浅议医院档案管理与档案升级工作

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  摘 要:随着社会的飞速发展,医院档案的工作变得越来越重要。为了适应新时代的发展,医院正在加强管理模式的建设,而档案管理则是为了妥善保管资料,便于以后的查阅。档案管理与档案升级工作对于医院具有重要的意义。在医院档案发展过程中,仍然存在一定的问题,档案升级工作做得不到位。本文就医院档案如何进行管理以及如何做好档案升级工作展开讨论。
  关键詞:医院;档案管理;档案升级
  在大多数人眼里,医院是救死扶伤的地方,医生是白衣天使,档案管理与医院显得有些格格不入,殊不知如果没有档案管理,医院的工作是无法开展、稳定运行的。医院的档案管理起到一个总领和储存的作用,如果没有将医院的档案进行储存和管理,医院将无法查看档案的情况,医患纠纷的事件也会大大增加。所以说档案管理与档案升级工作对于医院的发展是相当重要的。医院的档案管理是指医院在正常的运作过程中所收集的材料,一般包括人事档案、医疗技术、财务收支等等各种各样的工作记录。如果医院想要更好进行管理模式的建设,就必须对医院档案做好管理和升级工作。
  目前由于国家不断对医院加强管理建设,档案的管理工作越发得到关注。档案的管理水平直接影响到医院的管理建设。虽然医院的档案管理工作在近年来取得显著的成就,但是仍然存在不少的问题需要解决。因此,需要针对存在的问题进行解决,完善档案管理与升级工作,方能更好适应新时代对于档案管理的要求,促进档案管理的发展,有助于卫生医疗事业的发展。
  一、医院档案管理的不足
  1.档案管理缺乏安全保障
  根据医院的实际情况来看,档案管理中的重大不足之处是缺乏安全保障,也就是档案管理的安全性问题。医院档案的储存方式分为两种,分别是用纸质进行储存和用计算机进行储存。纸质的存储较为传统,而计算机则是先进的设备,但是它的安全性能也不是完美的。
  导致医院档案的管理缺乏安全保障的原因大致是以下两点。第一,当进行纸质储存时,纸质容易受火灾和潮湿的影响,利用计算机存储时,难免会面临受到人为破坏硬件、黑客病毒攻击档案的问题。第二,我国是法制社会,但是在档案管理方面,法律尚没有明文规定,没有法律基石,档案的管理便会严重缺乏安全保障。希望未来,法律会完善这一不足之处。
  2.档案管理缺乏资金
  医院档案的管理不是一项公益性的工作,无疑是会有一定的经费支出的。它的经费大致包括工作人员工资以及档案储存设备的购置与维修。如今随着科技水平的提高,大多数档案的储存是采用电脑储存,运用信息化的技术。但是这种利用科技来对档案管理的方式仍然存在着一定的问题。这种方式是采用电子文件来储存,具有一定的局限性。其一是储存的期限有限,其二是当纸质档案转化为信息储存时,依靠人力一字一字的输入是不行的,只能运用科技手段,采用扫描仪扫描输入。它的缺点是存在一定的文字差异,精准度不高。若购置精准度较高的扫描仪,将会花费大量的经费,而且扫描仪在扫描完毕后,便几乎没有作用。若耗费大量的经费在扫描仪上,则会导致档案管理的其他支出相对减少,缺乏足够的资金来支持。
  3.档案管理工作人员积极性不高
  医院的档案管理工作不像是医生护士救死扶伤,治疗病人那般的神圣。在大多数人看来,档案管理的工作就是一种清闲的文职管理工作,仅此而已。这项工作不仅无聊,工资待遇还不好。正是人们有着这样的刻板印象,导致很少有人热爱这项工作,去体会这项工作的乐趣。目前,医院以及档案工作人员都没有意识到这项工作的重要性,没有积极性,才致使这项工作得不到创新,发展前景岌岌可危。
  4.档案管理的人才稀缺
  想要做好档案管理工作实际上是很难的。医院所产生的各种档案,按照一定的规律或者是特点将每一份档案进行归置,且可以快速查找。它的工作量是巨大的。由于没有得到大力宣传与推广,导致对该职位的人才要求门槛低,招聘到的档案管理人才也相对较少。这样一来,就很难做好档案的升级。同时,由于医院对该工作的忽视,没有对档案管理工作人员进行相关的培训,导致档案管理工作缺乏完善的规章制度。
  5.忽视档案的使用与调整
  档案管理的工作人员往往只知道对档案进行存储和管理,忽视档案的使用与调整,没有挖掘和发挥到它的潜在价值,造成医院档案失去它应有的价值,仅仅只是将档案工作限于查找和阅读上。
  6.没有充分发挥应用的空间
  医院的档案含有真实的信息,运用得当可以有助于医院的建设和学术的进步。但是在实际工作中,医院的档案管理工作很不到位,没有充分发挥其所应用的空间,很少有人通过档案来获取所需要的信息,对于卫生医疗事业取得更大的成就这一目标将很难达成。
  二、加强医院的档案管理的措施
  1.完善档案存储的相关制度
  医院要结合实际的情况,对档案工作做好制度建设,以此来确保档案的安全性。每一项档案的管理都要落实到每一个人头上,一旦发现档案的缺失或其他问题,可以得到及时的解决。同时不断完善信息储存的系统功能,建立数据库这一平台,做好对数据存储的统计分析,保障医院的档案在建立和管理中的安全,以及档案的更好应用。
  2.运用科技,进行现代化管理
  医院的档案管理应运用先进的科技手段进行现代化的管理。为了做好现代化的管理,就必须要实现现代的档案管理设备、档案管理的信息化,以及档案载体的现代化。在档案管理上我们需要购置除湿设备、灭火设备等较多设备,定时对档案进行清洁,防止蛀虫。同时,需要运用计算机的先进技术在系统平台上,处理相关的档案,更好进行现代化管理。
  3.提高档案管理人才的素质
  现阶段,档案管理的工作量巨大,急需大量的人才来进行这一工作。一个优秀的档案管理系统是基于人才而发展的。医院档案管理对于人才的要求是需要对当前行业有着深入了解,熟练掌握计算机知识,有着丰富的档案管理理论知识,曾经从事过这一工作或相关的职业,熟悉档案管理的各个流程等,最好是具备本科及以上学历。想要促进该工作的发展,必须要提高档案管理的招聘要求,提高人才的素质。当胜任该工作后,不可停滞不前,仍需要不断学习,充实和完善自己,提升自己的工作业务能力。   4.加强对档案工作的领导
  医院要指定专人分管档案工作,切实把档案工作纳入工作考核检查中,定期听取档案部门工作汇报,定期进行督促检查,及时研究并协调解决档案工作中的重大问题,为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障,推动档案事业发展同经济社会发展相协调。
  5.增强管理意识
  档案管理是管理性很强的工作。工作者需要增强管理意识才能做好新时期的档案管理工作。这样一来,医院需要将档案管理的重要性告知职工。档案记录着医院的成长,记录着医院一步步的发展。做好档案的管理,是极为重要的。同时做好宣传工作,着重注意宣传医院的档案管理各个方面的积极作用,宣传国家的相关法律法规,强化医院职工的档案管理意识。只有这样才有足够的经费对存储设备进行更新,向着现代化的方向发展,提升医院的档案管理水平。
  6.做好信息共享
  要想做好升级工作,医院的领导层要加大对该工作的投入,做好信息的共享。由于我国的医院档案信息管理模块薄弱,技术不够成熟,各科室之间职能划分严格,导致档案信息管理沟通不畅,效率低下。因此,医院要做好档案信息共享工作,建立规范统一的档案资源管理体系,来加强各个部门之间的联系。同时为了促进资源共享,可以设立平台,由每一位职工进行自我上传档案信息与资料。
  7.加大开发力度
  医院的档案管理部门要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发,提供深层次、高质量档案信息,不断挖掘档案价值,努力把死档案变成活信息,把档案库变成思想库,更好为医院的管理提供参考。
  三、提高医院档案升级工作的策略
  为了更好地进行医院档案管理工作,可以采取提高医院档案升级工作的方式。下面就从三个方面为提高医院档案升级工作提出建议。
  1.脚踏实地
  档案升级工作不是一蹴而就的,工作人员不可以仅仅因为眼前的一些蝇头小利,就忘记档案的根本是医院的历史,是文化的源泉,包含着诸多的经验。就将档案进行胡乱的处理,无法完成升级工作。在升级的过程中,档案管理部门应秉承踏实的态度,承担主要的任务,医院的其他部门应该协助档案管理部门做好工作,脚踏实地,一步一个脚印,将工作落实到实处。不仅如此,工作人员还应该有认真工作态度。如果想要做好档案升级工作,提高档案的质量,就必须严格把关,确保档案进行科学的整理,保障档案的安全性。
  2.采取正确的方法
  档案的升级工作需要采取正确的方法。医院档案的升级工作要以责任心强为宗旨进行工作。领导层应该根据该部门每一位工作人员的不同特点,来分配不同的工作任务,使得每一个人都能最大限度发挥它的自我价值。同时将工作逐渐细分,提高每一项工作的达标要求。对于管理制度也需要根据医院的实际发展情况做好修改,不可一套制度适用于很多年,这样会导致升级工作失去存在的意义。制定好的制度,就要做到严格执行,勿要当成摆设一般,毫无威慑力。除此之外,医院还需建立一套奖惩体系,与每个月的工作绩效挂钩。定期检查升级目标完成情况,工作质量佳的工作人员给予奖励,反之则会有一定的惩罚。这样一来,可以调动工作人员的积极性,从根本上提高档案的归档率、完整率和准确率。为了更好地升级,医院还应当加大资金、人力、物力的投入,改善档案的存储设备和档案管理的环境,以此来不断提高档案升级工作人员的信息素养与业务能力。将升级工作做到完美无缺的地步。
  3.加快现代化建设步伐
  随着信息时代的到来,档案管理的现代化趋势已势不可挡。想要做好档案升级工作,加快现代化建设步伐必不可少。医院需要引进先进的设备来帮助档案进行升级。这就要求工作人员与时俱进,掌握计算机软件的应用和基本操作技能,适应新的操作设备,能够顺利进行文件检索、分类编号和统计工作,实现准确、快速、方便的升级工作。掌握数据分析技巧,及时提供给他人所需要的档案信息,实现档案与医院管理的良性互动,便于医院的稳定发展。
  4.做好保密工作
  对于档案的使用,是需要满足一定的要求方可进行查阅。要严查借阅的人员,明确身份,了解借阅档案的目的和用途,签订保密条款,做好一系列的借阅程序,不错过一个细小的环节。同时,工作人员还需对档案做好定期清查,以防万一。做好保密工作不是说不准他人借阅医院的档案,只是需要以保密为前提,尤其是绝密文件。在这方面有所疏忽,可能会给医院带来难以想象的麻烦。因此,档案管理人员要做好保密工作。
  四、档案管理和升级工作的意义
  医院的档案一般包括人事档案、医疗技术、财务收支等等各种各样的工作记录。医院档案与医疗相关的科研、诊治、学术实践等息息相关。它对医疗卫生事业的发展具有重要的作用。但是目前我国的档案工作通常采取传统的管理方式,相对落后,无法满足新时代的要求。因此,我们需要对该工作做出一定的改变,进行升级。这样才能使得档案管理工作迈向更高的平台。下面来分析档案管理与升级工作,对于医院的意义。
  采用先进的档案管理方式,可以将医院档案信息进行有效处理,保护档案的原件,防止诸多的风险。比如,多次借用、污渍影响和档案丢失等一系列风险。如若采取该工作的方式,便能适当地改善工作的环境。同时,运用计算机这一先进的技术,可以在短时间内完成检索和查找,节约时间成本和人力成本,提高工作效率,可将更多精力投入到医疗事业中去。还可以使得档案中的内容和数据更加直观化、明了化,让查阅者对于索取的资料印象深刻。对档案的集中管理,可以做到规范化,不再杂乱无章的档案是医院的重要文化源泉,蕴含着医院的成长,医院的点点滴滴,记录着医院一步步发展。做好档案的管理,可以使医院的每一位人员了解医院的历史,找到归属感。而且档案也是丰富的教育资源,包含着医院学术进步和技术进步的经验,每一份记录在档案中的案例都是经典,便于新入职的员工进行学习,便于卫生医疗事业的发展。做好档案管理和升级工作,将有利于为科研和治疗提供参考价值。
  五、结束语
  综上所述,做好档案管理工作,不断改进档案管理观念,尝试新的档案管理策略,探索升级工作,全面真实地反映医院整体的发展状况和成果。虽然医院的档案管理工作在近年来取得显著的成就,但是仍然存在不少的问题需要解决。本文通过对问题进行分析,提出对于医院档案管理工作的策略以及档案升级的建议。希望有助于医疗相关的科研、诊治、学术实践等的发展,有利于保护档案原件,有利于提高工作效率,有利于为科研和治疗提供一定的参考价值,使得档案管理工作迈向更高的平台。
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  (作者单位:陕西省榆林市第二医院人力资源科)
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