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【摘 要】针对高校档案部门主动服务不强、馆藏结构单一、技术手段落后、对外宣传力度不够等实际，加大高校档案开发利用已成为必须解决的问题，从当前档案开发利用的发展趋势看，丰富和优化馆藏结构、更新服务观念、转变服务方式、提高人员素质、强信息网站建设是高校档案开发利用的有效出路。
【关键词】档案开发 档案利用问题 措施
【中图分类号】：G270.7 【文献标识码】：A 【文章编号】：1009—9646(2008)07-0000-00
档案的价值和意义是通过为社会服务而实现的，这一性质决定了档案管理工作的最终目的：最大限度的开发利用档案信息资源，为人类社会活动和社会实践服务。高等学校档案管理工作，就是要最大限度的开发利用档案信息资源，充分挖掘和利用档案的潜在价值、使其创造性地为高校的教学、科研、管理等各项工作提供时效、便捷的服务。
1 高校档案利用服务工作的现状以及存在问题
1.1 档案部门仍未走出封闭状态，主动上门服务意识不强
1.2 馆藏结构单一，利用受到限制
主要表现在：一是门类单一，高校档案馆藏主要是行政、党群、教学、财务、基建等档案，而突出学校办学特色、学科建设等的档案相对较少，这就使档案利用变得狭窄，不能满足各个层次档案利用主体的需求，直接影响了档案的利用效率。二是档案载体形式单一，绝大部分是纸质档案，很少有磁盘、光盘、录音、录像等电子档案，馆藏量少使档案的利用受到局限。
1.3档案管理的技术手段落后
目前多数档案馆的档案管理基本上是依靠传统的手工操作，查找速度慢准确率低，与当今高速发展的信息化技术要求差距很大，技术上的差距制约了档案部门工作开展的节奏和效率，影响了档案开发利用工作的现代化进程。
1.4档案部门对外宣传力度不够，社会档案意识还比较薄弱
档案利用工作的好坏，直接受档案意识强弱的牵制。主要表现在：高校对档案工作重视不够造成从事档案的工作人员偏紧、经费投入不足、基础设施建设落后、档案工作组织管理和运行机制的规范化、标准化滞后等问题，影响了档案的开发利用工作。
2 加大档案开发利用服务工作的必要性
高校档案开发利用是衡量高校档案工作水平的主要尺度。开发档案的利用工作是档案工作的重要组成部分，是实现档案价值的根本所在。可检验和推动高校档案的收集、整理、鉴定和保管等环节的工作。它与这些环节相互制约、相互促进、相辅相成。一方面，高校档案利用工作不是孤立的，必须在收集、整理、鉴定和保管等工作的基础上才能有效的开展。另一方面，通过利用工作的实践，检验了档案工作其他环节的质量，推动其他环节的工作更好的进行。
3 高校档案开发利用的发展趋势
3.1服务范围逐步扩大
近年来高校档案用户逐年增多，利用率节节攀升。高校档案一直以校内各级党政组织、及教职员工为主要用户，由于高校与外界联系日益增多，逐步形成了校外用户群体，用户范围的扩展打破了以往高校档案基本上只为校内用户服务的局面，呈现用户类型多样化、信息服务社会化的格局。
3.2服务手段逐步现代化
随着高校档案用户群体的扩展、信息服务的社会化，高校档案在利用目的上呈现出多元化的趋势，校内外有关工作单位为了解决工作问题而利用档案，同时，在生活服务性方面的需求呈现较快的增长趋势，越来越多的个人在解决生活中遇到的实际问题是也将目光投向了利用档案，信息需求深层化。传统的档案利用基本模式是用户亲自到档案（馆）室，通常只是阅览、抄写或复印。现如今用户可以选择使用电话、传真或网络等现代技术手段获取远程档案信息服务。
4 改善高校档案开发利用服务工作的措施
4.1丰富和优化馆（室）藏结构，为提供良好服务奠定坚实基础
只有馆（室）藏丰富和优化结构，档案部门才能赢得更多的用户，才能实现收藏档案的目的，馆藏丰富，门类齐全是做好档案开发利用工作的基础和保障。
4.2档案工作人员要更新服务理念、转变服务方式
开发利用是档案工作永恒的主题，服务创新是档案工作发展的关键。要更新服务理念，实现服务创新，必须从以下四个方面入手。
（1）转变服务思想，变坐等上门的被动服务为主动服务。档案部门要一改坐在家里等人上门查档的现状，变被动服务为积极主动上门服务。利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其他档案机构联网、共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。
（2）拓展服务方式和服务领域。实现服务形式的多样性与服务手段的灵活性将结合，只有不断改进服务方式方法，拓宽服务领域，才能最大限度地发挥高校档案的作用。
（3）提供服务水平，注重服务效果。凭借计算机、网络等先进技术，多途径、多渠道、多形式地为广大利用者提供高校、便捷的服务。在档案提供利用之后，多和利用者沟通，及时了解利用效果，利用者是否达到目的，对利用服务是否满意，或者对服务态度、服务方式及需求的档案内容有无意见建议等。
（4）解放思想，开拓进取。档案开发利用工作能否实现，关键是有一支具有创新意识、创新精神、创新能力的专兼职档案队伍。作为一名档案工作者要适应新形势，敢于向传统观念挑战，应努力优化自己的知识结构，不但要有档案专业知识，还要学习和拥有现代化的知识和其他社会、科技知识。档案工作者要数立危机感，树立终身教育的思想，因此必须创造条件，通过多种渠道来提高业务素质。
4.3加强宣传，提高全员的档案意识
要增强全员的档案意识，一方面要及时宣传党和国家关于档案工作的方针、政策，使廣大师生员工能了解、关心和支持档案工作，争取领导对档案工作的重视和支持。另一方面要采取多种形式加强自我宣传，开展档案用户教育。加深对档案及档案工作性质、地位和作用的认识，并以此影响人们的档案行为，提高全员的档案意识，促进档案利用工作。
4.4加强档案的信息网站建设
档案网站是档案管理部门的网络环境下的门户，是及时发布档案信息，实现与用户交流的重要平台。网站主页设计应科学体系档案信息网络服务的特点，采取科学、易懂的方式提供信息简介、利用指南、专题档案产品、档案资讯以及系统帮助，为用户通过网络获取档案信息提供便利。同时，建立必要的网络沟通渠道和用户反馈机制，是良好的网络平台所必备的。档案网站应支持调查统计、电子邮件、留言板等若干网络互动方式，以更好地收集、分析和回复档案用户的问题，提供档案信息网络服务。
档案利用是高校档案工作赖以存在和发展的基础。没有档案的开发利用工作，档案也就失去了存在的意义。要做好档案的开发利用工作必须强化全员的档案意识，发挥档案工作人员的主观能动性，更好为高校党政管理、教学科研和公众服务。信息时代的巨大变革，为档案利用工作带来了机遇更带来了挑战。当前档案工作者必须抓住机遇，面对挑战，更新观念，打破传统的档案管理和服务模式，积极探索，大胆实践，努力开创档案信息服务的新局面。
参考文献
[1] 曹书芝.高校档案开发利用的制约因素及对策.兰台世界,2006.1.
[2] 熊珊珊.走出高校档案利用的“误区”.兰台世界,2008.4.
[3] 偶晓霞.谈新时期档案利用服务工作的创新.兰台世界,2007.2.
[4] 刘红.谈谈高校档案利用工作.长春金融高等专科学校学报,2006.2.
【关键词】档案开发 档案利用问题 措施
【中图分类号】：G270.7 【文献标识码】：A 【文章编号】：1009—9646(2008)07-0000-00
档案的价值和意义是通过为社会服务而实现的，这一性质决定了档案管理工作的最终目的：最大限度的开发利用档案信息资源，为人类社会活动和社会实践服务。高等学校档案管理工作，就是要最大限度的开发利用档案信息资源，充分挖掘和利用档案的潜在价值、使其创造性地为高校的教学、科研、管理等各项工作提供时效、便捷的服务。
1 高校档案利用服务工作的现状以及存在问题
1.1 档案部门仍未走出封闭状态，主动上门服务意识不强
1.2 馆藏结构单一，利用受到限制
主要表现在：一是门类单一，高校档案馆藏主要是行政、党群、教学、财务、基建等档案，而突出学校办学特色、学科建设等的档案相对较少，这就使档案利用变得狭窄，不能满足各个层次档案利用主体的需求，直接影响了档案的利用效率。二是档案载体形式单一，绝大部分是纸质档案，很少有磁盘、光盘、录音、录像等电子档案，馆藏量少使档案的利用受到局限。
1.3档案管理的技术手段落后
目前多数档案馆的档案管理基本上是依靠传统的手工操作，查找速度慢准确率低，与当今高速发展的信息化技术要求差距很大，技术上的差距制约了档案部门工作开展的节奏和效率，影响了档案开发利用工作的现代化进程。
1.4档案部门对外宣传力度不够，社会档案意识还比较薄弱
档案利用工作的好坏，直接受档案意识强弱的牵制。主要表现在：高校对档案工作重视不够造成从事档案的工作人员偏紧、经费投入不足、基础设施建设落后、档案工作组织管理和运行机制的规范化、标准化滞后等问题，影响了档案的开发利用工作。
2 加大档案开发利用服务工作的必要性
高校档案开发利用是衡量高校档案工作水平的主要尺度。开发档案的利用工作是档案工作的重要组成部分，是实现档案价值的根本所在。可检验和推动高校档案的收集、整理、鉴定和保管等环节的工作。它与这些环节相互制约、相互促进、相辅相成。一方面，高校档案利用工作不是孤立的，必须在收集、整理、鉴定和保管等工作的基础上才能有效的开展。另一方面，通过利用工作的实践，检验了档案工作其他环节的质量，推动其他环节的工作更好的进行。
3 高校档案开发利用的发展趋势
3.1服务范围逐步扩大
近年来高校档案用户逐年增多，利用率节节攀升。高校档案一直以校内各级党政组织、及教职员工为主要用户，由于高校与外界联系日益增多，逐步形成了校外用户群体，用户范围的扩展打破了以往高校档案基本上只为校内用户服务的局面，呈现用户类型多样化、信息服务社会化的格局。
3.2服务手段逐步现代化
随着高校档案用户群体的扩展、信息服务的社会化，高校档案在利用目的上呈现出多元化的趋势，校内外有关工作单位为了解决工作问题而利用档案，同时，在生活服务性方面的需求呈现较快的增长趋势，越来越多的个人在解决生活中遇到的实际问题是也将目光投向了利用档案，信息需求深层化。传统的档案利用基本模式是用户亲自到档案（馆）室，通常只是阅览、抄写或复印。现如今用户可以选择使用电话、传真或网络等现代技术手段获取远程档案信息服务。
4 改善高校档案开发利用服务工作的措施
4.1丰富和优化馆（室）藏结构，为提供良好服务奠定坚实基础
只有馆（室）藏丰富和优化结构，档案部门才能赢得更多的用户，才能实现收藏档案的目的，馆藏丰富，门类齐全是做好档案开发利用工作的基础和保障。
4.2档案工作人员要更新服务理念、转变服务方式
开发利用是档案工作永恒的主题，服务创新是档案工作发展的关键。要更新服务理念，实现服务创新，必须从以下四个方面入手。
（1）转变服务思想，变坐等上门的被动服务为主动服务。档案部门要一改坐在家里等人上门查档的现状，变被动服务为积极主动上门服务。利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其他档案机构联网、共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。
（2）拓展服务方式和服务领域。实现服务形式的多样性与服务手段的灵活性将结合，只有不断改进服务方式方法，拓宽服务领域，才能最大限度地发挥高校档案的作用。
（3）提供服务水平，注重服务效果。凭借计算机、网络等先进技术，多途径、多渠道、多形式地为广大利用者提供高校、便捷的服务。在档案提供利用之后，多和利用者沟通，及时了解利用效果，利用者是否达到目的，对利用服务是否满意，或者对服务态度、服务方式及需求的档案内容有无意见建议等。
（4）解放思想，开拓进取。档案开发利用工作能否实现，关键是有一支具有创新意识、创新精神、创新能力的专兼职档案队伍。作为一名档案工作者要适应新形势，敢于向传统观念挑战，应努力优化自己的知识结构，不但要有档案专业知识，还要学习和拥有现代化的知识和其他社会、科技知识。档案工作者要数立危机感，树立终身教育的思想，因此必须创造条件，通过多种渠道来提高业务素质。
4.3加强宣传，提高全员的档案意识
要增强全员的档案意识，一方面要及时宣传党和国家关于档案工作的方针、政策，使廣大师生员工能了解、关心和支持档案工作，争取领导对档案工作的重视和支持。另一方面要采取多种形式加强自我宣传，开展档案用户教育。加深对档案及档案工作性质、地位和作用的认识，并以此影响人们的档案行为，提高全员的档案意识，促进档案利用工作。
4.4加强档案的信息网站建设
档案网站是档案管理部门的网络环境下的门户，是及时发布档案信息，实现与用户交流的重要平台。网站主页设计应科学体系档案信息网络服务的特点，采取科学、易懂的方式提供信息简介、利用指南、专题档案产品、档案资讯以及系统帮助，为用户通过网络获取档案信息提供便利。同时，建立必要的网络沟通渠道和用户反馈机制，是良好的网络平台所必备的。档案网站应支持调查统计、电子邮件、留言板等若干网络互动方式，以更好地收集、分析和回复档案用户的问题，提供档案信息网络服务。
档案利用是高校档案工作赖以存在和发展的基础。没有档案的开发利用工作，档案也就失去了存在的意义。要做好档案的开发利用工作必须强化全员的档案意识，发挥档案工作人员的主观能动性，更好为高校党政管理、教学科研和公众服务。信息时代的巨大变革，为档案利用工作带来了机遇更带来了挑战。当前档案工作者必须抓住机遇，面对挑战，更新观念，打破传统的档案管理和服务模式，积极探索，大胆实践，努力开创档案信息服务的新局面。
参考文献
[1] 曹书芝.高校档案开发利用的制约因素及对策.兰台世界,2006.1.
[2] 熊珊珊.走出高校档案利用的“误区”.兰台世界,2008.4.
[3] 偶晓霞.谈新时期档案利用服务工作的创新.兰台世界,2007.2.
[4] 刘红.谈谈高校档案利用工作.长春金融高等专科学校学报,2006.2.