对行政事业单位内部控制存在问题的探讨

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  摘 要:近年来,随着我国社会主义市场经济的不断发展与完善,我国加大了对行政事业单位的投资力度,为了保证事业单位资产的安全完整,为了提高行政事业单位的会计信息质量,行政事业单位必须尽快提升内部控制和管理水平,这对促进行政事业单位的发展有着积极的作用。由于我国目前的经济体制还尚不完善,还正处于改革的新阶段,因此,我国行政事业单位所面临的外部环境还在不断地变化中。在公立中小学中,内部控制是财务管理工作在红的一项重要内容,也是保障其他工作顺利进行的基本前提。在很多中小学实际的内部控制中,由于存在组织结构不合理、监督管理部门缺乏独立性和权威性等问题导致在一些中小学中出现了违法违规的现象。为了加强对公办中小学财务管理的监督与管理,笔者站在内部控制的角度,借鉴相关的理论知识和实践经验,结合办法的《行政事业单位内部控制规范(试行)》中的相关内容和规定,分析在我国基础教育单位中内部控制存在的问题,并针对这些问题提出具体的解决策略,为促进我国基础教育单位的健康、稳定、长远发展提供有价值的参考。
  关键词:行政事业单位;初级基础教育单位;内控控制;问题;解决策略。
  引言
  改革开放三十多年来,我国经济得到迅猛发展,国家财政收入逐年增加,与改革开放前相比,国家财政收入的数量足足翻了一百多倍。与此同时,我国加大了对公共服务的投入力度。但是,纵观我国行政事业单位的管理现状,还存在着诸多问题,管理水平并不高,特别是在内部控制方面暴露出的问题更是明显。如:挪用公款、出纳私自开具支票、将个人的消费票据随同业务支出一起进行报销入账,挪用预算专项资金给员工发放福利,虚列支出转移财政资金等。我国行政事业单位市参与公共服务的单位,面对的是社会公众,因此,必须加强内部控制,提高管理水平,以便更好地从事公益服务。对于我国行政事业单位而言构建真正适合事业单位自身发展的内部控制保障体系已经显得尤为重要。内部控制是中小学财务管理工作中的一项重要内容,也是保证中小学正常运转的基础。但是,很多中小学由于存在内部控制问题,导致一些违规违纪现象的发生。公办的中小学是我国事业单位中的重要组成部分,有的中小学在制定内部控制制度时根本没有按照学校的财经法规或者是工作经验来制定切合实际的内部控制制度,要么照搬照抄企业的内部控制制度,要么为了应付上级部门的检查和监督随意制定,这样的制度并不能为中小学资金风险的防范和控制提供保障和依据,更不能弥补在财务管理过程中存在的问题。还有的中小学由于其内部监督机构缺乏独立性和权威性,出现了私自挪用公款、违规操作等问题,内部控制监督力度的不足很容易出现贪污腐败、挪用公款的现象。因此,加强内部控制,加强对中小学内部控制的监督是保证中小学正常运行的基础。
  一、相关概念诠释
  (一)内部控制
  关于内部控制的概念和基本内涵最早诞生于西方經济发达国家,目前在国际上关于内部控制内涵认可的界定来自于美国1992年反欺诈财务报告委员会下属的发起人委员会发布的COSO报告中的内容,即:内部控制是由企业的董事会及管理层、员工为了达到提高财务报告的可靠性、提升企业经营活动的效率性、严格遵守相关的法律法规等作为主要目标而提供的合理保障的一个系统性过程。
  (二)行政事业单位
  在我国的行政事业单位群体中,行政单位、事业单位共同构成了该群体。行政单位主要是指代表那些专门负责实施我国的权利、实现对国家进行管控职能的群体,也是行使我国职能的主要部门。作为事业单位主要是指以社会的公众利益作为主要目的,是一些组织机构借助国有资金的力量开展的,或者是由我国的国家机关开展的各类社会服务机构,如:学校、医院、新闻单位、研究院所、福利院等。不论是行政单位还是事业单位在使用公有资产、承担一部分社会管理、提供一部分公益性服务等方面是统一的。
  (三)内部控制的具体内容
  上世纪70年代开始就已经对内部控制的要素进行了探讨和研究,在不断的实践和摸索中,各国关于内部控制的要素内容已经基本达成了一直,可以将内部控制氛围五个要素:内部控制环境、对风险的管理、内部控制活动、信息的沟通、内部控制的监督等。这五个要素之前并不是鼓励的,而是相互融通到整个内部控制体系中的,这五个要素共同构成了一个闭合的环路,并对企业的经济活动进行控制。内部控制的五要素与企业的各业务部门、职能部门之间,与企业的合法合理运营、财务信息的真实性等构成了一个三位一体的完整体系。
  二、行政事业单位内部控制中存在的问题分析
  (一)内部控制环境存在问题
  内部控制环境是保证内部控制有效运行的基石,对内部控制实施的有效性起到不容小觑的作用。但是,就目前我国行政事业单位内部控制环境的现状来看,还存在很多不尽如人意的地方。如:有的行政事业单位缺乏内部控制意识,缺乏对内部控制的重视。如:某行政事业单位的财务人员年龄较大,再过几年即将退休,出纳刚毕业参加工作后也没有进行相关内部控制的继续学习这两个主要的财务负责人员仅仅是参加了财政部门组织的时间为一天的事业单位内部控制的培训,而这点培训也只是对内部控制有了一个最初步的认识,根本无法将内部控制的职能作用充分发挥出来。再如:单位文化建设形式十分单一,并未在单位内部形成内部控制的良好环境。作为中小学,应该将构建学校文化作为内部控制环境营造的基础,在中小学中校领导的管理理念、管理风格、职业操守、教师公道行为准则等都可以形成一种校园文化。但是目前我国中小学学校文化的氛围的营造中,缺乏对内部控制的重视,有的学校的领导者将目光集中在教育教学、升学考试、中高考成绩、教科研水平的建设等方面,并未真正关注内部控制意识的构建和完善。
  (二)缺乏风险管理意识
  在风险管理中,目标就是一个固定的参照物,而风险就是偏离这个目标后的结果。对于任何企事业单位而言,每一项决策都蕴含着巨大的风险,随着市场环境的日趋复杂,随着国内外经济形势的不断变化,行政事业单位所面临的环境也潜藏着一定的风险。但是,由于长期以来在行政事业单位中形成的固有的风气,对于风险管理方面缺乏认识,领导不重视,财务人员不负责。如:缺乏风险意识,认为行政事业单位不论怎样都有国家财政作保障,只要不出现大的损失就可以,这种认识上的偏差很容易使行政事业单位的领导者在设定风险管理目标时出现偏差。再如:M单位一直以来秉承的理念就是节约,并将此项工作作为社会民生工程,更是以此为己任和立身之本,但是,M单位并未将这一目标进行分解和逐级传达,并未在单位内部形成整体合力来推动目标的实现。再如:有的行政事业单位虽然已经树立了一定的风险意识,但是缺乏系统性、全面性。有的行政事业单位并未聘请专业的风险评估团队,并未掌握科学的风险识别方法,导致对风险的管理还停留在十分浅显的状态中。对于中小学而言,进行风险的识别主要是识别那些影响学校内部控制目标实现的内外部因素,如:领导层的职业道德、教职员工的工作专业胜任力、学校整体的团队精神、运用信息技术的能力、内部管理的基础实力等。但是就目前各中小学的风险识别管理现状来看还存在很大差距,特别是那些公立中小学更是认为自己使全额拨款的事业单位,国家会为自己的行为买单,不必担心在运转中出现什么风险。   (三)内部控制措施不到位
  在对内部活动的控制中,很多行政事业单位还存在着不足。如:轮岗制度、内部授权审批的控制、财产保护的控制、全面预算的控制、绩效考核的控制等方面都存在着问题。如:在某行政事业单位中由于内部控制关键岗位轮岗制度的缺失,导致该单位的经济活动中存在很多不合规、不合法的现象,还伴随着贪腐风险的发生。再如:A行政事业单位并没有通过书面的形式授予岗位职责和权限,没有建立层层审批、层层把关的分级审批制度,从而形成了单位负责人只要审核签字,财务就报销的错误流程。在实物资产的管理方面也不严谨,很多基础工作十分薄弱。对于中小学而言,预算控制主要是根据学校的年度财政收支计划对年度内的整个火龙进行的控制,这也是内部控制的关键环节,但是目前很多中小学预算管理和控制这一块存在的问题较多,预算随意性大、特别是在科研经费的预算方面,更是问题明显。如:在预算的编制过程中,有的中小学将预算指标下达到各个学科中,有的中小学为了争取更多的科研经费随意编制预算,还有的中小学到了年底才发现经费结余严重,不得不在年底突击花钱。
  (四)缺乏完善的信息沟通
  信息产地缺乏通常渠道是目前在行政事业单位内部控制中存在的一大问题。信息沟通的不顺畅使得内部控制在执行的过程中漏洞百出,最终导致在业务上出现失调的现象。如:对于事业单位的不同科室而言,他们不能了解其他科室的具体花费情况,自己科室的支出只是由本科室和财务部门掌握,这就造成科室的這些项目花费缺乏透明度。再如:有的行政事业单位的工作人员经常单纯地执行领导者的命令做事,部门内部缺乏必要的信息交流和反馈机制。
  (五)内部控制监督机制不完善
  内部控制的监督机制主要是对单位内部开工至的试试效果进行的监督与反馈,并通过监督机制及时发现在内部控制中存在的问题,第一时间跟进并完善。但是目前行政事业单位的内部监督审计部门很少顺利开展内部监督和审计活动,有的事业单位即使设置了内部审计部门,但是审计部门仍听命于单位的一把手,缺乏独立性和权威性。
  三、有效解决行政事业单位内部控制中存在是问题的策略
  (一)完善内部控制环境
  首先,在单位内部成立内部控制建设小组,并要求单位内全员参加关于内控知识的学习。作为事业单位的领导者必须高度重视内部控制,并布置各职能部门积极学习、领悟内部控制的精髓;邀请专家到单位进行专门的内部控制知识讲座,增强学习的趣味性并拉近距离感。其次,认真编制岗位责任说明书,让每一名员工都明确自己的职责所在。第三,加强本单位人化建设,提高员工参与内部控制的积极性、主动性,激发他们的创新性。单位文化氛围的营造不能照搬照抄别的单位的内容,应该独具本单位特色。
  (二)构建完善的风险评估机制
  由于长期以来在行政事业单位中形成的工作作风和错误认识,风险管理意识差,缺乏对风险的必要认识。因此,事业单位必须认定清晰的目标,并细化到具体的岗位。不能照搬照抄、生搬硬套别的单位或企业的风险管理机制。笔者建议在风险评估机制的构建上最好是聘请专家进行辅导完成。
  (三)加强内部控制措施的实施
  规范的、科学的内部控制活动是保证行政事业单位各项业务顺利、合法合规开展的基础和有效措施。如:建立岗位轮换制度。这种制度的构建不仅有利于对人才进行全面培养,更能够充分挖掘人才的潜力和创造力,从而增强本单位的活力,促进各职能部门之间的相互沟通和协调,同时还能够有效防范员工在同一岗位工作多年积累的经验和人脉而导致风险的发生,有的事业单位的员工在同一个岗位上工作了二十多年,严重的职业倦怠使得员工工作热情受到打击,还容易产生串通舞弊的现象。
  (四)完善信息沟通机制
  要想保证事业单位内部控制体系的健康运行就必须构建良好的沟通机制,更是完善单位内部整体控制体系的基础环节。高效的信息传递能够实现资源共享,更如同一条纽带连接着事业单位内部的领导者、管理层、普通员工。因此,这样才能对本单位内部的工作进行一个科学的、合理的准确的判断和决策。
  (五)加强内部控制监督机制的构建
  作为事业单位的领导者必须高度重视内部审计工作,在本单位内部构建完善的内部审计机构,由专门人员负责这项工作,或者是聘请专门的内部审计人员参与到本单位的内部审计工作中。同时,还必须保证内部审计机构的独立性、权威性,以此来提升内部控制的高效执行。
  四、案例分析——以公立中学内部控制监督机制为例
  (一)DF公立中学基本情况介绍及内部控制情况
  DF公立中学是一所初中,成立于建国初期。该校的主要机构设置为:校长办公室、党政办公室、教育工会、教导处、政工处、安保组、总务(财务)处、等7个部门。目前,DF公立中学的内部控制最大的优势在于其财务管理制度已经比较全面,特别是“三重一大”制度的制定更是具有民主性和全面性。如:该校制定了《财务内部控制制度》、《现金管理制度》《“三重一大”决策制度》、《财务收支审批制度》、《票据管理制度》、《出纳人员岗位责任制》、《会计档案管理制度》、《奖惩制度》、《银行存款管理制度》等。同时,该校还制定了较为完善的《固定资产管理制度》、《财产清查制度》、《资产管理员岗位职责》等。
  (二)DF公立中学内部监督存在的问题分析
  学校内部监督主要是指对学校内部控制要素的设计、运转情况等进行的专门监督检查、综合评估,它主要包括:内部检查、自我评价报告等环节。其主要目的就是为了能够保证学校的高效运转。
  目前,DF公立中学在内部监督上存在着一些问题。首先:有的制度制定完后并没有很好地落实、执行,如:该校制定了《财产清查制度》但是每年应该清查的不清查、应该盘点的不盘点,该现场盘点的反而是通过电话的形式完成,对于出现盘亏的情况也不会追究责任。其次,交接手续混乱,如:DF公立中学在关键岗位员工发生变化和调整时虽然完成了交接手续,并签署了交接清单,监督的领导也签了字,但是实际交接的物品和工作、内容、清单等并不相符。第三,该校的部门请购计划流于形式、形同虚设,多年来已经在该校形成了一个惯例,多年来关于请购计划和请购的内容没有任何变化,不会随着实际消耗的增加而增加,作为主要负责的总务部门只能是边买边看情况的发展。   (三)DF公立中学内部控制监督问题的解决策略
  首先,加强学校各层级的领导监督,构建领导监督机制。如:对于分管固定资产的学校主管领导,应该对固定资产的管理进行监督,以此来避免出现固定资产管理人员在工作中的一些违规和疏漏。在固定资产管理岗位的交接过程中认真监督,认真核查每一笔清单和内容,一定要做到账实相符。
  其次,加强学校内部控制的自我评价机制的构建。DF公立中学应该结合目前的一些日常活动进行日常监督与专项监督的融合,定期对内部控制的有效性进行自我评价,并根據评价的结果出具相关的评估报告。笔者建议DF公立中学应该根据实际工作情况及时对内部控制自我评价的方式和频率进行调整和完善。
  第三,提高学校的内部审计效率。要想切实提升DF公立中学内部审计效率,就必须在现代化的工作支持下完成,如:现代信息技术、网络技术、云计算等都是提升内部审计工作效率的基本工具。
  五、结语
  综上所述,作为行政事业单位管理与发展中的重要手段,内部控制的作用不容忽视。因此,必须加强行政事业单位内部控制体系的建设,从基本环节着手,实现各方面的协调统一,在单位内部形成合力,促进行政事业单位内部控制向着更加完善的方向健康、稳定、快速发展。作为公立中学的DF中学承担着我国义务教育的重任,作为事业单位,DF中学必须根据自身的实际情况制定完善的内部控制机制,为促进我国基础教育事业发展奠定基础。
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  作者简介:
  周明森,陕西省汉中市汉台区财政局。
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