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档案馆的服务功能就是指档案馆面向社会、面向公众、面向未来所具有的档案服务功能。随着社会的发展，社会公众意识的提高，利用需求量的增加，档案馆的服务功能越来越被更多人认可，本文从几个方面来浅析档案馆功能建设。
一、档案馆目前现状
（一）馆藏匮乏，利用价值不高。丰富的馆藏是档案馆功能建设的基础，没有馆藏，一切都是空谈。从馆藏结构上看，虽然各个门类都有所涉及，但是数量却差强人意;从内容上看，政治活动档案资料多，文书档案资料多，专门的档案资料、科技档案资料以及具有地方特色的档案资料少，真正具有参考价值和利用价值的为数不多。档案在收、管、用中存在不平衡、不协调、不匹配等结构性问题，与广大人民群众切身利益息息相关的民生档案资源不足，经常出现“想查查不到、查到不能看、看到不能用”的矛盾。
（二）档案馆宣传工作不到位。档案部门一直是边缘单位，社会公众对档案部门的性质、地位及其工作职能等方面的认知度不高，档案部门虽然每年都开展一些业务活动，也通过新闻媒体、国际档案日之际对档案知识进行宣传，但这些宣传一般都是针对档案法及档案工作自身开展的，没有面向基层，面向群众，社会影响小，群众参与性不强，收效甚微;另外宣传力度不够，形式单一，没有广泛的、多渠道的宣传档案的社会效益和经济效益的实例;再一个档案工作者只满足于踏踏实实地做好本职工作，缺乏创造性和积极性，缺乏主动意识，从而影响到社会对档案的认识程度。
（三）服务水平不高。档案馆的功能主要体现在档案服务上。服务质量的高低必然会影响到档案馆各项功能的发挥。目前，部分档案馆存在着利用方式单一、利用效率不高等现象，造成不能满足人们对档案利用的需要。有些档案馆工作人员缺乏积极主动思想，业务生疏，这些问题的存在都直接影响着档案馆各项功能的发挥。
（四）编研工作缺乏成效。档案馆编研工作起步较晚，目前大部分档案馆编研工作停留在基础阶段，只是对馆藏档案进行收集、分类、整理、编目等，没有对馆藏档案进行深入的研究分析，从而不能结合本地的实际情况，对档案资料做更深层次的编研。有的档案馆在开展档案工作中存在重业务指导轻馆务工作、重保管利用轻档案资源信息开发的现象。有的档案馆虽然开展了编研工作，但没有确定专门的编研人员，搞编研要么是临时交办，要么就成了业余的事情，以致对该项工作时而做得好，时而停滞不前，忽冷忽热，没有使之统筹兼顾和可持续发展。
二、大数据发展时代档案馆的功能不断扩展
档案馆中纸质档案的数字化速度加快，使得档案实体与信息同时存在于档案馆中，档案馆逐步将政府的整个文件、档案及信息完全置于其管理之下，并成为地区政府和社会的现行文件、档案资料的保管重地，从而使得档案馆的功能不断扩展，地位迅速提高，档案馆不再是纯粹的物质载体的保管基地。
（一）加大接收、征集力度，不断丰富馆藏资源，优化馆藏结构。馆藏是一个地区经济、政治、科技、教育、文化、历史的综合反映，馆藏的丰富和优化与否，是实现档案利用需求的前提条件，俗话说“巧妇难为无米之炊”，很显然，如果馆藏贫乏，即使有现代化手段，也难以满足社会的各项需求。不断丰富馆藏，就要不断加大接收力度：一是不仅要注重机关档案的接收，还要把社会重大活动、重大建设项目、重大科研项目、地方特色等档案都要接收进馆。二是在数字化时代，不仅要接收纸质档案，更要把相应的电子档案同时接收进馆。三是要做好名人、名胜古迹、名优产品和一些反映地方文化艺术特色档案的征集。开展“口述历史”的收集工作，重视收集利用档案著书立说等成果的“再生信息资源”的收集，这是档案馆突出地方文化特色的一个重要方面。
（二）开展多种形式的档案馆宣传工作。各级档案馆应抓住每一次机会向社会展示自己，通过悬挂条幅、印发图片等强化公众对档案馆的认识，也可借助电台、电视台、报纸等新闻媒体，采取“广而告之”的方式向公众宣传档案馆及档案馆工作成果。档案馆要利用现有馆藏，充分发挥教育基地功能，根据当前的形式和中心工作，举办各种不同形式的展览，如当地革命历史，城市发展纪实等图片展，使得广大群众在受教育的同时，对档案工作有所了解，增强档案意识，凸显档案馆的爱国教育功能。档案馆可以组织知识竞赛，邀请社会各界参与，扩大档案馆在社会的知名度。再一个，还可选择一个适宜的场地长期设置宣传栏，定期更换版面，从而达到宣传档案馆的目的。
（三）进一步增强档案馆的服务功能。传统的档案服务一般是等客上门，所有的服务基本上是以本单位为中心，其服务方式一般为单位内阅览，档案工作人员的思想和主动服务精神受到束缚。首先要求档案人员具有敏锐的政治意识和超强的业务能力，充分发挥主观能动性。再一个要充分利用计算机技术和网络技术，以电子政务平台为依托，积极开展现行文件和档案信息网上查询服务，进一步完善文件查阅利用工作，为社会提供方便、快捷的档案信息服务。
（四）加强档案馆的功能和建设，对馆藏现有档案进行深入挖掘，加强档案館编研工作。档案馆的编研工作，是对档案馆功能的又一个拓展，是档案利用的较高形式，是开发馆藏档案信息资源的重要手段，必须要在编研这方面加强人、财、物的投入，为编研工作的开展创造良好的外部环境。再一个要提高编研产品的质量，要对馆藏做深入细致的挖掘，加强对档案资源的研究、开发和利用，多出成果，多出精品。
一、档案馆目前现状
（一）馆藏匮乏，利用价值不高。丰富的馆藏是档案馆功能建设的基础，没有馆藏，一切都是空谈。从馆藏结构上看，虽然各个门类都有所涉及，但是数量却差强人意;从内容上看，政治活动档案资料多，文书档案资料多，专门的档案资料、科技档案资料以及具有地方特色的档案资料少，真正具有参考价值和利用价值的为数不多。档案在收、管、用中存在不平衡、不协调、不匹配等结构性问题，与广大人民群众切身利益息息相关的民生档案资源不足，经常出现“想查查不到、查到不能看、看到不能用”的矛盾。
（二）档案馆宣传工作不到位。档案部门一直是边缘单位，社会公众对档案部门的性质、地位及其工作职能等方面的认知度不高，档案部门虽然每年都开展一些业务活动，也通过新闻媒体、国际档案日之际对档案知识进行宣传，但这些宣传一般都是针对档案法及档案工作自身开展的，没有面向基层，面向群众，社会影响小，群众参与性不强，收效甚微;另外宣传力度不够，形式单一，没有广泛的、多渠道的宣传档案的社会效益和经济效益的实例;再一个档案工作者只满足于踏踏实实地做好本职工作，缺乏创造性和积极性，缺乏主动意识，从而影响到社会对档案的认识程度。
（三）服务水平不高。档案馆的功能主要体现在档案服务上。服务质量的高低必然会影响到档案馆各项功能的发挥。目前，部分档案馆存在着利用方式单一、利用效率不高等现象，造成不能满足人们对档案利用的需要。有些档案馆工作人员缺乏积极主动思想，业务生疏，这些问题的存在都直接影响着档案馆各项功能的发挥。
（四）编研工作缺乏成效。档案馆编研工作起步较晚，目前大部分档案馆编研工作停留在基础阶段，只是对馆藏档案进行收集、分类、整理、编目等，没有对馆藏档案进行深入的研究分析，从而不能结合本地的实际情况，对档案资料做更深层次的编研。有的档案馆在开展档案工作中存在重业务指导轻馆务工作、重保管利用轻档案资源信息开发的现象。有的档案馆虽然开展了编研工作，但没有确定专门的编研人员，搞编研要么是临时交办，要么就成了业余的事情，以致对该项工作时而做得好，时而停滞不前，忽冷忽热，没有使之统筹兼顾和可持续发展。
二、大数据发展时代档案馆的功能不断扩展
档案馆中纸质档案的数字化速度加快，使得档案实体与信息同时存在于档案馆中，档案馆逐步将政府的整个文件、档案及信息完全置于其管理之下，并成为地区政府和社会的现行文件、档案资料的保管重地，从而使得档案馆的功能不断扩展，地位迅速提高，档案馆不再是纯粹的物质载体的保管基地。
（一）加大接收、征集力度，不断丰富馆藏资源，优化馆藏结构。馆藏是一个地区经济、政治、科技、教育、文化、历史的综合反映，馆藏的丰富和优化与否，是实现档案利用需求的前提条件，俗话说“巧妇难为无米之炊”，很显然，如果馆藏贫乏，即使有现代化手段，也难以满足社会的各项需求。不断丰富馆藏，就要不断加大接收力度：一是不仅要注重机关档案的接收，还要把社会重大活动、重大建设项目、重大科研项目、地方特色等档案都要接收进馆。二是在数字化时代，不仅要接收纸质档案，更要把相应的电子档案同时接收进馆。三是要做好名人、名胜古迹、名优产品和一些反映地方文化艺术特色档案的征集。开展“口述历史”的收集工作，重视收集利用档案著书立说等成果的“再生信息资源”的收集，这是档案馆突出地方文化特色的一个重要方面。
（二）开展多种形式的档案馆宣传工作。各级档案馆应抓住每一次机会向社会展示自己，通过悬挂条幅、印发图片等强化公众对档案馆的认识，也可借助电台、电视台、报纸等新闻媒体，采取“广而告之”的方式向公众宣传档案馆及档案馆工作成果。档案馆要利用现有馆藏，充分发挥教育基地功能，根据当前的形式和中心工作，举办各种不同形式的展览，如当地革命历史，城市发展纪实等图片展，使得广大群众在受教育的同时，对档案工作有所了解，增强档案意识，凸显档案馆的爱国教育功能。档案馆可以组织知识竞赛，邀请社会各界参与，扩大档案馆在社会的知名度。再一个，还可选择一个适宜的场地长期设置宣传栏，定期更换版面，从而达到宣传档案馆的目的。
（三）进一步增强档案馆的服务功能。传统的档案服务一般是等客上门，所有的服务基本上是以本单位为中心，其服务方式一般为单位内阅览，档案工作人员的思想和主动服务精神受到束缚。首先要求档案人员具有敏锐的政治意识和超强的业务能力，充分发挥主观能动性。再一个要充分利用计算机技术和网络技术，以电子政务平台为依托，积极开展现行文件和档案信息网上查询服务，进一步完善文件查阅利用工作，为社会提供方便、快捷的档案信息服务。
（四）加强档案馆的功能和建设，对馆藏现有档案进行深入挖掘，加强档案館编研工作。档案馆的编研工作，是对档案馆功能的又一个拓展，是档案利用的较高形式，是开发馆藏档案信息资源的重要手段，必须要在编研这方面加强人、财、物的投入，为编研工作的开展创造良好的外部环境。再一个要提高编研产品的质量，要对馆藏做深入细致的挖掘，加强对档案资源的研究、开发和利用，多出成果，多出精品。