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【摘 要】 通过参与重庆某工程竣工资料的编制、收集、整理以及归档工作，提高了对工程竣工资料工作的重要性、规范性和标准性的认识，为今后建设工程竣工资料的归档工作提供借鉴。
【关键词】 竣工资料；编制；整理；归档
引言
工程竣工资料是建设工程的重要组成部分，是建设工程的技术成果，也是工程竣工验收的一项重要内容。一些人认为，工程竣工资料工作简单且琐碎，施工过程中抱着无所谓，敷衍塞责的态度，不能与工程施工进度同步、规范编制、收集和整理，指望工程后期时突击补资料。造成工程竣工实体验收通过后，因竣工资料缺失较多，资料填写不规范、不标准，竣工资料迟迟不能归档成册验收，致使工程竣工延后，影响后序工程结算的开展。在建项目部需从思想上引起重视，注重施工过程竣工资料的收集和整理，确保工程顺利交工验收。
重庆某工程位于重庆江北区，竣工资料交于重庆市城乡建设档案馆。所有资料必须严格按照重庆市城建档案馆编制的《重庆市建设工程档案编制验收标准》进行编制、整理和装订成册。在竣工资料的编制、收集、整理过程中，遇到一些问题，通过档案馆工作人员的讲解，以及在过程中不断地学习，在解决问题的同时，也从中积累了经验。
1.工程概况
本项目为重庆某工程，整个工程占地约107082平方米，总建筑面积约389328平方米，其中地上345185m2，地下44135m2。包括商业和住宅以及幼儿园，配套设施齐全。工程施工前进行了单位工程的划分（见表1），竣工资料的编制、收集、整理以及归档按照单位工程进行。
2.竣工资料整理各阶段工作
2.1.竣工资料编制策划
竣工资料编制策划是指在开工初期，项目技术人员通过熟悉施工图纸和学习相关施工规范，了解掌握编制竣工资料整理的规则，明确施工各阶段竣工资料编制的要求。并且按照对工程单位工程、分部工程、分项工程和检验批的划分，确定施工过程如何有条不紊地开展竣工资料的编制、收集和整理，减少工程后期突击资料整理的无序和繁琐，也节约了相关费用。
工程开工初期，由于现场事务繁杂以及前期人员配备不齐全，编制人员对项目竣工资料工作未进行详细周密的策划，编制内容、范围和要求模糊，编制时间不能用与工程施工同步，收集和归档不及时，加之施工过程人员更换，交接时资料遗失，导致在工程后期整理资料时，发现缺漏较多，后补资料困难，所以做好工程竣工资料，工程前期策划十分重要。
工程初期做竣工资料编制策划时，应首先了解和掌握竣工资料如何能顺利移交给当地档案馆，档案馆对竣工资料有何具体要求。一般情况下，可以请档案馆人员来项目部，对相关人员进行竣工资料档案编制的交底，这样就可以对需要移交的工程竣工资料有一个全面清晰地了解， 编制竣工资料策划时，更加有针对性，更好地完成竣工资料的编制、收集、整理和归档工作。
2.2.施工期间竣工资料的编制
竣工资料的编制是资料整理过程中的重点和难点。项目实施过程中需关注竣工资料编制的及时性、规范性和标准性。
及时性：工程竣工资料的编制必须与工程施工进度同步，且必须根据施工图纸及现场实际情况编制，这就要求编制人员必须熟悉图纸以及施工现场实施状况，这样编制竣工资料时才能得心应手。当然，还要严格依据竣工资料编制策划中的内容和要求执行。
规范性和标准性：编制工程竣工资料前，根据施工图纸以及《重庆市建设工程档案编制验收标准》列出资料目录，避免缺项。项目实施中按照所列的资料目录，与施工进度同步依次编制相应的竣工资料。内容填写时应按照档案馆的要求，填写严谨规范、标准，注意细节，比如工程名称应与施工许可证上的名称完全相同，本工程单位工程较多，竣工资料首先要按照单位工程分类，所以表格中的“工程名称”应填写“工程名称+单位工程名称”，表格中的一些数据以及文字的描述方法均应按照档案馆要求填写，否则竣工资料验收时发现不合格，将会造成大量返工，既影响工程竣工资料的质量，又拖延了竣工资料移交档案馆的时间。
2.3.竣工资料的整理
竣工资料的整理，应在项目实施竣工资料编制的过程中进行。有些人认为，竣工资料整理应该是所有资料完成后，再进行分类整理。其实这是一个误区，对一个大体量的群体工程而言，如将本应平日里完成的竣工资料整理工作，堆积到项目后期再进行整理，将是一件非常繁琐的事，且极易出错，一旦发现漏项补起来也相当困难和麻烦。首先技术资料表格中各参建单位的签字，会因项目后期人员调动而很难签齐，其次补资料的工作量也是非常大，如本工程共19个单位工程，缺一个表格，就要花大量的时间、投入较多的人员，补齐19个单位工程的竣工资料。所以，竣工资料的整理应是在施工过程中随时进行，一旦发现问题，立即整改。而不是积少成多，问题成堆时再改，造成“小事变大事”。
施工过程中及时整理竣工资料，只有在施工过程中一步步将日常竣工资料归类清晰，整理齐全，才能避免工程后期，投入大量的时间和人力纯粹整理竣工资料。
因此，在施工过程中，就应按照档案馆的归档要求，对竣工资料进行分类整理，如果把这项工作放到平时里做，不需要占用过多的时间，只需将编制好的竣工资料，按照要求顺序分类归纳好即可，经过施工过程中资料整理的累积，最终将会很轻松地编制出一套完整、规范的竣工资料。
2.4.竣工资料的归档
3.竣工资料整理过程中的细节
3.1.随时整理
所谓随时整理，就是在工程施工过程中，应根据竣工资料策划，平日用10-15分钟的时间，做好相应记录的编制，坚持及时收集和整理，为工程后期资料的归档组卷提供方便，节省大量的时间。随时整理的文件包括原材料的报验、检验批的报验、试化验报告、重庆市规定的表格等和工程相关的资料。
随时整理，听起来很容易，但实施起来有一定难度。因日常施工过程中会有很多繁琐和突发的事情，对于整理资料，大家都会认为那是小事，太简单，而不愿意用心去做，导致工程后期资料归档时，投入大量的时间整理，施工过程中只需要很少的時间就可以完成的工作，后期要用几个月的时间来完成，“劳财害命”，得不偿失。 3.2.签章管理
3.3.台账管理
所有竣工资料均应建立台账管理，台账管理是一项花很少时间提供大方便的工作，对资料的收集和核查极为重要。
首先是向监理报验的需用移交档案馆的资料要建立台账，方便查询。从台账上可以迅速查出各类资料的上报，签字反馈及整理状况。台账上应明确文件种类、工程部位、上报时间、返回时间、签字是否齐全、是否已按要求整理、放于何处等。看似复杂，其实是为自己提供方便。
其次是工程各类试化验报告，建立报告的登记台账非常重要，工程较大时，检测报告非常多，易发生在施工过程中，由于各种原因而缺失部分楼层的报告，因此一定要建立好台账，便于查询及时查漏补缺。检测报告一般有两份原件，建议在施工过程中将两份分别归档整理好，这样不仅减少了后期的工作量，而且也便于公司OA系统中相应管理子系统模块的录入。其中材料和半成品试化验报告的汇总表可代替报告的台账，减少不必要的工作量，因为汇总表是要做为归档资料，必须完成的。
3.4.技术文件的整理
对于各项技术文件的整理，首先是建立好台账，然后根据文件特点，分类有序地整理。
设计变更通知单和技术变更洽商记录必须要建立好台账，台账中应明确变更的主要内容、份数、时间，技术变更洽商记录还应明确是否签章齐全。也可加上发给哪些部门和人员，便于以后查询和统计。建议将变更的图纸折好装入盒内保存，避免丢失和损坏，也为后期装订成册提供便利，也可整理出一份分开放置，便于大家翻阅和复印。
施工方案、原材料质量合格证明、会议纪要、工程签证单等技术文件也可以按照方便自己管理的方法做好台账，在竣工资料整理的过程中，应了解和遵照公司的要求与当地档案馆的要求执行，按照不同的方式整理好，便于后期的组卷。如按照重庆市档案馆的要求，施工方案前必须附有审批表的；所有会议纪要求签字盖章的，最少准备四份原件。这些细节应在施工过程中了解，并按照要求整理好这些文件，可大大减少工程后期竣工资料整理的工作量。
施工过程中的工程照片和影像资料也非常重要，需要注意的是，要为工程照片做好标注，注明照片的拍摄时间、工程部位等相关信息。拍摄工程照片不仅是为竣工资料准备，也是隐蔽工程的有力证明和追溯材料，因此在拍摄的过程中需选好角度，使照片可以清晰地反映出在某工程部位的施工作业活动。当然，拍摄照片的内容不局限于工程不同部位的施工作业活动，在工程分部分项验收会以及隐蔽工程的现场验收时，也应拍摄照片留底，照片注明验收的时间以及内容。
4.结论
通过对该工程竣工资料的整理，项目部积累了丰富的经验，为以后的竣工资料的编制、收集、整理、归档工作打下了良好的基础。不管是本公司的竣工资料还是交档案馆的竣工资料，都可以按照上述总结出来的方法，注意管理细节，才能真正做好项目实施过程中竣工资料的编制、收集、整理和归档工作，确保项目顺利完成交工验收。
参考文献：
[1] 重庆市城建档案馆. DBJ50-129-2011. 重慶市建设工程档案编制验收标准
【关键词】 竣工资料；编制；整理；归档
引言
工程竣工资料是建设工程的重要组成部分，是建设工程的技术成果，也是工程竣工验收的一项重要内容。一些人认为，工程竣工资料工作简单且琐碎，施工过程中抱着无所谓，敷衍塞责的态度，不能与工程施工进度同步、规范编制、收集和整理，指望工程后期时突击补资料。造成工程竣工实体验收通过后，因竣工资料缺失较多，资料填写不规范、不标准，竣工资料迟迟不能归档成册验收，致使工程竣工延后，影响后序工程结算的开展。在建项目部需从思想上引起重视，注重施工过程竣工资料的收集和整理，确保工程顺利交工验收。
重庆某工程位于重庆江北区，竣工资料交于重庆市城乡建设档案馆。所有资料必须严格按照重庆市城建档案馆编制的《重庆市建设工程档案编制验收标准》进行编制、整理和装订成册。在竣工资料的编制、收集、整理过程中，遇到一些问题，通过档案馆工作人员的讲解，以及在过程中不断地学习，在解决问题的同时，也从中积累了经验。
1.工程概况
本项目为重庆某工程，整个工程占地约107082平方米，总建筑面积约389328平方米，其中地上345185m2，地下44135m2。包括商业和住宅以及幼儿园，配套设施齐全。工程施工前进行了单位工程的划分（见表1），竣工资料的编制、收集、整理以及归档按照单位工程进行。
2.竣工资料整理各阶段工作
2.1.竣工资料编制策划
竣工资料编制策划是指在开工初期，项目技术人员通过熟悉施工图纸和学习相关施工规范，了解掌握编制竣工资料整理的规则，明确施工各阶段竣工资料编制的要求。并且按照对工程单位工程、分部工程、分项工程和检验批的划分，确定施工过程如何有条不紊地开展竣工资料的编制、收集和整理，减少工程后期突击资料整理的无序和繁琐，也节约了相关费用。
工程开工初期，由于现场事务繁杂以及前期人员配备不齐全，编制人员对项目竣工资料工作未进行详细周密的策划，编制内容、范围和要求模糊，编制时间不能用与工程施工同步，收集和归档不及时，加之施工过程人员更换，交接时资料遗失，导致在工程后期整理资料时，发现缺漏较多，后补资料困难，所以做好工程竣工资料，工程前期策划十分重要。
工程初期做竣工资料编制策划时，应首先了解和掌握竣工资料如何能顺利移交给当地档案馆，档案馆对竣工资料有何具体要求。一般情况下，可以请档案馆人员来项目部，对相关人员进行竣工资料档案编制的交底，这样就可以对需要移交的工程竣工资料有一个全面清晰地了解， 编制竣工资料策划时，更加有针对性，更好地完成竣工资料的编制、收集、整理和归档工作。
2.2.施工期间竣工资料的编制
竣工资料的编制是资料整理过程中的重点和难点。项目实施过程中需关注竣工资料编制的及时性、规范性和标准性。
及时性：工程竣工资料的编制必须与工程施工进度同步，且必须根据施工图纸及现场实际情况编制，这就要求编制人员必须熟悉图纸以及施工现场实施状况，这样编制竣工资料时才能得心应手。当然，还要严格依据竣工资料编制策划中的内容和要求执行。
规范性和标准性：编制工程竣工资料前，根据施工图纸以及《重庆市建设工程档案编制验收标准》列出资料目录，避免缺项。项目实施中按照所列的资料目录，与施工进度同步依次编制相应的竣工资料。内容填写时应按照档案馆的要求，填写严谨规范、标准，注意细节，比如工程名称应与施工许可证上的名称完全相同，本工程单位工程较多，竣工资料首先要按照单位工程分类，所以表格中的“工程名称”应填写“工程名称+单位工程名称”，表格中的一些数据以及文字的描述方法均应按照档案馆要求填写，否则竣工资料验收时发现不合格，将会造成大量返工，既影响工程竣工资料的质量，又拖延了竣工资料移交档案馆的时间。
2.3.竣工资料的整理
竣工资料的整理，应在项目实施竣工资料编制的过程中进行。有些人认为，竣工资料整理应该是所有资料完成后，再进行分类整理。其实这是一个误区，对一个大体量的群体工程而言，如将本应平日里完成的竣工资料整理工作，堆积到项目后期再进行整理，将是一件非常繁琐的事，且极易出错，一旦发现漏项补起来也相当困难和麻烦。首先技术资料表格中各参建单位的签字，会因项目后期人员调动而很难签齐，其次补资料的工作量也是非常大，如本工程共19个单位工程，缺一个表格，就要花大量的时间、投入较多的人员，补齐19个单位工程的竣工资料。所以，竣工资料的整理应是在施工过程中随时进行，一旦发现问题，立即整改。而不是积少成多，问题成堆时再改，造成“小事变大事”。
施工过程中及时整理竣工资料，只有在施工过程中一步步将日常竣工资料归类清晰，整理齐全，才能避免工程后期，投入大量的时间和人力纯粹整理竣工资料。
因此，在施工过程中，就应按照档案馆的归档要求，对竣工资料进行分类整理，如果把这项工作放到平时里做，不需要占用过多的时间，只需将编制好的竣工资料，按照要求顺序分类归纳好即可，经过施工过程中资料整理的累积，最终将会很轻松地编制出一套完整、规范的竣工资料。
2.4.竣工资料的归档
3.竣工资料整理过程中的细节
3.1.随时整理
所谓随时整理，就是在工程施工过程中，应根据竣工资料策划，平日用10-15分钟的时间，做好相应记录的编制，坚持及时收集和整理，为工程后期资料的归档组卷提供方便，节省大量的时间。随时整理的文件包括原材料的报验、检验批的报验、试化验报告、重庆市规定的表格等和工程相关的资料。
随时整理，听起来很容易，但实施起来有一定难度。因日常施工过程中会有很多繁琐和突发的事情，对于整理资料，大家都会认为那是小事，太简单，而不愿意用心去做，导致工程后期资料归档时，投入大量的时间整理，施工过程中只需要很少的時间就可以完成的工作，后期要用几个月的时间来完成，“劳财害命”，得不偿失。 3.2.签章管理
3.3.台账管理
所有竣工资料均应建立台账管理，台账管理是一项花很少时间提供大方便的工作，对资料的收集和核查极为重要。
首先是向监理报验的需用移交档案馆的资料要建立台账，方便查询。从台账上可以迅速查出各类资料的上报，签字反馈及整理状况。台账上应明确文件种类、工程部位、上报时间、返回时间、签字是否齐全、是否已按要求整理、放于何处等。看似复杂，其实是为自己提供方便。
其次是工程各类试化验报告，建立报告的登记台账非常重要，工程较大时，检测报告非常多，易发生在施工过程中，由于各种原因而缺失部分楼层的报告，因此一定要建立好台账，便于查询及时查漏补缺。检测报告一般有两份原件，建议在施工过程中将两份分别归档整理好，这样不仅减少了后期的工作量，而且也便于公司OA系统中相应管理子系统模块的录入。其中材料和半成品试化验报告的汇总表可代替报告的台账，减少不必要的工作量，因为汇总表是要做为归档资料，必须完成的。
3.4.技术文件的整理
对于各项技术文件的整理，首先是建立好台账，然后根据文件特点，分类有序地整理。
设计变更通知单和技术变更洽商记录必须要建立好台账，台账中应明确变更的主要内容、份数、时间，技术变更洽商记录还应明确是否签章齐全。也可加上发给哪些部门和人员，便于以后查询和统计。建议将变更的图纸折好装入盒内保存，避免丢失和损坏，也为后期装订成册提供便利，也可整理出一份分开放置，便于大家翻阅和复印。
施工方案、原材料质量合格证明、会议纪要、工程签证单等技术文件也可以按照方便自己管理的方法做好台账，在竣工资料整理的过程中，应了解和遵照公司的要求与当地档案馆的要求执行，按照不同的方式整理好，便于后期的组卷。如按照重庆市档案馆的要求，施工方案前必须附有审批表的；所有会议纪要求签字盖章的，最少准备四份原件。这些细节应在施工过程中了解，并按照要求整理好这些文件，可大大减少工程后期竣工资料整理的工作量。
施工过程中的工程照片和影像资料也非常重要，需要注意的是，要为工程照片做好标注，注明照片的拍摄时间、工程部位等相关信息。拍摄工程照片不仅是为竣工资料准备，也是隐蔽工程的有力证明和追溯材料，因此在拍摄的过程中需选好角度，使照片可以清晰地反映出在某工程部位的施工作业活动。当然，拍摄照片的内容不局限于工程不同部位的施工作业活动，在工程分部分项验收会以及隐蔽工程的现场验收时，也应拍摄照片留底，照片注明验收的时间以及内容。
4.结论
通过对该工程竣工资料的整理，项目部积累了丰富的经验，为以后的竣工资料的编制、收集、整理、归档工作打下了良好的基础。不管是本公司的竣工资料还是交档案馆的竣工资料，都可以按照上述总结出来的方法，注意管理细节，才能真正做好项目实施过程中竣工资料的编制、收集、整理和归档工作，确保项目顺利完成交工验收。
参考文献：
[1] 重庆市城建档案馆. DBJ50-129-2011. 重慶市建设工程档案编制验收标准