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摘 要档案在档案学中是个内涵广泛的概念,它包括人们习惯所称的文书档案、科技档案、专门性档案三大类。由于文书档案与科技档案在形成、性质、管理以及利用上存在差别,给二者的综合理论研究带来许多困难。
关键词科技档案;社会效益;思考
中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)111-0196-01
“档案学”这一名称与其应当包括的实际内容并不相符。但不论是文书档案学,还是科技档案学,以至研究各种专门档案管理的理论、原则的,都必须研究档案的利用和效益问题。利用效益是档案工作及其学术研究必须回答的基本问题之一。科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动的形成的国家和社会具有保存价值的应当保存科技文件材料。科技档案管理工作效益是科技档案管理工作和科技档案管理学存在和发展的动力,研究提高效益的途径,必然会大大促进作为档案管理事业的重要组成部分的科技档案事业,及其对社会经济发展的重大作用。科技档案的利用是通过各种有效的方式和方法,提供和开发科技档案资源,使其充分发挥科技档案的基数效用和社会效益,为经济建设服务,为社会服务。
1档案的利用
《档案法》中明确指出档案的利用,系指对档案的阅览、复制和摘录。所谓档案利用,是指为研究或解决问题而使用档案。一切国家机关、团体、企业事业单位和公民,针对某一具体问题而使用档案馆(室)保存的档案,即是档案的利用。档案的利用服务工作是档案工作为社会服务的手段,在档案工作中占有突出地位。
2档案的利用效益
所谓档案利用效益,是指档案被利用后去掉档案管理、利用成本的那部分收益。说到档案利用效益,不得不提到档案利用效果,档案利用效果是指档案被利用后(相对不利用)对单位或社会物质文明和精神文明产生的推动作用。也就是说,档案利用效益:档案利用效果—档案管理、利用成本。由此可见,档案利用效益亦有正效益和负效益之分。当档案管理、利用成本大于档案利用效果时,档案利用效益为负值,即为负效益,如果从经营角度上讲就是亏损。所以在档案利用工作中,力求档案利用产生较大效果,并力求降低档案利用成本。只有这样,才能产生档案利用正效益或较高的利用效益。
3档案利用的分类
档案的利用效益总的可以分为两种:经济效益和社会效益。科技档案的经济效益,其特点之一表现为显性,即效果明显;其二是这种效益可以用经济数字表示。科技档案的经济效益是显而易见的,既可以从科技档案利用的具体事例去看,又可以从宏观上去看。在社会活动中,人们往往注重科技档案利用对经济效益的作用,而社会效益因其具有隐形和增值特点,获利者是社会成员和社会组织,不容易用经济数字表示而经常被忽视其对社会效益的重要性。科技档案利用的社会效益主要是档案用于社会文化、教育、历史研究等社会活动、社会科学领域形成
的。
所谓科技档案的社会效益,是指科技档案通过市场来满足社会需求推动科技进步与社会发展。档案工作的社会公益性决定了它所谋求与产生的首先是社会效益。科技档案信息的扩散性、共享性对整个人类社会产生的有益结果。科技档案本来是单位所有的,但由于它存在的技术存储和交流功能以及历史依据和凭证功能等,可以被社会广泛利用,而为整个社会创造效益。例如核爆炸的测试、研究成果,核爆炸的烟云、火球照片以及试验景象等,在一定时间内都是保密的,但它储存与科技档案中,过了一段时间就可以论文、学术报告等形式公开发表。这方面的成果、记录价值珍贵,甚至可以看作无价之宝。因为核试验禁试条约已经签订,核试验尤其是空中核试验可能在地球上再也不会出现,人们要看到空中核爆炸景象以及有关试验的研究成果、记录,就必须依靠核试验档案来实现。又如,人造卫星的发射,尤其是首次发射的景观,也要靠卫星发射档案才能再现。在科学研究和历史研究中,天文、水文、气象、地震档案,更是无价之宝。一项重大工程的建设,如果说,地质材料可以用经济手段再次取得的话,而几十年、上百年前的气象、水文、地震数据,却是花多少钱也不能再现的,它必须依靠有关科技档案。例如,在我国进行大规模水利建设中,曾利用清代有关水文资料,查得黄河、长江历史上的最大洪水量和最小存水量,成为设计黄河三门峡水库和长江三峡水利枢纽工程的重要依据。清代的晴雨录和雨雪粮价单等档案材料,反映了近2m多年的气候变化规律和水旱灾害情况,为制定我国农业发展规划提供了有益的参考。又如,第一历史档案保存的清代中外边界档案文件和地图,在划分中印、中缅、中俄、中越等边界中起了重要作用。近期各大媒体刊登的关于南沙群岛、钓鱼岛等边界主权问题,正是因为有了历史档案,我们才可以义正言辞的主张我们的主权和领土完整。在档案创造社会效益上,更能说明问题的是文书档案的利用。日本侵华制造震惊中外的30万人被害的南京大屠杀,日本右翼分子妄图抹杀这一历史事实,但是在有关档案的真凭实据面前,他们最终只能低头认罪。钓鱼岛问题、南沙群岛问题,都必须依据档案才能说明这些岛屿自古以来就是中国的领土。档案,包括科技档案的历史作用是不可忽视的。现在地球上的物质财富越积累越多,不管什么样的物质财富人们都可以凭脑力和双手创造,唯有能够延续人力记忆的真实的历史记录,无论花多少钱都是得不到的。可以说,人类的物质文明越发展,技术水平越高,物质财富越多,就越加重视自己的历史。因而,就越加珍惜每一份历史档案,甚至是只字片纸。
科技档案的社会效益,包括两个方面:一是技术信息的交流、共享,为社会科技发展服务的效益;二是历史素材、凭证的交流、共享所产生的效益。科技档案之所以能够为社会创造效益,最根本的是因为它具有的信息本质。信息可以交流、扩散,可以共享。报刊、书籍和其他传媒一旦刊载、播放了档案中任何珍贵的信息,它就可以无偿的为人类所共享,成为整个人类共同的科学文化财富。正如2船8年,我国成功举办了举世瞩目的第二十九届奥运会一样,这一具有历史性意义的盛会将被载人史册。赛事项目、参赛国家、体育场馆、运动设施,以及本次奥运会独特的点燃火炬方式等,所有的文字、图片、影响的资料都将制作成档案,成为我们给后人留下的最宝贵的财富。
科技档案的利用效益从总体上说,主要在科学技术、经济领域体现,这是它与普通档案利用效益的重大区别,但是最终也体现在社会的进步与发展中。
科技档案的社会效益,由于他的增值性、共享性,只能用“很大”、“较大”、“一定的”等词语作定性表示,很难用具体的数字表示,但它的意义是深远的。档案从产生之初开始,其社会效益就一直不被看重。随着社会主义市场经济体制的建立,与之相适应的新的档案观也在逐步形成,其中之一便是注重档案的经济效益。档案作为一种智力资源,可以产生经济和社会两种效益。社会效益也可以转化为经济效益。片面强调其中的一种或者机械地将二者对立起来,都是不明智的。我们应以努力的、积极的效益观念去适应新形势,使社会效益与经济效益能“并驾齐驱”,使档案更好地为社会服务,使档案事业不仅能适时生存,而且要兴旺发展。当前的市场经济条件下,有的档案管理机构或人员片面地追求经济效益,而忽视了档案工作最根本的宗旨—创造社会效益,这是一种偏见。只有充分利用档案管理的潜在价值,才能为事业的发展创造社会效益和经济效益。
关键词科技档案;社会效益;思考
中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)111-0196-01
“档案学”这一名称与其应当包括的实际内容并不相符。但不论是文书档案学,还是科技档案学,以至研究各种专门档案管理的理论、原则的,都必须研究档案的利用和效益问题。利用效益是档案工作及其学术研究必须回答的基本问题之一。科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动的形成的国家和社会具有保存价值的应当保存科技文件材料。科技档案管理工作效益是科技档案管理工作和科技档案管理学存在和发展的动力,研究提高效益的途径,必然会大大促进作为档案管理事业的重要组成部分的科技档案事业,及其对社会经济发展的重大作用。科技档案的利用是通过各种有效的方式和方法,提供和开发科技档案资源,使其充分发挥科技档案的基数效用和社会效益,为经济建设服务,为社会服务。
1档案的利用
《档案法》中明确指出档案的利用,系指对档案的阅览、复制和摘录。所谓档案利用,是指为研究或解决问题而使用档案。一切国家机关、团体、企业事业单位和公民,针对某一具体问题而使用档案馆(室)保存的档案,即是档案的利用。档案的利用服务工作是档案工作为社会服务的手段,在档案工作中占有突出地位。
2档案的利用效益
所谓档案利用效益,是指档案被利用后去掉档案管理、利用成本的那部分收益。说到档案利用效益,不得不提到档案利用效果,档案利用效果是指档案被利用后(相对不利用)对单位或社会物质文明和精神文明产生的推动作用。也就是说,档案利用效益:档案利用效果—档案管理、利用成本。由此可见,档案利用效益亦有正效益和负效益之分。当档案管理、利用成本大于档案利用效果时,档案利用效益为负值,即为负效益,如果从经营角度上讲就是亏损。所以在档案利用工作中,力求档案利用产生较大效果,并力求降低档案利用成本。只有这样,才能产生档案利用正效益或较高的利用效益。
3档案利用的分类
档案的利用效益总的可以分为两种:经济效益和社会效益。科技档案的经济效益,其特点之一表现为显性,即效果明显;其二是这种效益可以用经济数字表示。科技档案的经济效益是显而易见的,既可以从科技档案利用的具体事例去看,又可以从宏观上去看。在社会活动中,人们往往注重科技档案利用对经济效益的作用,而社会效益因其具有隐形和增值特点,获利者是社会成员和社会组织,不容易用经济数字表示而经常被忽视其对社会效益的重要性。科技档案利用的社会效益主要是档案用于社会文化、教育、历史研究等社会活动、社会科学领域形成
的。
所谓科技档案的社会效益,是指科技档案通过市场来满足社会需求推动科技进步与社会发展。档案工作的社会公益性决定了它所谋求与产生的首先是社会效益。科技档案信息的扩散性、共享性对整个人类社会产生的有益结果。科技档案本来是单位所有的,但由于它存在的技术存储和交流功能以及历史依据和凭证功能等,可以被社会广泛利用,而为整个社会创造效益。例如核爆炸的测试、研究成果,核爆炸的烟云、火球照片以及试验景象等,在一定时间内都是保密的,但它储存与科技档案中,过了一段时间就可以论文、学术报告等形式公开发表。这方面的成果、记录价值珍贵,甚至可以看作无价之宝。因为核试验禁试条约已经签订,核试验尤其是空中核试验可能在地球上再也不会出现,人们要看到空中核爆炸景象以及有关试验的研究成果、记录,就必须依靠核试验档案来实现。又如,人造卫星的发射,尤其是首次发射的景观,也要靠卫星发射档案才能再现。在科学研究和历史研究中,天文、水文、气象、地震档案,更是无价之宝。一项重大工程的建设,如果说,地质材料可以用经济手段再次取得的话,而几十年、上百年前的气象、水文、地震数据,却是花多少钱也不能再现的,它必须依靠有关科技档案。例如,在我国进行大规模水利建设中,曾利用清代有关水文资料,查得黄河、长江历史上的最大洪水量和最小存水量,成为设计黄河三门峡水库和长江三峡水利枢纽工程的重要依据。清代的晴雨录和雨雪粮价单等档案材料,反映了近2m多年的气候变化规律和水旱灾害情况,为制定我国农业发展规划提供了有益的参考。又如,第一历史档案保存的清代中外边界档案文件和地图,在划分中印、中缅、中俄、中越等边界中起了重要作用。近期各大媒体刊登的关于南沙群岛、钓鱼岛等边界主权问题,正是因为有了历史档案,我们才可以义正言辞的主张我们的主权和领土完整。在档案创造社会效益上,更能说明问题的是文书档案的利用。日本侵华制造震惊中外的30万人被害的南京大屠杀,日本右翼分子妄图抹杀这一历史事实,但是在有关档案的真凭实据面前,他们最终只能低头认罪。钓鱼岛问题、南沙群岛问题,都必须依据档案才能说明这些岛屿自古以来就是中国的领土。档案,包括科技档案的历史作用是不可忽视的。现在地球上的物质财富越积累越多,不管什么样的物质财富人们都可以凭脑力和双手创造,唯有能够延续人力记忆的真实的历史记录,无论花多少钱都是得不到的。可以说,人类的物质文明越发展,技术水平越高,物质财富越多,就越加重视自己的历史。因而,就越加珍惜每一份历史档案,甚至是只字片纸。
科技档案的社会效益,包括两个方面:一是技术信息的交流、共享,为社会科技发展服务的效益;二是历史素材、凭证的交流、共享所产生的效益。科技档案之所以能够为社会创造效益,最根本的是因为它具有的信息本质。信息可以交流、扩散,可以共享。报刊、书籍和其他传媒一旦刊载、播放了档案中任何珍贵的信息,它就可以无偿的为人类所共享,成为整个人类共同的科学文化财富。正如2船8年,我国成功举办了举世瞩目的第二十九届奥运会一样,这一具有历史性意义的盛会将被载人史册。赛事项目、参赛国家、体育场馆、运动设施,以及本次奥运会独特的点燃火炬方式等,所有的文字、图片、影响的资料都将制作成档案,成为我们给后人留下的最宝贵的财富。
科技档案的利用效益从总体上说,主要在科学技术、经济领域体现,这是它与普通档案利用效益的重大区别,但是最终也体现在社会的进步与发展中。
科技档案的社会效益,由于他的增值性、共享性,只能用“很大”、“较大”、“一定的”等词语作定性表示,很难用具体的数字表示,但它的意义是深远的。档案从产生之初开始,其社会效益就一直不被看重。随着社会主义市场经济体制的建立,与之相适应的新的档案观也在逐步形成,其中之一便是注重档案的经济效益。档案作为一种智力资源,可以产生经济和社会两种效益。社会效益也可以转化为经济效益。片面强调其中的一种或者机械地将二者对立起来,都是不明智的。我们应以努力的、积极的效益观念去适应新形势,使社会效益与经济效益能“并驾齐驱”,使档案更好地为社会服务,使档案事业不仅能适时生存,而且要兴旺发展。当前的市场经济条件下,有的档案管理机构或人员片面地追求经济效益,而忽视了档案工作最根本的宗旨—创造社会效益,这是一种偏见。只有充分利用档案管理的潜在价值,才能为事业的发展创造社会效益和经济效益。