人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

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  【摘要】随着时代的发展和社会经济的进步,人事档案管理作为企业人力资源的关键组成部分,在促进企业发展中,起到重要的促进作用。尤其是人事档案中的信息资料更是企业的宝贵资源。本文从人事档案管理与人力资源管理入手,重点分析了人事档案管理对人力资源管理的促进作用,以及人事档案管理不足对企业发展带来的负面影响。
  【关键词】人事档案管理;人力资源管理;企业发展
  企业人事档案具有极高的保存和参考价值,同时也是企业今后发展的一项重要参考依据。企业人事档案主要是记录企业中每一人的成长经历(业绩、工作表现等),是一个以企业员工为基础保存起来的文字、图像等形式的记录。人力资源通过开发企业员工的潜能,来提升企业的核心竞争力。人事档案管理在人力资源管理中起到信息载体作用,在人力资源管理中发挥着关键作用,同时人事档案中的信息也是人力资源管理过程中能够有效识别、选拔人才的关键依据。两者是紧密联系在一起的,即互相影响,又相互促进。
  一、人事档案管理与人力资源管理
  (一)人事档案管理
  所谓人事档案是指在企业的人事活动过程中逐渐形成的,通过记录企业员工的个人、家庭等信息以及工作信息等内容,来反映企业员工的成长经历、品德以及工作表现等,并以个人为单位进行保存,以方便后续的查询。人事档案管理的主要作用是管理、开发和利用人事档案中包含的信息和内容。
  (二)人力资源管理
  所谓的人力资源管理是通过科学的手段,在企业战略引导下,在人力资源战略和职位分析的基础上,获取相应的人力资源,并根据企业发展的需要,对人力资源进行适当的培训、配置、考核和激励等,最终的目的是通过企业员工来实现企业的快速健康发展。企业人力资源管理的过程主要包括的内容有:劳动关系管理;薪酬与福利管理;绩效管理;招聘与配置等。
  (三)人事档案管理与人力资源管理之间的联系
  人力资源管理工作包含人事档案资源管理,人事档案资源管理能够对人力资源的管理起着积极的促进作用。企业可以通过人事档案来了解企业员工,并在此基础上对员工进行综合分析,而且企业中,通常利用人事档案资料对企业的员工进行绩效考核,以及选拔优秀的人才。正是由于人事档案记录了员工较为详细的资料和信息,因此,是员工发展情况的关键信息载体。而且,和人力资源管理相关的活动(例如,晋升、调动以及工资变动等)也是人事档案内容的主要信息来源。总之,人事档案管理和人力资源管理不仅仅相互依赖,同时也是相互促进的。
  二、人事档案管理有利于人力资源管理的稳步前进
  人事档案管理对人力资源管理的促进作用,主要体现在以下几个方面:
  (一)人事档案管理有利于企业人力资源的需求按照科学化和规范化的模式进行
  企业内部因素是影响企业人力资源需求的主要原因。因此,利用科学有效的人事档案管理可以保证企业发展和改革的顺利进行,同时也有利于企业和员工之间的互相理解。而且,在制定了行之有效的人力资源管理制度或是计划后,可以使人力资源管理的工作方向变得更为明确,避免了在工作出现盲目性,减少了企业中优秀员工的流失。这样人事档案管理就对人力资源的管理起到了科学和规范化作用。
  (二)人事档案管理能够科学合理的配置人力资源
  若要详细了解员工的信息和历史,熟悉人事档案管理中的信息则是必要的,也只有这样才能在人力资源管理中,对企业人才进行合理配置,科学管理,并发挥出员工的最大潜能。在每一次企业的人事变动之前,企业可以在人事档案的基础上,并结合员工自身的专业特点和能力情况等,配置最佳的人员到适合的岗位进行工作。企业通过人事档案管理工作,可以充分发挥出人才的优势,进而在员工工作中可以激发出最大的潜能,促进企业健康、稳步、快速发展。
  (三)人事档案管理有利于企业内部人力资源管理的科学性和有效性
  企业在选择人才、提拔人才的时候,通常会以人事档案中的基本信息作为重要的参考依据。因为在人事档案中不仅可以了解到人才的专业特长等基本内容,同时还可以对人才进行综合性的评估。对企业的人事档案进行科学管理可以使企业充分了解人才,同时也有利于企业及时发现人才。让企业员工在工作岗位上发挥出最大的潜能,有效的提高企业的竞争力。
  三、人事档案管理不足对企业发展带来的负面影响
  (一)管理方法落后,阻碍人力资源的开发利用
  目前,企业对人事档案的要求越来越高,科学化的人力资源管理对于企业的发展显得尤为重要。人事档案管理的传统模式已经影响到了档案的可靠性,因此,当前的人事档案管理工作尤其需要注重科学化和现代化,不断的建立和完善合理的人事档案管理制度,以满足人事档案管理的严肃性。
  (二)信息缺乏和信息复制情况降低了事档案的价值
  当前,很多企业在人事档案管理中,大都还是使用以往传统的模式。以记录员工的年龄和学历等基本信息,而且编写内容也相对单一。实际上,人事档案应该是详细记录一个人工作经历的真实写照。而且,正是由于档案并没有突出企业员工的个人特性,使得人事档案失去了应有的价值,这严重影响了企业人力资源管理,阻碍了企业的发展进步。
  (三)档案的失真不利于企业人力资源的合理分配
  档案的基本特征是具有真实性和可靠性,如果档案失去其最基本的特征,就没有了利用价值。档案的失真降低了其应有的严肃性。而且,很多企业在人事档案中出现了学历和年龄等随意填写和修改的现象。这些情况的出现不利于人事档案的权威性和严肃性,使得人力资源管理部门不能合理的分配人力资源,进而严重影响了企业的发展。
  四、人事档案管理改进意见
  (一)增强对人事档案管理的投入,不断提升管理的综合素质
  加强对人事档案管理中人员综合素质的培养,定期对管理人员进行培训,同时聘用具有专业能力的管理人才,增加对人事档案的资金和设备投入。
  (二)在企业中不断完善档案管理制度
  行之有效的制度对于企业人事档案的管理是必要的,只有建立了完善的制度,人事档案才具有參考价值。而且,在目前的人事档案管理中,还应该借鉴传统人事档案管理的优点,摒弃其缺点,借鉴国外优秀的管理手段,并结合企业发展的实际情况,建立相应的人事档案制度,保证人事档案的真实性。
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