事无专执多推诿

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   乔彦军:正高级会计师、中国注册会计师、副教授,中国会计学会、深圳市会计学会高级会员,江西财经大学、深圳大学兼职硕士生导师。
   有多年高等财经院校的财会教学、科研经历,曾任江西财经大学会计学院副院长;有多年国有企业的财务管理实践经历,曾任深圳市食品总公司财务部副部长、五丰食品(深圳)有限公司财务部副部长、深圳市喜上喜食品加工有限公司副总经理,现任深圳市深投教育有限公司财务部部长;还曾担任深圳市中磊管理咨询有限公司总经理、中磊会计师事务所有限公司深圳分所副所长职务,做过几年的中介机构管理咨询和审计服务工作。
   出版有专著《现代企业制度与现代企业会计》、《财务会计快记精讲》、《成本会计快记精讲》和《手把手教你学内控》,在《会计研究》、《经济科学》、《财会学习》等刊物发表专业学术论文百余篇。
   作者的《手把手教你学内控》主要针对财政部、证监会、审计署、银监会和保监会等部门联合印发的《企业内部控制基本规范》,通过看《潜伏》话内控的方式,形象、轻松地解读了企业内部控制的概念、目标、构成要素、建立健全和有效实施,开拓了用情景分析法研究企业内部控制的先例。本专栏刊登出的“品红楼说内控”系列文章,通过对经典名著《红楼梦》展现出的内部控制缺失、内部控制思想和行为、以及由内部控制引发的成功和失败等的深入挖掘和独到解读,巧妙而精彩地阐述和分析了这五个部门联合印发的《企业内部控制应用指引第1号——组织架构》等18项应用指引,堪称“看《潜伏》话内控”的姊妹篇,值得阅读和期待。
  
   儿媳可卿没了,夫人尤氏病了,宁国府第一大爷贾珍愁了。宝玉见状,向他推荐一人,贾珍听罢,喜不自禁。于是,才有了王熙凤协理宁国府这出大戏。
   组织架构为企业内部控制提供着组织保障和运行平台,其设计和运行也存在不少风险,需要科学设计、有效运行和及时梳理。围绕宁国府的治理结构和王熙凤协理宁国府的系统举措,我们来说一说企业组织架构的设计、运行及其内部控制。
  
   一、箕裘颓堕皆从敬:所有者缺位、失职埋下败家祸根
   组织架构包含治理结构和内部机构两个层面,治理结构旨在解决企业所有者与企业高层管理者之间的协同行动问题,目的是通过有效监督促进企业决策和执行朝着所有者希望的目标前进。
   企业组织形式经历了一个由独资到合伙再到公司化的过程。合伙制企业出现之后,便开始有了所有权与经营管理权分离的苗头,而当公司制企业大量出现之后,所有权与经营管理权的分离成为一种普遍现象。在所有权与经营管理权分离、委托代理关系形成的同时,代理成本与道德问题也成为公司制与生俱来的顽疾。然而,直到今天人类也没有什么根治这一问题的好办法,只有建立健全和规范运行治理结构这条并不平坦的道路可走。反观最初形式的独资企业,没有两权的分离,除了需要加强对雇工的管理和控制外,主人都会全力以赴搞好家族的经营、管理和发展,因此,这种独资企业制度才是最为有效的一种制度安排。
   家庭的治理结构与独资企业的治理结构没有什么大的差异,都属于最简单、最有效的安排。每一个家族或家庭的治理结构主要表现为爷爷辈、儿子辈、孙子辈之间的世代传承,这种传承以稳定的血脉为基础,它需要的是对后人的精心培养、努力教育、严格管理和英才辈出,目的无非是要继往开来、光前裕后、实现家族的兴望发达。宁国府的贾敬、贾珍、贾蓉祖孙三代在家庭中的地位是在其出生之日即已决定下来的。贾敬最长,代表着宁国府的所有者,贾珍和其妻子尤氏代表着经理层,经营管理着宁国府的日常事务。
   梳理治理结构首先要重点关注董事、监事、经理及其他高级管理人员的任职资格和履职情况。对任职资格需要关注任职者的行为能力、道德诚信、经营管理素质和任职程序等。对履职情况需要关注合规、业绩以及履行忠实、勤勉义务等。其次要关注董事会、监事会和经理层的运行效果。按照这种要求,我们可以对宁国府的治理结构进行一番梳理。
   1.贾敬的缺位与不作为。
   贾敬从他父亲那里袭了官职,是国家的公职人员。然而,他的志向不在仕途,随后便把官职让与了儿子贾珍。如今一味好道,只爱烧丹炼汞,只在城外和道士们胡羼,余者一概不在心上、一概不管。面对长孙媳妇去世这样的家庭大事,他觉得自己早晚就要成仙飞升,担心前功尽弃,不肯回家染那红尘,只凭贾珍去料理后事。到头来,落得个吞金服砂、烧胀而殁。
   宁国府一家之长的贾敬置身家事之外,不管不问不作为,任由儿孙们恣意横行。甚至做出如奴才焦大酒后所言“每日家偷狗戏鸡,爬灰的爬灰,养小叔子的养小叔子”等严重违背封建礼制的事情来。不能不说这是家长严重缺位和失职造成的恶果。
   贾宝玉梦游太虚幻境时,警幻仙姑安排他听、看了《红楼梦》词曲,其中那“好事终”一支说道:“画梁春尽落香尘。擅风情,秉月貌,便是败家的根本。箕裘颓堕皆从敬,家事消亡首罪宁。宿孽总因情。”这“箕”是簸箕,这“裘”是皮袍。《礼记·学记》云:父兄冶铁使之柔合成器,子弟便能将兽皮片片相合而成袍裘;父兄弯角成弓,子弟便能编柳而成簸箕。这样便有了“箕裘相继”这一成语,比喻继承父兄的事业。在宁国府,不是箕裘相继,而是箕裘颓堕,这种情况恰恰是开始于贾敬的,所以说,宁荣两府大家之事的衰败,首先归罪于宁国府。
   在《杨州靖氏藏〈石头记〉》第十三回秦可卿死封龙禁尉、王熙凤协理宁国府的回前有这样的评注:“贾珍虽奢淫,岂能逆父哉?特因敬老不管,然后恣意,足为世实诫。”子不教,父之过!
   在宁国府这样的大家庭如此,现代企业更要引以为戒。尤其是当前的国有独资企业中,所有者缺位失职、不尽责不尽力的情况还是相当严重的,仍然需要加大相应的工作力度。
   2.贾珍的糜烂与胡作非为。
   考察宁国府当家者贾珍的道德诚信和经营管理素质,大家都会毫不例外地画个大大的问号。他不肯读书,一味高乐,偷鸡摸狗,糜烂透顶,有何素质,有何道德。考察其履职和业绩情况,他整日不务正业,和儿媳秦可卿之间不明不白,与尤二姐、尤三姐暧昧鬼混,聚众赌博,带坏了兄弟,教坏了子侄,引发了家族灾难。最后落得个革去世职,派往海疆效力赎罪。
   3.尤氏的低调与无奈。
   在酸凤姐大闹宁国府一回中,凤姐大骂贾蓉:“天雷劈脑子,五鬼分尸的,没良心的种子!不知天有多高,地有多厚,成日家调三窝四,干出这些没脸面没王法败家破业的营生。你死了的娘阴灵也不容你,祖宗也不容,还敢来劝我!”这骂语道出了贾蓉的亲娘已死,贾蓉并非尤氏所生,尤氏也不是贾珍的原配夫人。
   还是在这一回,凤姐哭着、两手搬着尤氏的脸、紧对相问道:“你发昏了?你的嘴里难道有茄子塞着?不然他们给你嚼子衔上了?为什么你不告诉我去?你若告诉了我,这会子平安不了?怎得经官动府,闹到这步田地?你这会子还怨他们!自古说妻贤夫祸少,表壮不如里壮。你但凡是个好的,他们怎得闹出这些事来!你又没才干,又没口齿,锯了嘴子的葫芦,就只会一味瞎小心图贤良的名儿。总是他们也不怕你,也不听你。”说着啐了几口。尤氏也哭道:“何曾不是这样。你不信问问跟的人,我何曾不劝的,也得他们听。叫我怎么样呢,怨不得妹妹生气,我只好听着罢了。”
   在凤姐的哭闹撒泼声中,尤氏的真实身份、平庸的工作能力及其所处的尴尬境地,活生生地展现了出来。她是贾珍的续弦夫人,与贾珍之间无儿无女,她的娘家没有什么背景,也许这正是宁府大奶奶低调处事、无法严格要求贾珍及贾蓉父子俩的根本所在,这是尤氏的无奈。
   至于尤氏的工作能力,不见得就是那么平庸,她曾劝凤姐“收着些好,太满了就泼出来了”,她也曾在贾珍、贾蓉不在家的情况下为死于金丹的贾敬“独艳理亲丧”。抛开封建社会男尊女卑这一层不说,如果说贾珍是宁国府总经理的话,她这内当家的充其量也不过是一个分管内务的副总经理。正如她所言“我何曾不劝的,也得他们听”。这种情况即使在现代企业里,也是十分常见的,面对一个不专业、不讲理、不纳言的董事长或总经理时,一位专业而敬业的下属又能说什么呢。这些也都是治理结构中常见的缺陷。而在料理儿媳后事的当口,尤氏因病管理不了内部事务,看似无可厚非,细细推敲却有着装病的重大嫌疑,其内心很可能怀有对秦可卿与贾珍非正常关系的极度不满,这种心理影响到了她对工作的勤勉和尽职尽责。
   综观宁国府的治理结构,问题就出在这最长者贾敬身上,他放弃了对家族应当承担的一切权责和义务,对儿孙的教育、管理和监督一概不加问津,任由他们翻天覆地。而年轻一代享受着祖辈留下的财富,不愁吃、不愁穿、不愁用,不需为家庭的收入和用度而费心。这珍大爷除了当他的公务员,就是一味地谋私、作乐和胡来,更加带坏了他的团队。祖孙三代都成了名副其实的败家子。
   治理结构是关于企业高层的制度安排,主要指向企业股东会、董事会、监事会和经理层,如果在这一层面安排不好、运行不良,企业的决策、执行便会受到严重影响,企业经营失败在所难免,发展战略的实现更是无从谈起。因此,藏身于治理结构之中的各种风险,往往是事关企业兴衰成败的重大风险,不得不问,不得不防,不得不管,不得掉以轻心。
  
   二、事无专执,临期推诿:设立和运行内部机构的重要风险
   内部机构是企业根据业务经营管理需要,设置不同的职能部门和管理团队,使生产经营活动和各项工作任务得以分解、组合、协调和完成的组织体系。
   王熙凤接受贾珍的委托后,理了理工作头绪,她认为有五件事已经成了宁国府的风俗:一是人口混杂,遗失东西;二是事无专执,临期推诿;三是需用过费,滥支冒领;四是任无大小,苦乐不均;五是家人豪纵,有脸者不服钤束,无脸者不能上进。
   按照内部控制的逻辑,实际上这是一次针对宁国府内部事项的风险识别和评估,有了这样的初步风险识别和评估,就为凤姐接下来的工作指明了方向和重点,使其工作能够有针对性和有重点地展开,能够抓住问题的要害开出切实可行的控制和管理良方。更具体地说,这是凤姐对宁国府组织架构设置和运行情况进行的一次全面梳理,这些问题首先都是宁国府治理结构存在问题的直接或间接结果,正是因为贾敬和贾珍等高层管理者的放任不管和胡作非为,才会有这宁国府里员工混乱、资产遗失、互相推诿、支出失控、苦乐不均、不服管理、不求上进等诸端乱象。这也表明,一旦治理结构出了问题,即使是设计十分科学的内部机构,也会受到殃及进而在运行中出现这样那样的问题。
   王熙凤协理宁国府的首日,亮出了她的第一招:一切都要按她的规矩来办,不要说你这府里原来是这样的或那样的,也不管他谁有脸谁没脸。凤姐的这一管理和控制措施,针对的正是她所识别出的“家人豪纵,有脸者不服钤束,无脸者不能上进”这样的风险。紧接着王熙凤针对她已经识别出的“事无专执,临期推诿”风险,开出了风险应对的第二招:建立以她为首的临时性管理组织——秦可卿后事管理公司。
   王熙凤这第二招十分聪明而现实。内部机构的设立和运行,主要风险在于内部机构的设计不科学,权责分配不合理,以及由此导致的机构重叠、职能交叉或缺失、推诿扯皮、运行效率低下。在凤姐对宁国府组织架构的梳理过程中,她已经发现了宁国府内部机构确实存在着这样的风险和问题,如果她直接利用宁国府原来的内部机构和人员,必然会受到多种因素的掣肘。所以,她选择了另起炉灶,她在贾珍授权的基础上,以宁国府现有的人力和内部机构为依托,组建了秦可卿后事管理公司,进而为这家公司设立了内部机构,明确了各机构的职责、任务和工作要求,讲清楚了具体业务的操办流程。
   1.根据业务需要设立内部机构。
   内部机构的设置要切合经营业务特点和内部控制要求,相同或类似的工作及职能应该由同一机构负责,这样才有利于业务的开展、信息的沟通和权力的制衡。秦可卿后事管理公司专门为料理秦可卿的后事而设,停灵七七四十九天,其相关工作要持续五十多天,主要业务事项有接待前来吊唁的亲戚、宾客,在灵前陪伺家人、亲戚及宾客举行各种哀悼仪式,后勤茶水、饮食的加工、供应和管理,灵前及他处所用物料的供应和管理,各处安全管理,出殡等。凤姐根据这些业务类型,具体设立了以下十个职能部门:
   来往倒茶部:负责人客来往倒茶之事,配置20人,每10人一班,轮流值班。
   亲戚茶饭部:每日单管本家亲戚的茶饭之事,配置20人,每10人一班,轮流值班。
   上香添油部:单在灵前上香添油,挂幔守灵,供茶供饭,随起举哀。配置40人,也分作两班。在五七正五日那天,凤姐缓缓走入会芳园中登仙阁灵前,见了棺材,眼泪如珠滚落。院中许多小厮垂手伺候烧纸。凤姐吩咐一声:“供茶烧纸。”只听一棒锣鸣,诸乐齐奏,早有人端过一张大圈椅来,放在灵前,凤姐坐了,放声大哭。里外男女上下,见凤姐出声,也都接声嚎哭。一时贾珍尤氏遣人来劝,凤姐方才止住。来旺媳妇献茶漱口。从这一段情节中我们看到了贾府在白事上灵前的一些片断,如供茶烧纸、鸣锣奏乐、在圈椅上哭灵、哭罢后用茶漱口等。这些事项都要由上香添油部的工作人员来伺候完成。
   杯碟茶器部:负责内茶房杯碟茶器的收管,少一件,本部赔偿,配置4人。
   酒饭器皿部:负责管理酒饭器皿,少一件,本部赔偿,配置4人。
   监收祭礼部:负责祭礼的监收,配置8人。
   灯蜡纸札部:负责向各处分派灯油、蜡烛、纸札,配置8人。具体操作程序是:凤姐总支了来,交与这8个人,然后按凤姐的定数再往各处去分派。
   夜间保安部:每日轮流各处上夜,照管门户,监察火烛,打扫地方,配置30人。
   房屋管理部:专管具体房屋事项,明确了某人守某处,某处所有桌椅古董起,至于痰盒掸帚,一草一苗,或丢或坏,就和守这处的人算账描赔。
   监督查看部:来升家的每日负责总查看,对于检查中发现的偷懒、赌钱吃酒、打架拌嘴等,要求立刻报告凤姐。凤姐告诫来升家的,你若要徇情,经我查出,三四辈子的老脸就顾不成了。
   2.确定具体的岗位职责和工作要求。
   在设定内部机构的基础上,需要进一步对各机构的职能进行科学合理的分解,以便确定具体岗位的名称、职责和工作要求,明确各个岗位的权限和相互关系。从凤姐所设立的十个职能部门来看,部门职责和工作要求十分明确,有的多达40人,有的只有1人,而且还为一些部门进行了轮流值班的安排。但是,凤姐的设置也存在着不足,她没有设立部门负责人,也没有进行更细致的岗位界定和分工。以灯蜡纸札部为例,8个人的具体工作是向各处分派灯油、蜡烛、纸札,如果能够将这几项工作进一步落实到具体人头,也即负责灯油的是哪几个、负责蜡烛的又是哪几个,就更好了。当然,小说不可能写得那么细致,但是,在企业里确是需要的。
   凤姐针对灯油、蜡烛、纸钱、纸札等物品的领取、传送和使用进行了分步骤的分工安排,上香添油部只在灵前负责添油、烧纸等工作,灯油、蜡烛、纸钱、纸札等实物要由灯蜡纸札部送过来,灯蜡纸札部也只是分管这些实物的派送工作,这些实物是凤姐亲自从仓库总支出来并确定各处数量后才交与灯蜡纸札部的。这种完成一件事的不同步骤由相对独立的不同部门分别实施的安排,正是不相容职务分离控制的要求。在设计内部机构时,需要努力识别出不相容职务,进行相应的分离,形成内部牵制机制,特别是重大或高风险业务的处理,必须要考虑建立各层级、各部门、各岗位之间的分离和牵制。
   3.让员工熟悉操办业务的具体流程。
   企业可以把设定的组织架构绘成图、把业务操作过程制作成流程图、编制出岗位说明书和权限指引等内部管理制度或相关文件,这样可以让员工了解和掌握组织架构设计及权责分配情况,有利于正确地履行职责、操办业务。秦可卿后事管理公司的股东是贾珍代表的宁国府,最高层是王熙凤总经理,下设十个职能机构,其中的监督查看部获得总经理授权可以对其他九个职能部门进行监督检查,这便是该公司的组织架构图。上述提及的上香添油部、灯蜡纸札部与凤姐及仓库之间关于灯油、蜡烛、纸钱、纸札等的传递过程便展示了这项业务的具体操办流程。凤姐通过口头安排,把这种工作流程明白无误地告诉了她的各位员工。
   通过王熙凤的这番努力,在秦可卿后事管理公司形成了各司其职、各负其责、相互协调、又有监督的工作局面,促进了各项工作的有序开展。众人领了物去,各有投奔,不似先时只拣便宜的做,剩下的苦差没人招揽。各房中也没有了趁乱失迷东西。便是人来客往,也都安静了,不比先前一个正摆茶、又去端饭,正陪着举哀、又顾着接客。到了次日,无头无绪、荒乱、推托、偷闲、窃取等种种旧弊消失殆尽。
   但是,仅有科学的组织架构是远远不够的,必须要有许多其他方面的系统、有效配合。五七正五日这一天,要举行多项哀悼仪式,人客众多。一大早凤姐便来到了她的办公室,按名查点各部门人数,只有来往倒茶部的一名员工迟到。处理完几件急需办理的事情之后,凤姐放下脸来,对迟到者予以严厉处罚,打了二十大板,革了一个月的银米。然后,凤姐对众人强调道:“明日再有误的,打四十,后日的六十,有挨打的,只管误!”自此,众人才真正地领教了凤姐的厉害,各守岗位,不敢偷闲,兢兢业业,执事保全。
  (作者单位:深投教育有限公司)
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