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摘要：本文阐述了企业办公室的基本职能，分析了企业办公室管理存在的问题，提出了应对措施。要转变思想，树立服务观念；完善办公室的各类规章制度；优化办公室的职能和人员配置；坚持正确的政治立场；重视职工来访接待。
关键词:办公室管理；职能；挑战；建议
中图分类号：C931文献标识码： A
引言
现代社会，企业办公室是一个综合性部门，在企业中起的是枢纽作用。具有综合协调，助手参谋和服务保障等功能。一个企业办公室工作的水平和质量直接反映出一个企业的整体实力和素质。所以，要提高企业的水平和形象，就要从加强对办公室的管理做起，调动工作人员的积极性，营造一种团结拼搏的工作氛围，创新工作模式，转变工作作风，从根本上对企业办公室的管理进行改革。
一、企业办公室的基本职能
企业办公室作为一个综合性很强的部门，其负责的工作比较繁杂，涉及的范围也比较广。总的来说，有以下四个方面。一是日常工作。办公室的日常工作也就是办公室的常规性工作，有会议工作、文书档案管理、公关工作和公文处理和其他等多项工作。处理办公室的日常工作是办公室的基本职能。二是辅助决策。辅助决策是办公室工作的重要组成部分，办公室的工作人员通过辅助决策的职能发挥对领导的助手参谋作用。收集和掌握有关的信息提供给领导，为领导做决策提供依据，做好准备工作；在充分了解情况的前提下提出多个方案，作为领导的参考；做好领导决策的相关记录、保存和公布工作。三是对整个企业各个部门的协调工作。办公室要了解整个企业的运转情况和各个部门的职能和关系，联系各方，让所有的部门和人员形成统一的认识，在工作中加强沟通交流，相互合作，顺利完成各项任务，实现企业的发展目标。四是处理领导临时下达的任务。企业办公室的职能具有灵活性，所以有足够的能力去处理领导突然交办的任务。这类任务，没有规律，随时都可能接到，但办公室的工作人员都要能够承办并按时完成。
二、新形势下办公室管理工作面临的挑战
1、思想观念发生改变
办公室需要处理的事务非常复杂，涉及的面也广，需要整体工作总体目标和规划。很多的工作人员认为办公室所处理的事务和机构的效益无关，认为只要领导交办的眼前事情做完做好就行, 不会积极主动去思考，所以不清楚办公室工作应该做到什么程度, 缺乏自己工作规划和目标。对个人对自己的岗位也缺乏正确定位, 不深入了解基层干部职工的需求和社会对单位的需求，认为办公室是机关中枢,是指挥机构,什么都作单方面决定,这种观点是错误的，办公室所处理的繁杂事务关系到机构的发展，还有全队干部职工和整个单位形象。如果不处理好这些细小繁杂的事，职责定位不准，很可能对单位或者机构产生不良的影响。
2、人员的素质发生改变
随着经济水平的提高和社会的不断进步，机构以及单位面临激烈的市场竞争，如果办公室人员的素质和服务质量不高，那么就不能进行合理的内部控制，也不能适应社会竞争的要求，并且还会出现更大的问题。有些单位办公室人员精神面貌萎靡不振,没有进取之心, 办公室的服务质量都非常低，不积极主动为领导建言献策, 部分人觉得工作创新思路提得越多就是自己给自己增加更多麻烦,仅仅停留在接电话、传文件、写材料的基础上，在一定程度上影响了办公室工作的有效开展。目前很多单位都没有意识到这个重要的问题，没有对办公室工作人员进行培训，人员缺乏激情与活力，业务素质很低，工作也处于被动的状态，不能够处理好办公室事务。
3、管理思想偏激
现代化的办公室管理模式目前还无法取代过去很长一段时间以来已经逐渐形成的办公室综合管理模式，无法全面开展现代化的综合管理工作。在开展具体工作的时候，部分单位为了彰显自我，经常存在着一些偏激管理思想。在实际工作中一些单位经常脱离实际情况，制定一些盲目、不可实现的目标，这样的情况无法有效调动工作人员的积极性，很多目标往往制定太高，致使其无法完成，对工作人员的热情也是一种极大的打击。还有部分单位制定的工作目标太低，以至于工作效率严重下降，在短时间内予完全可以完成完成的目标使得经常延误，长此以往，必然导致工作人员形成惰性。
三、加强办公室管理工作水平的建议
1、树立以人为本的意识
在新的时期，国家提出了构建和谐社会的决定，一定要强调人力资源管理工作的重要性，同时为了构建和谐办公室，单位也必须加强人性化管理思想的落实。要构建和谐办公室，一定要加强对办公室工作人员的人文关怀，就必须达到工作人员之间和谐相处、部门和部门之间相互协调的目标，通过改善办公室的工作环境与氛围，使工作人员一直处在轻松、和谐、愉快的工作环境当中，逐渐调动工作人员的工作积极性，使工作人员发挥出自身的潜能，主动的承担自己的责任和义务，实现办公室工作的全面落实。另外，管理者还要做到处处为工作人员着想，以工作人员利益为标准，让工作人员明白自己的利益和单位的发展是紧密相连的，明确工作人员的工作目标，促进工作人员工作热情的调动，提高办公室综合管理的水平与效率，这样才能构建和谐办公室。
2、树立创新意识
创新是一个不断学习的过程，对于单位的发展来说非常重要，因为它是单位发展的动力。创新的基础在于有效的学习和知识的积累及运用，管理人员必须树立创新意识，认识到不加强学习并不断更新认识就无法胜任工作，使办公室的管理工作具有创新性和可行性。除了要在原有的工作模式和运行机制上进行创新以外，还要学习前人、别人的思想和经验，勇于探索，用创造性思维来对工作进行谋划，丰富我们的思维，克服各种学习障碍去有效地学习，构建一个完整而合理的办公室管理模式，这样才有利于单位的发展。
3、加強对工作人员的培训
要对办公室的工作人员进行综合能力的相关培训，只有加强了对工作人员的培训，才能提高办公室的人员的专业化技能培训以及职业道德素质，才能够促进办公室事务的合理进行。因此，机构和单位必须为他们提供学习和培训的机会，积极的鼓励工作人员参加各类培训，丰富的知识与工作经验的积累，决不能让培训工作只是流于形式，必须要让培训工作产生实际的意义。比如在培训的时候还要对其进行考核，让所有人员的考核结果和薪资、晋升、奖金等挂钩。
4、建立完善的管理体制
管理人员要建立一套完善而合理的办公室管理方法，加强对日常工作的规范，做到以制度管理，按制度办事，实现办公室工作的全面落实，将每一项工作进行严格的规范。另外还要将责任落实到工作人员头上，让工作人员明白他们自身的职责范围，认识到每一项细小而繁杂的工作都关系到办公室整体功能的发挥。首先，在办公室日常工作中，不定期与定期会议的召开会议，充分反映办公室的工作状况与工作内容的布置情况。并且加强对会议内容的完善，提高办公室综合管理水平与效率，就一定要加强对会议内容的完善，并且保证会议精神的有效传达。其次，构建有效的沟通体制。在一定程度上而言，办公室综合管理效率就是信息传递效率，要加强对信息传递系统的建立与完善，提高信息传递的效率，同时保证信息传递的准确性，实现各层次之间信息的有效传递，促进办公室综合管理水平与效率的提高。
结束语
总之，在新时期，企业办公室的管理要坚持以人为本，树立起政治意识、服务意识和创新意识，提高工作和服务的水平，才能适应新形势的发展。当前，在经济的发展特别是金融危机的冲击下，加快企业改革的步伐。企业办公室是企业生存和发展的重要力量，一定要充分发挥出其职能和作用，提高工作效率，树立起企业办公室的新形象，为企业和社会经济的发展做出贡献。
参考文献
[1]张旺.浅谈新形势下独立学院系办公室的管理工作[J].时代报告:学术版,2013,(03)：137.
[2]林安胜.浅谈国有企业办公室管理工作的重要性[J].技术与市场,2013(09)39.
[3]孙茜波.浅谈怎样做好办公室的综合管理工作[J].新闻天地(下半月刊),2010(08)182.
关键词:办公室管理；职能；挑战；建议
中图分类号：C931文献标识码： A
引言
现代社会，企业办公室是一个综合性部门，在企业中起的是枢纽作用。具有综合协调，助手参谋和服务保障等功能。一个企业办公室工作的水平和质量直接反映出一个企业的整体实力和素质。所以，要提高企业的水平和形象，就要从加强对办公室的管理做起，调动工作人员的积极性，营造一种团结拼搏的工作氛围，创新工作模式，转变工作作风，从根本上对企业办公室的管理进行改革。
一、企业办公室的基本职能
企业办公室作为一个综合性很强的部门，其负责的工作比较繁杂，涉及的范围也比较广。总的来说，有以下四个方面。一是日常工作。办公室的日常工作也就是办公室的常规性工作，有会议工作、文书档案管理、公关工作和公文处理和其他等多项工作。处理办公室的日常工作是办公室的基本职能。二是辅助决策。辅助决策是办公室工作的重要组成部分，办公室的工作人员通过辅助决策的职能发挥对领导的助手参谋作用。收集和掌握有关的信息提供给领导，为领导做决策提供依据，做好准备工作；在充分了解情况的前提下提出多个方案，作为领导的参考；做好领导决策的相关记录、保存和公布工作。三是对整个企业各个部门的协调工作。办公室要了解整个企业的运转情况和各个部门的职能和关系，联系各方，让所有的部门和人员形成统一的认识，在工作中加强沟通交流，相互合作，顺利完成各项任务，实现企业的发展目标。四是处理领导临时下达的任务。企业办公室的职能具有灵活性，所以有足够的能力去处理领导突然交办的任务。这类任务，没有规律，随时都可能接到，但办公室的工作人员都要能够承办并按时完成。
二、新形势下办公室管理工作面临的挑战
1、思想观念发生改变
办公室需要处理的事务非常复杂，涉及的面也广，需要整体工作总体目标和规划。很多的工作人员认为办公室所处理的事务和机构的效益无关，认为只要领导交办的眼前事情做完做好就行, 不会积极主动去思考，所以不清楚办公室工作应该做到什么程度, 缺乏自己工作规划和目标。对个人对自己的岗位也缺乏正确定位, 不深入了解基层干部职工的需求和社会对单位的需求，认为办公室是机关中枢,是指挥机构,什么都作单方面决定,这种观点是错误的，办公室所处理的繁杂事务关系到机构的发展，还有全队干部职工和整个单位形象。如果不处理好这些细小繁杂的事，职责定位不准，很可能对单位或者机构产生不良的影响。
2、人员的素质发生改变
随着经济水平的提高和社会的不断进步，机构以及单位面临激烈的市场竞争，如果办公室人员的素质和服务质量不高，那么就不能进行合理的内部控制，也不能适应社会竞争的要求，并且还会出现更大的问题。有些单位办公室人员精神面貌萎靡不振,没有进取之心, 办公室的服务质量都非常低，不积极主动为领导建言献策, 部分人觉得工作创新思路提得越多就是自己给自己增加更多麻烦,仅仅停留在接电话、传文件、写材料的基础上，在一定程度上影响了办公室工作的有效开展。目前很多单位都没有意识到这个重要的问题，没有对办公室工作人员进行培训，人员缺乏激情与活力，业务素质很低，工作也处于被动的状态，不能够处理好办公室事务。
3、管理思想偏激
现代化的办公室管理模式目前还无法取代过去很长一段时间以来已经逐渐形成的办公室综合管理模式，无法全面开展现代化的综合管理工作。在开展具体工作的时候，部分单位为了彰显自我，经常存在着一些偏激管理思想。在实际工作中一些单位经常脱离实际情况，制定一些盲目、不可实现的目标，这样的情况无法有效调动工作人员的积极性，很多目标往往制定太高，致使其无法完成，对工作人员的热情也是一种极大的打击。还有部分单位制定的工作目标太低，以至于工作效率严重下降，在短时间内予完全可以完成完成的目标使得经常延误，长此以往，必然导致工作人员形成惰性。
三、加强办公室管理工作水平的建议
1、树立以人为本的意识
在新的时期，国家提出了构建和谐社会的决定，一定要强调人力资源管理工作的重要性，同时为了构建和谐办公室，单位也必须加强人性化管理思想的落实。要构建和谐办公室，一定要加强对办公室工作人员的人文关怀，就必须达到工作人员之间和谐相处、部门和部门之间相互协调的目标，通过改善办公室的工作环境与氛围，使工作人员一直处在轻松、和谐、愉快的工作环境当中，逐渐调动工作人员的工作积极性，使工作人员发挥出自身的潜能，主动的承担自己的责任和义务，实现办公室工作的全面落实。另外，管理者还要做到处处为工作人员着想，以工作人员利益为标准，让工作人员明白自己的利益和单位的发展是紧密相连的，明确工作人员的工作目标，促进工作人员工作热情的调动，提高办公室综合管理的水平与效率，这样才能构建和谐办公室。
2、树立创新意识
创新是一个不断学习的过程，对于单位的发展来说非常重要，因为它是单位发展的动力。创新的基础在于有效的学习和知识的积累及运用，管理人员必须树立创新意识，认识到不加强学习并不断更新认识就无法胜任工作，使办公室的管理工作具有创新性和可行性。除了要在原有的工作模式和运行机制上进行创新以外，还要学习前人、别人的思想和经验，勇于探索，用创造性思维来对工作进行谋划，丰富我们的思维，克服各种学习障碍去有效地学习，构建一个完整而合理的办公室管理模式，这样才有利于单位的发展。
3、加強对工作人员的培训
要对办公室的工作人员进行综合能力的相关培训，只有加强了对工作人员的培训，才能提高办公室的人员的专业化技能培训以及职业道德素质，才能够促进办公室事务的合理进行。因此，机构和单位必须为他们提供学习和培训的机会，积极的鼓励工作人员参加各类培训，丰富的知识与工作经验的积累，决不能让培训工作只是流于形式，必须要让培训工作产生实际的意义。比如在培训的时候还要对其进行考核，让所有人员的考核结果和薪资、晋升、奖金等挂钩。
4、建立完善的管理体制
管理人员要建立一套完善而合理的办公室管理方法，加强对日常工作的规范，做到以制度管理，按制度办事，实现办公室工作的全面落实，将每一项工作进行严格的规范。另外还要将责任落实到工作人员头上，让工作人员明白他们自身的职责范围，认识到每一项细小而繁杂的工作都关系到办公室整体功能的发挥。首先，在办公室日常工作中，不定期与定期会议的召开会议，充分反映办公室的工作状况与工作内容的布置情况。并且加强对会议内容的完善，提高办公室综合管理水平与效率，就一定要加强对会议内容的完善，并且保证会议精神的有效传达。其次，构建有效的沟通体制。在一定程度上而言，办公室综合管理效率就是信息传递效率，要加强对信息传递系统的建立与完善，提高信息传递的效率，同时保证信息传递的准确性，实现各层次之间信息的有效传递，促进办公室综合管理水平与效率的提高。
结束语
总之，在新时期，企业办公室的管理要坚持以人为本，树立起政治意识、服务意识和创新意识，提高工作和服务的水平，才能适应新形势的发展。当前，在经济的发展特别是金融危机的冲击下，加快企业改革的步伐。企业办公室是企业生存和发展的重要力量，一定要充分发挥出其职能和作用，提高工作效率，树立起企业办公室的新形象，为企业和社会经济的发展做出贡献。
参考文献
[1]张旺.浅谈新形势下独立学院系办公室的管理工作[J].时代报告:学术版,2013,(03)：137.
[2]林安胜.浅谈国有企业办公室管理工作的重要性[J].技术与市场,2013(09)39.
[3]孙茜波.浅谈怎样做好办公室的综合管理工作[J].新闻天地(下半月刊),2010(08)182.