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办公室作为一级单位的接待窗口，代表着单位的形象，同时充当着“发言人” “服务员” “秘书” “统计员” “档案员”等多种角色。高校基建办公室作为高校建设任务的一级服务部门，又有着与一般行政办公室的区别，兼具内控、综合管理与协调的多重任务。借鉴我国工程监理领域对工程监理基本工作的总结和归纳，本文作者认为高校基建办公室的基本工作可以解释为“三控、三管、一协调”。“三控”即文件控制、安全监控和办公经费控制；“三管”即合同管理、信息管理和档案管理；“一协调”即对内对外的全面协调。
一、高校基建办公室的特点
高校基建处（或者相同职能的部门）工作的主要任务是高校基本建设任务，即新建或改扩建学校楼宇、维修学校基本教学设施设备等。基建部门工作任务性强，强调任务完成的时间性、安全性，强调任务经费的可控性，同时基建部门掌控着学校相当大额的项目经费支出，属权利要害部门。基建部门的特殊性决定了基建办公室的特殊性。
1.“印、章”具有较大的经济价值。基建部门代表学校行使学校建设甲方的权利。基建部门的基建处公章和基建合同章在项目设计变更、现场签证，基建合同签定等上的用印、用章是甲方对项目建设事项的某种首肯和认定。因此，基建部门的印、章在这些时候是相当于“校印、校章”，基建办公室要加强对印、章的管理，建立健全用印审批制度，强调处长一支笔，确保用印安全。
2.“内控”科室。基建办公室作为基建处印章的管理者、作为基建处办公设备与耗材的分配者、作为基建档案的归口管理科室，自然成为基建处的“内控”科室。它承担着资源配置、合同与付款管理、档案管理、安全监控等多项任务。做好“内控”，当好处长的参谋与助手，是保证基建任务完成的重要一环。
3.信息科室。基建办公室作为基建合同管理和档案管理的归口科室，掌握着基建项目的全部重要数据和信息。作好信息的保存和统计分析将为基建项目的顺利开展提供项目报验、设计和施工管理等强有力信息支持。一方面办公室加强信息的收集和积累，另一方面要注意对信息的分类建档，方便查阅。
二、高校基建办公室的工作开展
1.利用ISO9000体系推进办公室工作规范 化。ISO9000质量管理体系的规则与程序制定为办公室工作走向体系化打开了大门，两者的结合与运用必将推动办公室工作走向新的发展。
2.重点工作。一是三控：（1）建章立制，流程管理。不以规矩，不成方圆。基建办公室要不断完善自身主管工作的建章立制、流程设计，如基建处公章使用办法，基建处合同管理规定，基建处合同签定流程等；同时还要协助兄弟科室，协助处长完成全处工作的建章立制和流程设计，这是做好内控的第一步，也是最为重要的一步。只有有了规章和制度，有了流程，所谓的“控”才有了“上方宝剑”。基建办公室才能完成从“盖章人”到“管章人”的角色转变。（2）安全监控常抓不懈。基建项目安全工作重如泰山。基建办公室主管安全工作对内要加强办公环境安全监控，对外要强调项目建设安全。具体的措施一为参加项目联检，对发现的安全隐患及时整改落实。二为不定期检查与抽查相结合，保证施工工地人员人身安全和施工项目安全。（3）厉行节约，用好项目管理费。基建办公室负责核销处内日常开支，协助处领导管理项目建设单位管理费。 一方面，要保证处内工作的正常开展，为职工提供良好的工作环境和得力的办公工具。另一方面， 要厉行节约，能省则省，不乱用管理费，保证项目开支合理。二是三管。（1）合同管理。基建办公室掌管着基建合同专用章，是合同审查的最后一道屏障。在盖章前，要对合同内容进行审查，重点关注合同中对履约保证金、质保、工期和合同签定日期等内容，同时对合同会签情况进行查验，在保证手续齐全的情况下，准予签署合同。（2）信息管理。基建项目实施中会产生大量资料，基建办公室应该做好合同资料和工程资料的收集、整理和保存工作，建立合同实施文档管理系统和档案管理系统，并由专人负责。在此基础上，利用相关部门研发的固定资产管理信息系统，实行信息共享，随时掌握合同的签订、履约及付款情况， 对建设工程项目合同形成真正的信息管理和动态管理。（3）档案管理。项目档案是项目建设过程的再现，对项目验收、信息资料查找与后期质保和维修具有重要的参考价值。办公室要以相关档案管理制度为依托，加强档案管理。要注重平时收集、整理、分类和归档时的最后甄别完善。三是一协调。一协调即全面的协调。办公室作为联系上下左右和沟通内外的枢纽，需要协调的事情量多面广，诸如学校内部的计划、财务、资产、档案和后勤等，这些事情无论大小、缓急。都直接关系着项目目标的实现、具体任务的落实和员工的切身利益，因此协调无小事，必须认真对待，切不可掉以轻心。
（1）横向协调。办公室是单位对外沟通的桥梁和窗口，其接待、服务的行政功能决定了其根据单位自身和兄弟单位的情况，可对领导者提出有关建议，发挥综合参谋的作用。
（2）纵向协调。基建领导者在实际工作中，既要与上级打交道，汇报项目进展情况，也要与下级打交道，安排工作、沟通情况。办公室工作人员既要协助领导与上级联系，建立好向上通道，使上级了解工作进展、成绩与不足。具体的可通过专项汇报、信息简报等形式，协助领导开展工作；又要协助领导深入基层，与下级保持密切的联系。发挥综合协调的作用。
（3）内部协调。基建办公室作为处领导的“大管家”，一方面掌管全处计算机等固定资产及其他低值易耗品的分配和管理权利，在进行资源配置时，要统筹兼顾，作好内部协调。另一方面在人员的工作分配和奖惩上，是处领导的“参谋”，要协助进行工作协调。良好的内部协调能使全处一盘棋，共同为学校基建任务添砖加瓦。
高校基建办公室有着不同于其他办公室的业务特点，在高校工程建设任务中承担着内部控制与监督的职能。这就要求高校基建办公室统筹工作，发挥自身的有效性，更好地为高校建设任务服务。
（作者单位：哈尔滨工程大学基建处）
一、高校基建办公室的特点
高校基建处（或者相同职能的部门）工作的主要任务是高校基本建设任务，即新建或改扩建学校楼宇、维修学校基本教学设施设备等。基建部门工作任务性强，强调任务完成的时间性、安全性，强调任务经费的可控性，同时基建部门掌控着学校相当大额的项目经费支出，属权利要害部门。基建部门的特殊性决定了基建办公室的特殊性。
1.“印、章”具有较大的经济价值。基建部门代表学校行使学校建设甲方的权利。基建部门的基建处公章和基建合同章在项目设计变更、现场签证，基建合同签定等上的用印、用章是甲方对项目建设事项的某种首肯和认定。因此，基建部门的印、章在这些时候是相当于“校印、校章”，基建办公室要加强对印、章的管理，建立健全用印审批制度，强调处长一支笔，确保用印安全。
2.“内控”科室。基建办公室作为基建处印章的管理者、作为基建处办公设备与耗材的分配者、作为基建档案的归口管理科室，自然成为基建处的“内控”科室。它承担着资源配置、合同与付款管理、档案管理、安全监控等多项任务。做好“内控”，当好处长的参谋与助手，是保证基建任务完成的重要一环。
3.信息科室。基建办公室作为基建合同管理和档案管理的归口科室，掌握着基建项目的全部重要数据和信息。作好信息的保存和统计分析将为基建项目的顺利开展提供项目报验、设计和施工管理等强有力信息支持。一方面办公室加强信息的收集和积累，另一方面要注意对信息的分类建档，方便查阅。
二、高校基建办公室的工作开展
1.利用ISO9000体系推进办公室工作规范 化。ISO9000质量管理体系的规则与程序制定为办公室工作走向体系化打开了大门，两者的结合与运用必将推动办公室工作走向新的发展。
2.重点工作。一是三控：（1）建章立制，流程管理。不以规矩，不成方圆。基建办公室要不断完善自身主管工作的建章立制、流程设计，如基建处公章使用办法，基建处合同管理规定，基建处合同签定流程等；同时还要协助兄弟科室，协助处长完成全处工作的建章立制和流程设计，这是做好内控的第一步，也是最为重要的一步。只有有了规章和制度，有了流程，所谓的“控”才有了“上方宝剑”。基建办公室才能完成从“盖章人”到“管章人”的角色转变。（2）安全监控常抓不懈。基建项目安全工作重如泰山。基建办公室主管安全工作对内要加强办公环境安全监控，对外要强调项目建设安全。具体的措施一为参加项目联检，对发现的安全隐患及时整改落实。二为不定期检查与抽查相结合，保证施工工地人员人身安全和施工项目安全。（3）厉行节约，用好项目管理费。基建办公室负责核销处内日常开支，协助处领导管理项目建设单位管理费。 一方面，要保证处内工作的正常开展，为职工提供良好的工作环境和得力的办公工具。另一方面， 要厉行节约，能省则省，不乱用管理费，保证项目开支合理。二是三管。（1）合同管理。基建办公室掌管着基建合同专用章，是合同审查的最后一道屏障。在盖章前，要对合同内容进行审查，重点关注合同中对履约保证金、质保、工期和合同签定日期等内容，同时对合同会签情况进行查验，在保证手续齐全的情况下，准予签署合同。（2）信息管理。基建项目实施中会产生大量资料，基建办公室应该做好合同资料和工程资料的收集、整理和保存工作，建立合同实施文档管理系统和档案管理系统，并由专人负责。在此基础上，利用相关部门研发的固定资产管理信息系统，实行信息共享，随时掌握合同的签订、履约及付款情况， 对建设工程项目合同形成真正的信息管理和动态管理。（3）档案管理。项目档案是项目建设过程的再现，对项目验收、信息资料查找与后期质保和维修具有重要的参考价值。办公室要以相关档案管理制度为依托，加强档案管理。要注重平时收集、整理、分类和归档时的最后甄别完善。三是一协调。一协调即全面的协调。办公室作为联系上下左右和沟通内外的枢纽，需要协调的事情量多面广，诸如学校内部的计划、财务、资产、档案和后勤等，这些事情无论大小、缓急。都直接关系着项目目标的实现、具体任务的落实和员工的切身利益，因此协调无小事，必须认真对待，切不可掉以轻心。
（1）横向协调。办公室是单位对外沟通的桥梁和窗口，其接待、服务的行政功能决定了其根据单位自身和兄弟单位的情况，可对领导者提出有关建议，发挥综合参谋的作用。
（2）纵向协调。基建领导者在实际工作中，既要与上级打交道，汇报项目进展情况，也要与下级打交道，安排工作、沟通情况。办公室工作人员既要协助领导与上级联系，建立好向上通道，使上级了解工作进展、成绩与不足。具体的可通过专项汇报、信息简报等形式，协助领导开展工作；又要协助领导深入基层，与下级保持密切的联系。发挥综合协调的作用。
（3）内部协调。基建办公室作为处领导的“大管家”，一方面掌管全处计算机等固定资产及其他低值易耗品的分配和管理权利，在进行资源配置时，要统筹兼顾，作好内部协调。另一方面在人员的工作分配和奖惩上，是处领导的“参谋”，要协助进行工作协调。良好的内部协调能使全处一盘棋，共同为学校基建任务添砖加瓦。
高校基建办公室有着不同于其他办公室的业务特点，在高校工程建设任务中承担着内部控制与监督的职能。这就要求高校基建办公室统筹工作，发挥自身的有效性，更好地为高校建设任务服务。
（作者单位：哈尔滨工程大学基建处）