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【摘 要】外贸单证是企业管理的一个重要环节，是控制企业风险的一个关键点。本文描述了现阶段我国外贸单证存在的问题，并提出了提高单证水平的对策。
【关键词】外贸单证；单证标准化；单证费用；单证员培训
外贸单证，是指在国际结算中应用的单据、文件、证书等，凭借这种文件来处理国际货物的支付、运输、保险、商检、结汇等关系，一般简称“单证（DOCUMENTS）。单证象一条彩色的纽带，连接着国际贸易的出口方和进口方。单证表明出口商是否履约以及履约的程度，出口商以单据作为货物交付的凭证，是结算的工具。进口方以单证作为货物的货权凭证，有了单证，就表明有了货物。 单证的流转构成了国际贸易的基本程序，必须加强外贸单证的管理。
一、现阶段，我国外贸单证存在以下问题：
（一）对单证工作不重视，思想认识不够
随着中国外贸体制的逐步变化，商品进出口权逐步放开，中小型外贸企业如雨后春笋般成长壮大起来。我国现有上百万家企业从事国际贸易，很多外贸企业负责人只重视外贸业务的开发和成本控制，没有聘请专门的外贸单证人员。为了降低企业运行成本，很多企业往往安排企业内其他人员兼任单证员，导致企业自己设计和缮制的重要单证如商业发票、装箱单和装运声明等参差不齐，存在大量潜在的国际贸易风险。还有很多企业将外贸单证委托给报关行或国际物流企业去做，更加无法控制单证的质量，增加了贸易风险。
（二）外贸单证费用高，降低了我国外贸出口竞争力
与国内贸易相比，国际贸易的单证数量繁多、处理费用高。做一单国际贸易，涉及进出口商、生产工厂、货运代理人、公路运输部门、铁路运输部门、海运或航空运输公司、场站、报关行、海关、保险公司、商品检验机构、政府和其他官方机构等出具的360多份单证。据联合国贸发委和世界贸易组织测算，单证费用平均占到国际贸易成交额的8%。2014年我国进出口总值41603.3亿美元，按照比例，我国在国际贸易单证上的支出将达到3328亿美元。但是根据中国标准化研究院的统计，目前我国外贸企业对国际贸易程序简单化和标准化缺乏全面系统的了解，导致我外贸单证成本远高于发达国家水平。这就是说，2013年，我国在国际单证上的支出远超过3328亿美金，在一定程度上降低了我国外贸出口的竞争力。
（三）外贸单证标准化水平低，出错率高
由于我国对国际贸易简化和标准化重视不够，相关工作已中断达10年之久。UN/CEFACT）每年召开一到两次论坛和一次全会，通过与世界各国充分沟通为世界各国提供外贸单证相关服务。我国长期未参加该组织的活动，直到2010年，中国标准化研究院才第一次派员参加UN/CEFACT的年会。经过标准化机构长期不懈的努力，我国外贸单证标准化工作取得了一定的成就，对促进我国对外贸易快速发展产生了积极的作用，但与发达国家相比，我国的外贸单证标准化水平仍然较低，差距较大。
（四）外贸单证差错率高，企业损失大
据统计， 目前我国外贸单证的差错率是5%，发达国家外贸单证的差错率是0.25%，我国外贸单证差错率为发达国家差错率的20倍。我国经常有因为商品名称代码不正确，标签、装箱单不规范，提单运输标志等问题遭到退运的情况，给企业带来巨大损失。让人痛心的是，退货的原因不是质量问题，而是因为一个手续或程序出现小问题。
（五）外贸单证人员短缺
随着我国拥有出口自主权的企业大幅增加，外贸单证员的需求量增大。据有关部门统计，广东省外贸单证人员需求量达20余万人，浙江省外贸单证人员缺口达15万人，上海外贸单证人员缺口达15万人，江苏省单证需求达17万人，可见外贸单证人才短缺问题相当突出。
二、根据我国外贸单证的现状，应该从以下几个方面提高我国外贸单证的水平
（一）从思想上重视外贸单证工作
外贸单证是实现企业利益的重要保障。外贸企业进出口业务是依靠外贸单证来完成货物交割和货款结算的。在单证缮制工作中如出现问题，使带病单证进入结算程序，必定会造成诸如不能及时发货交单，客户延付拒付货款，影响收汇等等棘手问题。企业老板必须从思想上重视单证工作，成立专门的制单部门，配备专业的单证人员。
（二）加强外贸单证工作流程的管理
1、单据制作：根据出口业务的要求，制作发票、装箱单、质检单、装船通知、出口报关单、产地证、保险单、汇票、银行交单申请书等必备单据。各种单据必须做到单单一致，单证一致，同时兼顾“ 正确 完整 及时 简明 整洁”五項要求。
2、单据跟踪：及时跟踪已完成订单的银行结汇情况。已结汇的订单，及时取得银行水单交财务签收并进行出口核销和退税工作。如有支付国外佣金的订单，还要进行佣金的支付工作。
3、单据的归档：要求对客户资料，合同，发票，箱单，报关单，提单复印件，结汇水单进行清晰的分类，作为客户跟踪、查询、统计的有效资料。
4、严格执行单证标准
目前，国际贸易单证标准已直接构成国际贸易的主要条件，2010年11月25日，国家发改委培训中心会同国家质检总局中国标准化研究院启动国际贸易标准化推广应用项目，将UN/CEFACT的建议书、标准和技术规范进行了科学分类，为用户提供了国际贸易程序简化和标准化使用参考、手册和使用指南。我国的外贸企业应该学习了解这些标准，并及时研究、搜集各国单证标准，参加并跟踪国际贸易单证标准化活动，掌握第一手资料，减少或完全避免我国目前在外贸单证标准化方面的损失。
5、加强外贸单证员的培训
外贸单证员操作技能的高低直接关系到外贸业务结汇的实效和成败，从业要求较高。单证员必须了解一定的产品知识，掌握外贸常识和单证知识，并且具有一定的外务水平和计算机操作能力。现在企业中，单证员是在传统的“师徒传帮带”方式下进入岗位的，缺乏对单证知识的系统学习。现在国际商务单证员资格认证证书受到越来越多单位的认可，企业应该支持鼓励员工参加专业培训，获得相应的职业资格证书。
现代国际贸易中，新的单证不断出现，新的规定不断更新，单证人员必须定期参加相关知识的培训，不断更新知识体系，以适应国际贸易的新要求。
总之，外贸单证是进出口贸易工作中的一项重要工作，每个外贸企业都应充分重视，不断提高单证人员的素质，提高单证工作的质量。随着计算机的广泛应用，外贸单证的标准化，规范化及单证管理的现代化，都将促进外贸经济的发展。
【关键词】外贸单证；单证标准化；单证费用；单证员培训
外贸单证，是指在国际结算中应用的单据、文件、证书等，凭借这种文件来处理国际货物的支付、运输、保险、商检、结汇等关系，一般简称“单证（DOCUMENTS）。单证象一条彩色的纽带，连接着国际贸易的出口方和进口方。单证表明出口商是否履约以及履约的程度，出口商以单据作为货物交付的凭证，是结算的工具。进口方以单证作为货物的货权凭证，有了单证，就表明有了货物。 单证的流转构成了国际贸易的基本程序，必须加强外贸单证的管理。
一、现阶段，我国外贸单证存在以下问题：
（一）对单证工作不重视，思想认识不够
随着中国外贸体制的逐步变化，商品进出口权逐步放开，中小型外贸企业如雨后春笋般成长壮大起来。我国现有上百万家企业从事国际贸易，很多外贸企业负责人只重视外贸业务的开发和成本控制，没有聘请专门的外贸单证人员。为了降低企业运行成本，很多企业往往安排企业内其他人员兼任单证员，导致企业自己设计和缮制的重要单证如商业发票、装箱单和装运声明等参差不齐，存在大量潜在的国际贸易风险。还有很多企业将外贸单证委托给报关行或国际物流企业去做，更加无法控制单证的质量，增加了贸易风险。
（二）外贸单证费用高，降低了我国外贸出口竞争力
与国内贸易相比，国际贸易的单证数量繁多、处理费用高。做一单国际贸易，涉及进出口商、生产工厂、货运代理人、公路运输部门、铁路运输部门、海运或航空运输公司、场站、报关行、海关、保险公司、商品检验机构、政府和其他官方机构等出具的360多份单证。据联合国贸发委和世界贸易组织测算，单证费用平均占到国际贸易成交额的8%。2014年我国进出口总值41603.3亿美元，按照比例，我国在国际贸易单证上的支出将达到3328亿美元。但是根据中国标准化研究院的统计，目前我国外贸企业对国际贸易程序简单化和标准化缺乏全面系统的了解，导致我外贸单证成本远高于发达国家水平。这就是说，2013年，我国在国际单证上的支出远超过3328亿美金，在一定程度上降低了我国外贸出口的竞争力。
（三）外贸单证标准化水平低，出错率高
由于我国对国际贸易简化和标准化重视不够，相关工作已中断达10年之久。UN/CEFACT）每年召开一到两次论坛和一次全会，通过与世界各国充分沟通为世界各国提供外贸单证相关服务。我国长期未参加该组织的活动，直到2010年，中国标准化研究院才第一次派员参加UN/CEFACT的年会。经过标准化机构长期不懈的努力，我国外贸单证标准化工作取得了一定的成就，对促进我国对外贸易快速发展产生了积极的作用，但与发达国家相比，我国的外贸单证标准化水平仍然较低，差距较大。
（四）外贸单证差错率高，企业损失大
据统计， 目前我国外贸单证的差错率是5%，发达国家外贸单证的差错率是0.25%，我国外贸单证差错率为发达国家差错率的20倍。我国经常有因为商品名称代码不正确，标签、装箱单不规范，提单运输标志等问题遭到退运的情况，给企业带来巨大损失。让人痛心的是，退货的原因不是质量问题，而是因为一个手续或程序出现小问题。
（五）外贸单证人员短缺
随着我国拥有出口自主权的企业大幅增加，外贸单证员的需求量增大。据有关部门统计，广东省外贸单证人员需求量达20余万人，浙江省外贸单证人员缺口达15万人，上海外贸单证人员缺口达15万人，江苏省单证需求达17万人，可见外贸单证人才短缺问题相当突出。
二、根据我国外贸单证的现状，应该从以下几个方面提高我国外贸单证的水平
（一）从思想上重视外贸单证工作
外贸单证是实现企业利益的重要保障。外贸企业进出口业务是依靠外贸单证来完成货物交割和货款结算的。在单证缮制工作中如出现问题，使带病单证进入结算程序，必定会造成诸如不能及时发货交单，客户延付拒付货款，影响收汇等等棘手问题。企业老板必须从思想上重视单证工作，成立专门的制单部门，配备专业的单证人员。
（二）加强外贸单证工作流程的管理
1、单据制作：根据出口业务的要求，制作发票、装箱单、质检单、装船通知、出口报关单、产地证、保险单、汇票、银行交单申请书等必备单据。各种单据必须做到单单一致，单证一致，同时兼顾“ 正确 完整 及时 简明 整洁”五項要求。
2、单据跟踪：及时跟踪已完成订单的银行结汇情况。已结汇的订单，及时取得银行水单交财务签收并进行出口核销和退税工作。如有支付国外佣金的订单，还要进行佣金的支付工作。
3、单据的归档：要求对客户资料，合同，发票，箱单，报关单，提单复印件，结汇水单进行清晰的分类，作为客户跟踪、查询、统计的有效资料。
4、严格执行单证标准
目前，国际贸易单证标准已直接构成国际贸易的主要条件，2010年11月25日，国家发改委培训中心会同国家质检总局中国标准化研究院启动国际贸易标准化推广应用项目，将UN/CEFACT的建议书、标准和技术规范进行了科学分类，为用户提供了国际贸易程序简化和标准化使用参考、手册和使用指南。我国的外贸企业应该学习了解这些标准，并及时研究、搜集各国单证标准，参加并跟踪国际贸易单证标准化活动，掌握第一手资料，减少或完全避免我国目前在外贸单证标准化方面的损失。
5、加强外贸单证员的培训
外贸单证员操作技能的高低直接关系到外贸业务结汇的实效和成败，从业要求较高。单证员必须了解一定的产品知识，掌握外贸常识和单证知识，并且具有一定的外务水平和计算机操作能力。现在企业中，单证员是在传统的“师徒传帮带”方式下进入岗位的，缺乏对单证知识的系统学习。现在国际商务单证员资格认证证书受到越来越多单位的认可，企业应该支持鼓励员工参加专业培训，获得相应的职业资格证书。
现代国际贸易中，新的单证不断出现，新的规定不断更新，单证人员必须定期参加相关知识的培训，不断更新知识体系，以适应国际贸易的新要求。
总之，外贸单证是进出口贸易工作中的一项重要工作，每个外贸企业都应充分重视，不断提高单证人员的素质，提高单证工作的质量。随着计算机的广泛应用，外贸单证的标准化，规范化及单证管理的现代化，都将促进外贸经济的发展。