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建设工程项目的控制是为确保项目目标的实现而服务的。所以项目的成本、工期和质量控制就不能仅仅被理解为单纯的为控制而控制,而是项目建设全过程中的组织控制,并且通对施工全过程的安全管理,来进一步提高建设项目的综合经济效益和社会效益。
一、建设工程项目中的组织控制主要内容及关系
(一)成本和质量的关系。质量要求越高,则施工成本越高。当质量达到一定程度,再需进一步强化时,其成本将成几何倍数增加。但在实际当中,人们对质量并不是无限要求的,而是在一定范围之内,在这个范围之内,质量和成本呈近似正比例关系。在合同和规范规定的范围内,业主对工程质量的要求,一般在QA与QB之间,即在优秀和合格之间,而不会无限扩散。
(二)工期和质量的关系。施工的工期和质量之间也呈近似的正比例关系,当工程项目由于特殊原因被返工,往往对工程质量要求有些放松,因此,工程工期宽裕些,施工质量就相对要好些,但工期过长,造成设备装置、资金占压,人员窝工等,项目的成本就会增加。所以,在给定的工期内工程的质量在QA与QB之间。
(三)工期和成本的关系。施工工期和施工成本之间是凹形成本关系,即工期过短或过长都会造成施工成本大幅上升。工期缩短,工程施工需要赶工,施工成本增加;工期延长,工程施工的固定费用会增加,也会导致施工成本增加。
二、 成本控制措施
成本控制是事先控制,即对将要发生的成本消耗在施工前进行控制,是在不影响项目工期、质量和安全的条件下,将项目的实际成本控制在预算范围内的一项工作。整个项目成本应包括项目明确阶段、准备阶段、实施阶段、竣工验收试生产阶段和项目投入使用后的使用阶段所消耗成本的总和,即整个项目成本是由基本建设投资和使用阶段成本所组成。
在项目计划成本阶段,即中标、项目开展工作之后,首先要做的主要工作就是确定该项目的标准成本,这是进行成本控制的起点,也是项目管理的起点之一。与实际施工成本进行比较的标准成本称之为计划成本,计划成本应是限定工期、保证质量和安全、在正常施工条件下各项费用消耗最少的方案。计划成本是成本控制的目标,也是实施施工成本比较的标准。
在项目实施阶段,要不断监测施工过程中各种费用的实际支出情况,并与计划成本进行比较,即可发现项目的实际费用情况是否偏离了投资目标、或有无偏离的趋势,以便及时采取相应措施来纠偏。根据工程项目的特点及要求,项目成本可分为预算成本、计划和实际成本。施工预算是企业根据施工工程实物量和具体施工条件,用企业内部施工定额计算而得到的成本支出预计,是对施工项目进行成本控制的目标成本。如果采用最佳的施工方案,制订全面的增产节约措施,最大限度地发挥经营技术管理水平,就可以把项目的成本支出预算降低到可能达到的最低水平,取得对施工项目成本控制的最佳效果。
完善成本管理办法。通过调研发现,大约有60%的项目经理部成本管理办法不完善,只是简单的规章制度,至于由谁做,何时做,做到什么程度都没有提及,只是一些空洞的理论性东西,实际运作起来要么难度很大,要么无法执行,对实际的成本管理与控制起不到多大作用。每一个工程项目都有其自身的特点,要根据工程项目本身的特点,制定有针对性的项目成本管理办法,如项目质量成本管理办法、工期成本管理办法、项目招投标管理办法、合同评审管理办法、材料使用控制办法等管理办法。这些管理办法应是责任到人、切实可行的具有较强操作性的办法,使项目的成本控制有法可依,有章可循,有据可查。
完善合同文本,避免法律损失。施工项目的各种经济活动,都是以合同或协议的形式出现,如果合同条款不严谨,容易让对方钻空子,造成自己蒙受损失时应有的索赔条款不能成立,产生不必要的损失。所以必须细致周密的订立严谨的合同条款。首先,要有相对固定的经济合同管理人员,并且精通经济合同法规有关知识,必要时应持证上岗;其次是要加强经济合同管理人员的工作责任心;三是要制定相应固定的合同标准格式。施工项目合同基本上有以下几类:委托加工合同、购货合同、分包合同、劳务合同、技术服务合同、租赁合同、其它协议等。各种合同条款在形成之前应由工程、技术、合同、财务、成本等业务部门参与定稿,使各项条款的内涵清楚,严谨不漏。
三、工期控制措施
所谓建设工程项目工期控制,就是针对项目建设的全过程,通过计划、组织、协调、检查与调度等手段,动员一切积极因素,努力实现施工过程中的各个阶段目标,从而保证总的工期目标的实现。工期控制的目标,就是采取一定的措施,以确保项目竣工投产时间的兑现。而工期控制的前提就是要有一个科学的、合理的工程项目的工期计划。
(一) 工期计划的编制。计划是控制的前提,没有计划,就谈不上控制。根据工程项目的工期目标,编制经济合理的工期计划,并据以检查执行隋况。若发现实际执行隋况与计划工期不一致,应及时分析原因,并采取必要的措施对原项目工期计划进行调整或修正。从工程项目的实施阶段来说,通常以项目的竣工投产或交付使用时间为目标来进行安排。
(二)工期的监测。对项目工期监测的目的在于弄清整个项目已进展到何种程度,预计何时能达到目标。监测的方法是通过检查项目的实际进展情况,并将实际值与计划值进行比较。分析所产生偏差的原因,从中发现问题并采取相应的措施来解决。监测的内容包括项目准备工作的进展情况、设计图纸的审定、技术交底、施工组织设计等编制工作的进展情况、材料及设备的采购、预制构件、加工件及现场施工的进展情况等。
(三) 工期分析与调整。在项目建设中,工期拖延是经常发生的现象。根据合同规定项目的竣工日期是不能任意改变的。若不能及时开工,就有可能造成拖延工期而被罚款;为保证按期完成,就得从技术上、组织上采取加快措施,除了增加施工强度外,还增加了直接费用,从而提高了成本。故工期和项目的投资效益及工程成本是密切相关的。项目经理不仅要分析拖延工期的原因。发现影响工期的潜在因素,还要采取措施来防止拖延工期。
如何处理工期与成本的关系,是施工项目成本管理工作中的一个重要课题,即工期成本的管理与控制对施工企业和施工项目经理部来说,并不是越短越好,而是需要通过对工期的合理调整来寻求最佳工期点成本,把工期成本控制在最低点。
(四)正确处理工期与成本的关系。工期成本表现在两个方面,一方面是项目经理部为了保证工期而采取的措施费用;一方面是因为工期拖延而导致的业主索赔成本,这种情况可能是由于施工环境及自然条件引起的,也可能是内部因素所造成,如停工、窝工、返工等,因此所引起的工期费用,可称其为工期损失。一般来说,工期越短,工期措施成本越小;但当工期短至一定限度时,工期措施成本则会急剧上升。而工期损失则不然,因自然条件引起的工期损失,其损失额度相应较小,通常情况下不予赔偿或赔偿额度较小,该部分工期损失可不予考虑。因施工项目内部因素造成的工期损失,随着时间的推移,经验的积累会逐渐减少。综合工期成本的各种因素,就会找到一个工期成本为最低的理想点。这一点也就是工期最短并且成本最低的最优点。由于内外部环境条件及合同条件的制约,保证合同工期和降低工程成本是一个十分艰巨的任务,因此,必须正确处理工期成本的两个方面的相互关系,即工期措施成本和工期损失之间的相互关系。在确保工期达到合同条件的前提下,尽可能降低工期成本,切不可为了提高企业信誉和市场竞争力,盲目抢工期赶工期,造成增大项目成本,导致项目亏损。
四、 质量控制措施
工程质量是项目管理的重要目标之一,它综合反映了项目组织的工作业绩。施工单位的质量控制是指参加施工的企业按国家标准,对形成质量的诸因素进行检测检验,对质量缺陷提出纠正措施的管理过程。质量控制的目标就是要保证按合同和有关标准的要求来实现设计意图,使项目的质量目标得以实现。
(一) 质量控制的任务和内容
质量控制是项目控制的一个重要组成部分,其实质就是严格质量标准,掌握质量动态,加强质量检验工作,建立质量管理体系。在整个项目实施过程中,每个阶段的主要工作是有所不同的。如在施工阶段,要制订施工质量控制计划,并监督计划的执行;制订承包商在工程质量方面应提交的证明文件;查明施工中发生的质量问题。监督有关图纸管理、设计变更、设备维护、仪表校正及特殊工种资格审查等方面的工作是否贯彻了有关规定等,以防止发生任何质量问题。
(二) 质量控制的方法与手段
从我国目前的建设施工状况来看,工程质量的提高,既要加强宏观管理,也要加强微观管理。在宏观方面,首先要逐步建立和完善质量管理体系;其次要加强对工程质量的政府监督和社会监督;三要建立工程质量的奖优罚劣制度;四要实行工程保修制度和索赔制度。在微观方面,在项目实施过程中,要组织经常性的质量检查。这样做有利于及时发现和处理质量问题。质量检查应以专业组织检查为主,并与群众的自检、互检相结合,检查内容主要是依照验收标准进行检查。如果前一道工序的质量不合格,不仅要影响后一道工序的质量,甚至有的还要返工重做,以致影响整个项目的工期和成本。所以要对工程产品的全过程进行跟踪监测,以做到防患于未然。
(三)正确处理质量成本中几个方面的相互关系即质量损失(内、外部故障损失)、预防费用和检验费用间的相互关系,采用科学合理、先进实用的技术措施,在确保施工质量达到设计要求水平的前提下,尽可能降低工程成本。项目经理部也不能为了提高企业信誉和市场竞争力而使工程全面出现质量过剩现象,导致完成工程量不少,经济效益低下的被动局面。