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随着网络技术的飞速发展，信息化进程的不断加快，电子文件成为现代社会信息资源的重要组成部分。在这种新形势下，充分认清电子文档管理的现状与存在的主要问题，采取科学可行的措施加强电子文件的管理，提高电子资源的利用率，意义十分重大。
一、电子文档管理现状与存在的主要问题
电子文件的管理与传统文件相比，在管理概念、形式、方法上有很大的差异。我国电子文件管理的现状大大落后于电子文件的产生与发展，各地的发展也极不平衡。可以说，我国的电子文件管理仍不够成熟，处于初探实践阶段。目前的主要状况是：
（一）电子文档管理有待于进一步规范。在具体管理实践中，传统文件的管理如管理的基本原则、归档范围、归档时间、组卷方法、著录格式、保管条件等，都有相应而且统一的国家和地方部门的标准和规章制度，但由于出台时间较长，当时科技发展和思想认识的局限，往往难以适用于电子文件的管理。如何针对电子文件管理的要求，制定一系列能长久适用的标准和管理规范，就显得非常必要。但由于电子文件涉及的技术环境较复杂，对设备有很强的依赖性，而计算机软硬设备技术的发展又是日新月异。当前，电子文件管理仍无章可循，无标准可依，处于各行其是的状态。
（二）电子文件管理处于可有可无状态。目前在我国的很多部门，办公自动化仅处于事务级阶段，计算机只起打字机作用，形成的电子文件只能称为草稿性电子文件。就文件管理而言，主要是将电子文件打印成纸质文件后对纸质文件的管理，而针对电子文件的规范管理几乎未曾进行，往往是存储在硬盘中的文件被随意修改、删除；拷贝成软盘的电子文件散落在计算机操作人员、设计人员手中，没有系统地收集整理。所以，电子文件常常自生自灭，处于可有可无的散乱状态，随时间的流失逐渐丢失，各种信息被逐渐忘却，电子文件的多用途快速检索、传递及同时满足多用户等优越性得不到充分体现，造成很大的资源浪费。
（三）电子文件管理系统有待于进一步优化。管理系统功能不一、模式不一。很多单位从本单位出发研制各自的文档一体化管理系统，由于缺乏必要的统一技术指导，存在各系统功能不一、模式不一的状况，这必将会影响将来全国性的电子文件管理标准化的进程。由于保证电子文件真实性、完整性、可靠性的技术要求依旧未解决，很多电子文件的法律效力尚不明确。有些计算机文档一体化系统设计时就存在一些功能缺陷，如电子文件实现无纸化，或只设计逻辑归档功能，这将给文件法律效用、安全保管和合法存取的监控带来难题，而一旦网络受到病毒攻击或因其他原因被毁坏，文件丢失难以避免。因而，在设计文档管理一体化功能时，应根据这些因素及存在的缺陷，设有物理归档的功能。
二、加强电子文件归档管理对策
知识经济时代的到来，使文件管理、档案管理成为信息资源管理的组成部分，由于计算机普及程度、技术环境的不同，以及对电子文件管理重视程度的差异，目前我国的电子文件管理还处于自行摸索阶段，造成管理形式、方法的多样性，各种管理状况并存。笔者认为，加强电子文件归档管理应当着重从以下几个方面努力。
（一）电子文件的收集与整理。电子文件的收集范围，按公司关于文件归档的有关规定执行。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由部门领导确定是否保留。保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图像电子文件，应将相关软件一并收集。用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。由计算机多媒体技术制作的文件，收集时应注意参数准确、数据完整。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
（二）纸质文件与电子拷贝双重备份的管理。这种方式就是将电子文件用可脱机保存的载体备份下来，以纸质与磁盘（光盘、磁带）制成双重备份，分别归档管理，但保持一定联系。目的是：利用纸质文件将电子文件的内容固定，解决电子文件的易变动、易修改的问题，达到其法律效用；利用磁盘光盘将机上的电子文件转换格式，或改变结构进行必要组盘（按一定的规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘、磁带载体，进行完善的著录标引，附上背景信息和元数据），以保留电子文件在检索、传输、存储方面的优点，从而高效、方便地满足对文件信息的利用。很多拥有大量电子文件，意识到电子文件的特殊价值，但又缺乏完善的计算机网络管理系统的单位往往采用这种方式。这种方式可以对电子文件的信息起到很好的保护作用，在目前不失为一种较好的解决方法。
（三）计算机文档一体化管理。该方法是将档案管理工作提前介入电子文件的运作与管理，即把规范化管理的触角延伸到归档前电子文件的形成、收集等过程，将电子文件与电子档案管理统一起来，充分发挥电子文件在计算机网络中便于检索、传递、利用的特点，对电子文件进行规范的档案管理。这主要是利用文件档案管理一体化的应用软件和各种硬件设备建立的档案信息管理网络系统来实现：对电子文件归档进行前端控制，即整个系统控制着文件的产生、管理与处置，文件将在信息系统内被收集、组织、编目、存储，大大方便了电子文件信息的利用，极大地发挥了电子文件的优点。
一、电子文档管理现状与存在的主要问题
电子文件的管理与传统文件相比，在管理概念、形式、方法上有很大的差异。我国电子文件管理的现状大大落后于电子文件的产生与发展，各地的发展也极不平衡。可以说，我国的电子文件管理仍不够成熟，处于初探实践阶段。目前的主要状况是：
（一）电子文档管理有待于进一步规范。在具体管理实践中，传统文件的管理如管理的基本原则、归档范围、归档时间、组卷方法、著录格式、保管条件等，都有相应而且统一的国家和地方部门的标准和规章制度，但由于出台时间较长，当时科技发展和思想认识的局限，往往难以适用于电子文件的管理。如何针对电子文件管理的要求，制定一系列能长久适用的标准和管理规范，就显得非常必要。但由于电子文件涉及的技术环境较复杂，对设备有很强的依赖性，而计算机软硬设备技术的发展又是日新月异。当前，电子文件管理仍无章可循，无标准可依，处于各行其是的状态。
（二）电子文件管理处于可有可无状态。目前在我国的很多部门，办公自动化仅处于事务级阶段，计算机只起打字机作用，形成的电子文件只能称为草稿性电子文件。就文件管理而言，主要是将电子文件打印成纸质文件后对纸质文件的管理，而针对电子文件的规范管理几乎未曾进行，往往是存储在硬盘中的文件被随意修改、删除；拷贝成软盘的电子文件散落在计算机操作人员、设计人员手中，没有系统地收集整理。所以，电子文件常常自生自灭，处于可有可无的散乱状态，随时间的流失逐渐丢失，各种信息被逐渐忘却，电子文件的多用途快速检索、传递及同时满足多用户等优越性得不到充分体现，造成很大的资源浪费。
（三）电子文件管理系统有待于进一步优化。管理系统功能不一、模式不一。很多单位从本单位出发研制各自的文档一体化管理系统，由于缺乏必要的统一技术指导，存在各系统功能不一、模式不一的状况，这必将会影响将来全国性的电子文件管理标准化的进程。由于保证电子文件真实性、完整性、可靠性的技术要求依旧未解决，很多电子文件的法律效力尚不明确。有些计算机文档一体化系统设计时就存在一些功能缺陷，如电子文件实现无纸化，或只设计逻辑归档功能，这将给文件法律效用、安全保管和合法存取的监控带来难题，而一旦网络受到病毒攻击或因其他原因被毁坏，文件丢失难以避免。因而，在设计文档管理一体化功能时，应根据这些因素及存在的缺陷，设有物理归档的功能。
二、加强电子文件归档管理对策
知识经济时代的到来，使文件管理、档案管理成为信息资源管理的组成部分，由于计算机普及程度、技术环境的不同，以及对电子文件管理重视程度的差异，目前我国的电子文件管理还处于自行摸索阶段，造成管理形式、方法的多样性，各种管理状况并存。笔者认为，加强电子文件归档管理应当着重从以下几个方面努力。
（一）电子文件的收集与整理。电子文件的收集范围，按公司关于文件归档的有关规定执行。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由部门领导确定是否保留。保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图像电子文件，应将相关软件一并收集。用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。由计算机多媒体技术制作的文件，收集时应注意参数准确、数据完整。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
（二）纸质文件与电子拷贝双重备份的管理。这种方式就是将电子文件用可脱机保存的载体备份下来，以纸质与磁盘（光盘、磁带）制成双重备份，分别归档管理，但保持一定联系。目的是：利用纸质文件将电子文件的内容固定，解决电子文件的易变动、易修改的问题，达到其法律效用；利用磁盘光盘将机上的电子文件转换格式，或改变结构进行必要组盘（按一定的规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘、磁带载体，进行完善的著录标引，附上背景信息和元数据），以保留电子文件在检索、传输、存储方面的优点，从而高效、方便地满足对文件信息的利用。很多拥有大量电子文件，意识到电子文件的特殊价值，但又缺乏完善的计算机网络管理系统的单位往往采用这种方式。这种方式可以对电子文件的信息起到很好的保护作用，在目前不失为一种较好的解决方法。
（三）计算机文档一体化管理。该方法是将档案管理工作提前介入电子文件的运作与管理，即把规范化管理的触角延伸到归档前电子文件的形成、收集等过程，将电子文件与电子档案管理统一起来，充分发挥电子文件在计算机网络中便于检索、传递、利用的特点，对电子文件进行规范的档案管理。这主要是利用文件档案管理一体化的应用软件和各种硬件设备建立的档案信息管理网络系统来实现：对电子文件归档进行前端控制，即整个系统控制着文件的产生、管理与处置，文件将在信息系统内被收集、组织、编目、存储，大大方便了电子文件信息的利用，极大地发挥了电子文件的优点。