政务项目绩效评价办法,为电子政务项目建设的好坏提供一个评判标准;出台电子政务项目建设责任追究管理办法.明确项目建设的责任、权利和义务;出台电子政务项目资金使用管理办法,进一步加强对项目资金的监控,防止铺张浪费和腐败问题出现。同时,各部门还应加强人才的培养,引进专业的技术和项目管理人才,提高部门的整体技术实力和项目管理水平;加强对电子政务项目的统一领导、规划和协调。成立信息化领导小组,项目最好由“一把手”负责。只有这样才能从整体上规范电子政务项目建设,促进各部门提高电子政务建设的项目管理水平,促进电子政务建设迈上一个新的台阶。
五、结束语
综上所述,合理的人力资源配置;良好的项目沟通管理;有效的风险管理;重视需求变化的客观性,强化测试等实践证明有用的方法,为项目的成功奠定了坚实的基础。使用好这些方法,有利于我们更全面准确地理解电子政务过程的全貌,而且有利于我们科学有效的推进电子政务的建设事业。
参考文献:
[1]冯亮,邓亚明.论电子政务项目的项目管理[J].论电子政务项目的项目管理,2009,(10).
[2]高明鸣.项目管理在电子政务过程中的枢纽地位研究[J].广东广播电视大学学报,2009,(3).
[3]缑宇翔.电子政务项目建设之我见[J].科学之友,2010,(5)
[4]何志明,刘杨.加强电子政务建设中的项目管理[J].企业科技和发展,2009,(12).
关键词:项目管理;电子政务;强化测试;沟通管理
一、项目管理的定义
项目是指一系列独特的、复杂的并相互关联的活动,这些活动有着一个明确的目标或目的,必须在特定的时间、预算、资源限定内依据规范完成。项目参数包括项目范围、质量、成本、时间、资源。而项目管理是基于被接受的管理原则的一套技术方法,这些技术或方法用于计划、评估、控制工作活动以按时、按预算、依据规范达到理想的最终效果。它是"管理科学与工程"学科的一个分支。加强电子政务建设中的项目管理,其意义在于通过对有限资源的有效计划、组织、控制,实现项目管理目的,保证项目目标实现。
二、电子政务建设中常见问题
相对一般信息化(如企业信息化)项目而言,电子政务项目通常更具复杂性,建设与运行经验少,不确定性影响更大。在电子政务建设中,我们经常会碰到以下问题:一是项目建设方所开发出来的系统与用户实际需求存在较大偏差,系统始终处于不断修改和完善的过程;二是尽管系统投人使用,但项目开发进度比原来预期严重滞后;三是所开发系统由于技术、资金或机构变动等原因,根本无法投入实际使用;四是系统虽投人使用,但功能无法达到原设计要求。
导致以上问题的出现主要有以下几个原因:一是用户对项目本身没有进行成熟和系统的考虑,需求具有极大的不确定性;二是项目往往涉及多个处室或部门,利益的冲突导致系统目标不一致,给项目实施带来极大困难;三是对项目潜在风险估计不足,缺乏相应的应对措施;四是建设单位技术力量有限,技术水平和项目管理能力有限;五是项目资金主要来自于财政资金,缺乏有效的监督,同时缺乏项目失败责任追究制度;六是对电子政务建设的好坏没有一个统一的评价标准。
三、如何加强电子政务建设中的项目管理
(一)组织要严密,人才需保证
强有力的组织领导永远是政务工程最大的推动力和保障力,电子政务建设也不例外。从普通业务到核心业务,从流程再造到战略调整,从局部的变更到全局的变革,没有强势的领导力是不可能实现的。因此,加强领导、严密组织,在落实全面规划、财力支持、工程执行、监督检查等方面都将发挥至关重要的作用。
电子政务在明确了建设的目标、方向和实施路径后,其实施过程需要一大批既懂技术又精通业务的专业化人才。平时要特别注重培养这支具有“特种使命”的骨干力量,以便在关键时候充分发挥专业型人才的价值作用,而且,需要成立专门的组织结构,从决策、管理和执行上形成一整套相互衔接、相互支持的组织体系,保证各项工作的正常运行。
(二)流程讲规范,市场靠运作
电子政务建设是一个十分复杂的工程,牵涉面很广,涉及的人很多,需要遵循的规定也很多,在建设过程中容易造成工作职责不清、各环节出现疏漏的情况。
1.流程化就成为保证工程执行力的重要法则
(1)将工作事项流程化。把所有的工作分成若干环节,由每个环节的人来负责本环节的工作,通过流程规范地逐步向前推进,每个参与建设的各个节点的人员都非常明确自己的职责
(2)将工作流程制度化。有了流程作为基础,就必须建立起相应的管理制度,这也是电子政务建设实现有效管理的基本条件和所有参与人员共同遵守的法则。
(3)工作流程尽量电子化、自动化。通过将管理制度电子化,使工作流程和要求实现办公自动化,每个环节人员对自己需要处理的工作任务非常清晰,环环相扣,最大限度地保证制度的刚性。
2.电子政务市场化
电子政务的市场化已经成为世界各国推动电子政务发展的一个重要趋势。
(1)遵循规范的政府采购和预算管理,坚持合法、公开、公平、公正的招投标和政府采购。信息技术的目标就是改善市场运作机制,提升市场运作效率。采用公开招投标的办法面对的是市场,对所有投标的企业一视同仁,可以有效避免批条项目及人情项目,增加透明度,有利于接受社会监督,有利于反腐倡廉。
(2)采用适度外包的建设模式,推动政府技术部门的职能转变,适当引入专业化的开发商、咨询商、监理商,在规划、监理和开发环节发挥专业组织的作用,以提高建设效益。
3.需求为优先,应用看效益
电子政务系统的任何设计都应该以考虑用户需求为优先,用户需求的满足程度就成为衡量设计优劣的标准。所以,电子政务要想取得成功,必须在建设过程中始终把提升用户的服务能力作为首要的考虑因素,以用户的需求为原动力,切实推行受企业和公众青睐的电子政府服务。
这里需要把握3点:一是电子政务以公众为最大的客户和用户,作为网上互动或其他电子化服务手段的信息系统需求设计,必须体现以社会公众为中心的理念;二是电子政务工程必须以内部员工为另一类重要的使用者,他们是部门监管和后台信息处理最主要的操作者;三是在电子政务建设过程中,必须以业务需求部门为主要驱动力量,切忌技术或信息部门想当然。注重效益是保证电子政务可持续发展的关键因素。
4.合理配置人力资源
(1)组建结构合理的项目组
在组建项目组时,根据工作内容,和本项目的基本情况,确定项目组的人员构成,保证在项目实施中遇到相应技术问题时,项目组中都有熟悉该领域的人员能够予以解决。
(2)合理配置人员
对项目组人员进行规划配置,合理分工,明确责任,保证项目各阶段、各方面的工作能够按计划完成。
5.加强沟通管理
与软件项目成功有直接关系的三个主要因素分别为:用户的积极参与,明确的需求表达,管理层的大力支持。这三个要素全部依赖于良好的沟通。
①提高项目组对沟通作用的认识,特别是主要负责人对沟通的必要性和重要性的认识,从而对沟通工作给予必需的重视,保证了沟通工作顺利进行。
②对项目组外部的沟通,坚持从实际出发,采用多种沟通的方式。一方面,要积极、主动与用户进行沟通,要让用户知道项目计划,并按时提供项目状况周报、阶段性报告等正式文件。另一方面,采用对方能接受的沟通风格,与客户拉近距离, 避免在沟通中发生不愉快的事件。
③对项目组内部的沟通,采用及时通讯工具,保证项目组成员及时、有效的沟通。
通过以上方法,基本上实现了有关各方及项目组内部的有效沟通,及时发现问题、解决问题,避免了因场不一致造成严重对立而影响项目进度,避免了因交流不畅形成重大质量问题。
6.重视需求变化的客观性,强化测试
我国的电子政务建设是伴随着中国的政府机构和管理体制改革而进行的,改革才是目的,电子政务应用系统的开发和建设只是手段,对于不断快速变革的体制,项目需求的变化是客观的。
7.环境优化
发展电子政务还需要不失时机的主动优化环境,促成电子政务的快速健康发展。所关联的环境因素包括法律法规环境、政策环境、标准化环境等。
四、其他建议
针对目前电子政务建设中存在的问题,政府部门应进一步加强电子政务建设项目的管理,提高电子政务项目建设的效能和应用效益。除目前各地已出台的电子政务项目建设管理办法外,建议政府还应出台电子政务项目绩效评价办法,为电子政务项目建设的好坏提供一个评判标准;出台电子政务项目建设责任追究管理办法.明确项目建设的责任、权利和义务;出台电子政务项目资金使用管理办法,进一步加强对项目资金的监控,防止铺张浪费和腐败问题出现。同时,各部门还应加强人才的培养,引进专业的技术和项目管理人才,提高部门的整体技术实力和项目管理水平;加强对电子政务项目的统一领导、规划和协调。成立信息化领导小组,项目最好由“一把手”负责。只有这样才能从整体上规范电子政务项目建设,促进各部门提高电子政务建设的项目管理水平,促进电子政务建设迈上一个新的台阶。
五、结束语
综上所述,合理的人力资源配置;良好的项目沟通管理;有效的风险管理;重视需求变化的客观性,强化测试等实践证明有用的方法,为项目的成功奠定了坚实的基础。使用好这些方法,有利于我们更全面准确地理解电子政务过程的全貌,而且有利于我们科学有效的推进电子政务的建设事业。
参考文献:
[1]冯亮,邓亚明.论电子政务项目的项目管理[J].论电子政务项目的项目管理,2009,(10).
[2]高明鸣.项目管理在电子政务过程中的枢纽地位研究[J].广东广播电视大学学报,2009,(3).
[3]缑宇翔.电子政务项目建设之我见[J].科学之友,2010,(5)
[4]何志明,刘杨.加强电子政务建设中的项目管理[J].企业科技和发展,2009,(12).