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一、档案
（一）档案的起源
《周易注》：“古人无文字，结绳为约，事大，大结其绳；事小，小结其绳。”这在易经中早有“上古结绳以记事的记载”。类似之举外国古代也有应用，被称作“坎普”。在竹片、木片、骨片和玉片上刻上各种形状的标志来表达和记录信息的“刻契”与“结绳”可以说是档案的萌芽。
1899年发现的甲骨档案是我国迄今发现最早的档案，这是人们公认的我国最早的文字。而“档案”一词，据现有的材料初见于清代。现存顺治年间的官府文书中，已有“档案”一词的使用。例如，顺治十八年（1661年）十月初一日户部尚书阿思哈题查审霸州乾清宫胭粉钱粮地土事本中，即有“查得顺治十年四月臣部题定档案”之语。“档”字在《康熙字典》里解释为“横木框当”，就是木架框格的意思。“案”，《说文解字》释作“幾属”，就是像小桌子一类的东西，由此引深，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收官的官方文件为“案”。“档”和“案”连用，顾名思义，就是存入档架的文案。这种称呼一直沿用到现在，仍有其形象上的和内在的意义，并有了新的科学涵义。
（二）传统意义上的档案
古今中外从不同角度和历史条件对档案的定义也不尽相同，而且在不断变化。随着近现代档案学的产生和发展而演进的，特别是20世纪以来，关于档案的定义很多，对档案内涵的揭示也日趋深入。简要考察一下关于档案的各种定义，对我们现在认识档案是有很重要的意义的。
我国是具有悠久历史的文明古国，档案史料典藏丰富，档案的沿革源远流长。自我中华民族进入历史文明时期以来，甲骨金石、竹简木牍、缣帛卷帙、金册铁卷，以至纸墨文件，其年代之久远、数量之庞大、内容之广泛、价值之珍贵，都是举世少有的。
19世纪末，荷兰斯·缪勒、伊·阿·斐斯、阿·福罗英台合著的《档案的整理与编目手册》（1898年），在档案学史上负有盛名，书中写到：档案是“某一行政机关或其某一官员正式收到或产生并被指定由他们保管的书写文件、图片和印刷品的总和。”
20世纪二三十年代的一些中外档案学著作中，常常引用英国希拉里·詹金逊所著《档案管理手册》（1922年）中所下的定义，称档案是“某一行政管理或行政事务（无论是公共的还是私人的）实施过程中所拟就或使用，作为该事务的组成部分，事后由该项事务的负责人或其合法继承者保管，以备不时查考的各种文件”。
何鲁成著《档案管理与整理》（1938年）一书认为：“我国文字中之档案二字，适等于西文中Archives一名词。如合并中西文而对于档案一名词下一定义，当为：档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书”。作者指出：文件未必一一归档保存，唯须长期保存而留待参考者方可作为档案，其中包括机关内所收入及发出之公文及其附件。
20世纪七八十年代以来，国外有关著作和文件中可以举出美国和法国关于档案的定义：
《美国大百科全书》（1975年）：“档案，是执行法律和处理事务中制成或受到的因具有永久价值而保存起来的文件的有机体，包括文稿、簿册、地图、录音带和其他文献材料在内。”
《法兰西共和国档案法》（1979年）第一条指出：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，子啊自身活动中产生或受到的文件整体，不管其形成日期、形成和制成材料，都是档案。”
经过长时间的积淀，综合各种关于档案概念的定义。中华人民共和国国家标准《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》（1985年）中均写道：“档案：国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”
中华人们共和国行业标准《档案工作基本术语》（2000年）中国“档案”一条释为“国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
（三）创新时代下的档案
古往今来，任何一项新技术的问世，都将毫无疑问的预示着一个新时代的来临。
正如信息化时代挑战了纸质时代的来源原则、生命周期理论、档案价值鉴定理论，催生了基础理论的新变革，产生新来源观、文件连续体理论、宏观鉴定理论等等革新的理论。
1984年9月邓小平同志曾题词：开发信息资源，服务四化建设。八十年代改革开放之初，作为领导人的邓小平同志就提出开发信息资源这样的宏伟愿景。足见在日新月异的时代形势下，创新档案工作是有十分重要的意义。
任何档案中都承载着一定的信息，档案是一种重要的信息资源。1985年2月中共中央和国务院关于档案工作的批示中就明确要求“大力开发档案信息资源”，“为建设社会主意物质文明和精神文明服务”（《中共中央、国务院批转<关于调整我国档案工作领导体制的请示>的通知》，见《档案工作文汇集》第二集，45页，北京，档案出版社，1985）。认识和研究档案的信息属性，对于更新档案界的思维和提高档案管理水平，有着现实的指导意义。
2006年1月9日，全国科学技术大会上胡锦涛主席指出，建设创新型国家的决策，是事关社会主义现代化建设全局的重大战略决策，要把创新型战略思想贯穿到各个行业，各个部门。
我国的档案信息化建设已经持续进行了20年，进入21世纪，档案工作已形成向档案信息化、集成管理、向数字化档案馆前进的发展趋势。伴随信息时代的到来，档案信息化的发展趋势使档案工作的概念发生了根本性的变革，比较明显的是：
档案形式——从实体档案到电子文件档案；
档案内容——从国家机构、社会组织的典籍、文件到各类社会信息；
档案管理——从人工管理到广泛采用计算机软件、向信息集成管理发展；
档案存储——从库房存储扩展到网站、网络；
档案基地——从实体档案馆到数字化档案馆。 可以说档案工作根本性变革的全新时代已经到来。
所谓档案信息电子化，就是以馆（室）藏档案资料（纸质或机读形式的）为主要物质对像，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。众所周知，档案信息化在过去的二十年中见证了三次模式的变迁，从最初的主机计算机时代，到后来的局域网应用时代，再到如今的互联互通时代，这也就是数字档案管理的演变。
而现今，大数据继云计算、物联网之后IT产业又一次颠覆性的技术变革。在大数据时代，新文件来源观、文件连续体理论都将受到不同程度的挑战，档案学基础理论将会有更深一步的发展。
档案信息资源管理的挑战。从纸质档案到档案信息化再到大数据时代，档案信息资源呈指数型增长，用现有的档案信息化手段、工具难以满足大数据时代的档案信息资源管理。在大数据时代，档案信息不再匮乏，而是泛濫，如何实现档案数据长期可读性、安全可靠性，并在海量数据中实现对档案信息的挖掘分，从而提供有价值的信息。因为档案具有其他事物所不可替代的特殊价值，所以档案管理将面临更新、更大的挑战。
二、数据
（一）档案的信息属性
毛泽东同志指出：“科学研究的区分，就是根据科学对象具有的特殊矛盾性。因此，对于某一现象的领域所特有的某一种矛盾的研究，就构成了某一门科学的对象。”他又说：“如果不研究矛盾的特殊性，就无从确定一事物不同于他事物的特殊本质，就无从发现事物运动发展的特殊原因，或特殊的根据，也就无从辨别事物，无从区分科学研究的领域。”这就是我们探讨档案属性的正确指导思想。
钱学森在《论系统工程》艺术中有比较明确通俗的关于信息的表述：“信息是代表物质某一状态的资料”，“情报资料、图书、文献和档案都是一种‘信息’”。美国数学家、控制论和信息论创始人之一维纳说，信息是我们在适应外部世界和控制外部世界的过程中，同外部世界进行交换的内容和名称。
档案信息作为信息家族中的一员，具有信息的一般属性，如中介性、可替代性、可传输性、可分享性等。同时档案信息又具有自身的某些特性，主要表现为原始性和回溯性。
1、档案信息的原始性。档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。与自然界中自然形成的原始记录物不同，档案是人类自觉创建的信息控制系统。按照信息的特征和技能，可以将信息分为原始信息和加工信息。原始信息是指用数字和文字对某一项活动所作出的最初的直接的记载，对原始信息进行不同的加工处理，才成为加工信息。档案是人们当时社会的原始记录，它与图书、资料等其他信息相比，具有显著的原始性特征。档案信息的这种原始性，使它具备了一种其他信息形式无法替代的证据作用，从而获得了珍贵的价值。
2、档案信息的回溯性。从现行文件到档案是有一个过程的，因此，档案信息与其反映的社会活动内容的真是过程必然有一定的时间距离，正是这种时间距离，使档案信息具备了回溯性的特征。从时态上讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。所谓“让过去告诉现在，让历史告诉未来”。它并非人类历史文化遗产的全部，而是其中只有基础性支持意义的重要部分。档案一旦形成，就成了过去活动的记述，即历史的记述。档案信息的存贮，成了一种历史财富，档案成了人们了解过去、研究历史、总结经验、探究规律的依据。古人云：知古不知今，谓之陆沉；知今不知古，谓之盲瞽。档案信息的这种回溯性的特征，使之成为贯通古今的信息流，不仅成了今人了解过去，后人了解今人的中介，而且又是为现实服务和预测未来的系统的信息。
（二）档案的数据意义
1、档案数字化的涵义
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。在未来，档案馆的发展方向不可避免的将实现全数字化档案馆，而就如何解决好海量数据的压缩与存储、分类检索、组织管理、交互界面等问题，是这一时期所面临的重要课题。
传统纸质档案以“卷”“件”“份”为单位，在大数据时代，档案更多以“字段”“数据库”为管理对象。在档案统计方面，从原来的以“页”“米”为统计单位改为以“GB”（千兆字节）为统计单位。档案工作者不能局限于电子档案的收、管、用，要将更多的时间去监控电子档案的生成及保障电子档案的可读、安全性。其以数字化的形式存储、网络化的形式相互联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序机构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。
2、档案数字化的主要内容
（1）档案目录信息的数字化，建立档案目录的数据库；
（2）载体档案的数字化，如纸质档案、档案微缩品、照片档案及录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；
（3）档案专题信息的采集与建库。
2.2.3档案数字化的重要意义
（1）档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。其中包含两个大的方面：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子档案归档与电子档案管理。
（2）档案数字化能有效的保护档案原件。代替原件使用，保护档案原件；数字化副本异地保存；恢复残缺数据，保证数据的永久性。
（3）档案数字化能改善其利用方式。不再受“孤本”限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅成为可能。扩大了档案的利用空间，为实现档案价值最大化又向前迈进了一大步；“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己所需要的文件。档案数字化以后，将开放的档案上网，这样所有的利用者就可以在任何时间、任何地点上网利用档案资源。档案数字化能充实各档案网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够、指引性信息过多、实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是“馆藏”的重要组成部分。 三、企业档案工作
（一）企业档案的现实意义
1、企业档案的定义
要科学地管理企业档案，做好企业档案工作，必须首先理解档案定义的涵义。一般认为，档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，是企业各项工作的自然产物和原始记录，而不是工作活动事后形成的。它是企业活动的产物，又是企业职能活动的工具、生产要素和资本，企业档案主要供企业自用。
2、企业档案的形成条件和价值体现
形成条件：
（1）必须是办理完毕的文件。所谓办理完毕的文件，是指文件的处理程序和文件办理的事情已经完毕。文件处理程序和文件办理完毕的事情，一般情况下是同时完成的。
（2）必须是具有一定保存价值的文件。这主要是针对文件参考作用，有查考和利用价值的文件才要作为档案保存下来。
（3）必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。人们把平时形成的文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。
一般意义上的档案，均是由文件经过归档程序转为档案集中保存起来的。文件是档案的前身和基础，档案是文件的精华。所以，归档时既不能“有文必档”，也不能遗漏有价值的文件。
价值体现：
档案的价值，是指档案在人们的社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用，它主要指档案的凭证作用和参考作用。前者被称为凭证价值，后者被称为情报价值。
（1）凭证价值
档案是历史的真凭实据，具有一种法律效用，在这一点上它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。从档案自身物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等，有些档案还保留了当事人的声音、影像等。
（2）参考价值
档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。档案是原始记录，是第一手的资料。历史学家称档案为“没有掺过水的史料”，可见，档案比其他资料来源可靠。董必武在《题赠档案工作》中写到，“创业扩基，前轨可迹”，“查网知来，事兹故轶”，对档案的参考作用给予了高度的概括。
（二）企业档案的发展趋势
“地球村”的概念俨然不是一个遥不可及的梦，风生水起的互联网技术，应运而生的庞大而复杂的网络技术让“地球村”成为可能。信息技术迅猛发展，互联网技术广泛应用，催生了海量信息的衍生，巨大的数据量有一次颠覆了云时代，堂而皇之的迎来了信息量暴增的崭新时代——大数据时代。据国际数据公司（IDC）的研究报告称，2011 年全球被创建和被复制的数据总量为1.8ZB，并预测到2020 年，全球将拥有 35ZB（1ZB=10 亿TB）的数据量，为2009年（0.8ZB）的44倍，且其中80%以上为非结构化数据（如图片、视频等）。大数据已经渗透到每一个行业和领域，被视为“未来的新石油” ，逐渐成为重要的生产因素。近年来，大数据技术研究和应用迅速发展，许多国家已经意识到了大数据的重要性，并作为战略性技术大力推动其发展，大数据时代已悄然而至。
IBM从三个基本特性角度来定义大数据，即：“3V”：体量（Volume），速度（Velocity）和多样性（Variety）。也有人为大数据包括三个要素，即：大分析（Big Analytic）、大带宽（Big Bandwidth）和大内容（Big Content）。所谓的大数据，简而言之就是巨量资料、海量信息，指的是所设计的资料量规模巨大到无法通过主流软件工具，在合理时间内达到撷取、管理、处理、并整理成为帮助企业经营决策更积极目的的资讯。
面对数量巨大、异构的文档信息，同时还要与时俱进的满足现代人类对于信息多样化、高效化、个性化、专深化的需求，显然传统的档案信息服务已经不能满足时代的需求。在大数据时代，档案信息不再匮乏，而是泛滥，如何实现档案数据长期可读性、安全可靠性，并在海量数据中实现对档案信息的挖掘分析，从而提供有价值的信息，是档案管理面临的新挑战。
1、业务环节的挑战
档案业务环节的挑战，从档案的收集、管理、利用3个环节来看：
在传统管理方式下，“收”是各部门移交，简单的整理、装盒、上架；“管”是手工管理，手工查询，按照手写目录查询，相对费时、费力，效率低下；“用”是提供被动的查阅服务，有借阅利用者来找寻，才提供相应的查找，借阅服务。
在计算机时代，“收”主要是部门移交与系统推送部分电子文件相结合，这样相对而言节约了时间、效率有了较高程度的提升；“管”主要是电脑代替手工劳动，查阅速度加快，使得档案服务更加便捷；“用”是利用现代信息技术进行制作、加工、传播、转换和二次开发，使得档案的价值体现更为突出，也为提升工作效率和方便用户提供了便利。
在大数据时代下，“收”将是数据实时的、自动归集，这样档案收集方面的效率将大大提高，对档案工作者来说，管理更加便捷；“管”将采用云平台储存、计算、分析，不仅对于保存方式的转变，而且对于利用方式的转化也是很有利的，多份备存，异地查阅，时间将不再是限制条件，更加精华的档案，将成为利用者更有价值的凭据。
2、统计单位的转变
大数据时代给档案管理工作带来挑战的同时也带来了新的机遇：传统纸质档案以“卷”“件”“份”为单位，在大数据时代，档案更多以“字段”“数据库”为管理对象。在档案统计方面方，从原来的以“页”“米”为統计单位改为以“GB”（千兆字节）为统计单位。档案工作者将不再局限于电子档案的收、管、用，更多的时间用来监控电子档案的生成及保障电子档案的可读、安全性。这样快速增长的海量档案数据必须基于云计算平台上建设云档案系统，实现计算资源，存储资源的动态扩展。 3、价值体现的更新
大数据是如何彰显对于整个档案行业的优势的？已经持续了20多年的档案信息化建设，无论是传统载体的档案数字化，还是电子政务系统的建设，都产生了大量的数字信息，即是通过对于云计算、云存储、移动互联网、物联网等新型IT服务模式在档案管理工作中的大范围运用，依然是无法满足我们日常的需要。面对这样的现实，对于档案管理工作进行一场技术革新也是在所难免的。
大数据犹如一笔富庶的矿藏，通过海量数据的处理、整合分析，可以发现新的知识，从而创造新的更大的价值。大数据为许多行业带来新的商机和发展机遇，充分利用大数据可为企业带来强大的竞争力。这项新的技术优势让企业走出了传统的决策模式，而进一步掌握了“数据驱动的决策方法”，从而使得企业的决策更加趋向于“科学化、合理化”。随着大数据的“商务智能”技术在企业中的广泛应用，实现了企业内部财务系统、人力资源系统以及CRM系统的有效衔接，不仅提高了企业运营的效率，有效的帮助企业总结发展过程中的模式，同时数据分析能从庞大的数据中发现稀疏而有高价值的知识和规律，为企业预测和决策提供相关支持。如视频监控的数据量通常十分大，虽然绝大部分可能没有实际利用价值，但几秒镜头捕捉到某罪犯体貌特征，可能对公安部门而言就是弥足珍贵的。简而言之，对于大数据中“大”的理解，主要有两个方面，第一是指大量的、快速增长的数据，第二则是数据中所蕴含的价值量较大。可见，大数据之“大”，并不光是指数据的数量之大，它的意义还在于数据的价值之大。
（三）企业档案的利用服务
1、企业提升竞争力需要大数据的支持。数据竞争已经成为企业提升核心竞争力的利器。来自诸多方面零碎而庞大数据融合起来，就可构建出企业竞争的全景图，洞察到竞争环境和竞争对手的细微变化，从而快速响应，制定有效竞争策略。巨量的数据更具有统计意义，能为各种预测模型提供支持，找到并预测未来的发展趋势，帮助企业获得先机。
2、企业提高生产率需要大数据的分析。大数据的动态性强，要求分析处理应快速响应，在动态变化的环境中快速完成分析过程，有些甚至必须实时分析，否则这些结果可能就是过时、无效的。如导航定位系统、股票分析系统等对数据实时处理有着较高的要求，大数据分析和处理的方法必须能快速地适应相关业务更新频率加快的需求。这些相关项目的数据整合在一起，能不断产生新的信息和知识，有助于提高生产率、降低经营成本。
3、企业提高竞争力需要大数据的运作。在大数据时代，各种数据源源不断的产生，比如交易数据、网站访问日志等，从中必然会呈现出时间上的规律，企业希望从积累了大量的历史数据中分析出一些模式，以便从中发现商业机会，通过趋势分析，甚至预先发现一些正在新涌现出来的机会，比如企业可以通过数据时间序列分析了解产品销售的旺季和淡季，制定针对性的营销策略，减少生产和销售的波动性，从而获得利润和竞争优势。现今，企业的竞争不再只是劳动生产率的竞争，而是知识生产率的竞争。数据是信息的载体，是知识的源泉，是企业创造价值和利润的原材料，因此，基于知识的竞争将集中体现在基于数据的竞爭上。正如马云所说，未来是数据竞争的时代，谁拥有数据，谁就拥有未来。
（作者单位：山西汽运集团阳泉汽车运输有限公司）
（一）档案的起源
《周易注》：“古人无文字，结绳为约，事大，大结其绳；事小，小结其绳。”这在易经中早有“上古结绳以记事的记载”。类似之举外国古代也有应用，被称作“坎普”。在竹片、木片、骨片和玉片上刻上各种形状的标志来表达和记录信息的“刻契”与“结绳”可以说是档案的萌芽。
1899年发现的甲骨档案是我国迄今发现最早的档案，这是人们公认的我国最早的文字。而“档案”一词，据现有的材料初见于清代。现存顺治年间的官府文书中，已有“档案”一词的使用。例如，顺治十八年（1661年）十月初一日户部尚书阿思哈题查审霸州乾清宫胭粉钱粮地土事本中，即有“查得顺治十年四月臣部题定档案”之语。“档”字在《康熙字典》里解释为“横木框当”，就是木架框格的意思。“案”，《说文解字》释作“幾属”，就是像小桌子一类的东西，由此引深，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收官的官方文件为“案”。“档”和“案”连用，顾名思义，就是存入档架的文案。这种称呼一直沿用到现在，仍有其形象上的和内在的意义，并有了新的科学涵义。
（二）传统意义上的档案
古今中外从不同角度和历史条件对档案的定义也不尽相同，而且在不断变化。随着近现代档案学的产生和发展而演进的，特别是20世纪以来，关于档案的定义很多，对档案内涵的揭示也日趋深入。简要考察一下关于档案的各种定义，对我们现在认识档案是有很重要的意义的。
我国是具有悠久历史的文明古国，档案史料典藏丰富，档案的沿革源远流长。自我中华民族进入历史文明时期以来，甲骨金石、竹简木牍、缣帛卷帙、金册铁卷，以至纸墨文件，其年代之久远、数量之庞大、内容之广泛、价值之珍贵，都是举世少有的。
19世纪末，荷兰斯·缪勒、伊·阿·斐斯、阿·福罗英台合著的《档案的整理与编目手册》（1898年），在档案学史上负有盛名，书中写到：档案是“某一行政机关或其某一官员正式收到或产生并被指定由他们保管的书写文件、图片和印刷品的总和。”
20世纪二三十年代的一些中外档案学著作中，常常引用英国希拉里·詹金逊所著《档案管理手册》（1922年）中所下的定义，称档案是“某一行政管理或行政事务（无论是公共的还是私人的）实施过程中所拟就或使用，作为该事务的组成部分，事后由该项事务的负责人或其合法继承者保管，以备不时查考的各种文件”。
何鲁成著《档案管理与整理》（1938年）一书认为：“我国文字中之档案二字，适等于西文中Archives一名词。如合并中西文而对于档案一名词下一定义，当为：档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书”。作者指出：文件未必一一归档保存，唯须长期保存而留待参考者方可作为档案，其中包括机关内所收入及发出之公文及其附件。
20世纪七八十年代以来，国外有关著作和文件中可以举出美国和法国关于档案的定义：
《美国大百科全书》（1975年）：“档案，是执行法律和处理事务中制成或受到的因具有永久价值而保存起来的文件的有机体，包括文稿、簿册、地图、录音带和其他文献材料在内。”
《法兰西共和国档案法》（1979年）第一条指出：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，子啊自身活动中产生或受到的文件整体，不管其形成日期、形成和制成材料，都是档案。”
经过长时间的积淀，综合各种关于档案概念的定义。中华人民共和国国家标准《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》（1985年）中均写道：“档案：国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”
中华人们共和国行业标准《档案工作基本术语》（2000年）中国“档案”一条释为“国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
（三）创新时代下的档案
古往今来，任何一项新技术的问世，都将毫无疑问的预示着一个新时代的来临。
正如信息化时代挑战了纸质时代的来源原则、生命周期理论、档案价值鉴定理论，催生了基础理论的新变革，产生新来源观、文件连续体理论、宏观鉴定理论等等革新的理论。
1984年9月邓小平同志曾题词：开发信息资源，服务四化建设。八十年代改革开放之初，作为领导人的邓小平同志就提出开发信息资源这样的宏伟愿景。足见在日新月异的时代形势下，创新档案工作是有十分重要的意义。
任何档案中都承载着一定的信息，档案是一种重要的信息资源。1985年2月中共中央和国务院关于档案工作的批示中就明确要求“大力开发档案信息资源”，“为建设社会主意物质文明和精神文明服务”（《中共中央、国务院批转<关于调整我国档案工作领导体制的请示>的通知》，见《档案工作文汇集》第二集，45页，北京，档案出版社，1985）。认识和研究档案的信息属性，对于更新档案界的思维和提高档案管理水平，有着现实的指导意义。
2006年1月9日，全国科学技术大会上胡锦涛主席指出，建设创新型国家的决策，是事关社会主义现代化建设全局的重大战略决策，要把创新型战略思想贯穿到各个行业，各个部门。
我国的档案信息化建设已经持续进行了20年，进入21世纪，档案工作已形成向档案信息化、集成管理、向数字化档案馆前进的发展趋势。伴随信息时代的到来，档案信息化的发展趋势使档案工作的概念发生了根本性的变革，比较明显的是：
档案形式——从实体档案到电子文件档案；
档案内容——从国家机构、社会组织的典籍、文件到各类社会信息；
档案管理——从人工管理到广泛采用计算机软件、向信息集成管理发展；
档案存储——从库房存储扩展到网站、网络；
档案基地——从实体档案馆到数字化档案馆。 可以说档案工作根本性变革的全新时代已经到来。
所谓档案信息电子化，就是以馆（室）藏档案资料（纸质或机读形式的）为主要物质对像，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。众所周知，档案信息化在过去的二十年中见证了三次模式的变迁，从最初的主机计算机时代，到后来的局域网应用时代，再到如今的互联互通时代，这也就是数字档案管理的演变。
而现今，大数据继云计算、物联网之后IT产业又一次颠覆性的技术变革。在大数据时代，新文件来源观、文件连续体理论都将受到不同程度的挑战，档案学基础理论将会有更深一步的发展。
档案信息资源管理的挑战。从纸质档案到档案信息化再到大数据时代，档案信息资源呈指数型增长，用现有的档案信息化手段、工具难以满足大数据时代的档案信息资源管理。在大数据时代，档案信息不再匮乏，而是泛濫，如何实现档案数据长期可读性、安全可靠性，并在海量数据中实现对档案信息的挖掘分，从而提供有价值的信息。因为档案具有其他事物所不可替代的特殊价值，所以档案管理将面临更新、更大的挑战。
二、数据
（一）档案的信息属性
毛泽东同志指出：“科学研究的区分，就是根据科学对象具有的特殊矛盾性。因此，对于某一现象的领域所特有的某一种矛盾的研究，就构成了某一门科学的对象。”他又说：“如果不研究矛盾的特殊性，就无从确定一事物不同于他事物的特殊本质，就无从发现事物运动发展的特殊原因，或特殊的根据，也就无从辨别事物，无从区分科学研究的领域。”这就是我们探讨档案属性的正确指导思想。
钱学森在《论系统工程》艺术中有比较明确通俗的关于信息的表述：“信息是代表物质某一状态的资料”，“情报资料、图书、文献和档案都是一种‘信息’”。美国数学家、控制论和信息论创始人之一维纳说，信息是我们在适应外部世界和控制外部世界的过程中，同外部世界进行交换的内容和名称。
档案信息作为信息家族中的一员，具有信息的一般属性，如中介性、可替代性、可传输性、可分享性等。同时档案信息又具有自身的某些特性，主要表现为原始性和回溯性。
1、档案信息的原始性。档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。与自然界中自然形成的原始记录物不同，档案是人类自觉创建的信息控制系统。按照信息的特征和技能，可以将信息分为原始信息和加工信息。原始信息是指用数字和文字对某一项活动所作出的最初的直接的记载，对原始信息进行不同的加工处理，才成为加工信息。档案是人们当时社会的原始记录，它与图书、资料等其他信息相比，具有显著的原始性特征。档案信息的这种原始性，使它具备了一种其他信息形式无法替代的证据作用，从而获得了珍贵的价值。
2、档案信息的回溯性。从现行文件到档案是有一个过程的，因此，档案信息与其反映的社会活动内容的真是过程必然有一定的时间距离，正是这种时间距离，使档案信息具备了回溯性的特征。从时态上讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。所谓“让过去告诉现在，让历史告诉未来”。它并非人类历史文化遗产的全部，而是其中只有基础性支持意义的重要部分。档案一旦形成，就成了过去活动的记述，即历史的记述。档案信息的存贮，成了一种历史财富，档案成了人们了解过去、研究历史、总结经验、探究规律的依据。古人云：知古不知今，谓之陆沉；知今不知古，谓之盲瞽。档案信息的这种回溯性的特征，使之成为贯通古今的信息流，不仅成了今人了解过去，后人了解今人的中介，而且又是为现实服务和预测未来的系统的信息。
（二）档案的数据意义
1、档案数字化的涵义
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。在未来，档案馆的发展方向不可避免的将实现全数字化档案馆，而就如何解决好海量数据的压缩与存储、分类检索、组织管理、交互界面等问题，是这一时期所面临的重要课题。
传统纸质档案以“卷”“件”“份”为单位，在大数据时代，档案更多以“字段”“数据库”为管理对象。在档案统计方面，从原来的以“页”“米”为统计单位改为以“GB”（千兆字节）为统计单位。档案工作者不能局限于电子档案的收、管、用，要将更多的时间去监控电子档案的生成及保障电子档案的可读、安全性。其以数字化的形式存储、网络化的形式相互联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序机构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。
2、档案数字化的主要内容
（1）档案目录信息的数字化，建立档案目录的数据库；
（2）载体档案的数字化，如纸质档案、档案微缩品、照片档案及录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；
（3）档案专题信息的采集与建库。
2.2.3档案数字化的重要意义
（1）档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。其中包含两个大的方面：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子档案归档与电子档案管理。
（2）档案数字化能有效的保护档案原件。代替原件使用，保护档案原件；数字化副本异地保存；恢复残缺数据，保证数据的永久性。
（3）档案数字化能改善其利用方式。不再受“孤本”限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅成为可能。扩大了档案的利用空间，为实现档案价值最大化又向前迈进了一大步；“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己所需要的文件。档案数字化以后，将开放的档案上网，这样所有的利用者就可以在任何时间、任何地点上网利用档案资源。档案数字化能充实各档案网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够、指引性信息过多、实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是“馆藏”的重要组成部分。 三、企业档案工作
（一）企业档案的现实意义
1、企业档案的定义
要科学地管理企业档案，做好企业档案工作，必须首先理解档案定义的涵义。一般认为，档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，是企业各项工作的自然产物和原始记录，而不是工作活动事后形成的。它是企业活动的产物，又是企业职能活动的工具、生产要素和资本，企业档案主要供企业自用。
2、企业档案的形成条件和价值体现
形成条件：
（1）必须是办理完毕的文件。所谓办理完毕的文件，是指文件的处理程序和文件办理的事情已经完毕。文件处理程序和文件办理完毕的事情，一般情况下是同时完成的。
（2）必须是具有一定保存价值的文件。这主要是针对文件参考作用，有查考和利用价值的文件才要作为档案保存下来。
（3）必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。人们把平时形成的文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。
一般意义上的档案，均是由文件经过归档程序转为档案集中保存起来的。文件是档案的前身和基础，档案是文件的精华。所以，归档时既不能“有文必档”，也不能遗漏有价值的文件。
价值体现：
档案的价值，是指档案在人们的社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用，它主要指档案的凭证作用和参考作用。前者被称为凭证价值，后者被称为情报价值。
（1）凭证价值
档案是历史的真凭实据，具有一种法律效用，在这一点上它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。从档案自身物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等，有些档案还保留了当事人的声音、影像等。
（2）参考价值
档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。档案是原始记录，是第一手的资料。历史学家称档案为“没有掺过水的史料”，可见，档案比其他资料来源可靠。董必武在《题赠档案工作》中写到，“创业扩基，前轨可迹”，“查网知来，事兹故轶”，对档案的参考作用给予了高度的概括。
（二）企业档案的发展趋势
“地球村”的概念俨然不是一个遥不可及的梦，风生水起的互联网技术，应运而生的庞大而复杂的网络技术让“地球村”成为可能。信息技术迅猛发展，互联网技术广泛应用，催生了海量信息的衍生，巨大的数据量有一次颠覆了云时代，堂而皇之的迎来了信息量暴增的崭新时代——大数据时代。据国际数据公司（IDC）的研究报告称，2011 年全球被创建和被复制的数据总量为1.8ZB，并预测到2020 年，全球将拥有 35ZB（1ZB=10 亿TB）的数据量，为2009年（0.8ZB）的44倍，且其中80%以上为非结构化数据（如图片、视频等）。大数据已经渗透到每一个行业和领域，被视为“未来的新石油” ，逐渐成为重要的生产因素。近年来，大数据技术研究和应用迅速发展，许多国家已经意识到了大数据的重要性，并作为战略性技术大力推动其发展，大数据时代已悄然而至。
IBM从三个基本特性角度来定义大数据，即：“3V”：体量（Volume），速度（Velocity）和多样性（Variety）。也有人为大数据包括三个要素，即：大分析（Big Analytic）、大带宽（Big Bandwidth）和大内容（Big Content）。所谓的大数据，简而言之就是巨量资料、海量信息，指的是所设计的资料量规模巨大到无法通过主流软件工具，在合理时间内达到撷取、管理、处理、并整理成为帮助企业经营决策更积极目的的资讯。
面对数量巨大、异构的文档信息，同时还要与时俱进的满足现代人类对于信息多样化、高效化、个性化、专深化的需求，显然传统的档案信息服务已经不能满足时代的需求。在大数据时代，档案信息不再匮乏，而是泛滥，如何实现档案数据长期可读性、安全可靠性，并在海量数据中实现对档案信息的挖掘分析，从而提供有价值的信息，是档案管理面临的新挑战。
1、业务环节的挑战
档案业务环节的挑战，从档案的收集、管理、利用3个环节来看：
在传统管理方式下，“收”是各部门移交，简单的整理、装盒、上架；“管”是手工管理，手工查询，按照手写目录查询，相对费时、费力，效率低下；“用”是提供被动的查阅服务，有借阅利用者来找寻，才提供相应的查找，借阅服务。
在计算机时代，“收”主要是部门移交与系统推送部分电子文件相结合，这样相对而言节约了时间、效率有了较高程度的提升；“管”主要是电脑代替手工劳动，查阅速度加快，使得档案服务更加便捷；“用”是利用现代信息技术进行制作、加工、传播、转换和二次开发，使得档案的价值体现更为突出，也为提升工作效率和方便用户提供了便利。
在大数据时代下，“收”将是数据实时的、自动归集，这样档案收集方面的效率将大大提高，对档案工作者来说，管理更加便捷；“管”将采用云平台储存、计算、分析，不仅对于保存方式的转变，而且对于利用方式的转化也是很有利的，多份备存，异地查阅，时间将不再是限制条件，更加精华的档案，将成为利用者更有价值的凭据。
2、统计单位的转变
大数据时代给档案管理工作带来挑战的同时也带来了新的机遇：传统纸质档案以“卷”“件”“份”为单位，在大数据时代，档案更多以“字段”“数据库”为管理对象。在档案统计方面方，从原来的以“页”“米”为統计单位改为以“GB”（千兆字节）为统计单位。档案工作者将不再局限于电子档案的收、管、用，更多的时间用来监控电子档案的生成及保障电子档案的可读、安全性。这样快速增长的海量档案数据必须基于云计算平台上建设云档案系统，实现计算资源，存储资源的动态扩展。 3、价值体现的更新
大数据是如何彰显对于整个档案行业的优势的？已经持续了20多年的档案信息化建设，无论是传统载体的档案数字化，还是电子政务系统的建设，都产生了大量的数字信息，即是通过对于云计算、云存储、移动互联网、物联网等新型IT服务模式在档案管理工作中的大范围运用，依然是无法满足我们日常的需要。面对这样的现实，对于档案管理工作进行一场技术革新也是在所难免的。
大数据犹如一笔富庶的矿藏，通过海量数据的处理、整合分析，可以发现新的知识，从而创造新的更大的价值。大数据为许多行业带来新的商机和发展机遇，充分利用大数据可为企业带来强大的竞争力。这项新的技术优势让企业走出了传统的决策模式，而进一步掌握了“数据驱动的决策方法”，从而使得企业的决策更加趋向于“科学化、合理化”。随着大数据的“商务智能”技术在企业中的广泛应用，实现了企业内部财务系统、人力资源系统以及CRM系统的有效衔接，不仅提高了企业运营的效率，有效的帮助企业总结发展过程中的模式，同时数据分析能从庞大的数据中发现稀疏而有高价值的知识和规律，为企业预测和决策提供相关支持。如视频监控的数据量通常十分大，虽然绝大部分可能没有实际利用价值，但几秒镜头捕捉到某罪犯体貌特征，可能对公安部门而言就是弥足珍贵的。简而言之，对于大数据中“大”的理解，主要有两个方面，第一是指大量的、快速增长的数据，第二则是数据中所蕴含的价值量较大。可见，大数据之“大”，并不光是指数据的数量之大，它的意义还在于数据的价值之大。
（三）企业档案的利用服务
1、企业提升竞争力需要大数据的支持。数据竞争已经成为企业提升核心竞争力的利器。来自诸多方面零碎而庞大数据融合起来，就可构建出企业竞争的全景图，洞察到竞争环境和竞争对手的细微变化，从而快速响应，制定有效竞争策略。巨量的数据更具有统计意义，能为各种预测模型提供支持，找到并预测未来的发展趋势，帮助企业获得先机。
2、企业提高生产率需要大数据的分析。大数据的动态性强，要求分析处理应快速响应，在动态变化的环境中快速完成分析过程，有些甚至必须实时分析，否则这些结果可能就是过时、无效的。如导航定位系统、股票分析系统等对数据实时处理有着较高的要求，大数据分析和处理的方法必须能快速地适应相关业务更新频率加快的需求。这些相关项目的数据整合在一起，能不断产生新的信息和知识，有助于提高生产率、降低经营成本。
3、企业提高竞争力需要大数据的运作。在大数据时代，各种数据源源不断的产生，比如交易数据、网站访问日志等，从中必然会呈现出时间上的规律，企业希望从积累了大量的历史数据中分析出一些模式，以便从中发现商业机会，通过趋势分析，甚至预先发现一些正在新涌现出来的机会，比如企业可以通过数据时间序列分析了解产品销售的旺季和淡季，制定针对性的营销策略，减少生产和销售的波动性，从而获得利润和竞争优势。现今，企业的竞争不再只是劳动生产率的竞争，而是知识生产率的竞争。数据是信息的载体，是知识的源泉，是企业创造价值和利润的原材料，因此，基于知识的竞争将集中体现在基于数据的竞爭上。正如马云所说，未来是数据竞争的时代，谁拥有数据，谁就拥有未来。
（作者单位：山西汽运集团阳泉汽车运输有限公司）