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随手在网上搜索词汇“计算机”,竟在很短的时间内出现相关信息1亿多篇,输入词汇“办公自动化”,出现了超过2千万篇的相关信息。在网络的招聘信息中,绝大多数在招聘信息中都会提出熟悉辦公自动化软件,能够熟练操作计算机。这些天文数字,说明随着科学技术和社会经济的迅猛发展,特别是计算机技术、网络通讯技术、多媒体技术的发展和广泛应用,办公自动化已经越来越成为我们日常办公、管理工作不可缺少的条件。作为信息化爆炸时代的我们,如何积极适应办公自动化发展的要求,运用现代化的技术设备和科学管理手段来提高我们工作质量和效率,实现工作、管理现代化和决策科学化,这对各行各业的人员提出了新的思考。
一、 办公自动化的特点
办公自动化是利用先进的科学技术,不断使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备之中,并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。其目的是尽可能充分利用信息资源,提高生产效率、工作效率和工作质量,提高辅助决策能力,更好地实现既定目标。随着信息技术的成熟,办公自动化为我们的生活工作学习带来的便捷是不言而喻的,主要呈现出以下几个特点:①智能化。面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动,如:汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,辅助决策及处理意外等。②集成化。软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了“无缝集成”的开放式系统。③多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理,及各类信息通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。以往的办公方式在某种程度上束缚了人类的创造力和想象力,埋没了人类的智慧和潜能,使人类耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作,手工处理的延时和差错,这正是现代化管理中应该注意的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业,无疑是生产力发展的方向。办公自动化对以往的办公方式的变革,正是适应了人类的普遍需求,也顺应了技术发展的潮流。
二、 合理利用办公自动化对现代办公室工作效能的有效促进
电子计算机在办公室中的应用范围是很广泛的,从大的方面说,主要可用于计划、物资、生产、人事及劳动工资、行政管理等方面。在计划管理方面,电子计算机应用于日常工作计划管理的极大好处,主要体现在对日常工作计划质量大幅提高;有效地利用计算机管理,能促使计划快速完成;能精确地进行成本核算,对预计结果能准确作出预测;同时,合理地使用计算机能及时地发现问题。在办公物资、生产管理方面,合理地利用电子计算机可以达到有效地对物资的流通、存储进行信息控制管理,使其保持在最佳状态;能够完整记录各种物资本身情况及存储情况,变动和查询都很方便,大大地节约了人力物力,同时使损耗大大降低。在人事及劳动工资管理方面,利用计算机可以对本单位的所有人员实行有效的档案管理,可以随时调用每个工作人员的档案记录情况,清楚地了解每个人的知识结构、工作履历、劳动业绩,以及爱好、特长,从而做到对每个人用其所长,发挥最大积极性,节约资源的同时更便于管理操作,减少了大量的人力,而且准确性大大提高。在行政管理方面,利用计算机进行日常事务的管理,可以把管理者从事务中解放出来,降低管理成本,提高工作效率。
三、 办公自动化在办公室管理中的有效、合理应用
办公自动化能够提高工作效率和工作水平,如何利用办公自动化来应对办公室工作的复杂性和多变性,以极大地提高工作速度和工作效率,使得我们在工作中能很好地实现文字处理、信息传递、存贮与检索的现代化,避免办公自动化为我们的工作带来的弊端,需要我们每个人的实践、探索,以使得我们在工作中处理办公事务时灵活高效。
(1)更新观念,加强培训,提高人员素质和水平。在很多人眼里,办公自动化主要是处理一些公文、收发电子邮件,实现纸面作业计算机化。殊不知,办公自动化大有学问,涉及行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科,办公自动化的应用已成为现代各行各业管理现代化的标志之一。实现办公自动化,运用新的办公手段,实现高效的办公管理,就要求办公人员必须具备相应的素质与技能,它对办公人员的业务素质提出了严格要求。如不迅速提高信息化业务素质,就不能适应现代社会发展的节奏,就不能适应办公自动化的要求,将会被淘汰。特别是现在提出的无纸化办公,OA系统的出现,对现代办公室工作人员提出了更高的要求。部分企业单位已经完全进入到了网络化办公的时代,文件的收发、传阅、执行完全靠计算机来完成,如没有过硬的信息办公自动化素质,就会在办公室工作中出现种种失误,使工作得不到及时有效地解决和处理。所以,要推进办公自动化,首先要求办公室工作人员打破传统的思维模式,接受新的信息技术,加快自身信息化素养的提高,尽快跟上时代步伐,提高对办公自动化的认识,走出认为办公自动化不如手工、纸笔、容易出错、安全性不高的误区。我们要确立发展意识、服务意识,而且必须定期组织培训提高工作技能,熟练掌握计算机知识、网络知识、电子公文知识、操作技能及相关法律法规,为建立和实施办公信息管理的自动化提供保障。
(2)加强科学管理理念。办公自动化,在某种程度上来说也可以看做是一种以信息处理为主要特征的办公活动。它的基础是计算机技术和通信技术,而物化人类思维中科学管理的内容是实现办公自动化的关键,它体现管理智慧,并能真正意义上去实现办公自动化。在具体的实施中要用科学的管理理念规范工作人员的工作流程,建立一个符合现代化管理的组织体系,制定具体的管理办法和规章制度,尤其是在安全性、保密性方面应作出严格规定。注重办公工作的科学管理与现代化信息技术设备的结合。从领导分工、办公室工作人员职责和工作绩效等方面加强管理,做到职、权、责有机结合,提高办公自动化的应用效率,最大限度地发挥其作用。
(3)加强技术不断创新,更好地为我们的工作服务。随着计算机技术的发展,办公自动化从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用逐渐发展成为现代化的网络办公系统,通过联网将个体办公工作系统联成一个群体办公系统,再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统已经成为办公自动化发展的必然趋势。而多媒体技术是办公自动化发展的又一趋势,办公自动化系统引入多媒体技术,使之处理语音、图形、图像功能加强,更能够满足办公要求,提高办公信息处理的应用范围和价值。同时网络的安全性是一个亟待解决的大问题,当今各行各业对信息的价值有了更深的认识,因而对信息的存储和保密也就更加重视。然而,病毒的破坏、黑客的入侵等都将对系统信息以致命的打击。这就需要我们在使用中要不断完善、创新,使办公自动化能更好更安全地服务于我们。
四、 办公自动化的前景
办公自动化的发展取决于办公活动的需求和实现这种需求的可能性。如何把最新的技术用于办公,去适应未来的办公模式,是办公自动化研究的任务。办公自动化是一个不断发展的概念,因此办公自动化建设是一个长期的任务。把人们从繁重、机械、重复性的劳动中解脱出来,已成为办公室工作人员的迫切要求。因此,有效的办公自动化系统可以使部门内部成为一个庞大办公室,各个部门在资源共享的基础上协作,便于明确每个部门及个人的职能,使之发挥更大的功效,服务于现代人类。
知识经济的竞争,已成为当今世界多格局国际竞争的制高点。办公自动化的发展,应该是更好地为知识管理服务,它的建设是基础性、长期性和经常性的。其建设和应用不仅是提高管理效率的重要途径,而且是实现信息化的必然结果和时代发展不可阻挡的潮流。
(西安教育电视台)
一、 办公自动化的特点
办公自动化是利用先进的科学技术,不断使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备之中,并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。其目的是尽可能充分利用信息资源,提高生产效率、工作效率和工作质量,提高辅助决策能力,更好地实现既定目标。随着信息技术的成熟,办公自动化为我们的生活工作学习带来的便捷是不言而喻的,主要呈现出以下几个特点:①智能化。面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动,如:汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,辅助决策及处理意外等。②集成化。软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了“无缝集成”的开放式系统。③多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理,及各类信息通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。以往的办公方式在某种程度上束缚了人类的创造力和想象力,埋没了人类的智慧和潜能,使人类耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作,手工处理的延时和差错,这正是现代化管理中应该注意的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业,无疑是生产力发展的方向。办公自动化对以往的办公方式的变革,正是适应了人类的普遍需求,也顺应了技术发展的潮流。
二、 合理利用办公自动化对现代办公室工作效能的有效促进
电子计算机在办公室中的应用范围是很广泛的,从大的方面说,主要可用于计划、物资、生产、人事及劳动工资、行政管理等方面。在计划管理方面,电子计算机应用于日常工作计划管理的极大好处,主要体现在对日常工作计划质量大幅提高;有效地利用计算机管理,能促使计划快速完成;能精确地进行成本核算,对预计结果能准确作出预测;同时,合理地使用计算机能及时地发现问题。在办公物资、生产管理方面,合理地利用电子计算机可以达到有效地对物资的流通、存储进行信息控制管理,使其保持在最佳状态;能够完整记录各种物资本身情况及存储情况,变动和查询都很方便,大大地节约了人力物力,同时使损耗大大降低。在人事及劳动工资管理方面,利用计算机可以对本单位的所有人员实行有效的档案管理,可以随时调用每个工作人员的档案记录情况,清楚地了解每个人的知识结构、工作履历、劳动业绩,以及爱好、特长,从而做到对每个人用其所长,发挥最大积极性,节约资源的同时更便于管理操作,减少了大量的人力,而且准确性大大提高。在行政管理方面,利用计算机进行日常事务的管理,可以把管理者从事务中解放出来,降低管理成本,提高工作效率。
三、 办公自动化在办公室管理中的有效、合理应用
办公自动化能够提高工作效率和工作水平,如何利用办公自动化来应对办公室工作的复杂性和多变性,以极大地提高工作速度和工作效率,使得我们在工作中能很好地实现文字处理、信息传递、存贮与检索的现代化,避免办公自动化为我们的工作带来的弊端,需要我们每个人的实践、探索,以使得我们在工作中处理办公事务时灵活高效。
(1)更新观念,加强培训,提高人员素质和水平。在很多人眼里,办公自动化主要是处理一些公文、收发电子邮件,实现纸面作业计算机化。殊不知,办公自动化大有学问,涉及行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科,办公自动化的应用已成为现代各行各业管理现代化的标志之一。实现办公自动化,运用新的办公手段,实现高效的办公管理,就要求办公人员必须具备相应的素质与技能,它对办公人员的业务素质提出了严格要求。如不迅速提高信息化业务素质,就不能适应现代社会发展的节奏,就不能适应办公自动化的要求,将会被淘汰。特别是现在提出的无纸化办公,OA系统的出现,对现代办公室工作人员提出了更高的要求。部分企业单位已经完全进入到了网络化办公的时代,文件的收发、传阅、执行完全靠计算机来完成,如没有过硬的信息办公自动化素质,就会在办公室工作中出现种种失误,使工作得不到及时有效地解决和处理。所以,要推进办公自动化,首先要求办公室工作人员打破传统的思维模式,接受新的信息技术,加快自身信息化素养的提高,尽快跟上时代步伐,提高对办公自动化的认识,走出认为办公自动化不如手工、纸笔、容易出错、安全性不高的误区。我们要确立发展意识、服务意识,而且必须定期组织培训提高工作技能,熟练掌握计算机知识、网络知识、电子公文知识、操作技能及相关法律法规,为建立和实施办公信息管理的自动化提供保障。
(2)加强科学管理理念。办公自动化,在某种程度上来说也可以看做是一种以信息处理为主要特征的办公活动。它的基础是计算机技术和通信技术,而物化人类思维中科学管理的内容是实现办公自动化的关键,它体现管理智慧,并能真正意义上去实现办公自动化。在具体的实施中要用科学的管理理念规范工作人员的工作流程,建立一个符合现代化管理的组织体系,制定具体的管理办法和规章制度,尤其是在安全性、保密性方面应作出严格规定。注重办公工作的科学管理与现代化信息技术设备的结合。从领导分工、办公室工作人员职责和工作绩效等方面加强管理,做到职、权、责有机结合,提高办公自动化的应用效率,最大限度地发挥其作用。
(3)加强技术不断创新,更好地为我们的工作服务。随着计算机技术的发展,办公自动化从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用逐渐发展成为现代化的网络办公系统,通过联网将个体办公工作系统联成一个群体办公系统,再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统已经成为办公自动化发展的必然趋势。而多媒体技术是办公自动化发展的又一趋势,办公自动化系统引入多媒体技术,使之处理语音、图形、图像功能加强,更能够满足办公要求,提高办公信息处理的应用范围和价值。同时网络的安全性是一个亟待解决的大问题,当今各行各业对信息的价值有了更深的认识,因而对信息的存储和保密也就更加重视。然而,病毒的破坏、黑客的入侵等都将对系统信息以致命的打击。这就需要我们在使用中要不断完善、创新,使办公自动化能更好更安全地服务于我们。
四、 办公自动化的前景
办公自动化的发展取决于办公活动的需求和实现这种需求的可能性。如何把最新的技术用于办公,去适应未来的办公模式,是办公自动化研究的任务。办公自动化是一个不断发展的概念,因此办公自动化建设是一个长期的任务。把人们从繁重、机械、重复性的劳动中解脱出来,已成为办公室工作人员的迫切要求。因此,有效的办公自动化系统可以使部门内部成为一个庞大办公室,各个部门在资源共享的基础上协作,便于明确每个部门及个人的职能,使之发挥更大的功效,服务于现代人类。
知识经济的竞争,已成为当今世界多格局国际竞争的制高点。办公自动化的发展,应该是更好地为知识管理服务,它的建设是基础性、长期性和经常性的。其建设和应用不仅是提高管理效率的重要途径,而且是实现信息化的必然结果和时代发展不可阻挡的潮流。
(西安教育电视台)