论文部分内容阅读
摘 要：档案是组织或个人在以往的社会实践活动中，直接现成的清晰的，确定的，具有完整记录作用的固化信息。是再现历史真实面貌的原始文献，有查考价值。涉及人事、民生、政务、经济、文化五大方面。新形势下，如何加强档案信息化建设，提高查阅利用，促进经济发展，保持社会稳定等方面的作用，更好的服务社会，是摆在我们面前的一个重大问题。
关键词：新形势；档案；信息化建设
近年来，在国家和省档案部门的相关要求下，依法加强档案事业管理，丰富档案资源，加强基础建设，积极开展档案信息服务。根据国家灾害备份要求，建立电子文件备份中心，电子备份工作，强力推进信息化建设。为加强档案信息化建设，按期完成电子扫描任务，财政下拨经费，支持购置扫描仪和电脑等硬件设备，增加工作人员，充实扫描工作。积极开展管理规范化创建活动，强化义务培训和指导，建立覆盖人民群众，内容丰富、结构合理的档案资源体系。
一、档案信息化存在的问题
（一）档案收集归档不够规范
档案门类单一，应该归档的文件资料没有归档，需要查阅档案时找不到相应的资料，不能使档案发挥应有的作用。档案归档范围有待进一步扩充，案卷质量有待提高。
（二）缺乏有力的奖惩办法
俗话说：没有规矩，难以成方圆。没有制度的约束就谈不上有效的管理。多数单位没有出台相应的惩处措施，对工作不力、不作为的部门和个人，没有相应的惩处；对工作积极，成绩显著的没有奖励，这就造成干好干坏一个样，干与不干一个样的思想。对新形式下，加强信息化建设这一工作造成极为不利的影响，按期保质保量的完成信息化建设没有相当的保障。
（三）人力、物力严重不足
1.纸质档案数字化的基本环节包括
档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。这些环节均应详细登记，及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时，建立完整、规范的记录。而在实际工作中，由于人力有限，这些前处理工作都是在扫描中进行的，这就制约了扫描进程。所谓档案整理，是将要扫描的档案编页、拆除装订物、页面修整、区分扫描件和非扫描件，这项工作确保档案数字化质量，由于人员有限，这项工作也只能在扫描时进行。
2.物力的不足
这主要表现在，硬件设施的配套上。一般情况，只有进行纸质档案加工的功能服务器，而不具备音频档案、视频档案等多媒体档案数字化的相关设备，（比如，高画质单反相机，附带摄录像功能、录音笔），对一些特大、纸质特殊的档案无法处理。
二、新形势下加强档案信息化的措施
（一）分类指导，依法监督，全方位推进档案规范化管理
把夯实基础作为档案事业的经常性工作抓，按各级单位不同现状，分类指导，提出具体目标，强化督查，切实提高档案工作的规范化水平。
（1）扎实做好档案规范化管理等级认定工作。对列入年度等级认定的部门和单位，按评级标准，提出具体的任务要求和完成时限，加强指导检查，逐项对照落实。
（2）严格做好到期档案移交工作。严格按照国家档案局9号令有关要求，对到期档案按相关规定移交，认真把好质量关，要适应当前信息化建设的迫切要求，分类下达全文扫描任务，不完成扫描和不按规定移交的不接收，对已取得行政许可的项目档案，督促建设单位及时向主管部门，城建档案室移交。建立档案“双套”进馆机制。
（3）新形势下，积极做好村级档案规范化创建及精准扶贫档案工作。适时组织力量，分期分批指导，把农村土地确权、精准扶贫、灾后重建等资料的收集整理作为重要内容之一，及时纳入建档范围。
（二）加强督察考核
为确保档案工作顺利进行，要进一步完善档案工作考核内容和细则，加强考核结果运行，着力发挥考核的正向激励作用，要认真开展全过程、全方位的跟踪和监督指导，对监督过程中发现的问题，要明确整改责任和整改时限，确保整改工作落到实处，对工作中不作为、慢作为的单位和个人，予以通报批评，必要时依法问责，对工作成效显著的奖励，用制度管理人，推动档案工作进行。
（三）加大人力、物力、财力的投入
（1）切实加强人才队伍建设。针对档案队伍知识结构不合理，业务水平低等制约档案事业发展的瓶颈问题，档案部门要不断加大业务人员培训力度，通过培训教育、参观学习等方式，下大力气教育干部钻研业务，增强档案人员信息化应用水平和安全防范意识。开展档案科研工作，着力提升工作人员业务素质，为档案信息化可持续发展提供强有力的人才保证，努力造就一批既懂档案管理、又懂计算机应用的复合型人才队伍。
（2）加强档案信息化基础设施建设。各单位要完善档案数据库建设必备的存储和备份系统，确保数据安全。除进行纸质档案数字化加工外，还要对音频档案、视频档案等多媒体档案数字化。各单位档案室使用统一的档案管理系统软件，保证档案信息，数据库的集中统一，加强档案信息化基础设施建设，推动现有馆藏档案数字化进程，实现电子文件和電子档案的规范化管理，积极稳妥的实施档案信息化建设。硬件配备应遵循下列原则：开放性、实用性、先进性、可伸缩性、安全性。
（3）加大财力投入。为了按期完成数字化工作，将库存纸质档案完成扫描，财政要下拨经费支持档案局购置电子扫描仪，电脑等设备。时下，正处在脱贫攻坚、决胜全面建成小康社会的关键时期。新形势下，档案工作使命光荣责任重大，要开拓创新、锐意进取、扎实工作，克服种种困难进一步加强改进档案工作，努力建设法规制度健全、管理体制科学、基础设施完善，信息化技术普及、服务功能齐全的现代化档案管理利用体系，发挥档案工作在经济建设、文化建设和维护社会和谐稳定中的重要作用，为经济社会又好又快发展，做出应有的贡献。
参考文献：
[1]王晓帆，刘惠，田新赞.新形势下档案管理信息化建设的创新思路探析[J].办公室义务，2006（24）：79.
[2]刘花.浅谈档案信息化建设存在的问题及对策[J].黑龙江史志，2005（11）：93.
[3]郑碧钗.坚强档案信息化建设促进档案工作科学发展[J].城建档案，2011，08.
作者简介：冯尕过（1984—），女，汉族，甘肃陇西人，干部，主要研究方向：档案信息化。
关键词：新形势；档案；信息化建设
近年来，在国家和省档案部门的相关要求下，依法加强档案事业管理，丰富档案资源，加强基础建设，积极开展档案信息服务。根据国家灾害备份要求，建立电子文件备份中心，电子备份工作，强力推进信息化建设。为加强档案信息化建设，按期完成电子扫描任务，财政下拨经费，支持购置扫描仪和电脑等硬件设备，增加工作人员，充实扫描工作。积极开展管理规范化创建活动，强化义务培训和指导，建立覆盖人民群众，内容丰富、结构合理的档案资源体系。
一、档案信息化存在的问题
（一）档案收集归档不够规范
档案门类单一，应该归档的文件资料没有归档，需要查阅档案时找不到相应的资料，不能使档案发挥应有的作用。档案归档范围有待进一步扩充，案卷质量有待提高。
（二）缺乏有力的奖惩办法
俗话说：没有规矩，难以成方圆。没有制度的约束就谈不上有效的管理。多数单位没有出台相应的惩处措施，对工作不力、不作为的部门和个人，没有相应的惩处；对工作积极，成绩显著的没有奖励，这就造成干好干坏一个样，干与不干一个样的思想。对新形式下，加强信息化建设这一工作造成极为不利的影响，按期保质保量的完成信息化建设没有相当的保障。
（三）人力、物力严重不足
1.纸质档案数字化的基本环节包括
档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。这些环节均应详细登记，及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时，建立完整、规范的记录。而在实际工作中，由于人力有限，这些前处理工作都是在扫描中进行的，这就制约了扫描进程。所谓档案整理，是将要扫描的档案编页、拆除装订物、页面修整、区分扫描件和非扫描件，这项工作确保档案数字化质量，由于人员有限，这项工作也只能在扫描时进行。
2.物力的不足
这主要表现在，硬件设施的配套上。一般情况，只有进行纸质档案加工的功能服务器，而不具备音频档案、视频档案等多媒体档案数字化的相关设备，（比如，高画质单反相机，附带摄录像功能、录音笔），对一些特大、纸质特殊的档案无法处理。
二、新形势下加强档案信息化的措施
（一）分类指导，依法监督，全方位推进档案规范化管理
把夯实基础作为档案事业的经常性工作抓，按各级单位不同现状，分类指导，提出具体目标，强化督查，切实提高档案工作的规范化水平。
（1）扎实做好档案规范化管理等级认定工作。对列入年度等级认定的部门和单位，按评级标准，提出具体的任务要求和完成时限，加强指导检查，逐项对照落实。
（2）严格做好到期档案移交工作。严格按照国家档案局9号令有关要求，对到期档案按相关规定移交，认真把好质量关，要适应当前信息化建设的迫切要求，分类下达全文扫描任务，不完成扫描和不按规定移交的不接收，对已取得行政许可的项目档案，督促建设单位及时向主管部门，城建档案室移交。建立档案“双套”进馆机制。
（3）新形势下，积极做好村级档案规范化创建及精准扶贫档案工作。适时组织力量，分期分批指导，把农村土地确权、精准扶贫、灾后重建等资料的收集整理作为重要内容之一，及时纳入建档范围。
（二）加强督察考核
为确保档案工作顺利进行，要进一步完善档案工作考核内容和细则，加强考核结果运行，着力发挥考核的正向激励作用，要认真开展全过程、全方位的跟踪和监督指导，对监督过程中发现的问题，要明确整改责任和整改时限，确保整改工作落到实处，对工作中不作为、慢作为的单位和个人，予以通报批评，必要时依法问责，对工作成效显著的奖励，用制度管理人，推动档案工作进行。
（三）加大人力、物力、财力的投入
（1）切实加强人才队伍建设。针对档案队伍知识结构不合理，业务水平低等制约档案事业发展的瓶颈问题，档案部门要不断加大业务人员培训力度，通过培训教育、参观学习等方式，下大力气教育干部钻研业务，增强档案人员信息化应用水平和安全防范意识。开展档案科研工作，着力提升工作人员业务素质，为档案信息化可持续发展提供强有力的人才保证，努力造就一批既懂档案管理、又懂计算机应用的复合型人才队伍。
（2）加强档案信息化基础设施建设。各单位要完善档案数据库建设必备的存储和备份系统，确保数据安全。除进行纸质档案数字化加工外，还要对音频档案、视频档案等多媒体档案数字化。各单位档案室使用统一的档案管理系统软件，保证档案信息，数据库的集中统一，加强档案信息化基础设施建设，推动现有馆藏档案数字化进程，实现电子文件和電子档案的规范化管理，积极稳妥的实施档案信息化建设。硬件配备应遵循下列原则：开放性、实用性、先进性、可伸缩性、安全性。
（3）加大财力投入。为了按期完成数字化工作，将库存纸质档案完成扫描，财政要下拨经费支持档案局购置电子扫描仪，电脑等设备。时下，正处在脱贫攻坚、决胜全面建成小康社会的关键时期。新形势下，档案工作使命光荣责任重大，要开拓创新、锐意进取、扎实工作，克服种种困难进一步加强改进档案工作，努力建设法规制度健全、管理体制科学、基础设施完善，信息化技术普及、服务功能齐全的现代化档案管理利用体系，发挥档案工作在经济建设、文化建设和维护社会和谐稳定中的重要作用，为经济社会又好又快发展，做出应有的贡献。
参考文献：
[1]王晓帆，刘惠，田新赞.新形势下档案管理信息化建设的创新思路探析[J].办公室义务，2006（24）：79.
[2]刘花.浅谈档案信息化建设存在的问题及对策[J].黑龙江史志，2005（11）：93.
[3]郑碧钗.坚强档案信息化建设促进档案工作科学发展[J].城建档案，2011，08.
作者简介：冯尕过（1984—），女，汉族，甘肃陇西人，干部，主要研究方向：档案信息化。